I Office 2007 blev Microsoft Groove introduceret som et samarbejdsværktøj, der gjorde det muligt for brugeren at synkronisere et dokumentbibliotek fra SharePoint, så der også kunne arbejdes med dokumenterne offline. 

I 2010 ændres navnet til SharePoint Workspace, og den nye version opfylder nu endnu flere krav til fleksibel adgang til arbejdsdokumenter og de eventuelt bagvedliggende databaser. Med SharePoint 2010 Workspace kan brugeren nu tage et helt SharePoint site ”offsite”, det vil sige dokumenter, lister, backend synkroniserede data, osv. Samtidigt understøttes custom lister, InfoPath formular og søgning stadig. 

Brugeren får hurtig adgang – når som helst og hvor som helst
Med Sharepoint 2010 Workspace kan brugeren synkronisere dokumentbiblioteker, så han eller hun altid kan tilgå, se og redigere dokumenter fra sin egen computer. Ressourcerne gemmes lokalt, når brugeren er koblet på serveren, og der kan derefter arbejdes med dem offline. 

Når brugeren tager et dokument med offline i et Workspace, er han eller hun ikke begrænset af filformat og indhold. SharePoint Workspace understøtter nemlig, at brugeren også kan tage backend information fra eksempelvis SAP, CRM systemer eller andre databaser med sig offline. Det gør det langt mere fleksibelt, da alle informationer er tilgængelige og brugbare, selv når brugeren er på farten. 

Når brugeren igen kobler sig på SharePoint, synkroniseres alle ændringer automatisk med indholdet på serveren – uanset om det er ændringer i dokumenter, databaser eller mapper og ikke blot til SharePoint men også evt. tilbage til backend systemer. 

Høj grad af fleksibilitet i et samarbejde
SharePoint Workspace 2010 gør det også muligt at gennemføre projektarbejde med forskellige deltagere langt mere effektivt. Brugeren inviterer blot eksterne kunder, partnere og leverandører med ind i et Workspace – alt efter opgavetype og behov.

Filer, der optræder i det delte Workspace, er synlige for alle deltagere, og brugeren bestemmer, hvilke rettigheder de enkelte deltagere har – om de har redigeringsrettigheder eller blot kan se og læse dokumenterne. Det giver total kontrol med indhold, versioner og rettigheder. 

Alle deltagere i et Workspace kan arbejde med indholdet krypteret på tværs af firewalls, og alle kan arbejde på et dokument samtidig – uden at miste ændringer og opdateringer. Alle projektets deltagere kan også arbejde fra hver sin lokation. Det giver en høj grad af fleksibilitet på ethvert projekt, der kræver samarbejde mellem flere parter.

Med SharePoint Workspace 2010 kan brugeren også tage et hvilket som helst bibliotek lokalt på computeren og dele det med andre. Det er altså ikke kun SharePoint data man kan dele på sikker vis, men i virkeligheden alle de data man har brug for. 

En lang række fordele
Med SharePoint Workspace 2010 får virksomhedens medarbejdere en lang række fordele, der giver øget fleksibilitet for den enkelte bruger og forbedrede muligheder for samarbejde mellem interessenter eller grupper:

    1. Tag SharePoint Workspace 2010 med dig 
      Med Workspace kan brugeren selv styre sit arbejde. Når bruger er koblet på serveren, kan dokumenter og arbejdsfiler nemt gemmes lokalt. Herefter kan brugeren arbejde hvor som helst og når som helst. Når computeren kommer online igen, synkroniseres alt med indholdet på serveren.



    1. Tag SharePoint Workspace 2010 med dig 
      Med Workspace kan brugeren selv styre sit arbejde. Når bruger er koblet på serveren, kan dokumenter og arbejdsfiler nemt gemmes lokalt. Herefter kan brugeren arbejde hvor som helst og når som helst. Når computeren kommer online igen, synkroniseres alt med indholdet på serveren.



    1. Fleksibelt samarbejde
      Workspace gør det nemt at redigere og ændre dokumenter, præsentationer og andet indhold i samarbejde med andre interessenter. Deltagerne i det enkelte Workspace kan arbejde samtidig – uanset lokation – på dokumenterne i eksempelvis et Worddokument eller en PowerPoint præsentation, uden at opdateringer eller kommentarer går tabt.



    1. Find det, du søger
      Med integrationen med Windows Search kan bruger nemt søge efter specifikt indhold i et Workspace på computeren



    1. Kontrol over dokumenter 
      Med feaures så som ”Check In” og “Check Out” kan brugeren administrere alle filer. Det bliver nemt at finde de forskellige versioner af et dokument, og med funktioner som ”drag & drop” og integrationen med f.eks. Outlook giver Workspace kontrol.



    1. Spar tid
      Workspaces i SharePoint indeholder stort set alle standardlister, og det betyder tidsoptimering og overblik for brugeren.



    1. Adgang til ekstern data 
      Med SharePoints Business Connectivity Services er der adgang til eksterne databaser og backend information som f.esk. SAP og CRM systemer. Kombineret med mulighederne ved offline arbejde med SharePoint Workspaces kan brugeren nemt benytte eksterne data i hans Workspace. Der er bl.a. mulighed for at søge, lave datafiltre og gruppere informationer, og bruger kan ændre i data. Ændringerne synkroniseres automatisk til den eksterne datakilde, når brugeren er online igen.



    1. Få adgang til indholdet I SharePoint fra Windows Explorer
      Med synkronisering af SharePoint indholdet kan brugeren nemt få adgang til filerne fra Windows Explorer.



    1. Se alle opdateringer
      Bruger kan samle alle de Workspaces, han er med i, ét sted. Det giver hurtigt overblik over, hvem der arbejder i hvilke Workspaces, og hvor der er nyt indhold. Det er også muligt at få besked, når der er synkroniseret nyt indhold i et dokument i SharePoint.



    1. Gør arbejdet hurtigere
      Med SharePoint Workspace 2010 Ribbon har bruger adgang til kendte kommandoer og kan personalisere brugergrænsefladen, så den matcher behovet. I Microsoft Office Backstage™ kan bruger desuden bestille alarmer samt dele, printe og administrere medlemmerne I de enkelte Workspaces.



  1. Overblik over delte filer
    Deles et Workspace med andre brugere, er det stadig nemt for den enkelte bruger at få overblik, da det ikke er nødvendigt med adgang til SharePoint serveren for at se, hvor der er nyt indhold eller ændringer.

SharePoint 2010 Workspace betyder en langt mere fleksibel måde at samarbejde på – online og offline. 

SharePoint Workspace er en del af Microsoft Office 2010 Professional. 

Hør mere om, hvordan SharePoint Workspace 2010 gør det let at dele og samarbejde på dokumenter
Vil du vide mere om de fordele, din virksomhed kan høste, er du velkommen til at kontakte produktchef Åren Ekelund på aaren.ekelund@microsoft.com eller 51 57 81 22.