최초 문서 게시일: 2012년 9월 26일 수요일

Exchange의 원본 위치 보관 기능은 많은 조직에게 새로운 사고 패러다임을 제시합니다.  기술에 대한 인식 변화는 수많은 질문을 불러일으킵니다.  어떤 질문은 신뢰에 대한 것이고 또 어떤 질문은 기술에 대한 것입니다.  이러한 여러 가지 질문에 대한 답변을 드리면서 Exchange 보관을 통해 고도의 비즈니스 및 준수 요구 사항을 충족할 수 있는 방법을 소개하고자 합니다.

조직에서는 준수, 데이터 관리 및 eDiscovery 요구 사항을 충족하기 위해 10여년 전부터 전자 메일 보관을 사용하고 있습니다.  조직에서는 데이터를 별도의 저장소(사내 또는 타사서비스)로 운송하고는 준수 자료가 "저기"에 있다고 이야기했습니다. 이는 대개 Exchange에서 저널링 에이전트를 실행하여 전송 중인 메시지를 캡처하는 방식으로 수행됩니다. 그러나 오늘날 기업의 운영 방식은 10년 전과는 상당히 달라졌습니다.  Exchange의 중요한 정보는 전자 메일뿐만 아니라 일정 항목, 연락처, 작업, RSS 피드 등에도 있습니다. 조직에서 Exchange 데이터를 저널링하는 것만으로는 불충분하며, 이에 따라 Microsoft는 Exchange Server 2010과 Exchange Online에서 이 모델을 변경(영문일 수 있음)하기 시작했습니다. 이제 Microsoft에서는 새로운 원본 위치 기능을 사용하여 준수 플랫폼의 기능을 확장하는 동시에 최종 사용자와 관리자의 경험을 간소화하고 있습니다. 

준수에 있어, 데이터가 변조되지 않고 수정되지 않은 버전으로 데이터를 검색할 수 있도록 하는 것이 무엇보다 중요합니다. 기존에는 조직에서 WORM(Write Once Read Many) 저장소를 사용했습니다. 하지만 이러한 미디어에 기록하는 것에는 여러 가지 단점이 있습니다. 저장소 미디어가 손실 또는 손상되거나 요구되는 기간만큼 오래 사용하지 못할 수 있습니다. 또한 관리 프로세스의 어려움이 따릅니다.  미디어를 정기적으로 카탈로그에 작성하고 폐기해야 합니다.  이제 조직은 Exchange에서 원본 위치 유지(이전 명칭; 소송 보존 또는 법적 보존)를 활용하여 필요한 데이터를 손쉽게 캡처할 수 있습니다. 이 기능을 사용하는 데 IT의 개입이 필요 없으며, 준수 또는 HR 담당자에게 전적으로 위임할 수 있습니다. 모든 변경 내용과 편집 내용이 캡처되고 콘텐츠가 변경 불가능하게 유지(영문일 수 있음)됩니다.  또한 데이터베이스 사용 가능 그룹 기술을 사용하여 이를 확장할 수 있어 데이터의 여러 복사본을 유지함으로써 필요할 때 데이터를 즉시 활용할 수 있습니다.

조직에서 일반적인 규모의 전자 메일 데이터를 관리하는 데는 신중한 계획이 필요합니다. 별도의 저장소에 데이터를 배치하는 것은 언뜻 보기에 Exchange에서 부하를 오프로드하는 것 같습니다.  그러나 정보 작업자는 최근 항목만이 아니라 자신의 모든 전자 메일에 빠르고 쉽게 액세스할 수 있기를 원합니다. 이러한 사용자와 관리자는 새로운 인터페이스와 관리 도구를 익혀야 하며, 이로 인해 추가 교육과 비용이 필요하고 생산성이 손실됩니다. 더욱이 이러한 타사 응용 프로그램을 관리하는 데는 일반��으로 비용이 많이 듭니다. Exchange의 원본 위치 보관(이전 명칭: 개인 보관 또는 온라인 보관)을 사용하면 이러한 데이터를 저장하여 사용자가 일상적으로 사용하는 도구인 Microsoft Outlook과 Outlook Web App을 통해 액세스할 수 있습니다. 또한 Exchange에서 유연성을 누릴 수 있습니다.  조직에서는 이러한 데이터를 온-프레미스 또는 클라우드에 유지할 수 있을 뿐만 아니라, EOA(Exchange Online Archiving(영문일 수 있음))를 사용하여 원본 위치 보관함만 클라우드에 유지할 수도 있습니다.

