Veröffentlichung des Originalartikels: 15.08.2012

Messagingdaten müssen klassifiziert und für einen auf der Klassifizierungsebene basierenden Zeitraum aufbewahrt werden, um die Einhaltung der Anforderungen hinsichtlich der Konformitätsrichtlinie innerhalb der Nachrichtenumgebung zu gewährleisten.

In Exchange 2003 stellte der Postfach-Manager eine Möglichkeit zum Löschen von Messagingdaten dar, darunter auch Kalender- und Aufgabenobjekte. Die Funktionen des Postfach-Managers waren jedoch eingeschränkt:

  • Der Postfach-Manager ignorierte Termine, die als wiederkehrend gekennzeichnet waren, unabhängig vom Enddatum, Startdatum, Versendedatum oder Datum der letzten Änderung und löschte diese nicht.
  • Der Postfach-Manager ignorierte Aufgaben, die nicht als abgeschlossen gekennzeichnet waren, und löschte diese nicht.

In Exchange 2007 wurde der Postfach-Manager durch Verwaltung von Nachrichtendatensätzen (Messaging Records Management, MRM) ersetzt. Verwaltete Ordner, das MRM-Feature in Exchange 2007, ermöglichte Kunden die Anwendung von Aufbewahrungseinstellungen auf Standardordner wie etwa Posteingang und Gelöschte Elemente sowie die Bereitstellung von benutzerdefinierten verwalteten Ordnern. Die Benutzer konnten ihre Nachrichten sortieren, indem sie diese in verschiedene verwaltete Ordner verschoben, wobei jeder Ordner über andere Aufbewahrungseinstellungen verfügte. Im Hinblick auf Kalender- und Aufgabenordner gilt Folgendes:

  • Nicht wiederkehrende Kalenderelementelaufen gemäß ihrem Enddatum ab. Wiederkehrende Kalenderelemente laufen gemäß dem Enddatum der letzten Wiederholung ab. Wiederkehrende Kalenderelemente ohne Enddatum laufen nicht ab.
  • Nicht wiederkehrende Aufgaben:
    • Eine nicht wiederkehrende Aufgabe läuft gemäß dem Empfangsdatum der Nachrichtab, wenn dieses vorhanden ist.
    • Verfügt eine nicht wiederkehrende Aufgabe über kein Empfangsdatum der Nachricht, läuft sie gemäß dem Datum der Nachrichtenerstellungab.
    • Verfügt eine nicht wiederkehrende Aufgabe weder über ein Empfangsdatum der Nachricht noch über ein Datum der Nachrichtenerstellung, läuft sie nicht ab.
  • Wiederkehrende Aufgaben laufen gemäß dem Enddatum der letzten Wiederholung ab. Verfügt eine wiederkehrende Aufgabe über kein Enddatum, läuft sie nicht ab. Eine sich erneuernde Aufgabe (d. h. eine wiederkehrende Aufgabe, die sich eine bestimmte Zeit nach Abschluss der vorhergehenden Ausführung der Aufgabe erneuert) läuft nicht ab.

Verwaltung von Nachrichtendatensätzen in Exchange 2010

In Exchange 2010 wurde Verwaltung von Nachrichtendatensätzen 2.0 und das Aufbewahrungsrichtlinien-Framework eingeführt. Das Framework besteht aus Aufbewahrungstags und Aufbewahrungsrichtlinien. Aufbewahrungstags werden verwendet, um Aufbewahrungseinstellungen auf Nachrichten und Ordner anzuwenden. Bei einer Aufbewahrungsrichtlinie handelt es sich um eine Gruppe von Aufbewahrungstags, die auf das Postfach angewendet werden können. Die Verwendung des Worts "Aufbewahrung" in dieser MRM 2.0-Namenskonvention ist irreführend. Aufbewahrungstags können außer zur Steuerung des Zeitpunkts, an dem Elemente auslaufen und aus dem Postfach entfernt werden, auch verwendet werden, um zu steuern, wann Elemente in das Archiv verschoben werden.

