Articolo originale pubblicato mercoledì 15 agosto 2012

Per assicurare che vengano soddisfatti i requisiti dei criteri di conformità nell'ambiente di messaggistica, i dati di messaggistica devono essere classificati e conservati per periodi di tempo determinati dal livello di classificazione.

In Exchange 2003 Gestione cassette postali offre un metodo per eliminare i dati di messaggistica, inclusi gli oggetti Calendario e Attività. La funzionalità di Gestione cassette postali è tuttavia limitata:

  • Gli appuntamenti vengono ignorati e non eliminati se sono contrassegnati come ricorrenti, indipendentemente dalla data di fine, di inizio, di invio o dell'ultima modifica.
  • Le attività non contrassegnate come completate vengono ignorate e non eliminate.

In Exchange 2007 Gestione cassette postali è stata sostituita con Gestione record di messaggistica (MRM, Messaging Records Management). Cartelle gestite, la funzionalità MRM di Exchange 2007, consente agli utenti di applicare impostazioni di conservazione alle cartelle predefinite, come Posta in arrivo e Posta eliminata, e inoltre di distribuire cartelle gestite personalizzate. Gli utenti ordinano i messaggi inserendoli in diverse cartelle gestite, dove per ogni cartella è configurata un'impostazione di conservazione diversa. Per quanto riguarda le cartelle Calendario e Attività:

  • Gli elementi del Calendario non ricorrenti scadono in base alla data di fine. Gli elementi del Calendario ricorrenti scadono in base alla data di fine dell'ultima occorrenza o non scadono se sono privi di data di fine.
  • Attività non ricorrenti:
    • Un'attività non ricorrente scade in base alla data di ricezione del messaggio, se presente.
    • Se un'attività non ricorrente è priva di una data di ricezione del messaggio, scade in base alla data di creazione del messaggio.
    • Se un'attività non ricorrente è priva di una data di ricezione e di una data di creazione del messaggio, non scade.
  • Le attività ricorrenti scadono in base alla data di fine dell'ultima occorrenza. Se un'attività ricorrente è priva di una data di fine, non scade. Un'attività rigenerante (ovvero un'attività ricorrente che viene rigenerata una volta trascorso un tempo specificato dal completamento dell'istanza precedente dell'attività) non scade.

Gestione record di messaggistica in Exchange 2010

In Exchange 2010 è stato introdotta la funzionalità Gestione record di messaggistica 2.0 e il framework Criterio di conservazione. Il framework è costituito da tag e criteri di conservazione. I tag di conservazione vengono utilizzati per applicare le impostazioni di conservazione alle cartelle e ai messaggi. Un criterio di conservazione è un gruppo di tag di conservazione che può essere applicato alla cassetta postale. L'utilizzo del termine “conservazione” in questa convenzione di denominazione di MRM 2.0 è fuorviante. Oltre a controllare la scadenza degli elementi nella cassetta postale, i tag di conservazione possono essere utilizzati anche per controllare quando gli elementi vengono spostati nell'archivio.

Con Exchange 2010 RTM, SP1 e SP2 fino a SP2 RU3, MRM 2.0 non include il supporto per l'assegnazione di tag di conservazione direttamente agli elementi del Calendario e di tipo Attività oppure alle cartelle Calendario e Attività. Molti dei nostri clienti hanno manifestato l'esigenza di questa funzionalità che considerano un grosso cambiamento rispetto alle versioni precedenti di Exchange.

In ultima analisi, è necessario soddisfare i requisiti di conformità. L'esclusione di elementi del Calendario e di tipo Attività dal framework dei criteri di conservazione significa che i clienti con criteri di conformità commerciale e/o legale per la gestione dei dati non sono in grado di garantire il rispetto di tali requisiti.

Supporto per Calendario e Attività in Exchange 2010 SP2 RU4 e versioni successive

In Exchange 2010 SP2 RU4 è stato aggiunto il supporto per le cartelle Calendario e Attività a Criteri di conservazione.

Se attualmente si utilizza o si prevede di utilizzare Criteri di conservazione, è necessario considerare le importanti implicazioni per l'ambiente di messaggistica.

  1. A partire da 2010 SP2 RU4 gli amministratori possono creare tag di conservazione dalla riga di comando e utilizzarli con le cartelle predefinite Calendario e Attività. Le azioni di conservazione supportate sono: DeleteAndAllowRecovery, PermantlyDelete, MarkAsPastRetentionLimit e MovetoArchive.
  2. I tag dei criteri predefiniti utilizzati per spostare o eliminare elementi ora sono applicabili alle cartelle Calendario e Attività.

