Artículo original publicado el miércoles, 26 de septiembre de 2012

El archivado local con Exchange es un nuevo paradigma de pensamiento para muchas organizaciones. Los cambios en la percepción de la tecnología suscitan diversas cuestiones. Algunas son cuestiones de confianza y otras son tecnológicas. Esperamos responder a varias de estas preguntas y ofrecerle la oportunidad de explorar algunos de los requisitos más complejos de cumplimiento normativo y de negocios que el archivado de Exchange puede ayudarle a cumplir.

El archivado de correo se lleva usando durante más de una década para satisfacer las necesidades de cumplimiento normativo, de administración de datos y de la exhibición de documentos electrónicos. Las organizaciones están acostumbradas a despachar los datos a un repositorio aparte, bien interno, bien de otro fabricante,y a decir que las cosas relacionadas con el cumplimiento normativo están "ahí". Esto se suele hacer con un agente de registro en diario que se ejecuta en Exchange para capturar mensajes durante el transporte. Por desgracia, los negocios de hoy en día funcionan de forma muy diferente a como lo hacían hace una década. La información valiosa de Exchange no está solo en los correos: también puede estar en elementos de calendario, contactos, tareas, fuentes RSS u otros elementos. Registrar en un diario los datos de Exchange no es suficiente para las organizaciones: con Exchange Server 2010 y Exchange Online emprendemos el cambio de modelo. Con nuevas funciones locales, ampliamos las funciones de una plataforma de cumplimiento normativo a la vez que simplificamos la experiencia del usuario final y del administrador. 

Para el cumplimiento normativo, es esencial asegurar que los datos no se alteren y que se puedan recuperar en su versión original, sin modificar. Tradicionalmente, las organizaciones han usado el almacenamiento Write Once Read Many (WORM), que permite una escritura y muchas lecturas, pero escribir en medios como este tiene desventajas. Puede que el medio de almacenamiento se pierda, se rompa o deje de funcionar cuando lo seguimos necesitando. También supone un desafío añadido en el proceso administrativo. Los medios se deben catalogar y destruir de forma periódica. Con Exchange, las organizaciones pueden sacar provecho de la Conservación local (anteriormente denominada "retención legal") para capturar fácilmente datos importantes. Para habilitar esto no es necesario recurrir al personal de TI: la tarea se puede delegar completamente en los empleados de recursos humanos o de cumplimiento normativo. Todos los cambios y las modificaciones se capturan y el contenido se retiene intacto. Con la tecnología de Grupos de disponibilidad de bases de datos, esto también se puede expandir para asegurarle que disponga de varias copias de los datos, lo que le garantiza además que los datos estén en el lugar preciso donde necesita que estén.

Administrar un volumen atípico de datos de correo en una organización conlleva una planeación detallada. Poner los datos en un repositorio independiente parecería, a primera vista, quitar presión de Exchange. Sin embargo, los trabajadores encargados de la información deben poder acceder a todos los correos (y no solo a los elementos recientes) de forma fácil y rápida. Estos usuarios y administradores tendrían que aprender a usar una interfaz y unas herramientas de administración nuevas, lo que implica más formación y gasto, así como pérdida de productividad. Además de esto, administrar el almacenamiento de las aplicaciones de otros fabricantes suele ser caro. Con Exchange, el Archivo local (anteriormente denominado Archivo personal o Archivo en línea) puede almacenar estos datos y se puede acceder a él desde Microsoft Outlook y Outlook Web App, herramientas que los usuarios emplean a diario. Exchange también aporta flexibilidad. Las organizaciones pueden elegir guardar los datos localmente o en la nube, y pueden guardar solo el Archivo local en la nube con Archivado de Exchange Online (EOA).

Las organizaciones tienen que responder a las solicitudes de exhibición de documentos electrónicos con rapidez. En Exchange, existe un conjunto de herramientas totalmente integrado para colocar datos en Conservación local y exhibirlos. Todas las herramientas que necesita una organización están integradas en las herramientas que los usuarios ya emplean. Aparte de la facilidad de uso, Conservación local de Exchange ofrece otras ventajas. Puede ser totalmente transparente para los usuarios o estos pueden recibir notificaciones. Además, cuando los elementos están retenidos, todo se captura: las ediciones, las eliminaciones y los metadatos asociados a un elemento, incluida la jerarquía de carpetas. Algunas organizaciones tienen la necesidad de conservar intacto todo lo de un usuario durante un período mínimo de tiempo (ya sean 30 días, 7 años o más). Para satisfacer estas necesidades, Exchange tiene una función integrada que se conoce como conservación gradual o Conservación local basada en tiempo. Las organización que no saben cuánto tiempo deberán conservar los datos pueden configurar Conservación local sin fecha de expiración para permitir que los elementos se retengan de forma indefinida.

Con Exchange, las personas delegadas pueden buscar en el océano de datos de mensajería que existen en la mayoría de las organizaciones. No se necesitan herramientas extra, ya que la exhibición de documentos electrónicos se puede hacer de forma nativa con Exchange: puede buscar en los distintos buzones locales, en Exchange Online o en una mezcla de ambas opciones desde una sola ubicación. Las búsquedas se pueden hacer con una interfaz basada en web de fácil uso o, para los más tecnológicos, a través de PowerShell. Los resultados de las consultas se muestran al usuario para que pueda realizar los ajustes necesarios. Las organizaciones que necesitan más visibilidad de un comportamiento de usuario específico pueden usar las características de supervisión de Exchange para analizar los datos antes y después del envío. Para garantizar la observación del cumplimiento normativo antes de que un correo llegue a su destino, la moderación de contenido de correo específico se puede dirigir a un supervisor o a un responsable de recursos humanos o de cumplimiento normativo para que lo acepten o rechacen. Después del envío, algunas organizaciones tienen que garantizar que los usuarios no incumplan los requisitos internos o reglamentarios. Si es el caso, las funciones de exhibición de documentos electrónicos pueden buscar en el contenido del correo de un usuario. Además, si es necesario el muestreo aleatorio, puede usar la herramienta de muestreo aleatorio para extraer un porcentaje de correo para su revisión.

La perspectiva de migrar gigabytes, terabytes o una cantidad superior de datos a Exchange desde una solución de archivado de otro fabricantepuede parecer abrumadora. Por suerte, existen varias formas de pasar datos de una solución heredada a Exchange. En primer lugar, puede restaurar contenido a un buzón (por ejemplo, Exchange Server 2003/2007) y luego migrarlo a Exchange Server 2010 o Exchange Online. En este proceso, deberá garantizar que tiene suficiente almacenamiento delta para administrar el estado de oscilación. Un segundo método consiste en exportar los datos de archivo del otro fabricantea archivos .PST. Luego puede importar los archivos .PST al Archivo local de un usuario usando herramientas basadas en Exchange, a saber, Captura PST y new-mailboximportrequest. Un tercer método es usar una solución de Partner de Microsoft para migrar directamente de un archivo de otro fabricante a un Archivo local de Exchange.

Encontrará mucha más información en la publicación del blog sobre la limpieza de primavera (en inglés): http://community.office365.com/en-us/blogs/office_365_technical_blog/archive/2012/04/06/spring-housecleaning.aspx

Ankur Kothari

Esta publicación del blog es una traducción. Puede leer el artículo original en In-Place Archiving