Article d’origine publié le mercredi 26 septembre 2012

L’archivage sur place avec Exchange est devenue un nouveau modèle informatique pour de nombreuses organisations. Tout nouveau modèle informatique soulève de nombreuses questions, notamment des questions de confiance ou encore des questions sur le modèle lui-même. Nous espérons répondre à un certain nombre d’entre elles et vous aider à explorer quelques-unes des exigences de conformité et d’entreprise les plus avancées que l’archivage Exchange puisse satisfaire pour vous.

Depuis plus d’une décennie, l’archivage des messages électroniques est utilisé pour répondre aux besoins de conformité, de gestion des données et de découverte électronique des organisations, lesquelles ont l’habitude de transférer les données sur un référentiel distinct, qu’il soit interne ou assuré par un service tiers, ce qui leur permet de dire qu’elles ont résolu le problème de conformité. Cette tâche est généralement assurée par un agent de journalisation qui s’exécute sur Exchange pour capturer les messages transférés. Malheureusement, la façon dont les entreprises fonctionnent aujourd’hui n’est plus du tout la même qu’il y a dix ans. Les informations importantes dans Exchange ne résident pas seulement dans les messages électroniques, mais également dans les éléments du calendrier, les contacts, les tâches, les flux RSS ou autres. La journalisation des données Exchange ne suffit pas pour les organisations, et avec Exchange Server 2010 et Exchange Online, nous nous sommes employés à changer de modèle. Avec les nouvelles possibilités offertes sur place, nous élargissons les fonctionnalités de la plateforme de conformité, tout en simplifiant l’expérience de l’utilisateur final et de l’administrateur.

Quand il s’agit de conformité, il est essentiel de s’assurer que les données ne soient pas falsifiées et qu’elles puissent être récupérées dans une version inchangée. Les organisations avaient pour habitude d’utiliser le stockage WORM (Write Once Read Many). Malheureusement, l’écriture sur de tels supports présente des désavantages. Le support de stockage peut être perdu, endommagé ou ne pas survivre au-delà de la période nécessaire. Il constitue aussi un défi supplémentaire pour le processus d’administration. Les supports doivent être catalogués et détruits régulièrement. Avec Exchange, les organisations peuvent mettre à profit la fonction d’archive permanente (anciennement appelée suspension pour litige ou suspension pour raisons juridiques) afin de capturer aisément les données pertinentes. L’activation de cette fonction ne nécessite pas l’implication du service informatique – elle peut être entièrement déléguée au service en charge de la conformité ou des ressources humaines. Toutes les modifications sont capturées et le contenu est immuablement conservé. Avec la technologie de groupe de disponibilité de base de données, vous pouvez également vous assurer que vous possédez plusieurs copies des données – et qu’ainsi vos données se trouvent bel et bien là où vous souhaitez qu’elles soient.

La gestion du volume des données de messagerie est un problème classique des organisations et nécessite une planification réfléchie. À première vue, le placement des données dans un référentiel distinct semble devoir soulager Exchange. Cependant, les travailleurs de l’information veulent pouvoir accéder à l’ensemble de leurs messages électroniques, et pas seulement aux plus récents, rapidement et facilement. Ces utilisateurs et administrateurs doivent apprendre une nouvelle interface et de nouveaux outils de gestion – ce qui signifie une formation et des coûts supplémentaires, ainsi qu’une perte de productivité. De plus, la gestion du stockage pour ces applications tierces  est généralement onéreuse. Avec Exchange, une archive sur place (anciennement appelée archive personnelle ou archive en ligne) peut stocker ces données et il est possible d’y accéder avec Microsoft Outlook et Outlook Web App, que vos utilisateurs emploient quotidiennement. Avec Exchange, vous garantissez aussi une certaine flexibilité. Les organisations peuvent choisir de conserver ces données en local ou dans le nuage. Elles ont même la possibilité de ne conserver que leur archive sur place dans le nuage grâce à l’archivage Exchange Online (EOA).

