Med tablet-enheder baseret på Windows 7 slipper teknikere og regnskabsfolk hos Falck Teknik for langsommelige papirrutiner, mens virksomheden sikrer markant forbedret overblik og cashflow. Samtidig kan man bedre planlægge arbejdet, undgå kritiske forsinkelser og sagspukler – f.eks. i forbindelse med sygdom – samt strømline en række arbejdsgange. Alt sammen ved hjælp af Microsoft-baseret standardteknologi, der fungerer gnidningsløst med koncernens øvrige IT-infrastruktur. 

Falck er muligvis mest kendt for at være først på pletten, når uheldet er ude. Men faktisk har en meget stor del af koncernens arbejde præventiv karakter. For eksempel kører over 100 Falck Teknik montører hver dag Danmark tyndt for at installere brandsikringsudstyr eller kontrollere, at alt fra enkelte brandslukkere i den lille virksomhed til nødberedskabet i store fabriksinstallationer fungerer optimalt.

Sagsbehandling på papir tager tid

Teknikerne arbejder meget selvstændigt og planlægger selv deres opgaver helt op til tre måneder ud i fremtiden. Men indtil for nylig var al planlægning og sagshåndtering papirbaseret, og Falck Teknik fik ingen systematiske meldinger undervejs om, hvor langt hver enkelt tekniker var i sit opgaveforløb. Det forklarer Torben Ruberg, Group CIO, Falck IT.

– Så hvis en montør af én eller anden grund – f.eks. på grund af sygdom – ikke kan nå sin tildelte opgavemængde, så opdager vi det ofte sent. Det begrænser naturligvis vores handlemuligheder fra centralt hold, tilføjer han.

– Ligeledes gik der en forholdsvis lang periode, inden vi fik de arbejdssedler ind, der dannede grundlag for, at bogholderiet manuelt tastede alle informationer ind i ERP-systemet. Hele processen var kort sagt temmelig langsommelig og arbejdskrævende. Tilsvarende var det heller ikke optimalt i forhold til f.eks. at danne sig et overblik over udførte og tilbageværende opgaver – eller måske gøre det lettere for teknikerne at optimere opgaveprioriteringen, siger Torben Ruberg.

Windows 7-tabletter blev pludselig en mulighed

Falck havde gennem flere år overvejet et alternativ til de papirbaserede arbejdsgange, men uden det store held.

– Vi kunne naturligvis have udstyret vores teknikere med bærbare computere. Men det ville ikke have fungeret. Primært fordi en laptop ikke er velegnet i en funktion, hvor du dagen igennem skal ind og ud af bilen og har behov for dit arbejdsredskab i begge miljøer. Eller går rundt med en værktøjskasse i den ene hånd og materialer i den anden. Desuden skal bærbare computere hele tiden klappes op og i, hvilket i sig selv gør dem besværlige at håndtere og sårbare over for slag og stød, siger Torben Ruberg.

Men midt i 2011 begyndte de første velfungerende Windows 7-tabletter at dukke op på markedet, hvilket pustede nyt liv i planerne om at sætte strøm til papirprocesserne.

Microsoft Dynamics leverer data til tabletterne

Løsningen blev udviklet af SimaTech og fungerer ved, at tabletterne kobles til Falck Tekniks disponeringssystem, der igen udveksler data med den Microsoft Dynamics NAV-baserede ERP-løsning.

– Virkelig groft skitseret sørger vores infrastruktur for at føde data til programmet på montørens tablet-pc om kommende opgaver. For eksempel hvilke kunder, der står for at skal have udført eftersyn inden for en bestemt tidshorisont. Ude hos kunden præsenteres montøren automatisk for de blanketter, der er relevante for opgaven – hvilket også sparer tid og minimerer muligheden for fejl. Når opgaven er løst, melder systemet retur, så der automatisk udskrives og sendes en faktura, forklarer Torben Ruberg.

Papirarbejde og langsomme processer skåret væk

I skrivende stund er 20 teknikere udstyret med Windows-tabletterne, og – fraregnet de første tabletmaskiners lidt korte batterilevetid – har erfaringerne været særdeles positive.

– Først og fremmest skærer vi en masse papirarbejde og en række forsinkende processer helt væk. For eksempel kan vi fakturere vores kunder samme dag som et eftersyn er udført. Det giver en meget klar forbedring af proces og cashflow, konstaterer Torben Ruberg. Han fremhæver også, at bogholderiet kan anvende den tid, man hidtil har brugt på manuel indtastning, på opgaver, der har langt større værdi for koncernen. For eksempel på at optimere controllerfunktioner.

– Vi har også koblet opgavelisternes adresseinformationer sammen med tabletternes GPS, så teknikerne let kan planlægge ruterne. Det sparer også tid. Samtidig er de sikre på altid at have den mest opdaterede kundeinformation, siger han.

Fungerer gnidningsløst i it-infrastrukturen

Torben Ruberg nævner dog flere andre fordele ved at vælge en tablet-løsning baseret på Windows 7 frem for på en anden platform.

– Den helt overskyggende fordel ved at vælge en Windows-baseret tablet er, at den gnidningsløst integrerer med vores øvrige it-infrastruktur. Vi sparer ganske enkelt udgiften til at opbygge og vedligeholde en separat netværks- og løsningsportefølje. Samtidig kender både it-afdelingen og montørerne til Windows-platformen og har kun haft brug for meget begrænset træning, siger han.

Mere tid til bedre service

I den kommende tid vil Falck rulle Windows-tabletter ud til de resterende montører, der kører på de danske veje og vil – på sigt – muligvis centralisere ruteplanlægningen for yderligere at optimere arbejdsgangen. Ligeledes nævner Torben Ruberg muligheden for at integrere en lignende løsningsmodel i vognene, der udfører autohjælp og transport af siddende patienter.

– Igen; det vil give mulighed for at automatisere en række bagvedliggende processer, så vores kollegaer kan koncentrere sig om kunderne og opgaveløsningen. Samtidig vil en tabletmaskine – der kan samle vores autotekniske værktøjer og manualer – gøre os i stand til at yde en bedre og hurtigere service over for bilister, der har brug for vores assistance. Så der er potentielt rigtig mange fordele forbundet ved at anvende Windows-tabletter i videre udstrækning, end vi allerede gør. Men nu tager vi lige en ting af gangen; vi er stadig tidligt i forløbet, tilføjer han.

Hvis du vil vide mere om Windows 7-tabletter

Vil du vide mere om, hvordan du kan integrere Windows 7-tabletter med den øvrigt it-infrastruktur i din virksomhed, kontakt René Giese, Product Marketing Manager i Microsoft på 45 67 87 02 eller reneg@microsoft.com.