Case: Digitale laboratoriebøger hos Novozymes
En tilpasset løsning til Microsoft Sharepoint Server 2007 og Microsoft Office 2007, der er udviklet af Microsoft Services, viste sig at være det bedste udgangspunkt, da Novozymes skulle anskaffe et system til dokumentation af laboratorieforsøg – et såkaldt ELN-system. Der findes ganske vist mange standardløsninger til ELN, men de viste sig at være for umodne eller kunne funktionalitetsmæssigt ikke opfylde behovet. Samtidigt var de forholdsvis dyre at indkøbe og drifte. Ved valg af Microsoft blev der i stedet taget udgangspunkt i et produkt, som medarbejderne kendte i forvejen, og det har sparet udvikling, tilpasning og uddannelse. 

Udfordring
Novozymes håndterer i dag en omfattende mængde af laboratorieforsøg, der resulterer i de patenter, som selskabet blandt andet lever af. Derfor skal forsøgene dokumenteres korrekt for at opnå den bedst mulige patentbeskyttelse. Opstår der tvister om retten til et patent, skal hele forskningen bag ofte fremlægges for en domstol. 

Indtil 2009 blev alt derfor skrevet ind i hånden i stakkevis af laboratoriebøger, der skulle underskrives af medarbejderne. En besværlig, men helt nødvendig proces for at sikre rettighederne. 

De restriktive domstole er dog så småt begyndt at acceptere elektronisk dokumentation som bevismateriale, og Novozymes begyndte derfor for et par år siden at kigge sig om efter en ny løsning. Der skulle skaffes et ELN-system – en ”Electronic Lab Notebook”. ELN-systemet skulle producere digitalt signerede laboratoriebøger – en væsentlig del af en fremtidig fælles forskningsdatabase, der skulle skabe mere synergi, samarbejde og deling af viden på tværs af de globale laboratorier. 

Projektleder Tina Spendler siger: ”I større firmaer er virkeligheden, at mange forsøg gentages eller samme erkendelser reelt gøres flere gange alene pga. mangelfuld videndeling mellem forskere, og kunne dette reduceres signifikant, ville det alene sikre, at et ELN-system kunne tjene sig selv hjem mange gange.” 

Derfor undersøgte Novozymes ELN-markedet i samarbejde med konsulenthuset IT Practice, der har fungeret som rådgiver og hovedudvikler gennem hele forløbet. 

Programleder Peter Wagner antog først, at det ville gå forholdsvis hurtigt med at finde et passende færdiglavet system: ”Det handlede jo grundlæggende bare om at notere nogle laboratorieforsøg på computeren i stedet for i en bog – og signere dem og gøre dem søgbare.” 

Men det viste sig at være svært at finde et tilstrækkelig godt og modent eksternt system, hvilket blev bekræftet igennem et pilotprojekt, hvor den valgte løsning faktisk hurtigt blev skrottet igen. Novozymes måtte erkende, at eksterne løsninger var umodne, tunge at integrere og dyre at indkøbe licenser til. Også undervisningen i systemet kunne blive kostbar, fordi medarbejderne skulle sætte sig ind i et helt nyt tekstbehandlingssystem. 

Løsningen
Novozymes valgte at tænke helt forfra. For hvad nu hvis selskabets eksisterende Microsoft Office 2007 og Microsoft SharePoint 2007 produkter kunne bruges? Office pakken kendte de ansatte jo allerede, og SharePoint var ved at blive udrullet over hele Novozymes alligevel. Så hvis nu disse platforme kunne bruges og tilføjes en digital signatur, ville det være langt lettere for de ansatte at gå til – og samtidig langt billigere end at købe et helt nyt ELN-system.

Som Tina Spendler siger: ”SharePoint er jo bl.a. bygget til samarbejde og videndeling omkring projekter, så det burde kunne lade sig gøre.” 

