Archiviazione sul posto

Articolo originale pubblicato mercoledì 26 settembre 2012

L'archiviazione sul posto con Exchange è un nuovo modello di pensiero per molte organizzazioni. I cambiamenti nella percezione della tecnologia danno origine a un'ampia gamma di quesiti, alcuni relativi all'attendibilità e altri alla tecnologia. Ci auguriamo di riuscire a rispondere a molti di questi quesiti e illustrare alcuni dei requisiti aziendali e di conformità più avanzati che possono essere soddisfatti mediante l'archiviazione di Exchange.

L'archiviazione della posta elettronica è stata utilizzata per oltre un decennio come metodo per soddisfare le esigenze di conformità, di gestione dei dati e di eDiscovery. Le organizzazioni sono ormai abituate a trasferire i dati in un archivio separato presente localmente oppure a un servizio di terzeparti per soddisfare i requisiti di conformità. Questa operazione in genere viene effettuata con un agente di journaling eseguito in Exchange per acquisire i messaggi nel trasporto. Il funzionamento delle aziende tuttavia è molto cambiato rispetto a dieci anni fa. Le informazioni importanti in Exchange non sono contenute solo nella posta elettronica, ma anche in elementi di calendario, contatti, attività, feed RSS o altro ancora. L'inserimento dei dati di Exchange nel journal non è più sufficiente per le organizzazioni e con Exchange Server 2010 ed Exchange Online abbiamo iniziato a modificare il modello. Con le nuove funzionalità sul posto abbiamo ampliato le capacità di una piattaforma di conformità, semplificando al tempo stesso l'esperienza dell'utente finale e amministrativa. 

Per quanto riguarda la conformità, garantire che i dati non vengano manomessi e possano essere recuperati nella versione originale non modificata è di fondamentale importanza. Le organizzazioni per tradizione hanno utilizzato in passato l'archiviazione WORM. La scrittura su supporti di questo tipo tuttavia presenta alcuni svantaggi. Esiste infatti il rischio che il supporto di archiviazione vada perduto, si danneggi o non permanga nel tempo. Questo tipo di archiviazione inoltre comporta un onere a livello amministrativo. I supporti infatti devono essere catalogati e distrutti periodicamente. Con Exchange, le organizzazioni possono usufruire della funzionalità Archiviazione sul posto (precedentemente nota come conservazione per controversia legale) per acquisire facilmente i dati importanti. L'abilitazione di questa funzionalità non richiede alcun intervento del personale IT e può essere delegata completamente ai responsabili della conformità o delle risorse umane. Consente di acquisire tutte le modifiche e di conservare invariato il contenuto. Con la tecnologia dei gruppi di disponibilità dei database è inoltre possibile disporre di più copie dei dati per una maggiore sicurezza.

Per la gestione del volume di dati di posta elettronica tipico di un'organizzazione è necessaria un'attenta pianificazione. Spostare i dati in un archivio separato potrebbe sembrare a prima vista una soluzione per alleviare il carico di Exchange. Gli Information Worker tuttavia desiderano poter accedere rapidamente e facilmente a tutta la posta elettronica, non solo ai messaggi recenti. Questi utenti e amministratori dovrebbero inoltre acquisire familiarità con una nuova interfaccia e con nuovi strumenti di gestione, il che si traduce in altri corsi di formazione, costi e perdita di produttività. Infine, la gestione di spazi di archiviazione di terzeparti è in genere onerosa. In Exchange un archivio sul posto (precedentemente conosciuto come archivio personale o archivio online) consente di archiviare questi dati ed è accessibile da Microsoft Outlook e Outlook Web App, strumenti utilizzati quotidianamente dagli utenti. Con Exchange è inoltre possibile offrire flessibilità. Le organizzazioni possono scegliere di mantenere i dati in locale oppure nel cloud. Hanno inoltre la possibilità di mantenere nel cloud solo l'archivio sul posto con Archiviazione Exchange Online.