In Exchange 2010 RTM, SP1 und SP2 bis SP2 RU3 bietet MRM 2.0 keine Unterstützung für die Zuweisung von Aufbewahrungstags direkt zu Kalender- und Aufgabenelementen oder zu den Kalender- und Aufgabenordnern. Viele von unseren Kunden haben uns auf die Notwendigkeit dieser Funktionalität hingewiesen und betrachten dies als Verlust im Vergleich zu früheren Exchange-Versionen.

Letztendlich gilt es Konformitätsanforderungen zu erfüllen. Wenn Kalender- und Aufgabenelemente aus dem Aufbewahrungsrichtlinien-Framework ausgeschlossen werden, bedeutet dies, dass Kunden mit geschäftlichen und/oder rechtlichen Konformitätsrichtlinien für die Verwaltung von Daten nicht gewährleisten können, dass die Anforderungen erfüllt werden.

Unterstützung für Kalender und Aufgaben in Exchange 2010 SP2 RU4 und höher

In Exchange 2010 SP2 RU4 haben wir die Aufbewahrungsrichtlinien um die Unterstützung für Kalender- und Aufgabenordner erweitert.

Wenn Sie gegenwärtig Aufbewahrungsrichtlinien verwenden oder deren Verwendung planen, hat dies wichtige Auswirkungen auf Ihre Nachrichtenumgebung.

  1. Seit Exchange 2010 SP2 RU4 können Administratoren Aufbewahrungstags über die Befehlszeile erstellen, die für standardmäßige Kalender- und Aufgabenordner verwendet wird. Die unterstützten Aufbewahrungsaktionen sind: DeleteAndAllowRecovery, PermantlyDelete, MarkAsPastRetentionLimit und MovetoArchive.
  2. Standardrichtlinientags (Default Policy Tags, DPTs) zum Verschieben oder Löschen von Elementen gelten nun für Kalender- und Aufgabenordner.

So laufen Kalender- und Aufgabenelemente ab

Kalender- und Aufgabenelemente unterscheiden sich von normalen Nachrichtenelementen. Wenn ein Kalender- oder Aufgabenelement gespeichert wird, wird das Element mit seinen spezifischen Eigenschaften markiert. Um zu gewährleisten, dass während einer automatische Speicherung keine Kollision (bzw. kein Konflikt) zwischen dem Postfachordner-Assistenten (Mailbox Folder Assistant, MFA) und der Zuweisung der Standardeigenschaften auftritt, verarbeitet der MFA Kalender- und Aufgabenelemente nicht sofort. Der Assistent verzögert die Verarbeitung von Kalender- und Aufgabenelemente 2 Stunden (basierend auf der Zeit der letzten Änderung des Elements; ist keine Zeit der letzten Änderung des Elements vorhanden, geschieht dies basierend auf der Zeit der Erstellung).

Anders als bei Nachrichtenelementen können Endbenutzer den Kalender- oder Aufgabenordnern bzw. Kalender- oder Aufgabenelementen keine verschiedenen Aufbewahrungstags zuweisen.. Anders ausgedrückt können Kalender- und Aufgabenaufbewahrungstags nur über den Administrator gesteuert werden.

Die folgende Logik wird zum Festlegen des Startdatums für den Ablauf oder das Verschieben ins Archiv für Kalenderelemente im Kalenderordner verwendet:

  1. Nicht wiederkehrende Kalenderelemente laufen basierend auf dem Enddatumdes Elements ab (oder werden ins Archiv verschoben).
  2. Wiederkehrende Kalenderelemente laufen basierend auf dem Enddatum der letzten Wiederholungab (oder werden ins Archiv verschoben). Wiederkehrende Kalenderelemente ohne ein Enddatum laufen weder ab, noch werden sie ins Archiv verschoben.
  3. Wird im Kalenderordner ein Element gefunden, das nicht über einen richtigen Elementtyp verfügt, wird es ignoriert (da es möglicherweise beschädigt ist).

