Artigo original publicado na quinta-feira, dia 23 de agosto de 2012
Uma caixa de correio do site integra emails do Exchange e documentos do SharePoint. Para os usuários, uma caixa de correio do site serve como um recurso de arquivamento central, proporcionando um local para arquivar emails e documentos do projeto, que só podem ser acessados e editados por membros do site.
Quando um membro do projeto arquiva emails ou documentos usando a caixa de correio do site, todos os membros do projeto podem acessar o conteúdo. As caixas de correio do site são exibidas no Outlook 2013 e proporcionam aos usuários acesso fácil a emails e documentos de projetos importantes. Além disso, o mesmo conjunto de conteúdo pode ser acessado diretamente no site do SharePoint (no novo Exchange, as caixas de correio do site não estão disponíveis no Outlook Web App).
Por trás de uma caixa de correio do site, o conteúdo é mantido no local ao qual pertence. O Exchange armazena os emails, proporcionando aos usuários o mesmo modo de exibição de mensagens para conversas por email que eles usam todos os dias em suas próprias caixas de correio. Enquanto isso, o SharePoint armazena os documentos, trazendo à tona a coautoria e a criação de versões. O Exchange sincroniza apenas uma quantidade de metadados no SharePoint suficiente para criar o modo de exibição de documentos no Outlook (por exemplo, título do documento, data da última modificação, autor da última modificação, tamanho).
As políticas de conformidade são aplicadas no nível de caixa de correio do site e são transparentes aos usuários, agregando valor em segundo plano e preservando a produtividade dos usuários.
Figura 1: arquitetura das caixas de correio do site
Com as caixas de correio do site no Outlook, o arquivamento de emails ou documentos no espaço compartilhado do projeto é tão simples quanto arrastar o email, documento ou anexo até a caixa de correio do site. O acesso a emails ou documentos é tão fácil quanto clicar duas vezes no item e abri-lo. Como resultado, o arquivamento e acesso aos emails e documentos do projeto se encaixa de forma natural aos fluxos de trabalho existentes dos usuários no Outlook.
Essa integração com ferramentas e fluxos de trabalho existentes facilita a utilização de repositórios compartilhados da equipe no momento de colaborar em entregas da equipe, evitando alternativas como unidades locais ou anexos de emails. Isso leva ao aumento da participação dos usuários e do valor do usuário final de sistemas corporativos de ECM (Gerenciamento de Conteúdo Corporativo), além de garantir que o conteúdo essencial seja transferido de repositórios pessoais não gerenciados para repositórios corporativos gerenciados e em conformidade.
Figura 2: arquivando um anexo de email no SharePoint
Uma das necessidades essenciais dos clientes é obter acesso a emails e documentos dos projetos de forma conjunta e com contexto, sejam do cliente do Outlook ou do SharePoint.
As caixas de correio do site proporcionam essa integração no nível da interface do usuário, armazenando o conteúdo em repositórios otimizados (Exchange para emails e SharePoint para documentos).
Figura 3: modo de exibição de documentos da caixa de correio do site no Outlook
Figura 4: modo de exibição de emails da caixa de correio do site no SharePoint
Nas empresas, os sites do SharePoint são normalmente criados por meio de processos centrais que também adicionam os usuários corretos ao site do SharePoint. Como parte do processo de provisionamento, uma caixa de correio do site também pode ser configurada para o site.
O novo SharePoint também permite que os usuários finais criem seus próprios sites do SharePoint com muito mais facilidade. Para integrar emails compartilhados a um novo site, os usuários só precisam usar o aplicativo Caixa de Correio do Site no site.
As caixas de correio do site podem fazer parte dos escopos de pesquisa de descoberta eletrônica e, como resultado, os emails e documentos podem ser colocados sob retenção legal. A retenção da caixa de correio do site é definida no nível da caixa por meio da configuração de uma política de ciclo de vida no site do SharePoint. Após sua definição em um site, a caixa de correio do site também seguirá a política.
