Med Microsoft Office Project Server 2007 kan verdens største mobilfabrikant hurtigt gennemskue de konkrete effekter af at igangsætte eller udskyde udviklingsprojekter – inden beslutningerne træffes.

Virksomheden
Med en global markedsandel på knap 40 procent er Nokia uden sammenligning verdens største producent af mobiltelefoner. Hvert eneste år sender koncernen et stort antal nye modeller på markedet, og hvert eneste produkt skabes i en af de 11 udviklingsafdelinger verden over.

Udfordringen
På Frederikskaj i København arbejder således mere end 1.000 ingeniører og teknikere på at udvikle nogle af de Nokia-produkter, kunderne kan se i forretningerne om et års tid eller to. Men hvor de fleste brugere opfatter deres mobiltelefon som en sammentømret enhed, så foregår udviklingsarbejdet ad en række parallelle spor. Det fortæller Per Honoré, der er supportmanager for en række af Nokias R&D-afdelinger – herunder den, der ligger i København. 

– Et hold beskæftiger sig med design, et andet hold med hardware og andre igen udvikler antenner, software eller noget helt femte. Samtidig er der gang i flere forskellige udviklingsprojekter på en gang, forklarer han. 

– Opgaven går derfor ud på at koordinere samtlige projekter, så de alle har de rigtige ressourcer og specialister til rådighed på rette tidspunkt. Ellers opstår der flaskehalse, hvilket kan sinke udviklingsarbejdet og i sidste ende koste på bundlinjen. For eksempel hvis vi ikke er i stand til at sende en bestemt model på markedet efter planen, siger Per Honoré. 

Koordinationsarbejdet er imidlertid en kompliceret øvelse. Ikke mindst taget i betragtning, at Nokia løbende reviderer sine udviklingsplaner måneder eller år ud i fremtiden. 

– Derfor skal ledelsen på forhånd kunne gennemskue de præcise konsekvenser af en beslutning, siger Per Honoré. 

Han tilføjer dog, at denne planlægningsproces traditionelt har været en temmelig omstændelig affære, der kunne tage uger at gennemløbe og ikke altid var lige retvisende. Primært fordi den københavnske udviklingsafdeling ikke havde værktøjer, der samlede information og konsekvensberegning på et helt overordnet niveau.

– Sidst i 2006 var der derfor et stærkt ledelsesmæssigt ønske om at få bedre overblik over ressourcefordelingen i udviklingsafdelingen i København, og vi havde tydeligvis behov for et projektstyringsværktøj til at løse opgaven, sammenfatter Per Honoré i dag.

– Microsoft Office Project er de-facto standard indenfor sin genre, og samtidig havde vi i nogle år anvendt produktet flere steder i organisationen. Derfor kendte medarbejdere med projektansvar allerede til Microsoft Office Project 2007, og det var oplagt at fortsætte i samme spor, konstaterer Per Honoré.

Men eftersom Project 2007 kun blev anvendt på filniveau, var det ikke velegnet til at sammenkøre informationer fra hele organisationen.

– Derfor valgte vi Microsoft Office Project Server 2007 som grundlag for vores planlægnings-løsning. Men ikke uden først at have brugt to måneder på at definere vores behov og skitsere en ekstremt enkel brugermodel, der afspejlede løsningens helt eksakte anvendelse, forklarer Per Honoré.

– Det var den eneste måde, hvorpå vi kunne sikre bred opbakning fra ressourceejere og projektledere, der i sidste ende skulle fodre systemet med data. Indbyggede vi for mange funktioner, risikerede vi derimod at gøre brugerne så forvirrede, at løsningen reelt ikke ville finde tilstrækkelig bred anvendelse, uddyber han.

Den rent IT-tekniske fremgang var enkel; implementeringen forløb fuldstændig smertefrit og over blot to dage først i 2008. Herefter gik foråret med en række afprøvninger, ligesom der blev sat en skæringsdato for, hvornår det var obligatorisk at registrere de relevante projektdata i systemet.

– Men vi kræver faktisk ikke særlig meget. Projektledere skal for eksempel primært registrere opnåede milestones i forhold til udviklingsmodellen samt status for de enkelte builds. Ligeledes skal ressourceejerne vurdere, hvor mange personer med en bestemt kompetenceprofil, han skal bruge til at nå en bestemt milestone forklarer Per Honoré.

