Evitar o arquivamento de itens em uma pasta padrão no Exchange 2010

Artigo original publicado na sexta-feira, 05 de agosto de 2011

No Exchange 2010, é possível usar as Diretivas de Retenção para gerenciar a retenção da mensagem. As Diretivas de Retenção consistem da exclusão de marcas, isto é, a marca de retenção com as ações Excluir e Permitir Recuperação , Excluir Permanentemente ou Marcas de arquivamento, isto é, a marca de retenção com a ação Mover para o Arquivo , que move os itens para a caixa de correio de arquivos do usuário.

Dependendo de como são aplicadas para os itens da caixa de correio, as marcas de retenção são categorizadas como os seguintes três tipos:

1. Marcas da Diretiva Padrão (DPTs), que aplicam-se a itens não marcados na caixa de correio – itens não marcados começam com itens que não possuem uma marca de retenção aplicada diretamente ou por herança de uma pasta pai. É possível criar três tipos de DPTs: um DPT de arquivo, um DPT de exclusão e um DPT para mensagens de voz.
2. Marcas da Diretiva de Retenção (RPTs), que são marcas de retenção com uma ação excluir, criada para pastas padrões como Caixa de Entrada e Itens Excluídos. Nem todas as pastas são suportadas. Você pode localizar uma tabela exibindo as pastas padrões suportadas pelas RPTs em Compreendendo as Marcas de Retenção e Diretivas de Retenção. Porém, as pastas Calendário, Tarefas e Contatos não são suportadas.
3. As Marcas Pessoaissão marcas de retenção que os usuários podem aplicar aos itens e pastas no Outlook 2010 e Outlook Web App. As marcas pessoais podem ser marcas de exclusão ou marcas de arquivamento. Elas são reproduzidas no Outlook 2010 e no OWA como Diretivas de retenção e Diretivas de arquivamento.

Para implementar as marcas de retenção, você as adiciona em uma diretiva de retenção e aplica a diretiva nos usuários da caixa de correio.

No Exchange 2010 SP1, nós adicionamos suporte para a pasta Observações. No Exchange 2010 RTM, os itens na pasta Observações não são processados. Após você atualizar para o SP1, se a diretiva de retenção do usuário não tiver um RPT para a pasta Observações, a DPT da diretiva do usuário será aplicada aos itens nesta pasta.

Em implantações existentes, seus usuários não podem ser usados para as observações que estão sendo movidas ou excluídas.

Para evitar que a DPT seja aplicada em uma pasta padrão, você pode criar uma RPT desativada para aquela pasta (ou desativar qualquer RPT existente para esta pasta). O Assistente de Pasta Gerenciada, um assistente da caixa de correio que processa itens da caixa de correio e aplica diretivas de retenção, não aplica a ação de retenção de uma marca desabilitada. Como o item/pasta ainda possui uma marca, não é considerada desmarcada e o DPT não é aplicado.

Figura 1: Criar uma Marca da Diretiva de Retenção desabilitada para a pasta padrão Observações para evitar que a Marca da Diretiva Padrão seja aplicada aos itens nesta pasta

Observação: Você pode criar uma RPT desabilitada para qualquer pasta padrão suportada.

Por que os itens na pasta Observação ainda estão arquivados?

Se você criar um RPT desabilitado para a pasta Observação, você verá que os itens nesta pasta não são excluídos, mas eles continuam a ser movidos para o arquivo? Por que isto ocorre? Como posso evitar?

É importante compreender que:

• Uma diretiva de retenção pode ter um DPT para arquivar itens e um DPT para excluir itens. Ambos aplicam-se a itens não marcados.
• As ações de mover e excluir excluem uma a outra. As pastas e mensagens da caixa de correio podem ter ambos os tipos de marcas aplicadas - uma marca de arquivar e uma marca de excluir. Não é uma ou outra.
• Se você criou um RPT desabilitado para a pasta Observações para não excluir itens, o DPT arquivar da caixa de correspondência ainda se aplicará e moverá itens.
• Quando fala-se em arquivar, existe apenas uma diretiva de arquivamento que os administradores podem impor – a DPT com a ação "Mover para o arquivo". Não é possível criar uma RPT com a ação "Mover para o arquivo". Isto é excluído usando a abordagem RPT desabilitada para evitar que os itens sejam movidos.
• Os usuários podem aplicar uma marca pessoal em uma pasta ou mensagens para mover itens antes ou depois da diretiva de arquivamento padrão para esta caixa de correio.

Como você evita que os itens em uma pasta padrão sejam arquivados?

Não há uma forma controlada pela administração de fazer isso, logo após remover o arquivo DPT de uma diretiva de retenção. Entretanto, remover o arquivo DTP resultará em mensagens não sendo movidas para o arquivo automaticamente, a não ser que o usuário aplique uma marca pessoal em mensagens ou pastas.

A solução alternativa é fazer os usuários aplicarem A marca pessoal Nunca mover para o arquivo (exibida como Nunca em Diretiva de Arquivo no Outlook/OWA) para uma pasta padrão. A marca está incluída no Arquivo Padrão e Diretiva de Retenção criada pelo Exchange Setup. Também é possível adicionar esta marca para qualquer Diretiva de Retenção criada.

Figura 2: Os usuários podem aplicar a diretiva de arquivo Nunca em uma pasta padrão para evitar que os itens nesta pasta sejam arquivados

Observação: Não é possível usar o Outlook 2010 para aplicar uma diretiva de arquivamento para a pasta padrão Observações ou itens de observações individuais. Os usuários que desejam aplicar uma diretiva de arquivo na pasta devem usar OWA.

Bharat Suneja

Esta é uma publicação localizada. Encontre o artigo original em Prevent archiving of items in a default folder in Exchange 2010