Microsoft Services kom på projektet og havde allerede været involveret i en lignende løsning i USA i et samarbejde med det amerikanske konsulenthus Neudesic. Projektet passede perfekt til Novozymes, der derfor bad Microsoft Services om at deltage i det videre arbejde med en tilpasset løsning. Microsoft Services har i Danmark og udlandet en række af konsulenter, der er specialister i tilpasninger til Microsoft, så der gik kun seks måneder, inden løsningen var tilpasset kravspecifikationen. 

For brugeren opleves systemet i det daglige som en ny værktøjslinje i Microsoft Word, der derved kan bruges til at skrive laboratorieforsøgene ind i. 

”Uddannelsen har næsten ikke krævet nogen indsats, fordi medarbejderne er vant til at arbejde i Word og bare lige skal have et par ekstra finesser med,” siger Tina Spendler, der kun havde behov for at sætte superbrugerne ind i systemet og få produceret en vejledning med screendumps samt tilbyde e-learning. 

Den digitale signatur blev købt hos Arx - et it selskab, der er specialiseret i sikkerhed. Alle dokumenter i systemet kan derfor kombineres til en signeret PDF-fil ved hjælp af hyper.net. 

Fordele

  • Udnytter eksisterende produkter
  • Sparer uddannelse ved at blive i Office miljø
  • Mulighed for at udnytte SharePoint til samarbejde, søgninger m.v.
  • Dokumentation kan hurtigt fremfindes ved tvister
  • Internationalt samarbejde integreret med Microsoft standarder

I dag har selskabet fået en global løsning, der kan fungere i alle de seks lande, hvor forskning og udvikling foregår. Da hele denne dokumentation af eksperimentelt arbejde er på engelsk, kan alle medarbejdere over hele jorden nu søge på hinandens forskningsresultater – dog med visse adgangsbegrænsninger af hensyn til den overordnede sikkerhed. Det betyder, at man lettere kan få fat i andre, der har arbejdet med det samme – eller man kan søge på eksisterende information og viden og bygge videre derfra. Derved får selskabet en stærkere kollektiv bevidsthed, som er en meget vigtig del af ledelsens strategi. 

”Når tingene kan søges bredt af alle i forskningen, åbner det gode muligheder for forbedret innovation, men gør det også sværere at gemme data og information,” siger Peter Wagner, der også indrømmer, at nogle medarbejdere bliver lidt utrygge ved nye arbejdsformer. ”Men man kan også lettere finde hjælp, og samarbejde og netværk er jo vejen frem i en international virksomhed som vores.” 

Han ser også en væsentlig fordel, hvis selskabet pludselig skal ind i en retssag. Så kan man på kort tid søge og fremskaffe dokumentation, som tidligere kun fandtes på papir. En opgave, der normalt ville tage utroligt mange mandedage at scanne og sortere. 

Økonomisk og driftmæssigt har løsningen også vist sig at være overkommelig. ”Vi har jo produkterne i forvejen, så vi sparer mange penge ift. at købe en standard ELN-løsning,” siger Peter Wagner. 

En tillægsgevinst ved at bruge Word og SharePoint er selvfølgelig integrationen til det øvrige Office-miljø samt Outlook. ”Man skal aldrig undervurdere værdien af at arbejde i noget kendt. Det sparer utrolig meget i uddannelse, men også mange ærgrelser for medarbejderne.”

Software og services

  • Microsoft Office 2007
  • Microsoft Sharepoint Server 2007
  • - Visual Studio 2008

Partner

  • Microsoft Services www.microsoft.dk
  • Neudesic (US) www.neudesic.com
  • IT Practice (DK) www.it-practice.dk

Hør mere om, hvordan Microsoft SharePoint Server 2007 for Internet (MOSS 2007) kan hjælpe din virksomhed til enkel og effektiv webadministration
Vil du vide mere om produktet eller de muligheder, det giver, er du velkommen til at kontakte Henrik Hjenner, Services Sales Manager, hhjenner@microsoft.com, tlf. 51 57 83 61.