조직에서는 eDiscovery 요청에 신속하게 대응해야 합니다.  Exchange에는 데이터를 원본 위치 유지로 설정하고 검색할 수 있는 도구 집합이 완벽하게 통합되어 있습니다.  사용자가 이미 사용하고 있는 도구에 조직에 필요한 모든 도구가 포함되어 있습니다. Exchange의 원본 위치 유지는 사용 편이성 이외에도 몇 가지 훌륭한 이점을 갖고 있습니다. 사용자가 전혀 모르게 구현할 수도 있고 사용자에게 알림을 제공할 수도 있습니다. 또한 항목이 유지되도록 설정된 경우 편집 내용, 삭제 내용, 항목과 관련된 메타데이터, 폴더 계층 구조를 포함하여 모든 것이 캡처(영문일 수 있음)됩니다. 일부 조직에는 사용자에 대한 모든 항목을 변경 불가능하게 유지해야 하는 최소한의 기간(30일, 7년 등)이 있습니다.  이러한 요구 사항을 충족할 수 있도록 Exchange에는 롤링 유지(rolling hold) 또는 시간 기반 원본 위치 유지라고 하는 기능이 기본 제공됩니다. 또한 조직에서 얼마 동안 항목을 유지해야 할지 확실치 않은 경우 만료 없이 원본 위치 유지를 설정하여 항목이 무기한 유지되도록 할 수 있습니다.

Exchange에서는 위임된 담당자가 대부분의 조직에 존재하는 수많은 메시징 데이터에 대한 검색을 수행할 수 있습니다.   별도의 도구가 필요 없이 Exchange 내에서 eDiscovery를 수행하여 한 곳에서 온-프레미스, Exchange Online 또는 두 가지 모두에 있는 사서함을 검색할 수 있습니다.  검색을 위해 사용이 간편한 웹 기반 인터페이스를 사용할 수도 있고 기술 수준이 높은 사용자의 경우 PowerShell을 사용할 수 있습니다.  이러한 쿼리 결과는 사용자에게 표시되므로 필요에 따라 미세 조정할 수 있습니다.  특정 사용자 동작을 더욱 긴밀하게 파악해야 하는 조직에서는 Exchange의 감독 기능을 사용하여 보내기 전 데이터와 보낸 후 데이터를 분석할 수 있습니다. 전자 메일이 대상에 도착하기 전에 준수 요건이 충족되는지 확인하려면 특정 전자 메일 콘텐츠에 대한 중재를 감독자, 인사 담당자 또는 준수 관리자에게 라우팅하여 승인 또는 거절되게 할 수 있습니다. 보낸 후 데이터의 경우 일부 조직은 사용자가 내부 또는 규정 요건을 위반하지 않는지 확인해야 합니다.  이러한 조직에서는 eDiscovery 기능으로 사용자의 전자 메일 콘텐츠를 검색할 수 있습니다.  또한 무작위 샘플링이 필요한 경우 무작위 샘플링 도구(영문일 수 있음)를 실행하여 일정 비율의 전자 메일을 끌어와서 검토할 수 있습니다.

수기가바이트, 수테라바이트 또는 그 이상의 데이터를 Exchange에서 타사 보관 솔루션으로 마이그레이션하는 것은 벅찬 일로 생각될 수 있습니다. 다행히 레거시 솔루션에서 Exchange로 데이터를 이동하는 여러 가지 방법이 있습니다.  첫째, 콘텐츠를 사서함(예: Exchange Server 2003/2007)으로 복원한 후에 해당 사서함을 Exchange Server 2010 또는 Exchange Online으로 마이그레이션할 수 있습니다. 이 과정에서 전환 상태를 관리하기 위한 충분한 변경분 저장소가 필요합니다.  두 번째 방법은 타사 보관 데이터를 .PST 파일로 내보내는 것입니다. 그런 다음 Exchange 기반 도구인 PST Capturenew-mailboximportrequest를 사용하여 사용자의 원본 위치 보관함으로 .PST 파일을 가져올 수 있습니다. 세 번째 방법은 Microsoft 파트너의 솔루션을 사용하여 타사 보관함에서 Exchange의 원본 위치 보관함으로 직접 마이그레이션하는 것입니다.

spring housecleaning 블로그 게시물(http://community.office365.com/en-us/blogs/office_365_technical_blog/archive/2012/04/06/spring-housecleaning.aspx(영문일 수 있음))에서 다양한 추가 문서를 볼 수 있습니다.

Ankur Kothari

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