Microsoft Office SharePoint Server 2007 er et helt centralt værktøj, når Skandinaviens største kongrescenter skal planlægge afviklingen en stor verdensomspændende klimakonference i december 2009. Løsningen har blandt andet gjort det lettere at dele tekniske tegninger med underleverandører samt at koordinere den omfattende sikkerhedsindsats med myndighederne. 

Udfordring
I forbindelse med den ekstremt omfattende planlægning af en stor verdensomspændende klimakonference i december 2009 havde Bella Center behov for at dele tekniske tegninger og andre dokumenter. Både internt, men også eksternt med underleverandører og myndigheder, men opgaven kunne ikke løses af koncernens eksisterende it-infrastruktur. 

Primære krav til løsningen 
Bella Center søgte en brugervenlig løsning, der gjorde det muligt at dele og versionsstyre dokumenter som f.eks. tekniske tegninger, internt i Bella Centers organisation samt i forhold til underleverandører og myndigheder. Samtidig skulle det være muligt at oprette sites med forskellige sikkerhedsniveauer og flytte dokumenter mellem disse. 

Løsningen
En Microsoft SharePoint Server 2007 blev implementeret primo 2009 og er siden vokset med stor fart. Oprindelig var det meningen, at løsningen kun skulle indeholde tekniske tegninger og tilgås af en snes medarbejdere – men nu rummer den også Microsoft Office-dokumenter og anvendes af mere end 120 interne og eksterne brugere. 

Fordele

  • Øger produktivitet og overblik, da det er let at oprette, dele og versionsstyre tekniske tegninger og andre dokumenter
  • Letter samarbejde, da dokumenter kan deles med eksterne partnere og myndigheder
  • Højt sikkerhedsniveau via adgang til meget detaljeret styring af brugerrettigheder
  • Oprettelse af workflows sikrer, at arbejdsgange gennemføres og godkendes korrekt

Kundeprofil
Bella Center er Skandinaviens største kongres- og udstillingscenter og huser tillige permanente showrooms og et kontorhotel, ligesom koncernen også ejer Forum Copenhagen. Alt iberegnet har koncernen Bella Center ca. 122.000 m2 faciliteter under tag og beskæftiger 241 medarbejdere. 

Primære produkter i løsningen

  • Microsoft Office SharePoint Server 2007

Primære partnere



Bella Center planlægger konference med SharePoint 2007

Da det stod klart, at Bella Center skulle lægge de fysiske rammer til en verdensomspændende klimakonference, var glæden hos ledelsen af Skandinaviens største kongres- og udstillingscenter blandet med en vis bekymring. For eftersom konferencen tegnede til at blive en af de seneste 20 års vigtigste verdenspolitiske begivenheder, ville den også afstedkomme et planlægningsarbejde af en karakter, som Bella Centers it-infrastruktur ikke understøttede. 

- For eksempel havde vi ingen struktureret vidensdeling, men sendte i stedet filer pr. mail og gemte dem i servermapper og på lokale drev. Derfor havde ingen reelt overblik over, hvor dokumenterne befandt sig. Samtidig opstod der ofte tvivl om, hvilken udgave af eksempelvis en teknisk tegning, der var den nyeste, siger Michael D. Andersen, salgs- og projektchef, Bella Center. 

Bella Center havde gennem flere år overvejet en samarbejdsløsning baseret på Microsofts SharePoint-teknologi, men Michael D. Andersen blev først overbevist om, at teknologien ville være den rette vej at gå for Bella Center, da en konsulent fra Strateiteq på ganske få timer demonstrerede, hvordan man på få timer kan bygge en enkel samarbejdsløsning helt fra bunden i Microsoft Office SharePoint Server 2007. 

- SharePoint Server 2007 kunne mere end tidligere udgaver, samtidig med at vi ikke behøvede at gøre løsningen unødigt kompliceret. Det korresponderede godt med, at vi oprindelig kun ville anvende den til at dele tekniske tegninger internt – hvilket i sig selv ville være et kæmpe skridt for os, forklarer Michael D. Andersen. 

Men efterhånden som han og hans kolleger fik større indsigt i mulighederne, besluttede man at tage skridtet fuldt ud, hvilket resulterede i en komplet samarbejdsløsning. Den stod klar i begyndelsen af 2009 og bestod bl.a. af tre separate sites med forskellige grader af sikkerhed. På den måde kunne Bella Center – bl.a. efter krav fra Udenrigsministeriet – opbygge og dele dybt fortrolige dokumenter og planlægningstegninger med eksempelvis sikkerhedsmyndigheder. Samtidig med at man fra et andet site havde mindre kritiske informationer, som blev delt med en bredere kreds. 

- Samtidig fik vi fuld versionsstyring og overblik over, hvem der var ansvarlig for et bestemt dokument, et bibliotek eller en opgave. Vi kan også nemt give eksterne partnere fra politi, sikkerhedsmyndigheder eller ministerier adgang til dokumenter og opgavelister på ”need-to-know” basis. Det letter planlægningen og gør det nemmere for alle at være forberedt og have løst deres specifikke opgaver, når man mødes, siger Michael D. Andersen. 

Klimakonferencen medfører imidlertid ikke blot en omfattende planlægning af logistik og sikkerhed, men kræver også at møde- og udstillingsarealer tilpasses i ganske betydelig grad. Derfor har Bella Center gjort brug af de muligheder, SharePoint Server 2007 giver for at opbygge workflows. På den måde kan en eksempelvis en arkitekttegning automatisk sendes videre til godkendelse hos rette vedkommende internt, ekspederes til den bygnings- eller budgetansvarlige og andre interessenter samt derfra videre til arkitekter, håndværkere eller andre underleverandører. 

- Alle underrettes undervejs pr. mail, når de skal tage stilling til et eller andet. For eksempel i forbindelse med planlægningen af, hvordan et lokale præcis skal opbygges, og hvad det kommer til at koste. På den måde letter workflow-funktionerne arbejdet, samtidig med at vi sikrer, at en opgave ikke strander et eller andet sted. Samtidig kan vi altid se, hvem der sidder med en opgave, og hvor samtlige associerede dokumenter befinder sig. Det er ekstremt nyttigt. Både i det daglige, men også hvis en nøgleperson får den berømte tagsten i hovedet, siger Michael D. Andersen. 

Han erkender dog, at SharePoint-løsningen også stiller en række krav, navnlig til brugere på ledelsesniveau, og ”derfor er vi ikke kommet uden om en vis uddannelsesindsats.” Ligeledes har opbygningen med tre separate sites givet udfordringer i samkørslen med Microsoft Outlook 2007. På den anden side understreger Michael D. Andersen, at læringskurven og enkelte børnesygdomme ikke har forhindret anvendelsen af SharePoint 2007 i at brede sig som en steppebrand. Med det resultat, at mere end 120 interne og eksterne brugere nu anvender systemet til at dele alt fra tegninger til Word- og Excel-dokumenter og PowerPoint-præsentationer etc. 

- Lige nu handler alt om klimakonferencen. Men skal jeg kigge længere ud i fremtiden tror jeg, at vi implementerer SharePoint 2007 som en krumtap i planlægningen af fremtidige arrangementer, da det vitterlig gør os langt mere produktive på en lang række områder. Men stadig tror jeg - ret beset - at vi stadig kun har set toppen af isbjerget, vurderer Michael D. Andersen.