Le organizzazioni devono poter rispondere rapidamente alle richieste di eDiscovery. In Exchange è disponibile un set di strumenti completamente integrato per l'attivazione di Archiviazione sul posto e per l'individuazione dei dati. Tutti gli strumenti necessari per un'organizzazione sono incorporati in strumenti già noti agli utenti. Archiviazione sul posto in Exchange offre alcuni vantaggi importanti oltre alla facilità di utilizzo. Può essere infatti completamente trasparente per gli utenti oppure può inviare notifiche. Quando inoltre per gli elementi è attivata l'archiviazione sul posto, viene acquisito tutto, ovvero modifiche, eliminazioni e i metadati associati a un elemento, inclusa la gerarchia di cartelle. Alcune organizzazioni hanno l'esigenza di mantenere invariati tutti i dati di un utente per un periodo di tempo minimo (ad esempio 30 giorni, sette anni oppure oltre). Per soddisfare queste esigenze, Exchange offre una funzionalità incorporata denominata conservazione in sequenza o archiviazione sul posto con limite di tempo. Per le organizzazioni in cui non si sa per quanto tempo è necessario mantenere i dati, è possibile configurare Archiviazione sul posto senza definire una scadenza, consentendo di mantenere gli elementi senza limiti di tempo.

Con Exchange utenti delegati possono eseguire ricerche nell'infinità di dati di messaggistica presenti nella maggior parte delle organizzazioni. Non sono necessari strumenti aggiuntivi. È possibile infatti eseguire ricerche eDiscovery in modalità nativa con Exchange nelle cassette postali in locale, in Exchange Online o in una combinazione delle due soluzioni da una singola posizione. Le ricerche possono essere effettuate utilizzando un'interfaccia basata sul Web di facile utilizzo oppure, per gli utenti più esperti, utilizzando PowerShell. I risultati delle query vengono visualizzati all'utente, in modo che possa ottimizzarli in base alle proprie esigenze. Le organizzazioni che necessitano di una maggiore visibilità del comportamento di utenti specifici possono utilizzare funzionalità di supervisione in Exchange per analizzare dati prima e dopo l'invio. Per verificare che vengano soddisfatti criteri di conformità prima che un messaggio di posta elettronica venga recapitato a destinazione, è possibile applicare il processo di moderazione a contenuto di posta elettronica specifico, eseguendo il routing a un supervisore oppure a un responsabile delle risorse umane o della conformità per l'accettazione o il rifiuto. Dopo l'invio, alcune organizzazioni devono verificare che gli utenti non violino requisiti interni o normative vigenti. In questo caso le funzionalità di eDiscovery consentono di eseguire ricerche nel contenuto della posta elettronica di un utente. Se inoltre è necessario un campionamento casuale, è possibile eseguire lo strumento apposito per estrarre una percentuale di messaggi di posta elettronica per la revisione.

La prospettiva di eseguire la migrazione di gigabyte, terabyte o volumi superiori di dati in Exchange da una soluzione di archiviazione di terzeparti può essere scoraggiante. Esistono fortunatamente diversi modi per ottenere i dati di una soluzione legacy in Exchange. È possibile innanzitutto ripristinare il contenuto di una cassetta postale, ad esempio Exchange Server 2003/2007, e quindi eseguirne la migrazione in Exchange Server 2010 o Exchange Online. In questo processo è necessario verificare di disporre di spazio di archiviazione sufficiente per la gestione dello stato di transizione. Un secondo metodo consiste nell'esportare i dati dell'archivio di terzeparti in file con estensione PST. È quindi possibile importare i file PST in un archivio sul posto di un utente utilizzando strumenti basati su Exchange, in particolare PST Capture e new-mailboximportrequest. Un terzo metodo consiste nell'utilizzare una soluzione di partner Microsoft per eseguire la migrazione direttamente da un archivio di terzeparti a un archivio sul posto in Exchange.

Ulteriore documentazione è disponibile nel post di blog Spring Housecleaning all'indirizzo https://community.office365.com/en-us/blogs/office_365_technical_blog/archive/2012/04/06/spring-housecleaning.aspx.

Ankur Kothari

Questo è un post di blog localizzato. L'articolo originale è disponibile in In-Place Archiving.