Die folgende Logik wird zum Festlegen des Startdatums für den Ablauf oder das Verschieben ins Archiv für Kalenderelemente im Aufgabenordner verwendet:

  1. Nicht wiederkehrende Aufgaben:
    1. Eine nicht wiederkehrende Aufgabe läuft gemäß dem Empfangsdatum der Nachrichtab, wenn dieses vorhanden ist (oder wird ins Archiv verschoben).
    2. Verfügt eine nicht wiederkehrende Aufgabe über kein Empfangsdatum der Nachricht, läuft sie gemäß dem Datum der Nachrichtenerstellungab (oder wird ins Archiv verschoben).
    3. Verfügt eine nicht wiederkehrende Aufgabe weder über ein Empfangsdatum der Nachricht noch über ein Datum der Nachrichtenerstellung, läuft sie weder ab, noch wird sie ins Archiv verschoben.
  2. Wiederkehrende Aufgaben laufen gemäß dem Enddatum der letzten Wiederholungab (oder werden ins Archiv verschoben). Verfügt eine wiederkehrende Aufgabe über kein Enddatum, läuft sie nicht ab (und wird nicht ins Archiv verschoben).
  3. Eine sich erneuernde Aufgabe(d. h. eine wiederkehrende Aufgabe, die sich eine bestimmte Zeit nach Abschluss der vorhergehenden Ausführung der Aufgabe erneuert) läuft nicht ab (bzw. wird nicht ins Archiv verschoben).
  4. Wird im Aufgabenordner ein Element gefunden, das nicht über einen richtigen Elementtyp verfügt, wird es ignoriert (da es möglicherweise beschädigt ist).

Vor der Bereitstellung von Exchange 2010 SP2 RU4

Die Unterstützung für Kalender und Aufgaben in Exchange 2010 SP2 RU4 bedeutet, dass Sie mit diesem Updaterollup anders verfahren müssen. Wenn Sie keine Aufbewahrungsrichtlinien verwenden oder wenn es Ihnen nichts ausmacht, dass Kalender- und Aufgabenelemente basierend auf den DPT-Einstellungen automatisch ins Archiv verschoben oder gelöscht werden, brauchen Sie den Rest dieses Beitrags nicht zu lesen.

Wenn Sie jedoch über die Auswirkungen dieser neuen Funktionen auf Ihre Kalender- und Aufgabenelemente besorgt sind, können Sie die folgenden, vorübergehenden Umgehungsmöglichkeiten verwenden:

Wenn Sie möchten, dass Kalender- und Aufgabenelemente nie ablaufen, können Sie die in Exchange 2010 SP2 RU4 integrierte Funktion deaktivieren. Fügen Sie Ihren Postfachservern den folgenden Registrierungsschlüssel hinzu:

  • Path: HKLM\SYSTEM\CurrentControlSet\Services\MSExchangeMailboxAssistants\Parameters
  • Name: ELCAssistantCalendarTaskRetentionEnabled
  • Type: DWORD
  • Value: 0= Do not process Calendar and Task folders
  • Value: 1 = Process (default with RU4)

Wenn Sie möchten, dass Kalender- und Aufgabenordner in einem anderen Intervall als DPTs ablaufen, können Sie die folgenden Schritte ausführen:

  1. Halten Sie die Aufbewahrungszeit für alle Postfächer an.
  2. Wenden Sie Exchange 2010 SP2 RU4 auf Ihre Postfachserver an.
  3. Erstellen Sie RPTs für Kalender- und Aufgabenordnermit den gewünschten Aufbewahrungseinstellungen.
  4. Informieren Sie die Benutzer über die Änderung.
  5. Wenn Sie bereit sind, deaktivieren Sie das Anhalten der Aufbewahrungszeit für alle Postfächer.

Schlussbemerkung

Wir sind froh, dass wir dieses lange nachgefragte Feature in das Produkt integrieren konnten. Sollten Sie noch Fragen haben, kontaktieren Sie uns.

Ross Smith IV
Principal Program Manager
Exchange Customer Experience

Dies ist ein übersetzter Blogbeitrag. Den Originalartikel finden Sie unter Calendar and Tasks Retention Tag Support in Exchange 2010 SP2 RU4.