Retenção e Retenção de Litígio no Exchange 2010
Artigo original publicado na terça-feira, 16 de agosto de 2011
No Exchange 2010, é possível colocar uma caixa de correio em retenção ou retenção legal. Mas as retenções servem para fins diferentes. É importante compreender a funcionalidade fornecida por cada uma.
Retenção: Como a página Gerenciamento de registros de mensagem no EMC sugere (veja Figura 1), a retenção é usada para parar a diretiva de retenção, o que significa que o Assistente de Pasta Gerenciada (MFA) não move ou exclui itens da caixa de correio. É geralmente usado quando um usuário não acessa a caixa de correio por um longo período, por exemplo, quando o usuário está de férias. Também é possível usar a retenção durante a fase inicial da implantação MRM e removê-la conforme os usuários se tornam mais confortáveis com a funcionalidade MRM.
Caso os usuários acessem sua caixa de correio quando estiver em retenção, eles podem observar que os itens não estão sendo excluídos ou movidos para arquivamento. O tamanho da caixa de correio aumenta conforme mais emails são acumulados e você poderá precisar aumentar as cotas da caixa de correio do usuário para garantir que o fluxo de correspondência de e para a caixa de correio não seja interrompido.
O proprietário da caixa de correio ou qualquer usuário (ou processo) com acesso a caixa de correio pode excluir mensagens quando a caixa de correio está em retenção. As mensagens excluídas não são tratadas de forma diferente quando uma caixa de correio está em retenção. Os itens excluídos são mantidos até o período de retenção do item excluído (14 dias por padrão) e então excluídos permanentemente. Veja a seção Retenção em Entendendo as marcas de retenção e as Diretivas de retenção para mais detalhes.
Ao colocar uma caixa de correio em retenção, é possível especificar uma data inicial e uma data final. Isto permite você configurar a retenção antecipadamente e concluir a retenção em uma data predeterminada. Conclusão: a retenção é uma atividade planejada, suspende as ações de mover ou excluir realizadas pelo MFA. Se você não implantou o recurso MRM (Marcas de retenção ou Pastas gerenciadas), a retenção é desnecessária.
Observação: Quando você ativar o arquivo em uma caixa de correio, o Arquivo padrão e Diretiva de retenção é aplicado automaticamente na caixa de correio, se ela não tiver uma diretiva de retenção.
Retenção de litígio: A Retenção de litígio, também conhecida como Retenção legal, é usada para preservar os itens da caixa de correio para descobrir antes e durante procedimentos legais, investigações ou eventos similares. O objetivo é preservar os itens da caixa de correio de modificação ou exclusão proposital ou acidental pelo proprietário da caixa de correio ou qualquer usuário com acesso a caixa de correio e também a exclusão automática pelos processos como o MFA. Diferentemente da retenção, não é possível configurar a retenção de litígio para uma data inicial e final especificada – ou está habilitada ou não. Até a retenção ser removida, itens excluídos não são removidos do banco de dados da caixa de correio. Se os itens da caixa de correio forem modificados, uma cópia do item original também é mantida. Elas são devolvidas em pesquisas Busca realizadas quando uma caixa de correio está em retenção de litígio. Veja Entendendo a Retenção de litígio para mais detalhes.
Quando você coloca uma caixa de correio em retenção de litígio, o Exchange também preenche as propriedades LitigationHoldDate e LitigationHoldOwner , que podem ser úteis para fins de busca. Observe que o administrador pode modificar ambas propriedades. Registro de auditoria do administrador é o melhor local para procurar uma trilha de auditoria confiável de ações administrativas.
Dica: É possível executar um relatório de retenção de litígio no Painel de controle do Exchange indo para Funções & Auditoria > Auditoria > Executar um relatório de retenção de litígio....
Cotas da caixa de correio para caixas de correio em retenção
Ambos os tipos de retenção resultarão em mais dados sendo armazenados em uma caixa de correio. Compreensivelmente, ambos podem exigir de alguns ajustes para cotas de armazenamento. As caixas de correio em retenção podem exigir cotas da caixa de correio maiores, por que o MFA não exclui itens ou os move para a caixa de correio de arquivo do usuário.
As caixas de correio em retenção de litígio não exige uma cota da caixa de correio maior, pois o usuário e o MFA continuam a excluir mensagens, que são retidas na pasta Itens recuperáveis/limpos até que a retenção seja removida. No Exchange 2010, os Itens recuperáveis não conta na cota de armazenamento da caixa de correio, pois possui sua própria cota. Para detalhes, veja Entendendo os Itens recuperáveis.
