Suporte para tag de retenção de calendário e tarefas

Artigo original publicado na quarta-feira, 15 de agosto de 2012

Para garantir que as exigências da política de conformidade sejam atendidas dentro do ambiente de mensagens, os dados das mensagens devem ser classificados e mantidos por períodos de tempo que dependem do nível de classificação.

No Exchange 2003, o Mailbox Manager fornecia uma maneira de excluir os dados de mensagem, incluindo objetos de calendário e tarefas. No entanto, o Mailbox Manager tinha capacidade limitada:

O Mailbox Manager ignora e não exclui um compromisso se ele for marcado como recorrente, independentemente da data final, data inicial, data de envio ou data da última modificação.
O Mailbox Manager ignora e não exclui nenhuma tarefa que não foi marcada como concluída.

No Exchange 2007, o Mailbox Manager foi substituído pelo Messaging Records Management (MRM). Pastas Gerenciadas, o recurso MRM no Exchange 2007, permitia que os clientes aplicassem configurações de retenção para pastas padrão, como Caixa de entrada e Itens Excluídos, e também implantassem pastas gerenciadas personalizadas. Os usuários podem classificar suas mensagens colocando-as em diferentes pastas gerenciadas, com cada pasta com uma configuração de retenção diferente. Com relação às pastas do calendário e de tarefas:

Os itens de calendário não recorrentesexpiram de acordo com sua data final. Os itens de calendário recorrentes expiram de acordo com a data final de sua última ocorrência. Os itens de calendário recorrentes sem data final não expiram.
Tarefas não recorrentes:
- Uma tarefa não recorrente expira de acordo com sua data de recebimento da mensagem, caso ela exista.
- Se uma tarefa não recorrente não tem uma data de recebimento da mensagem, ela expira de acordo com a data de criação da mensagem.
- Se uma tarefa não recorrente não tem nem uma data de recebimento, nem de criação da mensagem, ela não expira.
As tarefas recorrentes expiram de acordo com a data final da última ocorrência. Se uma tarefa recorrente não tiver uma data final, ela não expira. Uma tarefa regenerada (que é uma tarefa recorrente que se regenera em um tempo especificado após a instância precedente ser concluída) não expira.

Gerenciamento de registros de mensagens no Exchange 2010

O Exchange 2010 apresentou o Messaging Records Management 2.0 e a estrutura Política de Retenção. A estrutura é composta por tags de retenção e políticas de retenção. As tags de retenção são usadas para aplicar configurações de retenção em mensagens e pastas. Uma política de retenção é um grupo de tags de retenção que podem ser aplicadas à caixa de correio. O uso da palavra "retenção" nessa convenção de nome do MRM 2.0 é também enganoso. Além de controlar quando os itens expiram da caixa de correio, as tags de retenção também podem ser usadas para controlar quando os itens são movidos para o arquivo.

Com o Exchange 2010 RTM, SP1 e SP2 até SP2 RU3, o MRM 2.0 não fornece suporte para atribuir tags de retenção diretamente para os itens e pastas do calendário e tarefas. Muitos de vocês, nossos clientes, falaram conosco sobre a necessidade desse recurso e veem isso como uma lição, comprando com as versões anteriores do Exchange.

No final, as exigências de conformidade precisam ser atendidas. Excluir itens do calendário e de tarefas da estrutura de política de retenção significa que os clientes que têm políticas de conformidade comercial e/ou legal para gerenciamento de dados não são capazes de garantir que as exigências são atendidas.

Suporte para calendário e tarefas no Exchange 2010 SP2 RU4 e posteriores

No Exchange 2010 SP2 RU4, acrescentamos suporte para as pastas do Calendário e Tarefas para políticas de retenção.

Se, no momento, você usa ou planeja usar políticas de retenção, isso tem implicações importantes no seu ambiente de mensagens.

A partir do 2010 SP2 RU4, os administradores podem criar tags de retenção através do cmdline para usar com as pastas padrão Calendário e Tarefas. As ações de retenção suportadas são: DeleteAndAllowRecovery, PermantlyDelete, MarkAsPastRetentionLimit e MovetoArchive.
Tags de política padrão (DPTs, Default Policy Tags) usadas para mover ou excluir itens agora são aplicadas nas pastas Calendário e Tarefas.

