原文发布于 2012 年 9 月 26 日(星期三)

Exchange 的就地归档对于许多组织而言是一种新的思维方式。技术观念的转变会滋生多种问题。一些是信任问题,另一些则是技术问题。我们希望回答多种问题并帮助您了解一些 Exchange 存档可满足的更高级的业务和合规性要求。

人们使用电子邮件存档的历史已超过十年,以帮助满足合规性、数据管理和电子数据展示需求。组织过去经常将数据传送到单独的库(内部的库或第三方服务),并表明我的合规性材料“已经存在”。这通常由运行在 Exchange 上的日记代理完成以获取传输中的邮件。遗憾的是,今天企业运营的方式与十年前有很大的不同。Exchange 中有价值的信息并非只存在于电子邮件中,而且还可能位于日历项目、联系人、任务、RSS 源等项目中。对您的 Exchange 数据进行日志记录对组织而言是不够的,借助 Exchange Server 2010 和 Exchange Online,我们将着手改变这种模式(该链接可能指向英文页面)。使用新的就地功能,我们将拓宽合规性平台的功能,同时简化最终用户和管理体验。

谈到合规性时,确保数据在未修改版本中不被篡改并且可以检索最为重要。过去,组织使用的是一写多读 (WORM) 存储。遗憾的是,写入这种媒体存在弊端。存储媒体可能丢失、损坏或者无法保存足够长的时间。这也增加了管理过程的难度。需要对媒体定期进行编录和销毁。通过 Exchange,组织可以利用就地保留(以前称为诉讼或合法保留)轻松获取相关数据。启用此功能不需要 IT 人员参与 – 可将其完全委派给您的合规部或 HR 人员。所有更改和编辑都会记录下来,并且内容将保留原样(该链接可能指向英文页面)。采用数据库可用性组技术,还可对其进行扩展以确保您具有数据的多个副本 – 进一步确保在您需要数据时即可获得数据。

管理组织中的大量电子邮件数据通常需要深思熟虑的规划。将数据放在单独的库中乍看之下似乎是为了减轻 Exchange 的压力。但是,信息工作者希望能够快速并轻松访问其所有电子邮件,而不仅仅是最近使用的项目。这些用户和管理员需要学习新的界面和管理工具,这意味着需要更多培训、产生更高成本并且会降低生产效率。最重要的是,管理这些第三方应用程序的存储的成本通常非常高昂。使用 Exchange,就地存档(以前称为个人存档或联机存档)可以存储此数据且此数据可由 Microsoft Outlook 和 Outlook Web App(您的用户日常使用的工具)访问。使用 Exchange,您还能够获得灵活性。组织可以选择将此数据保留在本地或云中。组织甚至能够使用 Exchange Online Archiving(该链接可能指向英文页面)(EOA) 仅将其就地存档保留在云中。

组织需要能够快速响应电子数据展示请求。Exchange 中提供了一个完全集成的工具集,可将数据置于就地保留状态并对数据进行展示。组织需要的所有工具都内置于用户已经在使用的工具中。Exchange 中的就地保留除了易于使用之外还有一些显著优点。它对用户可以是完全透明的,也可以对用户进行通知。此外,当项目处于保留状态时,将捕获所有内容(该链接可能指向英文页面)- 编辑、删除以及与项目关联的元数据 – 包括文件夹层次结构。一些组织需要在最短的时间内(30 天、7 年或更长时间)将用户的所有项目保留原样。为满足这些需求,Exchange 有一项称为滚动保留基于时间的就地保留的内置功能。对于不知道需要保留多长时间的组织,可将就地保留设置为没有过期日期 – 允许无限期保留项目。

使用 Exchange,接受委派的个人可以搜索大多数组织中存在的海量邮件传递数据。无需额外工具,即可使用 Exchange 在本机完成电子数据展示 – 您可以在本地、在 Exchange Online 中或者结合这两者从一个位置搜索各个邮箱。搜索可以通过使用易于使用的基于 Web 的界面来完成,或者对于具有更多技术知识的人员,可以通过 PowerShell 来完成。这些查询结果将显示给用户,以便他们可以根据需要微调这些结果。需要更清楚地了解特定用户行为的组织可以使用 Exchange 中的监督功能分析发送前和发送后的数据。为确保在电子邮件到达其目的地之前满足合规性,对特定电子邮件内容的裁决权可转交给主管、人力资源部或合规部主管,以允许他们接受或拒绝这些内容。在发送后,一些组织需要确保用户没有违反内部或法规要求。对于这些组织,电子数据展示功能可以搜索用户电子邮件的内容。此外,如果需要随机抽样,您可运行随机抽样工具(该链接可能指向英文页面)抽取一定比例的电子邮件进行查看。

将千兆字节或兆兆字节的数据或者更多数据从第三方存档解决方案迁移到 Exchange 的前景可能令人生畏。幸好,有多种方法可将数据从旧版解决方案中移至 Exchange 中。首先,您可将内容还原到邮箱(例如 Exchange Server 2003/2007),然后将其迁移至 Exchange Server 2010 或 Exchange Online。在此过程中,您需要确保具有足够的增量存储来管理变化的状态。另一种方法是将第三方存档数据导出到 .PST 文件。然后您可以使用基于 Exchange 的工具(即 PST Capturenew-mailboximportrequest)将 .PST 文件导入到用户的就地存档中。第三种方法是使用 Microsoft 合作伙伴提供的解决方案直接从第三方存档迁移至 Exchange 中的就地存档。

更多相关文档可在春季整理博客文章中找到:http://community.office365.com/en-us/blogs/office_365_technical_blog/archive/2012/04/06/spring-housecleaning.aspx(该链接可能指向英文页面)

Ankur Kothari

这是一篇本地化的博客文章。请访问 In-Place Archiving 以查看原文