Officepakke og Unified Communications øger produktiviteten i Odsherred

Kommunal it-chef vurderer, at kombinationen mellem Microsoft Office og Unified Communications baseret på Lync er blandt de elementer, der i fremtiden vil give en ”klar tidsmæssig og ressourcemæssig besparelse.” Endda samtidig med, at kommunen i højere grad kan udnytte samarbejdsfordele og yde en god service over for borgere og virksomheder.

Det kan godt være, at den klassiske københavneropfattelse prædiker, at alt liv stopper vest for Valby Bakke. Men med sin kombination af et dusin velfungerende by- og landsbysamfund, et rigt foreningsliv og et alsidigt kulturfællesskab – med Vallekilde Højskole og Vig Festival som blot to af de kendte fixpunkter – er Odsherred Kommune i dén grad eksempel på det modsatte. Uagtet at her er en god times kørsel til Rådhuspladsen.

Men som alle andre kommuner er også Odsherred i færd med at stramme livremmen ind, siger kommunens IT-chef, Niels Ebbe Pedersen:

– Vi presses af demografien og – i måske endnu højere grad – af skærpede budgetkrav. Derfor er vi nødt til at kunne begrunde alle tiltag, vi gennemfører, med en eller anden form for besparelse eller effektivitetsforøgelse, konstaterer han.

Rimeligvis er der også stigende fokus på, at kommunens 400 administrative medarbejdere løser deres opgaver på den mest effektive facon, og her spiller kontor- og samarbejdsværktøjer allerede i dag en stor rolle. I fremtiden vil det endda få endnu større betydning, hvor godt produktivitets- og kommunikationsværktøjer arbejder sammen, vurderer Niels Ebbe Pedersen.

Virkelig mange penge at spare på samarbejde

– Det koster markant mindre at betjene borgerne online end via telefonen eller fysisk på rådhuset. Her er rigtig, rigtig mange penge at hente, men vel at mærke uden at det behøver at gå ud over det basale serviceniveau, siger Niels Ebbe Pedersen.

Om ganske kort tid vil Odsherred Kommune således kunne hjælpe borgerne online pr. ”medbetjening” via chat eller videomøder understøttet af Microsoft Lync. Endda samtidig med at man deler dokumenter, udfylder skemaer etc., mens man taler sammen. Det ventes at kunne optimere borgerservice og den generelle administration i kommunen.

– Når vi først for alvor begynder at implementere nogle af de her samarbejdsmuligheder, er der i dén grad mulighed for både at spare ressourcer og samtidig yde en bedre service. Det skyldes ikke mindst, at Microsofts programmer og tjenester hænger så godt sammen – og at de fungerer på nogenlunde samme måde. Så her synes jeg faktisk, at udviklerne har tænkt sig om. Her er en standard at holde sig til, siger Niels Ebbe Pedersen.

– Samtidig vil en så relativt banal detalje som ”presence” – dvs. information om kollegerne er til rådighed eller ej – lette samarbejdet betydeligt. Ganske enkelt fordi hverken medarbejdere eller borgere behøver at ringe forgæves og spilde tiden. Og igen; hele molevitten spiller sammen med Office-programmerne, hvilket betyder at man også lettere vil kunne udveksle dokumenter internt eller i samspil med borgerne, tilføjer han.

Kommunen trækker vejret gennem kontorsoftware

Nye tider til trods har man stadig reoler og mapper stående på Odsherred Rådhus. Helt som i gamle dage.

– Men realiteten er, at vi trækker vejret gennem kontorsoftwaren. Det er i dag langt vores vigtigste værktøj, og det skal bare fungere – og i fremtiden meget gerne køre i tandem med vores kommunikationsplatform, siger Niels Ebbe Pedersen.

Derfor anvender Odsherred Kommune fortsat Microsoft Office, selv om der de seneste 5-10 år er kommet flere alternativer på markedet.

– Brugergrænsefladen er gennemført og gennemtænkt. Du kan et langt stykke hen ad vejen regne dig frem til, hvordan det ene Officeprogram virker, hvis du kender det andet. På den måde kan du reelt løse en bred pallette af opgaver inden for det samme univers. Det giver os en tidsmæssig og ressourcemæssig besparelse, fordi du ikke hele tiden skal genopfinde den dybe tallerken, siger Niels Ebbe Pedersen.

”Vi skal ikke plage medarbejderne med it-eventyr”

Omvendt lægger Niels Ebbe Pedersen ikke skjul på, at selv om licensudgifterne til Microsofts Office-pakken udgør en ret lille del af kommunens it-budget, så har kommunen fra tid til anden overvejet at satse på andre produkter.

– Det er vores pligt at være opmærksom på andre muligheder. Specielt hvis man, som med Open Office, ikke skal betale licens for at anvende dem, siger han.

– Men sagen er bare den, at det ville være dyrt og besværligt at skulle gå over til et nyt system og få det til at leve op til vores funktionskrav – og det ville stadig ikke indeholde alle de elementer og samarbejdsfunktioner, vi anvender i dag. Derfor ville det fortsat være nødvendigt at anvende Microsofts produkter i et eller andet omfang. Desuden er der jo reelt ikke nogen, som er ansvarlig for, at man bliver ved med at udvikle de her alternative kontorsuiter. Så det tør jeg simpelthen ikke satse på oven i alle de andre udfordringer, vi arbejder med at løse. Det basale må være at sikre, at medarbejderne kan løse deres opgaver. Vi skal ikke også til at plage dem med unødvendige it-eventyr, mener Niels Ebbe Pedersen.

– Så, jo; vi betaler også for fornøjelsen ved at bruge Office. Men jeg synes egentlig også, at vi får meget for vores penge.

Hvorfor satser Odsherred Kommune på Microsoft Office og Microsoft Lync?

  • God kombination mellem produktivitet og kommunikationsværktøjer gør det lettere for kommunen at betjene borgerne effektivt og arbejde mere helhedsorienteret.
  • Optimalt samspil mellem programmerne gør det muligt at løse stort set alle arbejdsopgaver i det samlede løsningsunivers
  • En klar tidsmæssig og ressourcemæssig besparelse
  • Programmer og tjenester fungerer – og der er en genkendelig brugergrænseflade hele vejen rundt

Hvis du vil vide mere om, hvad Unified Communications kan gøre for din virksomhed

Kontakt Jørgen Rahbek, produktchef, Unified Communications, påjorgenr@microsoft.com eller tlf. 4567 8407.