Figura 5: iniciando um novo site do SharePoint com política de ciclo de vida
Figura 6: instalando o aplicativo Caixa de Correio do Site no novo site
Há muitas funcionalidades nas caixas de correio do site que ajudarão os usuários a obter o máximo de valor de suas caixas. Veja uma breve lista com alguns de nossos elementos favoritos, que você pode testar ao usar caixas de correio do site no Outlook 2013:
Um modo fácil de garantir que uma cópia de uma discussão importante seja automaticamente mantida na caixa de correio do site é adicionar o endereço de email da caixa à sequência.
Quando os documentos são armazenados no site do SharePoint, é importante manter as edições futuras focadas em relação á cópia oficial. A caixa de correio do site oferece um modo simples de compartilhar o link para um documento usando o gesto "encaminhar".
Encaminhar um documento é legal, mas que tal compartilhar vários documentos com a equipe para revisão e comentários? Basta arrastar e soltar vários documentos em uma mensagem de email e os links para cada um dos documentos serão inseridos automaticamente na mensagem.
Você usa o recurso Favoritos do Outlook para ter acesso fácil às pastas mais usadas? Então, você ficará feliz em saber que também é possível usar as caixas de correio do site com os Favoritos. Clique com o botão direito em uma pasta na caixa de correio do site e selecione "Mostrar nos Favoritos" para adicioná-la facilmente à lista de Favoritos. E se você tiver duas pastas nos Favoritos com o mesmo nome (como pastas Documentos de duas caixas de correio do site), o Outlook anexa automaticamente as caixas de correio às quais essas pastas pertencem, de modo que você consiga distingui-las.
Nem sempre é fácil manter o controle dos URLs de todos os sites do SharePoint com os quais você está trabalhando. Clique com o botão direito na pasta de documentos da caixa de correio do site para abrir rapidamente o site do SharePoint vinculado.
Após a conclusão de um projeto, é preciso manter o conteúdo, mas talvez você não precise que a caixa de correio do site continue aparecendo no Outlook. Você pode clicar com o botão direito na caixa de correio do site e "Fechar" essa caixa para removê-la do modo de exibição do Outlook. Você acha que precisará dela novamente? Basta trazê-la de volta a qualquer momento por meio da opção "Gerenciar Todas as Caixas de Correio do Site" ao clicar com o botão direito em sua caixa de correio pessoal.
Caso deseje ver uma lista com todas as caixas de correio do site das quais seja membro ou proprietário, basta clicar com o botão direito em sua caixa de correio pessoal. Selecionando "Gerenciar Todas as Caixas de Correio do Site", você será direcionado para uma lista com todas as caixas de correio do site. Assim, será possível fixar ou desafixar caixas de correio do site no modo de exibição do Outlook a partir daí.
Há algumas coisas que você precisa saber ao testar caixas de correio do site no Office 365 Customer Preview:
Todo o acesso à caixa de correio do site é gerenciado pelo site do SharePoint. A caixa de correio do site adicionará automaticamente os usuários individuais nos grupos padrão de proprietários e membros do site à lista de membros da caixa. Nenhum outro grupo do site do SharePoint (por exemplo, Visitantes) será adicionado. A caixa de correio do site só aceitará usuários individuais. Os grupos de segurança nos grupo de proprietários ou membros do site não serão adicionados.
Com relação aos documentos, a caixa de correio do site sincronizará documentos de qualquer biblioteca de documentos fixada ao menu Início Rápido do site do SharePoint. Em seguida, esses documentos ficarão visíveis aos usuários que estejam visualizando a caixa de correio do site no Outlook 2013. As listas ou bibliotecas de documentos no SharePoint que não estejam fixados ao menu Início Rápido do site não serão sincronizadas.
Para grupos de pessoas que estão trabalhando juntas em um conjunto compartilhado de entregas. Elas desejam manter emails e documentos importantes em um local.
