Med skiftet til Microsoft Office SharePoint Server 2007 har intranettet fået en ekstremt vital betydning for Udenrigsministeriet, da det erstatter en lang række fællesmails, letter internationalt samarbejde og strømliner distributionen af interne informationer. Samtidig har SharePoint-baserede workflows effektiviseret og digitaliseret en lang række procedurer – lige fra udsendelse af medarbejdere til håndtering af presseklip. Løsningen vandt da også prisen for Danmarks bedste intranet i marts 2009 for næsen af en række store koncerner med langt flere it-ressourcer. 

Kunden
Selv om Udenrigsministeriets kompleks på Asiatisk Plads i København i sig selv aftvinger en vis respekt, foregår en meget stor del af ministeriets arbejde uden for landets grænser. Således er mere end halvdelen af ministeriets 2.400 medarbejdere ansat på en af de 120 repræsentationer verden over. Men alle skal de konstant være fuldstændig opdateret på Danmarks officielle politik og kende til de seneste ændringer i politik, lovgivning og procedurer. 

– Tidligere har det været en temmelig omfattende øvelse at distribuere opdateret viden til alle relevante medarbejdere, og det har typisk affødt en temmelig omfattende strøm af mere eller mindre segmenterede fællesmails, forklarer IT-chef Lars Steen Nielsen. 

En del af informationsopgaverne kunne i princippet have været løst med det eksisterende intranet. Men det var ikke gearet til stort andet end at holde styr på medarbejdernes telefonnumre og – med Lars Steen Nielsen ord – kantinemenuen på Asiatisk Plads. 

– Og den er måske ikke så frygtelig relevant, hvis du er udstationeret i Sydafrika, konstaterer afdelingsleder Bernard Nordentoft, der er ansvarlig for Udenrigsministeriets intranetredaktion. 

En anden udfordring var at håndtere, at en fjerdedel af medarbejderne i udetjenesten årligt flytter til en ny repræsentation. Tidligere blev alt overvejende håndteret manuelt, uanset om der var tale om akkreditativer, tildeling af it-udstyr og netforbindelse, rejseafregning, kontorforhold eller boligforhold. 

– Udstationering er en kompleks proces, og i snit opstod der da også større eller mindre fejl i håndteringen af to ud af fem udstationeringer, siger Lars Steen Nielsen. 

Løsning
Ministeriet havde længe overvejet at opgradere det eksisterende intranet, og lanceringen af Microsoft Office SharePoint Server 2007 blev opfattet som en god anledning til at konsolidere al information ét sted samt automatisere en række arbejdsgange. 

– Vores vision var at skabe et intranet, der gjorde det nemt at finde alle de informationer, medarbejderne havde behov for. Men skulle det give mening, måtte vi gå drastisk til værks og radikalt ændre den måde, vi arbejdede på, siger Lars Steen Nielsen. 

– Skulle satsningen blive en succes, var det først og fremmest nødvendigt at gøre op med mailtyranniet og vænne medarbejdere på alle niveauer til, at de skulle på intranettet for at holde sig opdateret. Den strategi krævede, at organisationen var parat, og heldigvis fik vi opbakning fra ledelsen, siger Bernard Nordentoft. Slutresultatet var en intranetløsning baseret på SharePoint 2007, der var fuldt funktionel i begyndelsen af 2008. 

– Vi bestræber os for eksempel på at reducere antallet af fællesmails og i stedet benytte intranettet som kommunikationsplatform. Det understreger vi bl.a. ved at lade en browser med personaliseret intranetforside være det første på skærmen, når medarbejderen tænder sin pc, siger Lars Steen Nielsen. 

På den måde får ansatte over hele kloden overblik over regionale eller nationale presseklip, procedureændringer eller nyheder om den førte politik, når arbejdsdagen starter. Ligeledes kan alle søge og finde opdaterede vejledninger om samtlige de aspekter af ministeriets arbejde, som kan være relevant for netop deres arbejdsfunktion. Medarbejderne kan også selv publicere dokumenter eller nyheder. Snart bliver det endda muligt at lægge mails fra Outlook 2007 online med få klik. 

Fordele
Det er også blevet muligt at oprette arbejdsrum, hvor medarbejdere kan dele f.eks. Microsoft Office-dokumenter samt mails og kalendere fra Outlook. Denne mulighed anvendes flittigt, blandt andet under arbejdet med større begivenheder eller medlemskaber af råd og nævn, hvor der er brug for tæt samarbejde mellem mange medarbejdere på tværs af landegrænser. 

– Kort sagt er du i dag lige så godt informeret via intranettet som udstationeret i Kuala Lumpur, som hvis du sidder på etagen under ministeren. Det har gjort en fantastisk forskel for den måde, vi arbejder på – og organisationen er knyttet så meget bedre sammen, at betydningen næsten ikke kan overvurderes, konstaterer Lars Steen Nielsen. 

Samtidig giver en omfattende brug af workflows – via SharePoint 2007-overbygningen Nintex – ministeriet i stand til at ensrette og forenkle sagsbehandling, indberetninger og procedurer af snart sagt enhver tænkelig karakter. Det giver betragtelige effektiviseringsfordele på en lang række områder. 

I personalemæssig sammenhæng sørger workflows således for at strømline alle processer forbundet med udstationerede medarbejdere, samt for at hente stamdata fra ministeriets Active Directory. 

Systemet guider alle relevante medarbejdere gennem de trin, der er nødvendige for at tage hånd om den udstationeredes udstyr og kommunikation, skabe rammerne for familien, bestille alt fra akkreditiver til dørskilte og så videre. Når de rette informationer er indtastet, sender SharePoint selv mails til de, der efterfølgende skal godkende anmodningen eller tage hånd om de praktiske ting. 

– På den måde minimeres risikoen for fejl, ligesom processen bliver betydeligt mere overskuelig. Det er virkelig noget, der kan mærkes ude i organisationen, konstaterer Bernard Nordentoft. 

Det SharePoint 2007-baserede intranet og dets mangefacetterede funktionalitet har i dén grad også vundet anerkendelse udenfor ministeriets grænser. Således løb Udenrigsministeriets intranet i marts 2009 med prisen for ”Danmarks bedste intranet”. Lars Steen Nielsen vurderer, at den massive fokus på praktisk anvendelighed og omfattende integration mellem intranettet og ministeriets øvrige applikationer er blandt de elementer, der skiller Udenrigsministeriets intranet ud fra andre gode intranetløsninger. 

– Det er ikke blot bemærkelsesværdigt, at vi er den første offentlige institution, der vinder Intranetprisen. Snarere at vi vandt for næsen af private koncerner med it-afdelinger og budgetter, der er langt større end vores. Det tillader vi os – i al beskedenhed – at være ganske godt tilfredse med, siger Lars Steen Nielsen.