Articolo originale pubblicato giovedì 08 settembre 2011

Un utente non si trova in ufficio per qualsiasi motivo, ad esempio vacanze, malattia, periodo sabbatico o aspettativa oppure trasferta a un'ubicazione remota, e dimentica di impostare una risposta automatica, definita anche messaggio Fuori sede oppure OOF (Out Of Office) in terminologia di Exchange/Outlook. In qualità di amministratore di Exchange si riceve un messaggio di posta elettronica dal manager dell'utente che richiede la configurazione del Fuori sede per l'utente.

Per eseguire questa operazione nelle versioni precedenti di Exchange è necessario accedere alla cassetta postale dell'utente. I messaggi Fuori sede sono archiviati nella struttura non-IPM della cassetta postale di un utente, insieme ad altri metadati. Se non si dispone di accesso alla cassetta postale, non sarà possibile modificare i dati in essa contenuti. L'amministratore può accedere a una cassetta postale in due modi:

  1. Concedere a se stesso l'autorizzazione di Accesso completo alla cassetta postale dell'utente.
  2. Modificare la password dell'utente e accedere come utente.

Entrambe le opzioni sono potenzialmente pericolose. La prima opzione concede all'amministratore l'accesso a tutti i dati della cassetta postale dell'utente. La seconda opzione concede all'amministratore l'accesso a tutti i dati accessibili dall'account utente nell'azienda e esclude l'utente dal proprio account utente, poiché tale utente non conosce più la password per l'account.

In Exchange 2010 è possibile configurare le opzioni di risposta automatica per gli utenti senza utilizzare le opzioni indicate in precedenza. È necessario essere membri di un gruppo di ruoli che dispone dei ruoli di gestione Destinatari posta o Opzioni utente.

Configurare le opzioni di risposta automatica utilizzando il Pannello di controllo di Exchange

Per configurare una risposta automatica utilizzando il Pannello di controllo di Exchange:

  1. In Opzioni > posta selezionare Un altro utente (impostazione predefinita La mia organizzazione).

    Figura 1: Selezione di un altro utente

  2. Selezionare l'utente per cui si desidera configurare la risposta automatica

  3. Nella nuova finestra verificare che il nome utente sia visualizzato nel messaggio di avviso e quindi fare clic su Comunica agli altri utenti che si è in vacanza

    Figura 2: Quando si gestisce un altro utente nel Pannello di controllo di Exchange, un avviso nella parte superiore della pagina mostra il nome dell'utente gestito.

  4. Nella scheda Risposte automatiche configurare le opzioni di risposta automatica per l'utente (vedere la schermata).

In Exchange 2007 è possibile creare diversi messaggi Fuori sede per destinatari esterni ed interni. È inoltre possibile disabilitare o abilitare messaggi Fuori serie su base utente e su base dominio remoto mediante le impostazioni Dominio remoto. Per informazioni dettagliate, vedere il post precedente Fuori sede di Exchange Server 2007.

Configurare le opzioni di risposta automatica mediante la Shell

Questo comando pianifica risposte automatiche interne ed esterne dal giorno 08/09/2011 al giorno 15/09/2011:

Set-MailboxAutoReplyConfiguration bsuneja@e14labs.com –AutoReplyState Scheduled –StartTime “9/8/2011” –EndTime “9/15/2011” –ExternalMessage “Messaggio Fuori sede esterno qui” –InternalMessage “Messaggio Fuori sede interno qui”

Per configurare le risposte automatiche da inviare fino alla disabilitazione, ovvero senza pianificazione, impostare il parametro AutoReplyState su Enabled e non specificare alcun parametro StarTime ed EndTime . Per una sintassi dettagliata e descrizioni dei parametri, vedere Set-MailboxAutoReplyConfiguration.

Questo comando recupera le impostazioni di risposta automatica per una cassetta postale.

Get-MailboxAutoReplyConfiguration bsuneja@e14labs.com

Questo comando disabilita la risposta automatica configurata per una cassetta postale:

Set-MailboxAutoReplyConfiguration bsuneja@e14labs.com –AutoReplyState Disabled –ExternalMessage $null –InternalMessage $null

Bharat Suneja

Questo è un post di blog localizzato. Consultate l'articolo originale: Configure Automatic Replies for a user in Exchange 2010