Fredericia Kommune har netop taget den cloudbaserede Microsoft Office 365 i brug som platform. På sigt vil samtlige 2.500 medarbejdere i bl.a. daginstitutioner,

skoler og ældrepleje, der ikke dagligt har adgang til pc på arbejde, få mail- og intranetadgang via en vilkårlig netforbunden enhed. Det vil løfte det interne informationsniveau og gøre op med mange tids- og papirkrævende arbejdsgange, især når løsningen også vil kunne digitalisere en lang række processer med indrapportering af ferie, sygdom og kørsel. Løsningen implementeres uden behov for ekstra serverhardware og er nemmere at administrere end traditionelle infrastrukturløsninger.

- Jeg vil gerne brande Fredericia Kommune på, at vi er digitale og tilbyder medarbejderne moderne værktøjer, der giver alle adgang til værdifuld information og gør dem i stand til at bruge tiden mere effektivt. Derfor måtte vi også gøre op med, at halvdelen af de ansatte holdt sig informeret ved at læse noget, andre har printet ud og hængt på en opslagstavle, konstaterer Marianne Rasmussen, direktør for økonomi, it og borgerservice i Fredericia Kommune.

Derfor begyndte kommunen i slutningen af 2011 at give en lang række medarbejdere adgang til den cloudbaserede samarbejdsplatform: Microsoft Office 365.

Sikker mail til 2.500 medarbejdere

Baggrunden er blandt andet, at langt de fleste ansatte i navnlig dagsinstitutioner, skoler, hjemmepleje og på det tekniske område traditionelt ikke har haft adgang til en ’personlig’ arbejdscomputer. Hvilket medarbejdere i tilsvarende stillinger typisk heller ikke har i andre kommuner.

- I Fredericia Kommune har ca. 2.500 ud af 4.000 ansatte kun adgang til en delt pc på deres respektive arbejdspladser. Det har f.eks. gjort det svært at tildele individuelle mailadresser, forklarer Marianne Rasmussen. Hvilket forklarer, hvorfor opslagstavlerne hurtigt slides i bund.

- Når store mængder kommunikation er papirbaseret, bliver det svært at strømline processer eller lade de ansatte følge med i, hvad man går og laver i andre dele af kommunen, tilføjer hun. Ligeledes gjorde situationen det svært for tillidsfolk at følge med i beslutninger og drøftelser fra egne samarbejdsudvalg og fra kommunens hovedsamarbejdsudvalg.

Alt talte for en cloudbaseret løsning

Derfor besluttede man, at tiden var inde til at give samtlige medarbejdere egen arbejdsmail og adgang til intranet og fællesdokumenter. I samråd med it-partneren ProActive stod det imidlertid hurtigt klart, at det ville blive rasende kostbart at løse opgaven på traditionel vis ved at opgradere hardwareplatformen og købe softwarelicenser til de mange ekstra brugere. Desuden var det ikke optimalt, hvis det skulle være let for de ansatte at komme på mail og intranet via webbrowseren på en delt pc eller hjemmefra.

- Alt talte for en cloudbaseret løsning, og eftersom vores infrastruktur i meget vidt omfang er baseret på Microsoft-teknologi, gav det bedst mening at vælge Office 365, siger Marianne Rasmussen. I efteråret 2011 koblede ProActive kommunens SharePoint-løsning sammen med SharePoint Online – der er en del af Office 365 – ligesom man også fik konverteret en del blanketter til webformat, så de ansatte kan læse og udfylde dem i en almindelig browser.

Office 365 er helt central

- Office 365 er helt central for denne del af digitaliseringssatsningen i Fredericia Kommune. Alene det at give alle medarbejdere mail og adgang til samme informationsgrundlag er et rigtig stort skridt i den rigtige retning. Men vi har langt større ambitioner, siger Marianne Rasmussen.

For eksempel kan løsningen på længere sigt fungere som kernen i effektivisering af en lang række arbejdsprocesser.

Forventningerne til den komplette udrulning er da heller ikke kun høje på rådhuset, men også lokalt. Det fortæller Merete Juhler, der fungerer som kommunens egen projektleder i forløbet.

Lederne glæder sig

- Lederne glæder sig til, at Office 365 sparer dem for en masse tid på rutineopgaver som at udskrive og distribuere dokumenter og følge op på møder for at sikre, at alle har set informationerne. De slipper ganske enkelt for en del trælse og uproduktive opgaver, men kan i stedet bruge tiden på f.eks. at sikre borgerne en bedre service. De kan også sende mails til deres medarbejdere i stedet for at udskrive og rundsende papirer i en uendelighed, siger Merete Juhler.

Tilsvarende er der høje forventninger blandt de menige medarbejdere og ansatte, der fik lov at prøve systemet af, inden man begyndte at give medarbejderne adgang i januar 2012.

- Vi har tilpasset visningen, så systemet er nemmere at gå til for ansatte, der måske ikke er så it-vante igen – og det ser ud til at bære frugt. Samtidig vil det i sig selv sætte fart i udbredelsen, at de lokale ledere er så glade for systemet; det er alt andet lige nemmere at være god ambassadør for en løsning, man selv holder af og kan se perspektivet i, pointerer Merete Juhler.

Løsningen er nem at gå til

- En stor fordel ved Office 365 er, at den ikke er omgærdet med så meget bøvl og besværlige hardwarekrav. De ansatte kan jo se mail eller fællesdokumenter via en fuldstændig vilkår hjemme-pc eller endda via deres smartphone, hvilket rigtig mange jo har adgang til, enten privat eller i kraft af deres jobfunktion; det gælder for eksempel hjemmehjælperne.

Marianne Rasmussen bemærker da også, at stemningen omkring Office 365 er bedre, end man måske kunne forestille sig, når snakken falder på produktivitetsfremmende løsninger i den kommunale sektor.

- Tidligere blev mange ansatte en smule bekymrede, når snakken faldt på digitalisering og effektivisering. Men i dag har der bredt sig en erkendelse af, at vi står over for nogle udfordringer, der kræver, at vi skal udnytte tiden og ressourcerne bedre. Samtidig vil løsningen forhåbentlig være med til at binde kommunen bedre sammen og sikre et langt højere informationsniveau, end vi nogensinde før har kunnet tilbyde. Det er – tror jeg – også med til at sikre en bred forankring, siger hun.

Hvis du vil vide mere om fordelene ved Office 365

Kontakt Åren Ekelund, produktchef, på arene@microsoft.com eller tlf. 5157 8122.