Почтовые ящики сайта в новом Office

Дата публикации исходной статьи: четверг, 23 августа 2012 г.

С помощью почтовых ящиков сайта обеспечивается естественный механизм совместной работы пользователей — все функции соответствия требованиям реализуются автоматически

В почтовом ящике сайта вы можете одновременно работать с сообщениями Exchange и документами SharePoint. Такой ящик реализует централизованный интерфейс для хранения сообщений и документов проекта, доступных для просмотра и редактирования только участникам сайта.

Любой участник проекта может работать с контентом сообщений и документов, которые другой участник проекта хранит в почтовом ящике сайта. Представленные в Outlook 2013 почтовые ящики сайта обеспечивают пользователям удобный доступ к сообщениям и документам проектов, с которыми они работают. Кроме того, контент этих элементов будет доступен пользователям непосредственно с сайта SharePoint. В веб-приложении Outlook Web App в новой версии Exchange почтовые ящики сайта не поддерживаются.

Фактически, контент почтового ящика сайта хранится в том приложении, которому он принадлежит. Сообщения электронной почты хранятся в приложении Exchange, которое реализует привычный интерфейс просмотра сообщений или бесед. Документы хранятся в приложении SharePoint, которое обеспечивает совместную работу с ними и управление версиями таблиц. При этом выполняется синхронизация метаданных между Exchange и SharePoint, достаточная для создания представления документа в Outlook (название документа, дата и автор последнего изменения, размер).

Политики соответствия требованиям применяются прозрачно на уровне почтового ящика сайта, что позволяет обеспечить надлежащую производительность пользователей без дополнительных затрат времени и сил.

Рис. 1. Архитектура почтового ящика сайта

Хранение сообщений электронной почты и документов из Outlook 2013

При работе с почтовыми ящиками сайта в Outlook для сохранения сообщения, вложения или документа в общем пространстве проекта вам достаточно перетащить нужный элемент в ящик. Чтобы открыть нужный элемент, просто дважды щелкните его. Все это позволяет естественным образом внедрить процессы хранения сообщений и документов проекта и обращения к ним в существующие рабочие процессы Outlook.

Тесная интеграция с существующими средствами и рабочими процессами значительно упрощает использование общих хранилищ при совместной работе в команде и позволяет отказаться от таких неудобных способов обмена данными, как локальные диски и вложения в сообщения электронной почты. Благодаря этому возрастает эффективность работы пользователей в системах управления корпоративным информационным содержимым и обеспечивается перенос важного контента из неуправляемых личных хранилищ в управляемые хранилища предприятия, соответствующие всем существующим требованиям.

Рис. 2. Хранение вложений в сообщения электронной почты в SharePoint

Совместное представление сообщений электронной почты и документов

Для эффективной работы пользователям важно иметь доступ к сообщениям и документам проекта независимо от контекста с использованием клиента Outlook или среды SharePoint.

При использовании почтовых ящиков сайта такая интеграция достигается на уровне пользовательского интерфейса. Весь контент при этом по-прежнему хранится в соответствующих оптимизированных хранилищах (сообщения — в Exchange, документы — в SharePoint).

Рис. 3. Представление документов в почтовом ящике сайта в Outlook

Рис. 4. Представление сообщений в почтовом ящике сайта в SharePoint

Управление и обеспечение соответствия требованиям

В организациях сайты SharePoint обычно создаются в рамках централизованного процесса, в ходе которого на сайт также добавляются пользователи. При необходимости на этапе подготовки вы также можете настроить почтовый ящик сайта.

В новом выпуске SharePoint процесс самостоятельного создания сайтов SharePoint пользователями значительно упрощен. Для интеграции общедоступного приложения электронной почты на новый сайт достаточно добавить на него приложение "Почтовый ящик сайта" (Site Mailbox).

Вы можете включить почтовые ящики сайта в поисковую область обнаружения электронных данных, что позволит обеспечить удержание сообщений и документов по юридическим причинам. Хранение почтового ящика сайта настраивается на уровне самого ящика с помощью политики управления жизненным циклом на сайте SharePoint, которая применяется к почтовому ящику сайта, на котором она настроена.

Рис. 5. Запуск нового сайта SharePoint с политикой управления жизненным циклом

Рис. 6. Установка приложения "Почтовый ящик сайта" (Site Mailbox) на новый сайт

Дополнительные возможности почтового ящика сайта

Почтовые ящики сайта предлагают множество функций, позволяющих максимально повысить эффективность работы пользователей. В этом разделе приводится краткий список самых полезных возможностей почтовых ящиков сайта в Outlook 2013:

Добавление почтового ящика сайта в качестве получателя сообщений дискуссии

Чтобы реализовать автоматическое хранение копии важной дискуссии в почтовом ящике сайта, необходимо добавить в нее адрес ящика.

Пересылка документа из почтового ящика сайта

Для документов, хранящихся на сайте SharePoint, важно обеспечивать постоянное соответствие последующих редакций официальной копии. В почтовом ящике сайта реализована удобная функция пересылки, позволяющая с легкостью обмениваться ссылками на документ.

Перетаскивание нескольких документов из почтового ящика сайта в сообщение электронной почты

Помимо пересылки документов, вы можете одновременно обмениваться с командой несколькими документами для получения отзывов и предложений. Для этого достаточно перетащить несколько документов в сообщение электронной почты, в результате чего в него автоматически будут добавлены ссылки на эти документы.