O escopo do conteúdo é um projeto específico no qual uma pequena equipe esteja trabalhando. Desse modo, todo o conteúdo na caixa de correio é altamente relevante para os membros da equipe.
O usuário não verá uma caixa de correio do site no cliente do Outlook a menos que seja proprietário ou membro dessa caixa.
Um grupo de pessoas está trabalhando em nome de uma entidade virtual (por exemplo, help@contoso.com). Eles estão fazendo a triagem de emails recebidos em relação a uma caixa de entrada compartilhada e respondendo em nome da entidade virtual.
A colaboração integrada de documentos não é um requisito para este cenário.
Normalmente, os usuários só fazem isso para uma caixa de correio compartilhada, e a caixa é adicionada manualmente ao perfil de Outlook do usuário.
As pastas públicas contêm todo o conhecimento compartilhado por email em uma organização.
As pastas públicas constituem uma excelente tecnologia para arquivamento de grupos de distribuição (DG). Uma pasta pública pode ser habilitada para emails e adicionada ao DG. Os emails enviados ao DG serão automaticamente adicionados à pasta pública para referência futura.
Os documentos não devem ser armazenados em pastas públicas, pois elas não oferecem suporte à coautoria ou ao gerenciamento de versões como o SharePoint.
O grupos de distribuição não constituem realmente um repositório compartilhado no Exchange. Eles são um modo de enviar emails para um conjunto definido de pessoas, como emails enviados às caixas de entrada dos usuários para triagem.
Como os grupos de distribuição destinam-se a enviar emails às caixas de entrada das pessoas e as caixas de correio do site constituem um recurso de armazenamento compartilhado cuja triagem não precisa ser realizada diariamente pelos usuários, uma opção é usar um grupo de distribuição e uma caixa de correio do site para um projeto. Adicionando a caixa de correio do site ao grupo de distribuição, é possível garantir que, quando o grupo de distribuição receber uma mensagem, ela chegue à caixa de entrada de cada membro da equipe para triagem e, além disso, seja enviada uma cópia da comunicação à caixa de correio do site, mantendo-a ali para a equipe.
Alfons Staerk, Andrew Friedman
Este é um post localizado. O artigo original está em Site Mailboxes in the new Office
Artigo original publicado na terça-feira, dia 28 de agosto de 2012
O Exchange 2010 SP2 RU1 continha uma correção para um problema relacionado à recuperação de espaço de banco de dados. Parece haver alguma confusão a respeito dessa questão. Por isso, gostaria de explicar qual era o problema, dizer qual é a correção e falar a respeito das expectativas quanto ao uso de itens stub de produtos de terceiros no banco de dados (stubbing é o processo pelo qual uma mensagem é substituída por um objeto de ponteiro e a versão original é armazenada em um repositório externo).
No Exchange 2010, descobrimos que o espaço do banco de dados não estava sendo recuperado em vários cenários em que os itens eram excluídos permanentemente (quando o item é removido do repositório). Isso inclui cenários de arquivamento em que os itens são excluídos em massa com base na data, cenários de stubbing em que anexos são excluídos e outros cenários como caixas de correio de diários e replicação de pastas públicas. Esse problema afetou uma ampla gama de clientes e estava no modo de funcionamento da exclusão de itens.
Normalmente, o Exchange 2010 tentará limpar a linha de um item excluído alguns minutos após a exclusão permanente do item. Porém, a limpeza falhará se algum elemento ainda tiver referências ao item abertas. Veja, por exemplo, alguns cenários possíveis em que a limpeza falhará: indexação de conteúdo indexando uma mensagem, um cliente separado lendo a mensagem, etc. Se algum elemento tiver referências abertas, a limpeza falhará. Antes da correção, se a limpeza falhasse neste ponto, o espaço era efetivamente perdido e não podia ser recuperado sem mover a caixa de correio.
No fim das contas, referências pendentes de mensagens excluídas são particularmente comuns em caixas de correio de diários ou quando são usados softwares de arquivamento de terceiros. Por isso, a grande maioria dos clientes que passou por esse problema o associou a um desses dois cenários. Porém, tecnicamente, qualquer cliente pode manter uma referência aberta e evitar a limpeza de um item.