A 20 GB e 30 GB, a Cota de aviso dos itens recuperáveis e Cota de itens recuperáveis são definidos para padrões bastante altos. Dependendo de quanto tempo um usuário da caixa de correio está em retenção de litígio e o volume de emails que a caixa de correio recebe, a pasta Itens recuperáveis pode atingir seus limites de cota. É recomendado que você monitore o tamanho da pasta Itens recuperáveis para as caixas de correio em retenção de litígio.
Para verificar o tamanho da pasta Itens recuperáveis para todas as caixas de correio em retenção de litígio:
Get-Mailbox -ResultSize Unlimited -Filter {LitigationHoldEnabled -eq $true} | Get-MailboxFolderStatistics –FolderScope RecoverableItems | Format-Table Identity,FolderAndSubfolderSize -Auto
Se a pasta Itens recuperáveis está próxima do seu limite de cota, é possível aumentar a Cota de itens recuperáveis para a caixa de correio – a solução simples e também recomendada. Em alternativa, é possível usar Pesquisar-Caixa de correio para extrair as mensagens da pasta e armazená-las em outra caixa de correio. Veja Limpar a Pasta de itens recuperáveis para o procedimento etapa por etapa.
Este comando define a Cota de aviso dos itens recuperáveis e a Cota de itens recuperáveis de uma caixa de correio para 40 GB e 50 GB:
Set-Mailbox “Mailbox User” –RecoverableItemsWarningQuota 40GB –RecoverableItemsQuota 50GB
Observação: Uma caixa de correio de arquivos do usuário também possui uma pasta Itens recuperáveis. Embora os mesmos RecoverableItemsWarningQuota e RecoverableItemsQuota apliquem-se na caixa de correio de arquivo e primária, eles não são combinados, mas calculados separadamente (isto é, 30 GB para a caixa de correio primária e 30 GB para o arquivo, se habilitado).
Informando o usuário sobre a retenção de litígio ou retenção
Quando você coloca uma caixa de correio em retenção de litígio ou em retenção no Exchange 2010, é possível preencher o campo comentário usando o EMC ou o cmdlet Set-Mailbox . O comentário exibido na área Backstage do Outlook 2010 e pode ser usado para informar o usuário sobre a retenção. Também é possível incluir uma URL para diretivas de retenção internas ou outra documentação.
Figura 1: Colocando uma caixa de correio em retenção de litígio usando o EMC
Quando você coloca uma caixa de correio em retenção de litígio, o Exchange alerta que pode levar até 60 minutos para a mudança ser processada.
Figura 2: Aviso exibido ao colocar uma caixa de correio em retenção de litígio
Embora a retenção de litígio seja processada pelo Exchange naquele período, o comentário da retenção de litígio é exibido no Outlook 2010 até que o MFA tenha processado a caixa de correio. Dependendo do ciclo de trabalho do assistente, pode levar mais de 1 dia (a configuração do ciclo de trabalho padrão no Exchange 2010) para o comentário ser exibido no Outlook. Para fazer o comentário ser exibido antes, é possível iniciar manualmente o assistente na caixa de correio.
Start-ManagedFolderAssistant “Mailbox User”
Para que o assistente processo várias caixas de correio, você precisará redirecionar a saída do cmdlet Get-Mailbox, que pode usar filtros de destinatários para filtrar caixas de correio ou usar a associação do grupo de distribuição.
Além disso, o LitigationHoldEnabled, LitigationHoldDate e LitigationHoldOwner são propriedades filtráveis no Exchange 2010. Isto significa que você pode filtrar a saída Get-Mailbox usando estas propriedades e iniciar o MFA em todas as caixas de correio que você colocou em retenção de litígio em uma determinada data.
Este comando recupera todas as caixas de correio colocadas em retenção de litígio por Paul Singh após o dia 14/8/2010.
Get-Mailbox –Filter {LitigationHoldEnabled –eq $true –and LitigationHoldDate –gt “8/14/2010” –and LitigationHoldOwner “Paul Singh”} | ft Name,Litigation*
Após examinar a lista de caixas de correio devolvidas pelo comando acima, você pode iniciar o MFA para processá-las.
Get-Mailbox –Filter {LitigationHoldEnabled –eq $true –and LitigationHoldDate –gt “8/14/2010” –and LitigationHoldOwner “Paul Singh”} | Start-ManagedFolderAssistant
Após o Assistente de Pasta Gerenciada ter processado uma caixa de correio, o comentário retido é exibido no Outlook 2010. O usuário não precisa reiniciar o Outlook.
Figura 3: O comentário retido junto com qualquer link para mais informações, se configurado, é exibido para o usuário no Outlook 2010
O Exchange 2010 possui vários recursos para ajudar a cumprir as metas de conformidade da empresa. Para mais detalhes, veja Diretiva de mensagem e conformidadena documentação do Exchange 2010.
Esta é uma publicação localizada. Encontre o artigo original em Retention Hold and Litigation Hold in Exchange 2010