Artigo original publicado na quarta-feira, 26 de setembro de 2012

Arquivamento local com Exchange é um novo paradigma de pensamento em várias organizações. Mudanças na tecnologia produziram uma variedade de perguntas. Algumas são perguntas de confiança e outras são perguntas de tecnologia. Esperamos responder várias destas perguntas e ajudar você a explorar alguns dos requisitos de conformidade e negócios mais avançados que o arquivamento do Exchange pode atender para você.

Pessoas usaram arquivamento de email por mais de uma década para ajudar a atender suas necessidades de conformidade, gerenciamento de dados e eDiscovery. As organizações estão acostumadas a enviar dados para repositórios separados, localmente ou para um serviço de terceiros, e dizer que minhas coisas confiáveis estão "logo ali". Isto é realmente realizado com um agente de programação que funciona no Exchange para capturar mensagens em transporte. Infelizmente, a forma que os negócios funcionam hoje é muito diferente de uma década atrás. Informações valiosas no Exchange estão não apenas no email, mas também pode estar nos itens de calendário, contatos, tarefas, RSS feeds ou mais. A programação dos seus dados do Exchange não é suficiente para as organizações e com o Exchange Server 2010 e Exchange Online definimos a mudança do modelo. Com as novas capacidades locais, ampliamos as capacidades de uma plataforma de conformidade, enquanto simplificamos a experiência administrativa e do usuário final. 

Quando falamos em conformidade, garantir que os dados não sejam adulterados e possam ser recuperados em uma versão não modificada é soberano. Historicamente, as organizações usaram o armazenamento Write Once Read Many (WORM). Infelizmente, a gravar em uma mídia como esta tem desvantagens. A mídia de armazenamento pode ser perdida, quebrada ou não sobreviver pela duração necessária. Também adiciona um desafio ao processo administrativo.  A mídia precisa ser catalogada e destruída regularmente. Com o Exchange, as organizações podem utilizar a Retenção Local (anteriormente conhecida como retenção jurídica ou de litígio) para capturar facilmente os dados que são relevantes. Habilitar isso não exige envolvimento de TI - pode ser realizado completamente por você ou pelas pessoas do RH. Todas as mudanças e edições são capturadas e o conteúdo do mantido sem mudanças. Com a tecnologia do Grupo de Disponibilidade do Banco de Dados, isto também pode ser expandido para garantir que você tenha várias cópias dos dados – ajudando ainda mais a garantir que seus dados estejam lá quando você precisar.

Gerenciar o volume de dados de email comuns em uma organização envolve planejamento cuidadoso. Colocar os dados em um repositório separado seria, a primeira vista, para diminuir a pressão do Exchange. No entanto, os trabalhadores de informação desejam poder acessar todo seu email – não apenas os itens recentes com facilidade e velocidade. Estes usuários e administradores desejam aprender novas ferramentas de gerenciamento e interface - que exige mais treinamento, custo e produtividade perdida. Além disso, o gerenciamento de armazenamento destes aplicativos de terceirosé geralmente caro. Com o Exchange, um Arquivamento Local (anteriormente conhecido como Arquivo Pessoal ou Arquivo Online) pode armazenar estes dados e pode ser acessado pelo Microsoft Outlook e Outlook Web App – ferramentas que seus usuários utilizam diariamente. Com o Exchange, você também pode habilitar a flexibilidade. As organizações podem escolher manter estes dados localmente ou na nuvem. As organizações possuem também a capacidade de manter apenas seu Arquivo Local na nuvem com o Exchange Online Archiving (EOA).

As organizações precisam responder solicitações de eDiscovery rapidamente. Com o Exchange há um conjunto de ferramentas totalmente integrado para colocar dados em Retenção Local e descobri-los. Todas as ferramentas que uma organização precisa estão integradas em ferramentas que os usuários já estão usando. A Retenção Local no Exchange possui ótimos benefícios além da facilidade de uso. Pode ser totalmente transparente para os usuários ou eles podem ser notificados. Além disso, quando os itens estão em retenção, tudo é capturado - edições, exclusões e metadados associados com um item – incluindo a hierarquia de pastas. Algumas organizações têm a necessidade de preservar tudo do usuário por um período de tempo mínimo (pode ser 30 dias, 7 anos ou mais). Para atender estas necessidades, o Exchange possui uma capacidade integrada conhecida como retenção contínua ou Retenção Local Baseada em Tempo. Para organizações que não sabem quanto tempo a preservação será necessária, a Retenção Local pode ser definida sem vencimento – permitindo que os itens sejam mantidos por um período infinito.

Com o Exchange, indivíduos representantes podem pesquisar em um oceano de dados de mensagem existente na maioria das organizações. Nenhuma ferramenta extra é necessária, o eDiscovery pode ser feito localmente com o Exchange – é possível pesquisar entre caixas de correio locais, no Exchange Online ou em uma mistura dos dois em um único local. As pesquisas podem ser realizadas utilizando uma interface baseada na Web simplificada ou, para colegas mais avançados, através do PowerShell. Estes resultados da consulta são mostrados para o usuário – para que ele possa simplificar conforme necessário. As organizações que precisam de mais visibilidade no comportamento de um usuário específico, podem utilizar recursos de supervisão no Exchange para analisar os dados antes e após o envio. Para garantir que a conformidade é atendida antes de um email atingir seu destino, a moderação de um conteúdo de email específico pode ser encaminhada para um supervisor, para os recursos humanos ou gerente de conformidade para permitir a aceitação ou rejeição. Após o envio, algumas organizações precisam garantir que os usuários não estejam violando qualquer requisito interno ou regulatório. Para estes, as capacidades do eDiscovery podem pesquisar o conteúdo de email de um usuário. Além disso, se uma amostra aleatória é necessária, é possível executar a ferramenta de amostra aleatória para obter uma porcentagem de email para revisão.

A previsão de migrar gigabytes, terabytes ou mais dados para o Exchange de uma solução de arquivamento de terceirospode ser assustadora. Felizmente, há várias formas de enviar os dados da solução herdada para o Exchange. Primeiro, é possível restaurar o conteúdo em uma caixa de correio (por exemplo, Exchange Server 2003/2007) e migrar para o Exchange Server 2010 ou Exchange Online. Neste processo, você precisará garantir que possui armazenamento delta suficiente para gerenciar o estado de troca. Uma segunda abordagem é exportar os dados de arquivo de terceirospara arquivos .PST. É possível importar os arquivos .PST em um Arquivo Local do usuário utilizando ferramentas baseadas em Exchange, chamadas Captura de PST e new-mailboximportrequest. Uma terceira abordagem é usar uma solução dos parceiros da Microsoft para migrar diretamente do arquivo de terceiros para um Arquivo Local no Exchange.

Uma variedade de documentos está disponível na publicação do blog limpeza de primavera: http://community.office365.com/en-us/blogs/office_365_technical_blog/archive/2012/04/06/spring-housecleaning.aspx

Ankur Kothari

Esta é uma publicação traduzida. Encontre o artigo original em In-Place Archiving