Hjemmeplejen i Gentofte Kommune venter at kunne planlægge indsatsen lettere via en kobling mellem prognose og de faktiske ressourcer med nyt ledelsesinformationssystem. Overblikket skal gøre ledelsen i stand til at organisere arbejdet mere effektivt og sikre, at kommunen får maksimalt udbytte af personaleressourcerne uden at forringe borgerservice. Satset på et standardsystem vil samtidig gøre kommunen mere uafhængig og fleksibel.

Situation
Som i mange andre offentlige institutioner arbejder de mere end 500 ansatte i Gentofte Kommunes hjemmepleje hårdt for at matche slankede budgetter med skiftende opgavemængder og jævnlige tilpasninger af organisationen. Lettere bliver det ikke, når store dele af de data, der danner grundlag for ledergruppens ressourcetildeling og planlægning, indtil for nylig blev registreret i forskellige, ikke-integrerede systemer uden stærk fælles metodik. 

– Det er længe siden, at kommunale institutioner blot kunne overskride budgetterne og bede om tilgivelse bagefter, konstaterer Lars Hansen, leder af Hjemmeplejen i Gentofte Kommune.

– Vi er blevet langt bedre til at styre udgiftsniveauet end førhen. Men uden adgang til konstant opdateret ressource- og tidsoverblik har det været svært at nå de sidste 5-10 procent i mål. Tilsvarende har det været svært at anvende alle de tilgængelige ressourcer og uddannelsesmidler, så de gjorde størst mulig gavn, tilføjer han. 

Kommunen var derfor på udkig efter en løsning, der kunne højne informationsniveauet på lederplan og samtidig holde de politisk og administrationsmæssigt ansvarlige på rådhuset informeret. 

– Men det skulle så ganske afgjort ikke være en skræddersyet løsning. Det var vigtigt, at løsningen var baseret på standardteknologi. Samt at vi selv kunne foretage mange tilpasninger, efterhånden som behovet opstod, sammenfatter Johan Rastenberger, leder af Gentofte Kommunes BI Competence Center. 

Løsning

Kommunen besluttede sig for et portalbaseret ledelsesinformationssystem (LI) baseret på Microsoft SharePoint Server 2010, der holder Hjemmeplejens ledelse orienteret om status, forbrug og ressourcer på tværs af afdelinger eller hele hjemmeplejen. Systemet fødes med data fra bl.a. vagtplansystemet – hvilket letter ledernes manuelle indberetningsbyrde – og er tillige koblet med et nyudviklet prognosesystem, der gør det muligt at forudse sammenhængen mellem ressourcer og opgavemængde. 




Netcompany fik til opgave at tilpasse og implementere den SharePoint-løsning, der skulle stille informationerne til rådighed for brugerne. 

– Løsningen er opbygget, så brugerne får præsenteret informationerne i deres browser på en nem og overskuelig facon. De kan f.eks. overskue, hvor mange ressourcer og hvor meget mandskab, de har til rådighed til at løse de opgaver, der venter på kortere og lidt længere sigt. Det er værdifuldt, fordi de samtidig bliver i stand til at gennemskue de økonomiske og mandskabsmæssige konsekvenser af en lang række ledelsesmæssige prioriteringer, forklarer Lars Hansen. 

Samtidig kan både ledere og kommunens egne analytikere følge forbruget nøje. De kan også tilpasse visningen på flere måder og f.eks. gennemskue, hvordan ressourcerne præcis anvendes i de enkelte afdelinger. 

– I dag kan vi bedre gennemskue, hvorfor nogle afdelinger bruger flere eller færre ressourcer end andre og hvordan de bruger dem. Det er ekstremt nyttig viden, fordi det gør os i stand til at lære af hinanden på tværs af hele hjemmeplejen, siger Lars Hansen. 

Endelig giver den SharePoint-baserede portal analytikerne på rådhuset adgang til såvel historik som øjebliksbilleder af, hvordan økonomi og forbrug udvikler sig i forhold til de lagte budgetter. 

Fordele
– Vi venter os meget af koblingen mellem ressourceoverblik, økonomisk planlægning og prognose. Ikke mindst fordi koblingen finder sted på grundlag af et fælles, entydigt datagrundlag og i ét system. Det ser jeg som en meget stor fordel, siger Lars Hansen. 

Samtidig betegner Johan Rastenberger systemet som ’ret brugervenligt, taget i betragtning hvor alsidigt det er’. 

– Vi vil nok løbende skulle gøre en indsats for at sikre, at systemet anvendes korrekt. Men alt i alt er den del af systemet, vi har implementeret indtil nu, blevet forbløffende godt modtaget. På trods af, at de primære brugere i ledergruppen ikke har it-mæssig baggrund, men stort set alle er uddannet i pleje- eller sygehussektoren, siger han. 

Johan Rastenberger tilføjer, at man også løbende vil udbygge funktionaliteten i hjemmeplejens system. Dels ved at implementere forskellige workflows og processtyringselementer, dels ved at udvide antallet og kvaliteten af visninger ved hjælp af PerformancePoint Services i SharePoint 2010. 

– Netcompany har gjort et rigtig godt stykke arbejde i design og implementering af systemet, men kommer nok til at spille en mindre rolle fremover. Primært fordi det er så relativt nemt at tilpasse SharePoint-løsningens funktionalitet, at vi kommer til at gøre meget af arbejdet selv. Så kan vi altid trække på ekspertisen hos dem eller andre i forbindelse med større omlægninger af systemet. For eksempel hvis vi udstrækker det til at løse funktioner i andre dele af kommunen, siger Johan Rastenberger. 

– På dén led har SharePoint faktisk ikke blot været med til at løse et specifikt problem i hjemmeplejen, men også gjort os som kommune mere fleksible og uafhængige. Det er en afgørende kvalitet i en tid, hvor struktur og arbejdsopgaver er under hastig forandring, tilføjer han.