原文发布于 2012 年 1 月 24 日(星期二)

我在有关本主题的上一篇文章中重点谈到,资源预订助理从不允许出现因定期会议请求所导致的重复预订一个资源房间日历的情况(请参阅自动处理含有冲突实例的定期会议请求(该链接可能指向英文页面))。

因为有时候管理员也许同意重复预订,所以我们提供了两种解决方法,我会做深入论述。另外,我还会介绍一个之前未曾提到的第三种解决方法:

1) 发送后续非定期会议请求来重复预订

相信您还记得,如果一个定期会议系列被接受,则组织者除了收到接受系列的电子邮件外,还会收到个别冲突通知电子邮件。组织者可以将那些拒绝实例的电子邮件作为参考,按照我们的第一种解决方法,发送额外的非定期会议请求来为每个拒绝实例重复预订目标资源房间。

此方法虽然费力,但能够准确控制资源被重复预订和未被重复预定的时间。

另一方面,假设管理员按照第二种解决方法,将控制权交给受信任的代理人而非资源预订助理,怎么办?代理人靠自身判断力,通过接受整个定期会议系列,允许所有定期会议冲突重复预订。事实也证明,代理人可以在接受此系列的同时,有选择地拒绝任何数量的冲突实例,助理则不能。问题是他们究竟怎样做,让我们来看一看:

2) 允许代理人重复预订资源

可以将资源邮箱上的请求策略配置为要求代理人控制解决定期会议请求实例冲突。但他们到底如何使用这种权力呢?这一过程看起来可能是怎样的,以及他们使用何种工具来执行它?完成这项任务的最佳功能就存在于 Outlook 2010 中。

让我们来看一个示例。假如我们有一个资源房间,称为“绿色房间”,由名为 Howard 的代理人管理。当收到请求使用绿色房间的会议请求时,Howard 接受它们并填写房间日历。目前,有一个会议预定于周三下午 2 点举行,另一个会议预定于随后的周四的下午 3 点举行。

现在一个新的定期会议请求(将“绿色房间”作为房间资源)发送给多个收件人。此房间的请求策略要求 Howard 批准所有会议请求,因此这个新请求将转发给他。我们看到定期会议请求有四个实例:周二至周四,每天下午 2:30 到下午 3:30。为了便于查看,Outlook 指出(用黄色突出显示,也在“日历预览”下显示),四个实例中有两个与现有约会冲突:

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如果 Howard 希望接受整个系列,并允许重复预订,他只需可以接受请求即可。但是,如果他想拒绝一个冲突,而允许另一个冲突怎么办?Howard 可以单击“冲突: 2”(Conflicts: 2) 旁的箭头,预览日历中所有冲突与现有约会重叠的区域。

他这样做后,看到第一个冲突与周三下午 2 点的“目录审查”(Catalog Review) 会议有关:

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第二个冲突与周四的“销售展示”(Sales Presentation) 会议有关:

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假设 Howard 想要拒绝周四的重复预订,而让周三的冲突能够预订,怎么办?要拒绝周四的实例,他只要双击转发的会议请求的“日历预览”部分中的项目即可。

该操作将打开“绿色房间”日历在该时间的视图。然后,Howard 可以右键单击想要拒绝的实例,转到“拒绝”(Decline) 菜单项,选择只拒绝此实例的选项:

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Howard 决定了要拒绝和要允许的实例后,只需返回到转发的原始会议请求,接受此系列即可。这会在保留手动拒绝的实例的同时,接受所有剩余的实例:

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代理人在这一领域的权力概括而言是:他们可以使用 Outlook 2010 中提供的冲突通知迅速拒绝(或接受)定期会议请求的单个实例。

3) 发送系列更新而不更改细节

还有第三种已知办法可以解决资源预订助理因定期会议请求而拒绝重复预订房间的问题。感谢我的同事 Patriciu Seliceanu 转发给我的来自一位客户的反馈,我们现在知道,会议组织者只需发送定期会议更新而不必更改任何细节。令人惊讶的结果是,以前被拒绝的冲突实例随后又被接受了。这种解决办法当然需要允许单实例会议请求有冲突,而在默认情况下,只要将日历处理设置的 AllowConflicts 属性设置为“True”就能启用此功能。

对定期会议进行的更新之所以有效,是因为每个收件人收到的不是另一个定期会议请求,而是每个个别实例的更新会议请求(无实际改动)。因为 Exchange 看到与上面解决方法 1 中基本相同的单实例会议请求,所以它允许为每个更新实例进行重复预订。与此列表的项目 1 中所需的步骤相比,这样做或许能省点力,比如,当冲突数目很高并且假定每个冲突都应重复预订时。

总而言之,有很多方法可以解决资源预订助理中固有的安全机制问题,从而防止定期会议请求重复预订一个资源邮箱。这些方法中最可靠、最强大的方法是超级代理人,他们有 Outlook 2010 在手,并且可以使用 Exchange 2010。但请注意,对于大多数情况,您甚至无需担心如何操作,因为在大多数情况下,默认行为是正确的选择。

感谢 Tom Kern 给予的帮助和建议,同时感谢 Patriciu Seliceanu 在方法 3 中为我提供的帮助。

Jesse Tedoff

这是一篇本地化的博客文章。请访问 Recurring Meeting Requests with Conflicting Instances 2: The Power of Delegates 以查看原文