Artículo original publicado el viernes, 3 de agosto de 2012

La semana pasada compartimos información sobre El nuevo Exchange. Hoy tenemos el placer de compartir algunas de las interesantísimas novedades de Outlook Web App (OWA).

La finalidad principal de OWA es que los usuarios de Exchange tengan acceso a sus buzones de correo desde cualquier parte usando la UI y las funcionalidades de Outlook que ya conocen y valoran. En esta versión, OWA ha evolucionado para llegar no solo a equipos de escritorio y portátiles, sino también a tabletas y teléfonos. Al igual que hicimos ya con los exploradores de escritorio, en el futuro continuaremos invirtiendo en un soporte más amplio y completo para plataformas de tabletas y teléfonos. Puede probar nuestra versión más reciente registrándose como usuario de los planes Small Business Premium o Enterprise de Office 365 Customer Preview.

Figura 1
Figura 1: El nuevo OWA en las pantallas de un equipo de escritorio, una tableta y un teléfono

Los equipos de escritorio, las tabletas y los teléfonos tienen diferentes requisitos de UI. Para asegurarnos de que todo el mundo disfruta de una experiencia de calidad constante en todos sus dispositivos y para poder continuar con la evolución de la UI en todos los tipos de dispositivos en paralelo, hemos creado una aplicación de OWA que entiende cómo escalar la UI a los diferentes tamaños de pantalla y a la entrada de información mediante control táctil, mouse y teclado:

  • En las pantallas de los portátiles o dispositivos de mayor tamaño, OWA proyecta una UI optimizada para entrada mediante mouse y teclado. A este modo lo denominamos Escritorio.
  • En las pantallas de tamaño de tableta, OWA proyecta una UI optimizada para entrada táctil. Este modo lo denominamos táctil ancho
  • En las pantallas de tamaño de teléfono, OWA proyecta una UI de entrada táctil, pero más estrecha. Este modo lo denominamos táctil estrecho.

La lógica de aplicación subyacente a la UI, que representa el >90 % del código de la aplicación, se comparte entre los tres modos de UI. Dado que los modos son muy similares en función y aspecto, los usuarios no necesitan aprender varias veces cómo usar las funciones de correo o calendario al cambiar de un dispositivo a otro diferente. Y, dado que la lógica de aplicación es la misma para los tres modos, los administradores tienen la tranquilidad de que las directivas que establezcan se adoptarán en cualquier dispositivo donde se use esa aplicación.

UI estilo Windows 8

OWA tiene un nuevo lenguaje de diseño que le da un aspecto innovador y moderno y coincide con Windows 8, Windows Phone y el resto de productos de Office 2013. Se trata de un enfoque limpio, ligero y abierto que permite a los usuarios centrarse más en el contenido de comunicación, con menos distracciones. Tanto el lenguaje visual, simplificado, como los modelos de interacción elevan a las personas y el contenido en la experiencia y persiguen el equilibrio entre forma y función.

Figura 2
Figura 2: Fotos de personas y miniaturas de archivos adjuntos

Para ayudar a los usuarios a evitar los cambios de contexto, hemos agregado a la ventana principal una opción de redacción de correo electrónico en línea. Los usuarios pueden hacer que aparezcan determinados formularios de redacción o modificar una configuración para que aparezcan automáticamente todos los formularios de redacción. Ahora puede redactar mensajes en línea viendo en todo momento la vista de lista de correo electrónico que esté repasando; gracias a ello, la mayoría de usuarios ahorrará tiempo.

Aunque hemos dedicado mucho tiempo a asegurarnos de que los colores predeterminados de OWA sean atractivos, hay tantos gustos diferentes como personas; por eso hemos mejorado las opciones de selección de temas en OWA agregando temas que inciden en más aspectos de la UI y permiten disfrutar de una experiencia aún más agradable.