Fordele
Den virkelige lakmusprøve var imidlertid, om Project Server 2007-løsningen leverede data, der kunne anvendes i operativ sammenhæng, siger Per Honoré. Men det gjorde den, konstaterer han med en beretning fra et af de første prioriteringsmøder, han selv overværede i foråret 2008, hvor en lille gruppe ledere skitserede og simulerede forskellige scenarier i Project Server 2007.

– Efter blot en time havde arbejdsgruppen bedre overblik over samtlige konsekvenser af at prioritere det ene udviklingsprojekt frem for et andet. Tidligere ville det have taget mindst 14 dage at nå samme resultat, fordi der først skulle hentes informationer ind fra de enkelte projektejere, siger Per Honoré.

– Allerede her var løsningen en kæmpe succes og giver mulighed for langt bedre ressourcestyring end førhen, tilføjer han.

Efterfølgende erfaringer har blot styrket denne konsensus, og i dag stoler både ledelse og projektfolk længere nede i organisationen på løsningen. Hvilket i sig selv er med til at fremme både anvendelsen og – hermed også – validiteten af de ledelsesinformationer, der trækkes ud af systemet. Samtidig er løsningen så nem at anvende, at de fleste brugere har kunnet være med fra dag ét, for ”brugermanualen fylder godt og vel en A4-side,” siger Per Honoré.

– Der er meget positiv opmærksomhed om løsningen, også fra koncernniveau. Bedste vidnesbyrd er vel i virkeligheden, at Nokias udviklingscentre i Ulm og Beijing er ved at forberede en tilsvarende Project Server 2007-løsning, så de får samme fordele som i København. Samtidig vil en implementering der betyde, at det bliver muligt at flytte projekter og udviklingsressourcer mellem de enkelte centre på en langt mere smidig facon, bemærker han.

Per Honoré understreger dog, at løsningen også kan anvendes i bredere forstand, endda med ganske lille indsats.

– Det vil for eksempel være oplagt at anvende løsningen til at simulere omkostninger og materielanvendelse indenfor R&D eller andre grene af virksomheden. Det er jo – populært sagt – blot et spørgsmål om at omdefinere parametre og måleenheder til at handle om dollars og fysiske ressourcer i stedet for medarbejdere med bestemte spidskompetencer, siger Per Honoré.

Endelig fremhæver han, at Project Server 2007-løsningen har vist sig overordentlig stabil i drift.

– Der er afsat halvanden fuldtidsstilling til vedligehold og drift, hvortil kommer det udviklingsarbejde, Microsoft-partneren Projectum foretager. Ressourceforbruget er med andre ord minimalt, og det må vel siges at være imponerende for et værktøj, der er så essentielt og nyttigt for vores forretning, siger Per Honoré.

Løsningen - kort fortalt
Kundeprofil
Nokia udvikler og markedsfører telekommunikationsudstyr og er langt den største globale fabrikant af mobiltelefoner med en markedsandel på 38 procent. Virksomheden har 123.000 ansatte og omsatte i 2007 for 51 milliarder euro. Nokia har udviklingsafdelinger i 11 lande, blandt andet Danmark.

Situationen
Ledelsen af den danske Nokia-udviklingsafdeling savnede et værktøj til at foretage konsekvensberegninger i forbindelse med omrokering af udviklingsplaner. Primært med henblik på at undgå flaskehalse, når samtidige projekter havde behov for identiske spidskompetencer.

Løsningen
En løsning baseret på Microsoft Office Project Server 2007 gav adgang til hurtig simulering af mandskabsmæssige konsekvenser i forbindelse med planlægning af fremtidige udviklingsprojekter. Løsningen anvendes af ca. 200 brugere.

Fordele

  • Let overblik over effekten af trufne beslutninger
  • Mere effektiv styring af udviklingsprojekter giver direkte fordel for den primære forretning
  • Langt bedre ressourcestyring
  • Ekstremt nem anvendelse
  • Minimale driftsomkostninger
  • Alsidig løsning, der forholdsvist nemt kan finde anvendelse i andre grene af virksomheden

Software og Services

  • Microsoft Office Project Server 2007
  • Microsoft Office Project 2007

Partner

  • Projectum – www.projectum.dk