Como os itens do Calendário e Tarefas expiram

Os itens de calendário e de tarefas são diferentes dos itens de mensagem normal. Quando um item de calendário e de tarefas é salvo, o item recebe uma marca com suas propriedades específicas. Para garantir que um conflito não ocorra entre o Mailbox Folder Assistant (MFA) e as atribuições das propriedades padrão durante um evento de salvamento automático, o MFA não processará itens de calendário e tarefas imediatamente. Em vez disso, o assistente irá atrasar o processamento dos itens de calendário e tarefas por 2 horas (baseado na hora da última modificação do item; se não houver uma hora da última modificação, ela será baseada na hora de criação).

Ao contrário dos itens de mensagem, os usuários finais não podem atribuir diferentes tags de retenção para as pastas Calendário ou Tarefas ou itens de calendário ou de tarefas. Em outras palavras, as tags de retenção de Calendário e de Tarefas são controladas apenas através do administrador.

A lógica a seguir é usada para determinar a data inicial da expiração ou de arquivamento dos itens do calendário na pasta Calendário:

Itens de calendário não recorrentes expiram (ou são movidos para o arquivo) dependendo da data finaldo item.
Itens de calendário recorrentes expiram (ou são movidos para o arquivo) dependendo da data final da última ocorrência. Os itens recorrentes de calendário sem uma data final não expiram, nem são movidas para o arquivo.
Se um item for encontrado na pasta Calendário que não possua um tipo de item apropriado, ele é ignorado (pois o item pode estar corrompido).

A lógica a seguir é usada para determinar a data inicial da expiração ou de arquivamento dos itens de tarefa dentro da pasta Tarefas:

Tarefas não recorrentes:
1. Uma tarefa não recorrente expira (ou é arquivada) de acordo com sua data de recebimento da mensagem, se ela existir.
2. Se uma tarefa não recorrente não tiver uma data de recebimento de mensagem, ela expira (ou é arquivada) de acordo com sua data de criação da mensagem.
3. Se uma tarefa não recorrente não tem nem data de recebimento, nem de criação da mensagem, ela não expira e nem é arquivada.
Tarefas recorrentes expiram (ou são arquivadas) de acordo com a data final da última ocorrência. Se uma tarefa recorrente não tiver data final, ela não expira (ou é arquivada).
Uma tarefa regenerada(que é uma tarefa recorrente que se regenera em um tempo especificado após a instância precedente ser concluída) não expira (ou é arquivada).
Se um item for encontrado na pasta Tarefas que não possua um tipo de item apropriado, ele é ignorado (pois o item pode estar corrompido).

Antes de implantar o Exchange 2010 SP2 RU4

O suporte para calendário e tarefas no Exchange 2010 SP2 RU4 significa que você precisará tratar essa distribuição de atualização de maneira diferente. Se você não usar políticas de retenção ou se não se importar que os itens de calendário e de tarefas sejam movidos para o arquivo ou excluídos automaticamente dependendo das configurações da DPT, você pode pular o resto desta publicação.

No entanto, se você estiver preocupado sobre os efeitos que esse novo recurso terá em seus itens e calendário e de tarefas, você pode implementar as seguintes soluções temporárias:

Se quiser que os itens de calendário e de tarefas nunca expirem, você pode desativar a funcionalidade que está incluída no Exchange 2010 SP2 RU4. Acrescente a chave de registro a seguir em seus servidores de caixa de correio:

Caminho: HKLM\SYSTEM\CurrentControlSet\Services\MSExchangeMailboxAssistants\Parameters
Nome: ELCAssistantCalendarTaskRetentionEnabled
Tipo: DWORD
Valor: 0= Não processar pastas de Calendário e Tarefas
Valor: 1 = Processar (padrão no RU4)

Se desejar que as pastas Calendário e Tarefas expirem em um intervalo diferente que da DPT, você pode seguir o seguinte procedimento:

Coloque todas as caixas de correio em espera de retenção
Aplique o Exchange 2010 SP2 RU4 em seus servidores de caixa de correio.
Crie RPTs para as pastas Calendário e Tarefascom as configurações de retenção desejadas.
Informe os usuários sobre as mudanças.
Quando estiver pronto, remova as esperas de retenção das caixas de correio.