Figura 3
Figura 3: Algunos de los temas que los usuarios pueden seleccionar en OWA

Trabajo sin conexión

Además de la nueva interfaz de usuario, hemos hecho otro gran cambio de arquitectura en OWA: la posibilidad de trabajar sin conexión. Ahora puede iniciar OWA en el explorador y empezar a trabajar incluso si no hay conexión de red. El trabajo que haga mientras no tenga conexión se sincronizará automáticamente tan pronto como se restablezca la conexión. Así los usuarios pueden mantener su productividad en el uso de OWA aunque no tengan conexión de red. De esta forma, además, OWA ofrece una experiencia mejor y más rápida desde ubicaciones remotas con conexiones de red lentas o intermitentes.

Nuestro objetivo para la opción sin conexión de OWA es ofrecer soporte para las acciones más habituales en la medida en que lo permitan las capacidades sin conexión de HTML5. Puede que no se consigan unas capacidades de trabajo sin conexión con Outlook tan completas como en equipos Windows y Mac de escritorio, pero sí que se igualan o se superan las capacidades de trabajo sin conexión que ofrecen la mayoría de clientes para clientes de teléfono Exchange ActiveSync. La mayoría de las acciones de evaluación de errores de correo electrónico y administración de calendario funcionan en OWA mientras trabaja sin conexión. Puede enviar invitaciones de calendario y correo electrónico, eliminar correo electrónico, recibir avisos, rechazar reuniones, marcar y categorizar mensajes, etc. Si entra en una carpeta concreta con frecuencia, sus contenidos automáticamente quedarán disponibles sin conexión. Un ejemplo de tarea que todavía no es posible en OWA sin conexión, ni en HTML5 sin conexión en general, es la búsqueda indizada de texto completo. Con el tiempo, a medida que evolucionen las capacidades sin conexión de los exploradores, también evolucionarán las capacidades sin conexión de OWA. Los usuarios deben habilitar la función de OWA sin conexión en cada uno de los equipos donde deseen utilizar OWA sin conexión de red. Los administradores tienen la capacidad de controlar qué usuarios pueden utilizar OWA sin conexión.

Puede disfrutar de OWA sin conexión en IE10+ (usando IndexedDB de HTML5 para almacenamiento), Chrome 17+ (con WebSQL) o Safari 5 (usando también WebSQL).

Aplicaciones de Outlook

Todos los modelos de extensibilidad anteriores para OWA se han basado en instalar código de terceros en servidores de Exchange. Ese modelo no funciona bien con clientes que confían en que Microsoft controle por ellos el funcionamiento de sus servidores Exchange a través de Office 365 e, incluso in situ, este modelo suele encontrarse con la resistencia de los administradores de Exchange, que no quieren arriesgar la estabilidad y seguridad de sus servidores. Como parte del nuevo modelo de aplicaciones en nube de Office, el nuevo Exchange incluye una plataforma para lo que podemos llamar “aplicaciones de Outlook”. Se trata de aplicaciones web que un tercero puede hospedar en un lugar de Internet y que los administradores y usuarios finales de Exchange pueden integrar de manera fácil y segura en la experiencia de Outlook. Las aplicaciones pueden aparecer en formularios de calendario y correo electrónico y, o bien están siempre presentes o, más habitualmente, se activan para un elemento de calendario o correo electrónico concreto cuando hay algo especial en dicho elemento. Por ejemplo, la aplicación Mapas de Bing para Outlook se activa si en el cuerpo del texto de un elemento de calendario o correo electrónico hay una o más direcciones. Otro ejemplo es la aplicación de Groupon para Outlook, creada por PowerInbox, que solo aparece en el caso de los correos electrónicos enviados por Groupon. La aplicación de LinkedIn para Outlook se activa en todos los mensajes de correo electrónico y muestra información procedente de la red social LinkedIn sobre las personas que han participado en la conversación de correo electrónico.

Puede ver las aplicaciones de Outlook actualmente disponibles para su uso con Office Customer Preview en la Tienda Office. Los administradores tienen un amplia capacidad de control sobre las aplicaciones de Outlook que sus usuarios pueden utilizar o promover entre sus poblaciones de usuarios. Las aplicaciones de Outlook funcionan en Outlook 2013 en equipos de escritorio de Windows y en el nuevo Outlook Web App en equipos de escritorio, tabletas y teléfonos. Tanto en Outlook como en OWA se ejecuta exactamente el mismo código de aplicaciones de Outlook para que los desarrolladores puedan dirigirse de manera rápida y fácil a las poblaciones de usuarios de los dos clientes con la misma extensión.

