Når man er en stor kommune med 1.500 administrative pc’er og 300 forskellige applikationer, skal opgraderingen tænkes godt igennem, når man skifter til den nyeste version af Microsoft Office 2007. Projektchefen i it afdelingen, Peter Møller, har prøvet mange opgraderinger før, og denne gang var der oven i købet ingen ressourcer til kurser og uddannelse.

”Vi vidste, at en succesfuld opgradering kun finder sted, når medarbejderne er orienteret fra starten, så det var faktisk det allervigtigste for os, da vi gik i gang,” fortæller Peter Møller. 

Øvelsen blev indledt i begyndelsen af 2008, da kommunen besluttede at skifte system til sags- og dokumenthåndtering. Det nye system kaldet Acadre bygger på Microsoft platformen, så første skridt ville naturligt være at få Microsoft Office 2007 på plads. 

Løsning
It afdelingen tog derfor kontakt til andre kommuner, der havde været igennem øvelsen. Her viste det sig hurtigt, at de bedste erfaringer blev opnået, når informationsniveauet havde været højt. Peter Møller fik desuden det forslag at udnytte Microsoft EA-aftalen til at udlevere en gratis Office 2007 i det såkaldte Home User Program, der tillader privat brug. Det ville automatisk medføre træning i fritiden.

Samtidig lagde it afdelingen en plan for, hvordan Office 2007 skulle rulles ud. Hvem skulle teste det først, hvilke kritiske applikationer spillede sammen mod Office, og hvor længe skulle testen vare? Planen handlede også om, hvordan medarbejderne skulle informeres. 

”Det vigtigste var at undgå tekniske problemer, for vi havde over 300 forskellige applikationer, der alle gerne fortsat skulle kunne bruges,” siger han.

Kommunen skrev for en god ordens skyld til alle leverandører og spurgte, om de var kompatible. Kun få svarede nej. Kompatibilitetsproblemet kunne derfor løses ved, at nogle få medarbejdere fik en ekstra særskilt maskine med Office 2003.

Resten af applikationerne blev fra oktober testet grundigt af 30 medarbejdere, der som de første fik Office 2007 installeret til en stresstest mod de øvrige programmer. Der viste sig kun nogle få problemer, der skulle rettes i den pakke, som kommunen senere skulle rulle ud.

I begyndelsen af 2009 fik medarbejderne tilbud om at installere Office 2007 på deres hjemmecomputere. Der blev afholdt tre orienteringsmøder i byrådssalen for i alt 400 administrative medarbejdere i uge 6 i 2009. Microsoft var med til møderne og præsenterede fordelene. 

Planen var at udrulle pakken allerede i vinterferien 2009. I perioden op til blev intranettet derfor brugt til at bringe tips og informationer, så alle lettere kunne gå i gang med at bruge produktet straks efter installationen. I mellemtiden var it afdelingen klar med den endelige installationspakke. Udrulningen blev startet fredag i uge 6 om eftermiddagen. 

”Vi installerede MSI pakken på maskinerne, så de var klar mandag morgen i uge 7. Kun pc’er, der var offline, måtte vente med pakken til senere, ligesom et mindre antal fejlede af anden årsag,” siger Peter Møller, der er meget tilfreds med forløbet, der er sket uden tilbageløb. For at sikre fremdrift i projektet valgte afdelingen en snæver projektgruppe med kun tre medarbejdere. Det har haft den klare fordel, at beslutningerne kunne træffes hurtigt.

Fordele
Især den enkle tilgang til uddannelse har været en stor fordel.

”Der var ikke afsat penge til slutbrugeruddannelse, så muligheden for at øve sig hjemme har været afgørende for os,” fortæller Peter Møller og tilføjer: ”Faktisk betød EA-aftalen med Microsoft, at vi kunne udrulle Office 2007 i hele organisationen, uden at vi skulle betale mere end hidtil, så det har samtidig været en virkelig økonomisk opgradering.” 

Tilvænningen har også været hurtig, forklarer projektchefen: ”Det er første gang, jeg har oplevet en så stor ændring helt uden produktionstab,” siger Peter Møller, der understreger, at installationen heller ikke medførte det pres på supporten, som han har oplevet tidligere. Der var fem mand i supporten, og de kunne udmærket håndtere henvendelserne fra de i alt ca. 1.500 administrative medarbejdere.

Han mener også, at medarbejderne har været godt hjulpet af programmet ”Hvor er knappen i Office 2007”, der kan vise forskellen på Office funktionerne i den nye og den gamle version. 

Fredericia Kommune valgte desuden at indkøbe programmet ”Office til alle”, der indeholder vejledninger både som flash animationer og trykte generelle vejledninger.

Kommunens egne vejledninger blev også tilpasset Intranettet til 2007-udgaven. Dermed kunne medarbejderne slå op de samme steder, som de plejede, hvis de skulle finde en konkret arbejdsgang eller funktion. 

Alle personlige indstillinger og præferencer kom desuden automatisk med over i den nye version, så alle kunne finde deres signaturer, bogmærker og alt muligt andet helt uden at skulle oprette det på ny.

Peter Møller lægger ikke skjul på, at han er stolt over så glat installationen er gået: ”Det er jo i virkeligheden så enkelt. Lav en grundig plan – med en grundig test og masser af informationsarbejde. Det er kun det, som vi har gjort, og det er lykkedes.” 

Peter Møller mener desuden, at det er vigtigt, at informationsindsatsen sker på flere planer. Som han siger: ”Nogle lærer bedst ved at høre om emnet, mens andre lærer mere ved at læse om det eller prøve det selv. Tilbagemeldingen er i hvert fald, at medarbejderne har oplevet forløbet som utroligt tilfredsstillende,” siger han.

Hør mere om, hvordan Microsoft kan hjælpe ved en opgradering af en løsning
Vil du vide mere om Microsofts erfaringer med forskellige opgraderinger, er du velkommen til at kontakte Åren Ekelund på arene@microsoft.com eller på telefon 5157 8122.