Mit Microsoft Office 2003 kam vor knapp sieben Jahren eine Office Version auf den Markt, die eine interessante neue Funktionalität bot: Office 2003 konnte ab sofort zusammen mit einem Windows Server 2003 Dokumente verschlüsseln, und den Zugriff auf diese Dateien auf einen genau definierten Personenkreis einschränken. Es handelt sich hierbei um die Unterstützung der Windows Rights Management Services (RMS)

Windows Rights Management Services funktioniert natürlich auch für alle folgenden Versionen von Microsoft Office bzw. die Nachfolge Versionen von Windows Server 2003. Eine kurze Übersicht über Rights Management Service bietet dieses kurze RMS Demo Video. Weitere informationen zu RMS findet man einerseits auf der Webseite Windows Rights Management Services. Speziell zu Office 2003 bietet die Seite Information Rights Management In Office 2003 weiterführende informationen zum Einrichten und zur Architektur von Information Rights Management (IRM).

Zum Betrieb der Rights Management Funktionalitäten werden auf der Seite Deploying and Configuring Information Rights Management Tipps und Tricks verraten. So auch zur Verwaltung und zum Verteilen der digitalen Zertifikate. Aufgrund dieser digitalen Zertifikate erfolgt dann nämlich die Verschlüsselung bzw. auch die Zugriffskontrolle.

Diese digitalen Zertifikate können auch mit einem Ablaufdatum versehen werden. Bei der Zurverfügungstellung von Microsoft Office 2003 wurde das Ablaufdatum mit knapp sieben Jahren definiert. Diese sieben Jahre sind nun um, und daher gehören diese digitalen Zertifikate erneuert. Ansonsten könnte es sein, dass man mit Office 2003 keine neuen Dokumente verschlüsseln kann, oder keine Dokumente öffnen kann die schon verschlüsselt sind. Das gilt aber wie gesagt nur für Office 2003.

Microsoft hat am Wochenende die neuen digitalen Zertifikate zur Verfügung gestellt, und für alle Kunden die Rights Management Services mit Office 2003 verwenden freigegeben. Alles was zu tun ist, ist sich den Link auf die Aktualisierungen zuschicken zu lassen, und zu installieren.

Die Links zu den technischen Erklärungen, sowie den Downloads sind:

Vor der Aktualisierung bitte überprüfen, ob Office 2003 SP3 installiert ist, und dann kann es los gehen. Wobei diese Aktualisierung ja nur von einem ganz bestimmten und eingeschränkten Kundenkreis benötigt wird.

Diese neuen digitalen Zertifikate benötigen Kunden nur wenn sie:

  1. Information Rights Management im Zusammenhang mit den Rights Managment Services betreiben UND
  2. diese Funktionalität mittels Microsoft Office 2003 ausführen

Kunden, die Windows Rights Management Services in Verbindung mit Microsoft Office 2007 verwenden können wir gewohnt weiterarbeiten, und brauchen diese Aktualisierungen nicht durchzuführen. Das gilt auch für alle, die schon die Beta Version von Office 2010 im Einsatz haben.

Wenn wir schon beim Thema aktualisieren in Office 2010 Beta sind: Wer es noch nicht ausprobiert hat, dem sei der Test hier nochmals wärmstens ans Herz gelegt. In meinem Blog Post Office 2010 schon jetzt testen finden sich alle Details zum Ausprobieren von Microsoft Office 2010. Testen kann man auch ohne zu installeren! Also nichts wie ran, und viel Spaß mit Microsoft Office 2010!