En af Dansk Standards primære opgaver er at certificere, at danske virksomheders og organisationers produkter og arbejdsgange lever op til internationale kvalitetsstandarder på en lang række felter. Imidlertid har arbejdsgangene i datterselskabet DS Certificering gennem flere år været præget af en vis iboende langsommelighed, forklarer Gert Steffensen, der er direktør i Dansk Standard med ansvar for bl.a. koncern-it.

– Mange af vore processer har været manuelt bårne i ret bemærkelsesværdig grad. For eksempel har certificeringsafdelingens sagsmapper – bogstaveligt talt – været båret rundt i landet for at sikre, at alle underskrevne dokumenter og auditor-rapporter lå ét sted, siger han.

Besparelse på op imod 2 mio. kroner

– Det gav jo visse forsinkelser, hvis man f.eks. skulle vente på, at en kollega skulle fra Århus-kontoret til København og kunne tage en særlig mappe med, så man kunne arbejde videre med sagen på Sjælland, tilføjer Gert Steffensen.

Således anslog en konsulentrapport for et par år tilbage, at DS Certificering årligt kunne spare mindst 1.000 mandetimer – svarende til mellem en og to millioner kroner – ved at gøre sagsmapperne digitale. Samtidig havde organisationen ikke organiseret videns- og dokumentdeling af de informationer, man trods alt havde liggende i digital form.

Gennem flere år kiggede DS Certificering derfor på it-løsninger, der kunne afhjælpe situationen. Men fælles for de fleste var, at de var kostbare i anskaffelse samt specialbyggede til helt andre brancher. Derfor iværksatte Gert Steffensen en runde, hvor man på mere systematisk vis så en række leverandører og deres løsninger an, og efter et stykke tid besluttede man sig for at satse på den danskudviklede løsning WorkPoint, baseret på standardplatformen SharePoint 2010.

WorkPoint gør op med papirvældet

– WorkPoint sandsynliggjorde på ganske overbevisende vis, at deres SharePoint-baserede løsning kunne løfte opgaven samt integrere gnidningsløst med vores øvrige infrastruktur, siger Gert Steffensen. Han bemærker samtidig, at ”WorkPoint-folkene udviste en ret imponerende forståelse af vores forretning og behov – og så er man allerede nået meget langt i jagten på den rette leverandør.”

Herefter fulgte et længere udredningsarbejde, hvor WorkPoint-konsulenterne gik nærmere ind i hvilke elementer, der allerede var inkluderet løsningen eller i SharePoint, og hvilke, der skulle udvikles særligt til DS Certificering.

Med løsningen gør DS Certificering først og fremmest op med papirvældet, bl.a. ved at gøre det muligt at underskrive f.eks. certifikater og auditor-rapporter digitalt.

Holder medarbejderne automatisk orienteret

– Der er ingen tvivl om, at vi vil spare rigtig meget tid og mange penge alene ved at digitalisere vore processer. I den sammenhæng er de førnævnte 1.000 mandetimer – svarende til mindst en million kroner årligt, et fornuftigt bud, siger Gert Steffensen. Samtidig oprettes delte mapper, hvor man kan lægge samtlige dokumenter, der relaterer sig til en sag – herunder mails. De fælles mapper gør det muligt for de 60 ansatte i DS Certificering at dele informationer med hinanden på et helt andet plan end førhen.

Samtidig sikrer knap 30 implementerede workflows, at certificeringsmedarbejderne selv overholder gældende standarder i forbindelse med deres arbejde og ledes på rette vej gennem en række forskellige processer.

Imponeret over de mange muligheder

– Tidligere har vi brugt det, der mindst svarer til én fastansat medarbejder årligt på at holde vores kvalitetshåndbog ajour og sørge for, at alle relevante personer informeres om ændringer i regelsæt, praksis, afvigelser med videre. Fremover vil det alt sammen ligge i systemet, der også automatisk holder medarbejdere orienteret, når der ændres i kvalitetshåndbogen, siger Gert Steffensen.

– Auditorerne hos DS Certificering er jo mennesker, der er vant til at finde huller i ethvert system. Det er ret beset en af deres kernekompetencer. Alligevel var de imponerede allerede under de indledende pilotpræsentationer. Ikke blot over brugergrænsefladen, men over de mange muligheder for at forbedre vores arbejdsgange. Det er meget sigende, at i stedet for den lidt afventende holdning, der ofte kan være til nye it-systemer, er et typisk udsagn fra medarbejderne derimod, at ”hvorfor har vi dog ikke gjort det her for ti år siden?”

Uden at have kortlagt samtlige potentielle tidsmæssige og økonomiske gevinster ved at indføre systemet, så vurderer Gert Steffensen, at ”jeg er temmelig sikker på, at vi kommer til at høste en masse fordele på det her. Både målt på økonomi, produktivitet og tid. Samtidig kommer vi til at stå betydeligt stærkere i konkurrencen med de virkelig store internationale certificeringsorganisationer. Uagtet at de har fået udviklet specialdesignede proces-, sags- og dokumentstyringssystemer til mange hundrede millioner kroner, mens vi – til sammenligning – har betalt en brøkdel for en løsning, der løfter vores udfordringer.”

Udgifter til konsulenter holdes nede

Han tilføjer, at der – når først systemet er taget i drift – allerede er lagt i støbeskeen til en række udvidelser. Heriblandt to-vejs integration med det Microsoft AX-baserede ERP system, samt på længere sigt muligheden for at indtaste rapporter og data direkte via en Windows 8-baseret tablet.

– Eftersom WorkPoint er baseret på SharePoint 2010, er systemet meget fleksibelt og kan endda til en vis grad tilpasses af os selv, fordi vi allerede har know-how i huset om de webparts, man gør brug af i teknologien. Det gør os uafhængige og bedre i stand til at  holde konsulentudgifterne nede på et overkommeligt niveau, end hvis vi havde investeret i en 100 procent specialudviklet løsning, siger Gert Steffensen.

Hvis du vil vide mere om, hvad en WorkPoint-løsning kan gøre for din virksomhed

Kontakt Jon Haugen, SharePoint Marketing Manager, på jonhau@microsoft.com eller på tlf. 4567 8491