Figura 4
Figura 4: La aplicación de LinkedIn para Outlook activada en OWA y con información sobre las personas incluidas en una conversación de correo electrónico

Además de hacer que los desarrolladores puedan ampliar Outlook sin incluir código en los servidores de Exchange, este nuevo modelo de extensibilidad resuelve el problema de los complementos de Office que solo funcionaban con una versión de Office. Ese problema se ha superado ofreciendo una versión muy sencilla e independiente de las plataformas de las API de JavaScript que las aplicaciones pueden utilizar para todas las tareas de integración con la UI de Outlook/OWA; así se evitan situaciones en las que los desarrolladores, ya sea intencionadamente o por accidente, podrían toparse con aspectos de la experiencia de Outlook específicos de una versión.

Novedades en correo electrónico

Ahora resulta más eficiente que nunca administrar y enviar correo electrónico en OWA. La redacción en línea, a la que se hacía referencia anteriormente, permite a los usuarios redactar y enviar mensajes rápidamente sin necesidad de abrir una ventana. Además, la redacción en línea viene acompañada de una mejora en la administración de borradores. Ahora resulta más fácil ver en la bandeja de entrada qué conversaciones tienen borradores sin enviar, lo cual le ayudará a acordarse de terminar y enviar ese correo electrónico en el que empezó a trabajar ayer antes de irse al trabajo. Una vez que esté redactando un correo electrónico, el detector de archivos adjuntos olvidados (Forgotten Attachment Detector) percibe si acaba de redactar un correo electrónico que aparentemente debía incluir archivo adjunto. Si hace clic en enviar sin agregar el archivo adjunto, se le avisará de que quizá ha olvidado agregarlo.

Figura 5
Figura 5: Indicadores de borradores mejorados

Figura 6
Figura 6: El detector de archivos adjuntos olvidados en acción

Los usuarios de IE10, Safari, Firefox y Chrome pueden adjuntar archivos fácilmente a los correos electrónicos que estén redactando con solo arrastrarlos del escritorio y soltarlos en el formulario de redacción. Para evaluación de errores de correo electrónico, OWA, al igual que Outlook 2013, incluye un botón de eliminación rápida que acompaña a los elementos de la vista de lista de correo electrónico. La capacidad de filtrar mensajes de correo electrónico según si no se han leído, están marcados o tienen su nombre en la línea de destinatario se ha elevado al nivel superior de la UI para que resulte más fácil de descubrir.


Figura 7: Botones de eliminación rápida en línea con los elementos y los filtros todos/no leídos/para mí/marcados sobre la vista de lista de correo electrónico

Administración de calendarios más eficiente

Aunque algunos usuarios de OWA tienen calendarios muy apretados que es mejor ver en la vista de día o semana, la mayoría de nuestros usuarios tienen solo una o unas pocas reuniones o citas en cada día, con lo que les resulta más útil ver su calendario en la vista mensual o de agenda. A fin de darles a esta mayoría usuarios una experiencia predeterminada de calendario de alta calidad, hemos agregado a OWA la nueva vista de calendario “MOGENDA”, que combina las vistas mensual y de agenda.

Figura 8
Figura 8: Vista de calendario mogenda

La programación de reuniones ha experimentado un importante lavado de cara y ahora resulta más fácil encontrar horas a las que pueden asistir todos los participantes. Ahora OWA, al igual que Outlook, admite introducir elementos de calendario y tareas pendiente escribiéndolas directamente en el calendario. Los usuarios pueden echar un vistazo rápido a los días y los elementos.