Добавление папок "Входящие" (Inbox) или "Документы" (Documents) почтового ящика сайта в папку "Избранное" (Favorites) в приложении Outlook

Многие из нас активно используют папку "Избранное" (Favorites) в приложении Outlook для быстрого доступа к часто используемым папкам. Мы рады сообщить, что в эту папку вы также можете добавлять почтовые ящики сайта. Для этого щелкните папку в почтовом ящике сайта правой кнопкой мыши и выберите команду "Показывать в избранном" (Show in Favorites). Если в папке избранного окажется две папки с одинаковыми именами, например, две папки документов из разных почтовых ящиков сайта, приложение Outlook автоматически добавит к имени папки название почтового ящика, которому она принадлежит.

Открытие сайта SharePoint из приложения Outlook

Отслеживать URL-адреса всех сайтов SharePoint, с которыми вы работаете, зачастую достаточно трудно. Чтобы открыть связанный сайт SharePoint, вам достаточно щелкнуть правой кнопкой мыши папку документов почтового ящика сайта.

Удаление почтовых ящиков сайта из представления Outlook

После завершения проекта его контент в большинстве случаев сохраняется, однако иногда больше не требуется отображать почтовый ящик сайта в приложении Outlook. Чтобы удалить почтовый ящик сайта из представления Outlook, щелкните ящик правой кнопкой мыши и выберите команду "Закрыть" (Close). Если же этот ящик снова потребуется вам позднее, вам будет достаточно щелкнуть правой кнопкой мыши личный ящик и выбрать команду "Управление всеми почтовыми ящиками сайта" (Manage all Site Mailboxes).

Управление собственными почтовыми ящиками сайта из приложения Outlook

Чтобы просмотреть список всех почтовых ящиков сайта, участниками или владельцами которых вы являетесь, щелкните личный почтовый ящик сайта. Выберите команду "Управление всеми почтовыми ящиками сайта" (Manage All Site Mailboxes), чтобы открыть список всех ваших почтовых ящиков сайта. В этом окне вы можете закреплять и откреплять сайты в представлении Outlook.

Тестирование почтовых ящиков сайта в Office 365 Customer Preview

При тестировании почтовых ящиков сайта в Office 365 Customer Preview мы рекомендуем вам обратить внимание на следующие моменты:

Управление доступом к почтовому ящику сайта полностью осуществляется через сайт SharePoint. Все индивидуальные пользователи в группах владельцев и участников сайта по умолчанию автоматически добавляются в список участников почтового ящика сайта. Пользователи других групп сайта SharePoint, например, посетители, не добавляются. Почтовый ящик сайта поддерживает только индивидуальных пользователей. Группы безопасности, входящие в группы владельцев или участников сайта, также не добавляются.

Почтовый ящик сайта осуществляет синхронизацию документов из любых библиотек документов, закрепленных в меню быстрого запуска сайта SharePoint. Эти документы отображаются в почтовом ящике сайта в приложении Outlook 2013. Библиотеки документов или списки SharePoint, не закрепленные в меню быстрого запуска сайта, не синхронизируются.

В чем заключаются различия между почтовыми ящиками сайта, общими почтовыми ящиками и общедоступными папками?

Почтовые ящики сайта

Предназначены для групп пользователей, совместно работающих с общим набором конечных результатов. Обеспечивают централизованное хранение важных документов и сообщений электронной почты.

Область контента ограничивается отдельным проектом, над которым работает небольшая команда. Соответственно, весь контент такого почтового ящика имеет высокую степень релевантности для участников команды.

Почтовый ящик сайта отображается в клиенте Outlook пользователя только в том случае, если он или она является владельцем или участником соответствующего ящика.

Общие почтовые ящики

Предназначены для групп пользователей, работающих от имени виртуальной сущности (например, help@contoso.com). Такие пользователи рассматривают входящие в общий почтовый ящик сообщения и отвечают на них от имени соответствующей виртуальной сущности.

Интегрированные возможности совместной работы с документами в этом сценарии не требуются.

Пользователи обычно работают с одним общим почтовым ящиком, который вручную добавляется в соответствующий профиль Outlook пользователя.

Общедоступные папки

В таких папках хранится весь контент общедоступных сообщений электронной почты организации.

Они очень эффективны в сценариях архивации групп рассылки. Общедоступные папки могут поддерживать работу с электронной почтой и могут добавляться в группы рассылки. В таком случае сообщения, поступающие в группу рассылки, автоматически добавляются в общедоступную папку для дальнейшего использования.

Общедоступные папки, в отличие от SharePoint, не поддерживают совместную работу с документами или управление версиями и, соответственно, не предназначены для хранения документов.

Группы рассылки

Фактически, группы рассылки не являются общедоступных хранилищами в Exchange. Они используются для рассылки сообщений электронной почты заданному кругу пользователей, например, для рассмотрения.

Группы рассылки обеспечивают доставку сообщений в почтовые ящики пользователей и сайта. Они представляют собой общедоступное хранилище файлов, не предназначенное для ежедневного рассмотрения. Для большей эффективности вы можете использовать при работе с проектом и группу рассылки, и почтовый ящик сайта. Если вы добавите почтовый ящик сайта в группу рассылки, сообщение, поступающее в эту группу, будет доставлено в ящик каждого участника группы для рассмотрения, а также, в виде копии, в почтовый ящик сайта для хранения в интересах команды.

Альфонс Штарк, Эндрю Фридмэн

Это локализованная запись блога. Исходная статья находится по адресу Site Mailboxes in the new Office