メールヒントの設定と無効化

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今回は Exchange 2010 より実装されたメールヒントについて少しお話しします。
既定で有効になっている機能ですので、日々の業務の中で目にしている方も多いと思います。

 
- メールヒントとは
Outlook や OWA でメールを送信する際に、そのメッセージの宛先や容量などを確認して必要に応じて注意勧告する機能となります。
例えば…
宛先の受信者が存在しない場合や、不在時の自動応答 (OOF) が設定されているなどを送信前に知らせてくれます。
見え方としては以下のようなイメージです。
 
//受信者が Exchange 組織内に存在しない
012401

//不在時の自動応答が設定されている
012402

※ メールヒントとして表示されるのは設定されている最初の 250文字までです。

この他にも、Exchange 組織外 (外部のアドレス) が含まれていることや、配布グループの場合はメンバー数が多い (既定では25名以上) 場合にも知らせてくれます。
なお、Exchange 組織外のアドレスが含まれる場合のメールヒントは既定では無効になっています。
これら内容含め、具体的なメールヒントの内容とその設定については以下の公開資料も併せてご参照ください。

TITLE : メール ヒントの有効化または無効化
　URL : https://technet.microsoft.com/ja-jp/library/jj649321(v=exchg.150).aspx
TITLE : メール ヒントの構成
　URL : https://msdn.microsoft.com/ja-jp/library/ff872400(v=exchsrvcs.149).aspx

 
- メールヒントの無効化について
メールヒントは、Exchange 組織全体としての設定となっており、特定のサーバーやデータベース、メールボックス毎などと個体ごとの設定ができません。
また、ヒントの内容として個別設定として機能の有効化/無効化できるのは以下の3つに限られており、その他に関しては管理者の意図で個別の無効化もできません。

　MailTipsGroupMetricsEnabled : 配布グループに含まれるアドレス数に関するヒントについて。既定は有効。
　MailTipsMailboxSourcedTipsEnabled : メールボックスの状態に関するヒントについて。既定は有効
　MailTipsExternalRecipientsTipsEnabled : Exchange 組織外の受信者についてのヒントについて。既定は無効。

Exchange 組織としてメールヒントを無効化する場合は、以下のように MailTipsAllTipsEnabled を False にすることで無効化することができます。

　Set-OrganizationConfig -MailTipsAllTipsEnabled $False

ただし、一部機能は引き続き有効なままとなっており完全に無効化することができません。
TechNet の記載内容やパラメーター名からも、すべての機能を無効化できるような印象を受けますが一部無効化できないヒントもございますのでご注意ください。
具体的には、OWA 利用時において以下のメールヒントについては引き続き表示され続けます。

　・添付ファイルのサイズが Exchange 組織で設定しているサイズを超えている
　・BCC で受信者メールに "全員へ返信" にてメールを送信する

添付ファイルサイズのヒントについては、メールヒントを無効化しても送信できない事実は変わりありませんのでその旨が表示されています。
BCC からの全員へ返信は、To: や CC: で受信している人たちに気付かせてしまう恐れがあるため表示しています。(場合によっては差出人の立場がなくなります)
 
// 添付ファイルサイズが超過している場合
012403

//BCC で受信したメールに全員へ返信した場合
012404

管理者の立場からすると、個別制御ができない機能という印象もあるかと思いますが、日々の業務で取引先とのメールやり取りなどでの誤送信などの抑止にもつながる機能となりますので、是非ともご活用いただければと思います。

 
- 補足
利用ユーザーの観点では、Outlook の設定で一部個別設定が可能です。
詳細は以下にまとまっていますので併せてご確認ください。

TITLE : Outlook 2010、2013、および 2016 のメール ヒント オプション
　URL : https://support.office.com/ja-jp/article/Outlook7839a4ac-e45f-4289-a127-4ce702bedcc2?ui=ja-JP&rs=ja-JP&ad=JP 

 
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