Figura 9
Figura 9: Vistazo a elementos de calendario

Toda la información sobre todas las personas en un solo sitio

El nuevo OWA le ayuda a ver claramente toda la información de que dispone sobre diferentes personas vinculando todos los datos sobre una persona determinada para obtener vistas combinadas de la lista global de direcciones (GAL) de una empresa y las carpetas de contactos del buzón de correo. En Office 365, también puede llevar a cabo la integración con LinkedIn. De esa manera, la vinculación se extiende a los contactos de LinkedIn y se consigue que las vistas combinadas de información sobre personas sean aún mejores. Pretendemos extender esta vinculación a otras redes en el futuro.

Figura 10
Figura 10: Toda la información sobre una persona (tanto si procede de contactos, de una lista global de direcciones o de LinkedIn) en un solo sitio

Toda esta información recopilada sobre gente se aprovecha también al intentar buscar a las personas adecuadas con las que comunicar. Las búsquedas abarcan a todos sus grupos de personas: contactos personales, la GAL y las redes sociales a las que tenga acceso. Los resultados de la búsqueda se basan en la relevancia y en ellos habrá fotos, números de teléfono, ubicaciones, etc.

Accesibilidad

Tal como anunciamos hace no mucho, llevamos un tiempo muy ilusionados con las posibilidades del estándar de aplicaciones de Internet enriquecidas accesibles (ARIA, Accessible Rich Internet Application). En el nuevo OWA, usamos ARIA para que el modo de UI de escritorio OWA Premium sea accesible en lectores de pantalla, para necesidades de alto contraste o de navegación solo con teclado, etc. Nos hemos centrado en garantizar que la experiencia con IE10 y JAWS o Win8 Narrator será una solución ideal para las personas con requisitos especiales de accesibilidad. Al igual que para las personas sin requisitos de accesibilidad, OWA Light seguirá disponible para la interoperabilidad con tecnologías de accesibilidad. Todavía no hemos comprobado si funciona perfectamente con OWA Premium.

Un problema habitual para las aplicaciones web complejas y la accesibilidad, aunque se utilice ARIA, es cómo hacer que la navegación dentro de la aplicación sea más cómoda teniendo en cuenta que los exploradores usan la tecla F6 de la parte superior para la navegación, con lo que resulta imposible que la aplicación web utilice también el mecanismo de navegación de nivel superior con F6. Como solución a este problema, OWA y los demás Office Web Access Companions están introduciendo el método abreviado Ctrl+F6 para la navegación de nivel superior dentro de la aplicación web. Las aplicaciones web que aparecen son cada vez más complejas y admiten ARIA, por lo que esperamos que otras empresas del sector sigan el ejemplo y conviertan esta solución en un estándar de facto.

Arquitectura de servidor

Administrar OWA en Exchange Server 2013 es muy similar a como se hacía en Exchange Server 2010 y Exchange Server 2007 y la configuración de OWA se establece en los directorios virtuales de Internet Information Server (IIS) en el servidor de acceso de cliente (CAS, Client Access Server) y en las directivas de buzones de correo de OWA. Ahora bien, internamente se ha producido un gran cambio en la arquitectura de OWA. La lógica de representación de OWA se ejecuta el servidores Buzón de correo (MBX), mientras que anteriormente esta lógica de representación se ejecutaba en el CAS. El CAS de Exchange Server 2013 solo lleva a cabo las tareas de autenticación de usuarios, redirección y uso de proxy. Este cambio en la arquitectura supone una notable simplificación en la forma de implementar el equilibrio de carga para OWA y todos los demás protocolos de Exchange. Puede encontrar más información sobre los cambios en el rol de CAS en Roles de servidor de Exchange 2013.

También han cambiado significativamente los mecanismos de supervisión para garantizar que el servicio de OWA siga funcionando sin verse afectado. Hemos hecho que los mecanismos de supervisión y recuperación automática que usamos en los centros de datos de Office 365 funcionen también in situ, con lo que los clientes de Exchange podrán contar con el sistema de supervisión y recuperación automática más robusto y con características más completas que ha existido hasta ahora para Exchange.

