Tjek de seneste salgstal eller hent vigtige dokumenter under kundemødet eller få adgang til den seneste version af PowerPoint-præsentationen fra virksomhedens Sharepoint-site, uanset hvor du befinder dig. Det er bare et par af de muligheder, der er for at kombinere distancearbejde med en effektiv arbejdsindsats. Mobilitet vinder frem på det moderne arbejdsmarked – og det er faktisk med til at højne produktiviteten. Teknologien i dag betyder, at det kan gøres uden begrænsninger i forhold til adgang, fleksibilitet og sikkerhed.

Ikke kun et medarbejdergode

Nutidens medarbejdere er ikke længere fastspændt til store grå pc-kabinetter under skrivebordet. De kan arbejde hvor som helst, når som helst og på mange forskellige enheder, som smartphones, tablets eller pc’er. Til glæde for både virksomhed og medarbejder. Den mobile arbejdsplads giver en mere tilfredsstillende og fleksibel arbejdsdag, hvor man kan undgå bilkøer, nå hjem før børneinstitutionen lukker og samtidig være mere produktiv på arbejdet. Det viser en arbejdspladsundersøgelse fra Microsoft.

”Den mobile arbejdsplads er ikke kun et medarbejdergode, det handler også om lønsomhed. Mange virksomheder er slet ikke klar over, hvor stor en produktivitet de kan høste ved at gøre arbejdspladsen mobil”, siger forsker i moderne arbejdsliv, Anders Raastrup Kristensen, Ph.d., adjunkt på Copenhagen Business School.

Undersøgelsen fra Microsoft viser, at stadig flere af os tilbringer en stor del af vores arbejdsdag i bilen eller i toget på vej fra et sted til et andet. Det kan være kundebesøg, kontrolopgaver eller lignende. I dag har hver tredje medarbejder en hjemmearbejdsplads, og 75 procent forventer, at distancearbejde vil blive langt mere udbredt i nær fremtid. Udviklingen inden for den mobile arbejdsplads går så hurtigt, at mange virksomheder helt enkelt ikke er fulgt med. Dermed er muligheden for at høste de umiddelbare værdier ved en mobil arbejdsplads i fare.

Få mere produktivitet og mindre stress

”Mange steder er det stadig ikke helt acceptabelt med hjemmearbejde. Det bliver nærmest opfattet som en halv fridag. Men den opfattelse vil ændre sig. Virksomhederne vil gå fra at fokusere på arbejdstid til at fokusere på resultater. Og det vil i det lys være underordnet, hvor resultaterne leveres fra”, siger Anders Raastrup Kristensen.

Halvdelen af de adspurgte virksomheder stiller i dag teknologi til distancearbejde til rådighed. Af de medarbejdere, der arbejder fra distancen, mener hele 77 procent, at de er mindst lige så produktive, som hvis de fysisk arbejdede fra deres arbejdsplads. Produktivitetsgevinsten afspejles også af, at hele 86 procent mener, at de bliver mindre stressede eller er på samme niveau som deres kolleger, der ikke arbejder fra distancen.

”For virksomheder, der stiller det rette udstyr og værktøjer til rådighed, vil der være udsigt til en højere produktivitet. Vi har talt med kunder, som fortæller, at de nemt henter et kvarter per medarbejder per dag ved at bruge langdistancearbejde. Det svarer jo til 5,5 time om måneden eller mere end 8 dage* per år per medarbejder”, siger Hans Kristian Moslund, Business Productivity Lead, Microsoft Enterprise & Partner Group.

Start dagen med videokonference

Det er dog ikke nok at stille teknologien til rådighed. Den mobile arbejdsplads giver frihed og fleksibilitet for den enkelte - men virksomhedens ledelsesansvar følger med hjem i stuerne. Virksomheden bør derfor stille klare rammer og politikker op for mobile arbejdspladser.

”Internt i organisationen ligger ledelsesopgaven derfor i et holdningsskifte i forhold til tilliden. Det kan være svært at forholde sig til en medarbejder, der ikke fysisk er til stede. Så det skal være tydeligt for medarbejderen, at distancearbejde er en acceptabel arbejdsform med tydelige retningslinjer for mål og resultater”, lyder anbefalingen fra Hans Kristian Moslund. Han anbefaler, at man eksempelvis starter dagen med en virtuel videokonference, og dér aftaler dagens opgaver. På den måde er der stadig kontakt mellem leder og medarbejder, og det kan give tryghed til begge parter. I et mobilt arbejdsmiljø kan arbejde og fritid nemt flyde sammen, derfor hjælper klare retningslinjer både medarbejder og arbejdsgiver.

”Det stigende antal mobile arbejdspladser stiller krav til medarbejdernes selvdisciplin. De nye arbejdsformer kræver derfor nogle helt klare målsætninger for den enkelte medarbejder. Det kræver nogle performance systemer, der kan måle den værdiskabelse, som den enkelte medarbejder tilfører virksomheden. Nogle arbejdsgivere er rigtig langt på dette område, men der er stadig mange, der slet ikke har fået taget hul på udviklingen”, fortæller Anders Raastrup Kristensen.

Nye udfordringer ny virksomhedspolitik

For virksomhedens CIO betyder mobile arbejdspladser, at der er en omstillingsperiode. Udfordringen bliver at sikre, at medarbejderne kan udnytte de mange muligheder, der ligger i softwaren og teknologien. Når de tekniske løsninger er på plads, begynder arbejdet nemlig med at sikre, at medarbejderne er uddannet i anvendelsen af de nye teknologier og samarbejdsplatforme.

Ifølge Microsofts undersøgelse har 58 procent af de adspurgte virksomheder ikke en virksomhedspolitik for distancearbejde. Det vil sige, at der blandt andet mangler klare politikker for, hvordan følsomme data kan deles og gøres tilgængelige for de mobile medarbejdere.

Stor gevinst ved mobile arbejdspladser

”Den mobile arbejdsplads handler om meget andet end blot smartphones og andre mobile enheder. Det handler også om, hvordan vi kan give medarbejderne en sikker løsning, hvor de ubesværet kan dele og få adgang til deres data, hvor som helst og når som helst. Med den teknologi, der er til rådighed i dag, er sikkerheden for de mobile arbejdspladser på linje med de traditionelle løsninger”, siger Hans Kristian Moslund.

Få ting kan vi sige med sikkerhed, men alt tyder på, at vi i stigende grad vil tage den nye arbejdsform til os. Udfordringerne til trods så taler tendensen sit tydelige sprog: De virksomheder, som vælger at tilbyde mobile arbejdspladser, kan hente en stor produktivitetsgevinst.

Hvis du vil vide mere om, hvad Microsoft Lync 2010 kan gøre for din virksomhed

Kontakt Jørgen Rahbek, produktchef, Unified Communications, på jorgenr@microsoft.com eller tlf. 4567 8407.

* Målt ud fra en arbejdsmåned på 22 dage.