Solicitações de reunião recorrente com instância em conflito 2: O Poder das Delegações

Artigo original publicado na terça-feira, 24 de janeiro de 2012

A principal lição da minha última publicação sobre esse tópico foi que o Assistente de Reserva de Recursos nunca permite a reserva dupla de um calendário de sala de recursos como resultado de uma solicitação de reunião recorrente (consulte Processamento automático das solicitações de reunião recorrente com instâncias em conflito).

Como há vezes que um administrador pode desejar permitir a reserva dupla, oferecemos duas soluções que gostaria de falar com um pouco mais de profundidade. Também gostaria de oferecer uma terceira que não foi mencionada antes:

1) Enviar solicitações de reunião não recorrentes de acompanhamento para reserva dupla

Lembre-se que se uma série de reuniões recorrentes é aceitada, as notificações de conflito individual serão enviadas por email para o organizador, além do email de aceitação para a série. O organizador pode usar os emails de instância rejeitada como referência após a primeira resolução, que seria usada para enviar solicitações de reunião não recorrente adicionais para a reserva dupla à sala de recurso destinada para cada instância rejeitada.

Este método, embora trabalhoso, permite um ótimo controle sobre quando um recurso é reservado duplamente e quando não é.

Por outro lado, suponha que um administrador siga a segunda resolução e oferece controle para um delegado confiável ao invés do Assistente de Reserva de Recursos? Um delegado possui a discrição de permitir todos os conflitos de reunião recorrente sejam reservados duplamente aceitando toda uma série de reuniões recorrentes. Um deletado também pode rejeitar seletivamente várias instâncias de conflito enquanto aceita a série, algo que o assistente não pode. A pergunta é sobre como exatamente eles podem fazer isso, portanto, vamos dar uma olhada:

2) Permitir que um delegado dobre os recursos de reserva

A política de solicitação em uma caixa de correio de recurso pode ser configurada para exigir o controle delegado sobre conflitos de instância de solicitações de reunião recorrente. Mas como exatamente eles usam esse poder? Como o processo se parece e quais ferramentas eles podem usar para executá-lo? A melhor funcionalidade para isso está no Outlook 2010.

Vamos dar um exemplo. Digamos que temos uma sala de recursos, chamada Sala Verde, que é gerenciada por um delegado chamado Howard. Conforme as solicitações de reunião da Sala Verde chegam, Howard as aceita para o calendário da sala. Atualmente, há uma reunião programada para as 14:00 horas na quarta-feira e outra para as 15:00 horas na terça-feira seguinte.

Agora, uma nova solicitação de reunião recorrente com a Sala Verde como o recurso de sala é enviado para vários destinatários. A política de solicitações da sala exige que Howard aprove todas as solicitações de reunião, para que esta nova seja encaminhada para ele. Vemos que a solicitação de reunião recorrente possui quatro instâncias, de terça à quinta, de 14:30 horas a 15:30 horas por dia. O Outlook aponta (destaca em amarelo e também abaixo no Modo de Exibição de Calendário) que dois das quatro instâncias estão em conflito com as reuniões existentes:

Se Howard desejar aceitar toda a série e permitir a reserva dupla, ele pode apenas aceitar tudo. Mas se ele deseja rejeitar um conflito e permitir o outro? Howard pode clicar na seta próximo à “Conflitos: 2” e ter uma exibição de cada área do calendário onde os conflitos se sobrepõe com uma reserva existente.

Ele faz isso e vê que o primeiro conflito é com a reunião da Revisão de Catálogo de quarta-feira às 14:00 horas:

A segunda é a reunião de Apresentação de Vendas na quinta-feira:

Vamos supor que Howard deseja rejeitar a reserva dupla na quinta-feira, mas permitir que o conflito de quarta-feira seja reservado. Para rejeitar a instância de quinta-feira, ele pode simplesmente clicar duas vezes no item da seção de Modo de Exibição de Calendário da solicitação de reunião encaminhada.

Essa ação abrirá uma exibição para aquela hora no calendário da Sala Verde. Howard pode clicar com o botão direito do mouse na instância que deseja rejeitar, ir para o item do menu Rejeitar e selecionar uma opção para rejeitar apenas essa ocorrência:

Agora que Howard determinou qual instância recusar e qual permitir, ele pode apenas voltar para a solicitação de reunião encaminhada original e aceitar a série. Isso aceitará todas as instâncias restantes enquanto preserva as instâncias rejeitadas manualmente:

Portanto, para resumir o poder de delegação nesta área, eles podem usar as notificações de conflito oferecidas no Outlook 2010 para rejeitar rapidamente (ou aceitar) as ocorrências individuais de uma solicitação de reunião recorrente.

3) Enviar uma atualização de série sem mudar os detalhes

Existe uma terceira forma conhecida de resolver a recusa do Assistente de Reserva de Recurso para reserva dupla de uma sala devido à solicitação de reunião recorrente. Graças aos comentários de um cliente transmitido para mim através do meu colega Patriciu Seliceanu, nós sabemos que um organizador de reunião pode apenas enviar uma atualização para uma reunião recorrente, mas sem alterar qualquer detalhe. O incrível resultado é que as instâncias em conflito rejeitadas anteriormente são aceitas. Esta resolução de curso exige que os conflitos sejam permitidos para solicitações de reuniões únicas, que por padrão está habilitado porque o atributo AllowConflicts está definido para "Verdadeiro" para configurações de processamento de calendário.

A atualização para a reunião recorrente funciona porque cada recipiente recebe não outra solicitação de reunião recorrente, mas uma atualização da solicitação de reunião (sem mudanças reais) para cada instância individual. Como o Exchange parece muito com as solicitações de reunião única do método de resolução 1 acima, permite a reserva dupla de cada instância atualizada. Isso pode ser um pouco mais trabalhoso do que as etapas exigidas no item 1 desta lista, quando o número de conflitos é muito alto e assumindo que cada conflito deve estar com reserva dupla.

Em conclusão, existem várias formas de resolver o mecanismo de segurança inerente ao Assistente de Reserva de Recursos evitando que a solicitação de reunião recorrente reserve duplamente uma caixa de correio de recurso. O mais robusto e poderoso entre estes é a delegação intrépida com o Outlook 2010 nas pontas de seus dedos e o Exchange 2010 prontamente. Observe que apesar da maioria dos casos, você não deve ser preocupar em fazer isso, pois o comportamento padrão é o correto.

Agradeço à Tom Kern por sua ajuda e conselhos e a Patriciu Seliceanu pelo método 3.

Jesse Tedoff

Essa é uma publicação localizada. Encontre o artigo original em Recurring Meeting Requests with Conflicting Instances 2: The Power of Delegates