A correção incluída no SP2 RU1 corrige o problema por meio da adição de um mecanismo de novas tentativas de limpeza. Se a limpeza falhar em função de ainda haver uma referência aberta, o repositório realizará novas tentativas periódicas até obter êxito.
Stubbing refere-se a um processo em que um produto de arquivamento de terceiros pega uma mensagem grande e a transforma em um item menor (ou stub). Normalmente, ele faz isso excluindo os anexos e modificando o corpo da mensagem, de modo que fique menor.
Como o processo de stubbing exclui anexos, ele pode ser afetado por esse problema, pois os anexos excluídos podem gerar falhas de limpeza em função de referências abertas. Porém, tirando esse fato, o problema nunca foi realmente relacionado a stubbing.
O Repositório de Informações do Exchange mudou muito ao longo dos anos. Porém, mesmo no Exchange 2003 e 2007, o processo de stubbing não resultava em bancos de dados consideravelmente maiores do que o esperado ao adicionar os tamanhos das caixas de correio. Isso ocorria principalmente em função de dois tipos de sobrecarga.
O primeiro tipo de sobrecarga refere-se a propriedades que simplesmente não fazem diferença em relação ao tamanho da mensagem. Quando você observa o tamanho de uma mensagem no Outlook, ele não é o tamanho total de todos os dados armazenados pelo Exchange para a mensagem. Armazenamos certas propriedades que não são perceptíveis ao usuário e não refletem no tamanho da mensagem. Elas podem ser propriedades documentadas publicamente, como PR_URL_NAME, ou outras propriedades internas que os clientes não podem acessar.
O segundo tipo de sobrecarga é a fragmentação de páginas. O tamanho das páginas do banco de dados mudou ao longo dos anos, de 4 KB no Exchange 2003, para 8 KB no Exchange 2007, para 32 KB no Exchange 2010. Cada registro no banco de dados deve ser organizado nessas páginas e, dependendo da eficiência desse processo, ainda sobrará espaço na página. Isso é a fragmentação de páginas, que resulta em espaços vazios que não podem ser recuperados pela manutenção do banco de dados. As páginas com tamanhos maiores das versões mais recentes do Exchange facilitam a organização de vários itens pequenos em apenas uma página, resultando em menos fragmentação. Porém, sempre haverá um certo nível de fragmentação.
Normalmente, a quantidade de sobrecarga não muda muito entre as mensagens. Uma mensagem pequena trará tanta sobrecarga quanto uma grande. Por esse motivo, quando você preenche um banco de dados com itens pequenos, a sobrecarga fica muito mais aparente.
Por exemplo, considere um cenário em que você preencheu um banco de dados com itens de 1 MB, e todos possuem 1 KB de sobrecarga. Isso significa que seu banco de dados tem uma sobrecarga de 0,09%, em média. Agora, digamos, que você realiza stubbing de todos os itens no banco de dados, reduzindo-os a um tamanho de 4 KB. De repente, aquela sobrecarga de 1 KB fica muito mais visível, ocupando 25% do banco de dados. Certa vez, produzi pessoalmente um banco de dados do Exchange 2003 com sobrecarga de 70%, preenchendo-o com itens minúsculos e realizando stubbing da coisa toda.
No Exchange 2010, há um fator adicional que pode afetar a recuperação de espaço de stubbing: a alteração no design do banco de dados.
O Exchange 2010 fez um grande progresso na redução do IOPS do banco de dados. Grande parte disso foi possível porque eliminamos o antigo processo de desfragmentação online, que causava uma agitação agressiva no banco de dados todas as noites e movia os elementos para otimizar o espaço. No Exchange 2010, estamos muito mais focados em armazenar o conteúdo das caixas de correio em páginas contíguas para reduzir a E/S, mesmo que isso signifique termos espaços não utilizados aqui ou ali. Em outras palavras, a intenção do Exchange 2010 simplesmente não é recuperar espaço de forma agressiva quando uma mensagem encolhe repentinamente. É um cenário que minimizamos na arquitetura para aprimorar a E/S. Para obter mais informações sobre as alterações de manutenção, consulte o tópico sobre manutenção de bancos de dados no Exchange 2010.
