ISS er ved at udrulle Exchange Online, mailelementet af den cloudbaserede Microsoft Office 365, til mere end 25.000 vidensmedarbejdere i mere end 50 lande. Løsningen gør det muligt at opbygge en ensartet mailplatform til et meget stort antal medarbejdere på tværs af en lang række forskelligartede it-miljøer.

Samtidig får medarbejderne fuld og nem adgang til mailboksen overalt, hvor der måtte være en internetforbindelse – uden behov for VPN eller adgang til arbejdspladsens lokalnet. I takt med migrering til Microsoft Exchange Online, nedlægges alle hidtidige mailsystemer. Hermed sparer ISS tid og omkostninger.

Opkøb gav it-udfordringer

Langt de fleste af ISS-koncernens 520.000 medarbejdere er dem, der fungerer som koncernens ansigt mod omverdenen: De gør rent, går vagt, tager telefonen, står for kantinemaden, vander potteplanterne og ordner radiatorventiler, der har sat sig fast på kontorer i hundredtusindvis af virksomheder og organisationer verden over.

En målrettet opkøbsstrategi har gjort ISS til en af verdens største facility services virksomheder – ja, en af verdens største virksomheder i det hele taget – med aktiviteter i mere end 60 lande. Men strategien har samtidig skabt en række it-orienterede udfordringer, som er blevet stadig sværere at sidde overhørig for koncernens it-division.

– F.eks. har vi så mange forskellige mailsystemer kørende i de ca. 50 forskellige lande, hvor vores 25.000 vidensarbejdere sidder, at det kan vanskeliggøre samarbejdet, konstaterer Morten Wagner, leder af Global IT Sourcing hos ISS.

– Her er en skønsom blanding af alt fra Lotus Notes til nye og ældre Exchange-versioner samt en række mere eller mindre ukendte systemer. Resultatet er en indviklet blanding af licens- og hostingaftaler– samt et uigennemskueligt udgiftsniveau til hosting og vedligehold, tilføjer han.

Exchange Online spiller rigtig godt sammen med Outlook

Ifølge Morten Wagner er mail så ganske afgjort den primære kommunikationsform i ISS – og myriaden af systemer var ikke videre kompatibel med koncernens strategi om at gøre det nemmere at samarbejde for de mange medarbejdere og landekontorer. Derfor havde ISS gennem flere år været på udkig efter en central, cloudbaseret mailløsning. Men man skønnede indtil for nylig, at Microsofts cloudsatsning var for umoden.

– Men fra midten af 2010 blev det helt tydeligt, at Microsoft satsede benhårdt på cloud-ydelser, og det har også afspejlet sig i udviklingen af Office 365 (tidl. BPOS). Her parres en enkel og brugervenlig ydelse med en gennemsigtig og fornuftig prispolitik og det faktum, at man selv slipper for at drifte og vedligeholde backend. Dén strategi passer utroligt godt til ISS, siger Morten Wagner.

– Samtidig spiller maildelen af Office 365 – Exchange Online – rigtig godt sammen med Outlook, som den overvejende del af vores kolleger anvender i forvejen. Derfor var det den oplagte vej at gå for os, tilføjer han.

Migreringen er ligetil, men tager tid

Migreringsstrategien bygger på princippet om at overflytte landekontorerne med det største antal medarbejdere først og dernæst migrere de mindre kontorer efterfølgende. Men ”hvis nogle lande beder os om at tage dem først, så får de også lov til at komme tidligere med på vognen end ellers planlagt,” som Morten Wagner forklarer.

Denne fremgangsmåde har indtil videre resulteret i, at man har migreret 8.000 medarbejdere fra de seks største ISS-lande til Exchange Online – vel at mærke uden at de har mistet mailadgang eller data undervejs. Broderparten af de resterende knap 17.000 vidensarbejdere følger i løbet af 2. og 3. kvartal af 2011.

– I sig selv er det jo helt ligetil at oprette medarbejdere på Exchange Online, efter at migrering til vores globale active directory er etableret; det er groft sagt blot at trykke på en knap. Men nu skulle vi jo også flytte eksisterende maildata med over, og det er klart, at kompleksiteten stiger, des ældre mailsystem du migrerer fra. Det tager lidt tid, siger Morten Wagner.

Usædvanlig godt modtaget hos medarbejderne

Migreringsprojektet til Exchange Online har således været usædvanligt på flere planer – og blandt de mere opsigtsvækkende har ifølge Morten Wagner været, hvor godt brugerne har taget imod skiftet.

– Typisk er der en vis tilbagelænet skepsis, når vi fra koncernplan beder landekontorerne ændre på de værktøjer, de anvender til daglig. Men netop dét her projekt er blevet usædvanligt godt modtaget. Ikke blot hos de knap 5.000 Lotus Notes-brugere, der nu har fået Exchange Online kombineret med Office 2010, men også bredt hos eksisterende Exchange-brugere, siger han.

– Kollegerne er dels glade for, at mailen nu kører hurtigt og stabilt. Men også for, at de pludselig har 25 gigabyte plads at arbejde med. Derfor slipper folk nu for konstante reminders om at slette mails– hvilket som bekendt er en upopulær tidsrøver i alle organisationer, siger Morten Wagner.

– I dag har brugerne også som standard adgang til mail overalt, hvor de måtte have en tilgængelig netforbindelse. Det opleves som en reel fordel ude i organisationen og gør basalt folk mere fleksible, tilføjer han.

It-ansatte har fået mere tid

Det er også blevet nemmere at administrere og overskue mailsystemet, om end Morten Wagner ser frem til de varslede forbedringer af administrationsmodulet i Office 365, der kommer senere i 2011, for ”baseret på informationerne i deres roadmap for Office 365 er det helt tydeligt, at Microsoft har lyttet til feedback fra os og andre. Det er meget tilfredsstillende.”

Endelig har skiftet til Office 365 gjort det muligt for de it-ansatte i ISS at prioritere deres tid helt anderledes, nu hvor de ikke længere skal bruge kræfter på at administrere eller drifte mailservere, og ”det frigiver nogle ressourcer, som vi meget hellere vil bruge på udvikling af forretningsapplikationer,” siger Morten Wagner.

Hvis du vil vide mere om, hvad Exchange Online kan gøre for din virksomhed

Kontakt Åren Ekelund, produktchef, på arene@microsoft.com eller tlf. 5157 8122.