Modalità di scadenza degli elementi del Calendario e di tipo Attività

Gli elementi del Calendario e di tipo Attività sono diversi dai normali elementi del messaggio. Al momento del salvataggio, un elemento del Calendario o di tipo Attività viene contrassegnato con le relative proprietà specifiche. Per garantire che non si verifichi un conflitto tra l'Assistente cartelle gestite (MFA) e l'assegnazione delle proprietà predefinite durante un evento di salvataggio automatico, gli elementi del Calendario e di tipo Attività non vengono elaborati immediatamente da MFA (Managed Folder Assistant). L'elaborazione di tali elementi viene ritardata di 2 ore in base all'ora dell'ultima modifica dell'elemento o all'ora di creazione se non è presente l'ora dell'ultima modifica.

A differenza di quanto avviene per gli elementi del messaggio, gli utenti finali non possono assegnare tag di conservazione diversi alla cartella Calendario o Attività o agli elementi del Calendario e di tipo Attività. In altre parole, i tag di conservazione per Calendario e Attività vengono controllati solo tramite l'amministratore.

La logica seguente viene utilizzata per determinare la data di inizio per la scadenza o lo spostamento nell'archivio degli elementi del Calendario nella cartella Calendario:

  1. Gli elementi del Calendario non ricorrenti scadono o vengono spostati nell'archivio in base alla data di finedell'elemento.
  2. Gli elementi del Calendario ricorrenti scadono o vengono spostati nell'archivio in base alla data di fine dell'ultima occorrenza. Se sono privi di una data di fine, non scadono né vengono spostati nell'archivio.
  3. Se nella cartella Calendario viene trovato un elemento privo di un tipo di elemento appropriato, viene ignorato in quanto potrebbe essere danneggiato.

La logica seguente viene utilizzata per determinare la data di inizio per la scadenza o lo spostamento nell'archivio degli elementi di tipo Attività nella cartella Attività:

  1. Attività non ricorrenti:
    1. Un'attività non ricorrente scade o viene spostata nell'archivio in base alla data di ricezione del messaggio, se presente.
    2. Se un'attività non ricorrente è priva di una data di ricezione del messaggio, scade o viene spostata nell'archivio in base alla data di creazione del messaggio.
    3. Se un'attività non ricorrente è priva di una data di ricezione e di una data di creazione del messaggio, non scade né viene spostata nell'archivio.
  2. Le attività ricorrenti scadono o vengono spostate nell'archivio in base alla data di fine dell'ultima occorrenza. Se sono prive di una data di fine, non scadono né vengono spostate nell'archivio.
  3. Un'attività rigenerante (ovvero un'attività ricorrente che viene rigenerata una volta trascorso un tempo specificato dal completamento dell'istanza precedente dell'attività) non scade né viene spostata nell'archivio.
  4. Se nella cartella Attività viene trovato un elemento privo di un tipo di elemento appropriato, viene ignorato in quanto potrebbe essere danneggiato.

Prima di distribuire Exchange 2010 SP2 RU4

Il supporto per Calendario e attività in Exchange 2010 SP2 RU4 significa che questo aggiornamento cumulativo deve essere gestito in modo diverso. Se non si utilizza Criteri di conservazione oppure se non è importante controllare lo spostamento nell'archivio o l'eliminazione automatica degli elementi del Calendario o di tipo Attività in base alle impostazioni dei tag di criteri predefiniti, è possibile ignorare il resto di questo post.

Se invece si è preoccupati dell'effetto di questa nuova funzionalità sugli elementi del Calendario e di tipo Attività, è possibile implementare temporaneamente le seguenti soluzioni alternative:

Se si desidera che gli elementi del Calendario o di tipo Attività non scadano mai, è possibile disabilitare la funzionalità inclusa in Exchange 2010 SP2 RU4. Aggiungere la seguente chiave del Registro di sistema ai server di cassette postali:

  • Percorso: HKLM\SYSTEM\CurrentControlSet\Services\MSExchangeMailboxAssistants\Parameters
  • Nome: ELCAssistantCalendarTaskRetentionEnabled
  • Tipo: DWORD
  • Valore: 0= Non elaborare le cartelle Calendario e Attività
  • Valore: 1 = Elabora (predefinito in RU4)

Se si desidera che la scadenza delle cartelle Calendario e Attività avvenga a un intervallo diverso rispetto ai tag di criteri predefiniti (Default Policy Tag), è possibile eseguire le operazioni seguenti:

  1. Impostare lo stato di conservazione per tutte le cassette postali
  2. Applicare Exchange 2010 SP2 RU4 ai server di cassette postali.
  3. Creare tag di criteri di conservazione (Retention Policy Tag) per le cartelle Calendario e Attività con le impostazioni di conservazione desiderate.
  4. Informare gli utenti della modifica.
  5. Quando si è pronti, rimuovere il criterio di conservazione dalle cassette postali.

Conclusione

Siamo lieti di aver potuto introdurre nel prodotto questa funzionalità attesa da lungo tempo. In caso di domande, non esitate a contattarci.

Ross Smith IV
Principal Program Manager
Exchange Customer Experience

Questo è un post di blog localizzato. L'articolo originale è disponibile in Calendar and Tasks Retention Tag Support in Exchange 2010 SP2 RU4