Les organisations doivent répondre rapidement aux demandes de découverte électronique (eDiscovery). Avec Exchange, il existe un jeu d’outils entièrement intégré pour placer les données en archive permanente et les découvrir. Tous les outils dont une organisation a besoin sont intégrés aux outils que les utilisateurs emploient quotidiennement. L’archive permanente dans Exchange offre de grands avantages en dehors de la simplicité d’utilisation. Elle peut être entièrement transparente ou les utilisateurs peuvent en être informés. De plus, quand les éléments sont en suspension, tout peut être capturé - modifications, suppressions et métadonnées associées à un élément – y compris la hiérarchie des dossiers. Certaines organisations ont besoin de conserver immuablement tous les éléments d’un utilisateur pendant une période minimale (par exemple, 30 jours, 7 ans ou plus). Pour répondre à ces besoins, Exchange possède une capacité intégrée appelée archive propagée ou archive permanente en fonction de la durée. Pour les organisations qui ne savent pas pendant combien de temps la conservation est obligatoire, l’archive permanente peut être définie sans expiration – ce qui permet de conserver les éléments pendant une période indéfinie.

Avec Exchange, les personnes déléguées peuvent explorer la totalité des données de messagerie qui existent dans la plupart des organisations. Aucun outil supplémentaire n’est nécessaire ; la découverte électronique peut s’effectuer en mode natif avec Exchange – vous pouvez explorer les boîtes aux lettres sur site, Exchange Online, ou une combinaison des deux à partir d’un seul emplacement. Les recherches peuvent être menées à l’aide d’une interface web simple d’utilisation, ou pour les plus technophiles, via PowerShell. Les résultats de ces requêtes sont montrés à l’utilisateur afin d’être affinés si nécessaire. Les organisations qui ont besoin de plus de visibilité dans le comportement d’un utilisateur donné peuvent utiliser les fonctions de supervision d’Exchange pour analyser les données avant envoi et après envoi. Pour s’assurer du respect de la conformité avant qu’un message n’atteigne sa destination, une modération sur le contenu d’un message spécifique peut être acheminée vers un superviseur, un service de ressources humaines ou un responsable de la conformité afin de l’autoriser ou de le refuser. Après envoi, certaines organisations doivent s’assurer que les utilisateurs n’enfreignent pas les impératifs internes ou réglementaires. Pour celles-ci, les fonctionnalités de découverte électronique peuvent explorer le contenu des messages électroniques d’un utilisateur. En outre, en cas de nécessité d’échantillonnage aléatoire, vous pouvez exécuter l’outil correspondant pour placer en révision un certain pourcentage de messages électroniques.

La perspective de migrer des gigaoctets, téraoctets ou encore davantage de données dans Exchange à partir d’une solution d’archivage tierce peut paraître intimidante. Heureusement, il existe plusieurs moyens d’obtenir des données à partir d’une solution existante vers Exchange. D’abord, vous pouvez restaurer le contenu dans une boîte aux lettres (par exemple, Exchange Server 2003/2007), puis le migrer vers Exchange Server 2010 ou Exchange Online. Dans ce processus, vous devez vous assurer d’avoir un différentiel de stockage suffisant pour gérer l’état intermédiaire. Une deuxième approche consiste à exporter les données de l’archive tierce vers des fichiers .PST. Vous pouvez alors importer les fichiers .PST vers l’archive en place de l’utilisateur à l’aide d’outils Exchange, à savoir PST Capture et new-mailboximportrequest. Une troisième approche consiste à utiliser une solution de partenaires Microsoft pour effectuer directement la migration depuis une archive tierce vers une archive en place dans Exchange.

Une plus ample documentation est disponible dans le billet de blog ci-après : http://community.office365.com/en-us/blogs/office_365_technical_blog/archive/2012/04/06/spring-housecleaning.aspx

Ankur Kothari

Ceci est une version localisée d’un billet de blog. L’article d’origine est disponible sur la page In-Place Archiving