Isso significa que não é possível economizar espaço por meio de stubbing? Não necessariamente. Normalmente, os produtos de stubbing excluem anexos; por isso, esperamos que o espaço seja liberado. E, embora não tenha sido desenvolvido para isso, o Exchange 2010 libera um pouco de espaço mesmo quando o processo de stubbing é realizado com itens sem anexos.
Porém, como isso não faz parte do design do Exchange 2010, não podemos dizer o que esperar em relação à quantidade de espaço liberado usando arquivamento por stub. Qualquer expectativa em relação a isso deve vir de testes próprios ou de dados fornecidos por fornecedores de software de arquivamento.
Em outras palavras, não podemos fazer declarações a respeito da recuperação de espaço quando um item é modificado para tornar suas propriedades menores do que antes. Se a modificação de um item para torná-lo menor não liberar espaço, considere como sendo uma consequência do design do Exchange 2010. Como sempre, com a investigação de suporte de problemas de espaço dos bancos de dados provenientes da utilização de produtos de terceiros, poderemos indicá-lo à empresa específica para suporte caso o Exchange deva funcionar em função de seu design.
O Exchange 2010 SP2 RU1 incluía uma correção que ajuda os clientes a fazer qualquer tipo de arquivamento, stubbing ou outras atividades, pois ela faz com que a limpeza de itens excluídos permanentemente funcione de forma confiável. Porém, qualquer economia de espaço em disco esperada proveniente de stubbing deve ser validada por você e pelo fornecedor de software de arquivamento. Na hora de provisionar seu armazenamento, sugerimos que você siga as orientações publicadas (que incluem o aproveitamento de caixas de correio grandes, de modo que você não precise depender de soluções de arquivamento de terceiros) e as ferramentas da Microsoft para garantir que haja espaço adequado para os dados do Exchange.
Bill Long
Este é um post localizado. O artigo original está em Exchange, Stubbing, and Database Space Reclamation
Artigo original publicado na terça-feira, 31 de agosto de 2012
Dando sequência a nosso último artigo, que mostrava o novo Centro de Administração do Exchange (EAC), veremos como o novo EAC facilita muito o gerenciamento de implantações do Exchange com várias florestas.
Conforme descrito no tópico sobre implantação do Exchange 2010 em uma topologia entre florestas, o Exchange Server 2010 pode ser implantado em uma topologia entre florestas ou de floresta de recursos. Neste artigo, adotaremos a mesma abordagem para implantar uma topologia de floresta de recursos com o novo Exchange.
Primeiro, iremos configurar um ambiente de floresta de recursos, conforme mostrado a seguir, com uma configuração de confiança de floresta unidirecional, de modo que a Floresta B confie na Floresta A.
Figura 1: Layout de uma topologia do Exchange de floresta de recursos
A Floresta A é a floresta de contas, onde todas as contas de usuários são provisionadas. Ela não tem servidores do Exchange instalados. A Floresta B é a floresta de recursos. Ela possui o Exchange Server 2013 instalado e caixas de correio vinculadas para cada conta de usuário da Floresta A. A Floresta B não tem contas de usuários provisionadas.
Em um ambiente de laboratório, temos um usuário, John Doe, configurado na Floresta A. Agora, queremos que John Doe seja um administrador do Exchange. Para isso, precisamos garantir que ele tenha o Controle de Acesso Baseado em Função (RBAC) adequado na floresta de recursos do Exchange. Como estamos lidando com um ambiente com várias florestas, há dois modos de configurar o RBAC, e tentaremos ambos:
É possível que você já tenha usuários configurados em uma floresta de contas. A configuração desses usuários como caixas de correio vinculadas estabelece a presença deles na floresta de recursos do Exchange. Adicionando essas caixas de correio vinculadas aos grupos de funções existentes do RBAC os usuários associados tornam-se efetivamente administradores do Exchange.
