Udenrigsministeriets 2700 medarbejdere i hele verden har fået høj HR datakvalitet og en hurtigere, enklere og mere effektiv hverdag med Intranet 2.0. Microsoft Partner Delegate har gjort HR-systemet brugervenligt i SharePoint.

Med et opdateret og tilgængeligt HR-system har Udenrigsministeriets medarbejdere fået forenklet hverdagen: det er blevet nemt at udføre opgaver hurtigt og præcist med de rigtige oplysninger ved hånden. Udenrigsministeriet har opnået besparelser og stor effektivisering, der har gjort det muligt at yde mere og opfylde større krav med færre ressourcer. Samtidigt med, at sikkerheden er i top.

HR-systemet spiller en meget central rolle i Udenrigsministeriets arbejde.

Informationer skal altid være 100% opdateret, for oplysningerne bruges af 2700 medarbejdere i ministeriet og i hele verden, blandt andet på 77 ambassader og 35 repræsentationer. Det eksisterende HR-system var ikke længere tidssvarende eller særlig brugervenligt. Kun et begrænset antal medarbejdere havde adgang til det, og der var ingen håndtering af forretningsprocesser, hvilket gjorde det svært for folk at anvende systemerne.

Man kunne vælge at opdatere og udvide systemet – men i stedet traf man en strategisk beslutning om en Intranet 2.0-løsning fra Delegate, der har udviklet LoB-applikationer og procesautomatisering og via en integration er SharePoint lagt som en skal uden om HR-systemet, med adgang via My Site. Udenrigsministeriet har fået et effektivt, enkelt og brugervenligt system – og en billigere løsning end opgradering af HR-systemet. Selv uden at medregne licensfordelene. Grundet det tidligere HR-systems karakter havde kun 50 medarbejdere adgang til at bruge det. Til Intranet 2.0 SharePoint-løsningen er der licenser til alle medarbejdere, som kan opdatere egne oplysninger og sikre datakvaliteten via integrationen til HR-systemet. Det medfører, at der pludselig opstår brugbare styringsværktøjer til ledelsen.

Intranet 2.0 har givet stærkt forhøjet HR datakvalitet.

HR-systemet indeholder masser af basale oplysninger om personer, ansættelsesforhold, kontakt, placering, karriere, cv og uddannelser. Desuden mere specielle områder som eksempelvis oplysninger om konsuler der arbejder gratis rundt om i verden, hvem der har diplomatpas, hvilke Danida-rådgivere der skal udsendes til projekter, hvor de skal hen, mv.

Datakvaliteten er uhyre vigtig. Det kan være afgørende at have de rigtige kontaktoplysninger, når man midt om natten – med lukkede ambassader – skal hjælpe medarbejdere i områder med pludseligt opståede konflikter.

Ikke alle skal have adgang til alt

Også mindre livstruende opgaver skal løses: kan en medarbejder få et tillæg, ret til at komme på kursus, er de forflyttelsesforpligtede, hvilken løn skal en lokalt ansat have mv. Oplysningerne er naturligvis følsomme og er blevet integreret med et sikkerhedssystem. Ikke alle skal have adgang til alt – men mange skal have adgang til meget for at kunne udføre deres arbejde optimalt. Det er nu blevet både muligt og nemt.

Alle medarbejdere kan tilgå og opdatere den information, de har ret til og nytte af at se. Og det er blevet gjort enkelt: Eksempelvis ved ansættelser med forudgående sikkerhedsgodkendelser, hvor der indtastes store mængder data. De data overføres nu med et tasteklik, når personen er godkendt. Personaleopgaver – der før betød omfattende og tidskrævende skemaudfyldelse, opslag i lokale ringbind, fremsendelse med papirpost og efterfølgende genindtastning i et besværligt system – er blevet afløst af en hurtig opdatering via My Site.

Automatisk reminder til medarbejdere sendes fra systemet

Oplysninger skal kun indtastes én gang og fordeles automatisk i de rigtige databaser. Samtaler om løn og udvikling er også blevet opbygget fra grunden af Delegate i SharePoint. Og det nye intranet sender automatisk remindere til medarbejderne om, at udføre planlagte opgaver og, at opdatere deres personlige medarbejderprofil. Det er ikke uden grund, at Udenrigsministeriet har vundet priser, bl.a. som bedste europæiske intranet, for det nye HR intranet har givet en stor effektiviseringsgevinst. Delegate har implementeret regler i systemet, der forhindrer forkerte beslutninger, sikrer rigtige rettigheder og minder medarbejderne om, hvad der skal gøres.

Ensartet flade – men med adgang til data fra flere systemer

Med SharePoint-løsningens enkle brugergrænseflade har brugeren faktisk adgang til flere systemer – men det virker som samme system, fordi fladen er ens. Hele brugeradministrationen er forenklet: når man logger på, har man automatisk adgang til netop de områder, man må tilgå – og ikke andet. Det har skabt overblik, høj datakvalitet og stor sikkerhed.

 

Læs også:

Du kan finde den fulde case i printbar PDF her.

Udenrigsministeriet vinder pris for årets intranet i 2012

Partner Delegates hjemmeside: www.delegate.dk