Exploradores y sistemas operativos admitidos

Al igual que la última versión de OWA, el nuevo OWA se ofrecen en dos versiones:

  • OWA Premiumcorresponde a la UI nueva y optimizada para equipos de escritorio, tabletas y teléfonos. Puede llegar a esta UI desde equipos de escritorio con Internet Explorer (IE) 8+ y las versiones más recientes de Safari, Chrome y Firefox. En el caso de la UI de OWA para tabletas, en la versión inicial hemos empezado por ofrecer compatibilidad con tabletas Windows 8 e iOS6 en iPad2 y iPhone 4 o versiones más recientes. En las versiones preliminares de OWA, podrá utilizar iOS5, ya que iOS6 todavía no se ha publicado, pero esta situación cambiará, ya que en iOS6 se solucionarán varios problemas que era necesario resolver para que la experiencia de uso de OWA fuera de gran calidad.
  • OWA Light, que en gran medida sigue siendo igual que en la última versión de OWA, es lo que se obtiene en cualquier explorador no compatible con OWA Premium u OWA Mini. Usa una UI basada en HTML4 y muy sencilla que funciona prácticamente en todos los exploradores existentes. La incorporación más significativa a la lista de exploradores para los que se ofrece OWA Light con OWA 2013 es IE7.

¿Cuál cree que debe ser nuestro próximo paso?

Tenemos mucha ilusión de poder compartir por fin el nuevo OWA, su UI actualizado de estilo Windows 8 y la nueva compatibilidad con tabletas y teléfonos. ¡Y estamos deseando recibir sus sugerencias sobre cómo seguir mejorando!

Kristian Andaker
en nombre del equipo de OWA

Outlook.com y la marca Outlook

Es probable que hoy mismo haya visto anuncios sobre Outlook.com. Se trata de un nuevo servicio de correo electrónico de Microsoft que ofrece una experiencia de Outlook gratuita para los consumidores. La UI de Outlook.com es bien conocida para los usuarios de otros clientes de Outlook, pero se ha optimizado de manera exclusiva para uso de consumidores. Es una UI web diferente de OWA. Es posible que se pregunte qué significa “Outlook”, ya que muchos productos diferentes de Microsoft tienen es marca.

Outlook es una familia de productos y servicios de Microsoft diseñados para ayudarle a administrar sus comunicaciones y su calendario desde una solo ubicación. Nosotros lo vemos como un centro de comunicaciones que permite reunir muchas de las diferentes fuentes de información en un solo sitio. Nuestro conjunto de experiencias de marca está diseñado para ayudarle a mantenerse en contacto con las personas más importantes de su vida, colaborar con quien necesite para hacer su trabajo, protegerle del correo electrónico no deseado, estar siempre al tanto de la información más relevante y administrar su tiempo de manera más eficaz.

Usamos la marca Outlook para referirnos a una experiencia que se materializa en varios productos diferentes. A continuación le ofrecemos una descripción general de los lugares donde puede encontrar una experiencia Outlook.

  • Outlooken los equipos de escritorio de Windows es lo que la mayoría de la gente considera como “Outlook”. Hoy en día, la mayoría de los trabajadores de la información de todo el mundo la considera una herramienta verdaderamente indispensable para tareas de correo electrónico y administración de calendario.
  • Outlook para Maces el equivalente del Outlook de Windows y ofrece una experiencia de usuario comparable y optimizada para Mac.
  • Outlook Web App(OWA) es el doble y acompañante del Outlook de escritorio para Windows, solo que basado en explorador. Utilizan OWA los usuarios de Office 365 y Live@EDU, así como los muchos usuarios de Exchange Server.
  • Outlook Mobilees la versión móvil para Windows Phone.
  • Tal como decíamos anteriormente, hoy hemos agregado Outlook.com. Estamos muy ilusionados con el nuevo servicio de correo electrónico Outlook.com y su UI web dirigida específicamente al consumidor. ¡Ahora puede usar “Outlook” para sus comunicaciones tanto personales como de trabajo!

Esta entrada de blog es una traducción. Puede consultar el artículo original en The New OWA Rocks Tablets and Phones!