Na figura a seguir, a conta de usuário de John Doe está configurada na floresta de contas. Usando o EAC, um administrador do Exchange pode criar uma caixa de correio vinculada para ele, conforme mostrado a seguir.
Figura 2: John Doe configurou uma caixa de correio vinculada.
A caixa de correio de John pode ser adicionada a qualquer um dos grupos de funções administrativas do RBAC incorporados, tornando-o um administrador do Exchange. Na captura de tela a seguir, John tornou-se membro do grupo de funções incorporado Gerenciamento da Organização.
Figura 3: John Doe foi adicionado como membro do grupo de funções Gerenciamento da Organização.
Agora, vamos tentar fazer login no EAC como o próprio John. Ele deverá ter privilégios administrativos do Exchange, e é isso que veremos a seguir.
Figura 4: fazendo login no EAC como John Doe, configurado como uma caixa de correio vinculada, e como membro do grupo de funções Gerenciamento da Organização.
Os grupos de funções vinculados são essencialmente grupos de funções, porém, vinculados por meio de um Grupo de Segurança Universal (USG) em um limite da floresta. Desse modo, os membros desse USG tornam-se efetivamente membros dos grupos de funções vinculados. Isso significa que se John Doe for um membro desse USG, ele automaticamente obterá todas as permissões do RBAC em uma floresta de recursos do Exchange por meio dos grupos de funções vinculados. Esses grupos, então, possibilitam que um pequeno conjunto de USGs em uma floresta da conta gerencie várias topologias complexas de florestas do Exchange.
Para demonstrar isso, faremos o seguinte:
$accountForestCredential = Get-Credential $OrgMgmt = Get-RoleGroup "Gerenciamento da Organização" New-RoleGroup "Gerenciamento da Organização - Vinculado" -LinkedForeignGroup "AdminSG" -LinkedDomainController bjex062.extest.microsoft.com -LinkedCredential $accountForestCredential -Roles $OrgMgmt.Roles Get-ManagementRoleAssignment -RoleAssignee "Gerenciamento da Organização - Vinculado" -Role My* | Remove-ManagementRoleAssignment Get-ManagementRole | New-ManagementRoleAssignment -SecurityGroup "Gerenciamento da Organização - Vinculado" -Delegating
Com as etapas acima, John Doe terá todos os privilégios do RBAC na floresta de recursos do Exchange, mesmo que sua conta de usuário esteja na floresta de contas.
Agora, tentaremos fazer login no EAC como John Doe. Iniciaremos o EAC em qualquer área de trabalho e o apontaremos para um servidor do CAS na floresta de recursos. Com isso, o login será feito. John possui privilégios padrão do RBAC, conforme definido no grupo de funções Gerenciamento da Organização do RBAC, e pode gerenciar o Exchange na floresta de recursos correspondente.
Figura 5: fazendo login no EAC como John Doe por meio do grupo de funções vinculado Gerenciamento da Organização.
Como você pode ver, o EAC simplifica o gerenciamento de implantações do Exchange com várias florestas. Você não precisa acessar máquinas de gerenciamento dedicadas para gerenciar uma floresta específica do Exchange, nem criar contas administrativas especiais em todas as florestas de recursos do Exchange. Você pode fazer tudo isso em seu próprio desktop com o EAC, usando as credenciais de usuário existentes.
O EAC está disponível nos bits de download mais recentes do Exchange 2013 Preview, bem como pela oferta do Office 365 Customer Preview. Continuaremos a escrever mais artigos sobre o EAC nas próximas semanas. Enquanto isso, teste o novo EAC e envie seus comentários!
Equipe de gerenciamento do Exchange
Este é um post localizado. O artigo original está em Using EAC to manage multi-forest Exchange deployments