Af Jørgen Rahbek, produktchef for Lync, og Jon Haugen, produktchef for SharePoint og Yammer

’Social collaboration’, ’sociale netværk på arbejdspladsen’ og ’den sociale arbejdsplads’ er begreber, der bruges i flæng omkring en af vor tids største tendenser – nemlig det at samarbejde og kommunikere med kollegaer, kunder og partnere via sociale virksomhedsnetværk.

 I takt med at vi har adgang til de rette teknologier og kan arbejde fleksibelt samt benytter sociale netværk privat, dukker også nye måder at samarbejde på frem i virksomhederne. Så hvorfor skal jeg som IT-chef overhovedet overveje at introducere endnu et nyt samarbejdsværktøj, og er det nu smart og ikke mindst sikkert at opfordre medarbejdere til at kommunikere på kryds og tværs i nye grupper?

 Faktum er, at der er store produktivitetsgevinster at høste for virksomhederne, hvis de imødekommer sociale virksomhedsnetværk og samarbejde på tværs af afdelinger, kulturer og lande. Nedenfor beskriver vi fire gode grunde til, at din virksomhed bør
overveje at stille sociale samarbejdsværktøjer til rådighed for medarbejderne.

 1.      Videndeling

I en traditionel organisation er viden ofte gemt væk i personlige email-foldere eller på delte drev og dermed svære eller endda umulige at få adgang til. Det kræver derfor ofte både detektivarbejde og unødig korrespondance frem og tilbage at få adgang til
relevante filer og viden. Sociale samarbejdsværktøjer kan nedbryde siloerne og i stedet give en åben platform, hvor viden og informationer bliver let tilgængelige, og hvor medarbejderne nemt kan søge og finde svar på spørgsmål ved at finde relevante eksperter og dokumenter. I takt med at viden bliver let tilgængeligt, bliver kvaliteten af indholdet ofte bedre, da flere medarbejdere kan bidrage med viden.

 2.      Samarbejde

Historisk har det været svært at nedbryde siloer mellem forskellige afdelinger og kontorer i virksomhederne - både ud fra et teknologisk og socialt synspunkt. I dag er folk vant til at bruge sociale netværk privat, og teknologier som Lync og email gør det nemt at
kommunikere på tværs af fysiske og kulturelle barrierer. Sociale samarbejdsværktøjer i dag gør det muligt for medarbejdere at løse opgaver med kollegaer på tværs af grænser og skabe specialistgrupper, der kan produktudvikle og skabe nye idéer. Det gør både medarbejderne mere effektive og
engagerede.

 3.      Forbundet og online

I en verden, hvor det er muligt at tilgå informationer og være online hvor som helst, blot man har en smartphone, tablet eller pc, giver sociale virksomhedsnetværk medarbejdere mulighed for konstant at være opdateret på nyeste information inden for et
interesseområde. På samme måde, som man kan følge sine venner på Facebook, kan man følge eksperter og grupper inden for arbejdsområder i sociale virksomhedsnetværk. Man kan automatisk blive opdateret på status, aktiviteter,
og dermed øge medarbejdernes viden, som danner basis for bedre løste opgaver og bedre beslutninger.

 4.      Læring og uddannelse

Sociale virksomhedsnetværk kan ligeledes accelerere medarbejdernes træning og videreuddannelse. Via mikroblogs, wikis, videoer og online træning, kan medarbejderne nemt holde sig opdaterede på den nyeste viden inden for deres interesseområder. Online læring gør det nemt for medarbejderne at tilgå ny information, komme i kontakt med eksperter, de kan lære af og dermed forkorte læringscyklussen, så de forbliver konkurrencedygtige på et arbejdsmarked, der kræver fleksible og forandringsvillige medarbejdere.

Som udgangspunkt har en medarbejder typisk behov for at indhente viden og stille spørgsmål for at kunne løse opgaver til sit bedste. Samtidig ønsker de fleste at føle sig som en del af en fælles mission samt at være opdateret på nyeste viden inden for deres
arbejdsområde. Sociale samarbejdsværktøjer sætter medarbejderen i centrum og åbner op for helt nye muligheder at kommunikere med kollegaer, partnere og kunder på. Og de komplementerer de eksisterende platforme for kommunikation og videndeling.

Sociale virksomhedsnetværk kan og bør imødekommes i danske virksomheder, men det kræver, at værktøjerne er nemme og intuitive. Hvis introduceret rigtigt, bliver de ligeledes brugt rigtigt og kan give Return on Investment i form af højere effektivitet og mere
motiverede medarbejdere. Microsoft sociale virksomhedstjeneste Yammer er nu en integreret del af Office 365 og dermed så nem at bruge som email, Lync og SharePoint. Og netop kombinationen af disse tjenester, giver medarbejderen fleksibilitet og mulighed for at løse de daglige opgaver ved at benytte den bedste mulige platform til opgaven – og samtidig have det sjovt med at lære nye kollegaer og arbejdsområder at kender i den sociale sfære.