英文原文已於 2011 年 9 月 8 日星期四發佈

使用者會因為各種不同的原因而不在辦公室,有可能是度假、生病或因安息日不在公司,也有可能是請了一段時間的休假,或是因為商務旅行而到遠處,但是忘記設定自動回覆 (也稱為不在辦公室) 訊息或是 Exchange/Outlook 專用術語中的 OOF (可能為英文網頁)。因為您是 Exchange 管理員,所以有時會從使用者的經理處收到電子郵件,要求您設定該位使用者的 OOF。

在舊版 Exchange 中,您需要存取該名使用者的信箱才可進行此作業。「不在辦公室」訊息儲存在使用者信箱的非 IPM 樹狀結構中,同時還會有其他中繼資料。但若不存取該信箱,就無法修改其中的資料。管理員有兩種方式可以存取信箱:

  1. 為您自己授與使用者信箱的「完整存取」信箱權。
  2. 變更使用者的密碼,並以使用者身分登入。

上述任一選擇都可能相當危險。第一個選項會讓管理員能存取使用者信箱中的所有資料;而第二個選項會讓管理員能存取該使用者帳戶在公司內能存取的所有資料,並會將使用者鎖在自己的使用者帳戶之外 (因為發生問題的使用者已經不再知道帳戶密碼了)。

在 Exchange 2010 中,您可以設定使用者的自動回覆選項,而無須使用上述任一選項。您必須是具有郵件收件者使用者選項管理角色的角色群組成員。

使用 Exchange 控制台設定自動回覆選項

使用 ECP 設定自動回覆:

  1. [郵件] (Mail) > [選項] (Options) 中,選取 [其他使用者] (Another User) (預設值為 [我的組織] (My Organization))。

    圖 1:選取其他使用者

  2. 選取想要設定其自動回覆的使用者

  3. 在新的視窗中,確定使用者的名稱顯示在警示訊息中,然後按一下 [告訴別人您在休假] (Tell people you’re on vacation)

    圖 2:ECP 中管理其他使用者時,接近頁面頂端的警示會顯示您正在管理的使用者名稱

  4. [自動回覆] (Automatic Replies) 索引標籤,設定使用者的自動回覆選項 (請參閱螢幕擷��畫面)。

在 Exchange 2007 中,我們引進針對外部及內部收件者建立不同「不在辦公室」訊息的功能。您也可以在遠端網域設定中以使用者或遠端網域為單位,停用或啟用「不在辦公室」訊息。如需詳細資料,請參閱前一篇文章:Exchange Server 2007 不在辦公室 (OOF) (可能為英文網頁)

使用 Shell 設定自動回覆選項

此命令會排定 2011 年 9 月 8 日到 2011 年 9 月 15 日之間內部和外部的自動回覆:

Set-MailboxAutoReplyConfiguration bsuneja@e14labs.com –AutoReplyState Scheduled –StartTime “9/8/2011” –EndTime “9/15/2011” –ExternalMessage “External OOF message here” –InternalMessage “Internal OOF message here”

若要設定在停用 (即沒有排程) 之前皆傳送自動回覆,請將 AutoReplyState 參數設為啟用 ,且不要指定 StarTimeEndTime 參數。如需詳細的語法及參數說明,請參閱 Set-MailboxAutoReplyConfiguration

此命令會擷取信箱的自動回覆設定。

Get-MailboxAutoReplyConfiguration bsuneja@e14labs.com

此命令會停用為信箱設定的自動回覆:

Set-MailboxAutoReplyConfiguration bsuneja@e14labs.com –AutoReplyState Disabled –ExternalMessage $null –InternalMessage $null

Bharat Suneja

這是翻譯後的部落格文章。英文原文請參閱 Configure Automatic Replies for a user in Exchange 2010