.: Daniel Melanchthon :.

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Mail aus Outlook verzögert senden

Mail aus Outlook verzögert senden

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Ein Problem, das meiner Arbeitsweise geschuldet ist, durchzieht mein gesamtes Berufsleben. Ich war schon immer eher der Tastatur-Fan und weniger “Mausschubser”, daher nutze ich eine Reihe von Tastaturkürzeln bei der Bedienung von Computern. Wenn andere neue Akkus für ihr Notebook brauchen, brauche ich in der Regel eine neue Tastatur, weil die alte durchgeschrieben ist. Das geht so weit, dass mein ehemaliger Büronachbar allein anhand meiner Tippfrequenz und Tastaturanschlagsintensität blind wusste, woran ich gerade arbeite.

Einen nicht kleinen Teil meiner täglichen Arbeitszeit verbringe ich beim Bearbeiten und Beantworten von E-Mails. Das Tool der Wahl für ich ist hier Microsoft Outlook. Wenn ich eine Mail fertiggestellt habe, drücke ich STRG + EINGABETASTE zum schnellen Versenden der E-Mail.

Was mir Arbeit und Mauswege spart, hat aber oft einen Haken: Gerade beim Versenden der Mail stellt man einen Tippfehler fest. Oder man hat einen wichtigen Punkt vergessen. Den Ansprechpartner falsch geschrieben. In der Betreffzeile steht noch etwas von einer Mail an einen anderen Adressaten, weil man eine alte Mail als Vorlage recycled hat. Es ist dann einfach zu spät, die Routine im Kopf aufzuhalten. Man drückt die Tasten automatisch, obwohl die Stimme im Kopf ‘HAAALT!’ ruft. Frei nach Murphy’s Law: Je gravierender der Fehler, desto eher merkt man es erst kurz nach dem Versenden der Mail.

Das Zurückrufen von Mails funktioniert nur für interne Mails recht leidlich – externe kann man nicht mehr aufhalten. Es hilft auch weder das brutalstmöglich schnelle Rausreißen des LAN-Kabels, noch das Abschalten der WLAN-Verbindung (bei mir über die Tastenkombination FN + F12) oder der Wechsel auf den SENDEN/EMPFANGEN-Tag, um ‘Offline arbeiten’ einzuschalten. Die Outlook-Client-Exchange-Server-Kombination überträgt schon Teile der Mail an den Server, solange man noch darin tippt, damit beim Senden dann die Mail samt Anhang schnellstmöglich raus gehen kann. Man ist einfach zu langsam für die heutige Technik.

Deswegen nutze ich seit geraumer Zeit die Möglichkeit, in Outlook einfach alle ausgehenden Mails für eine definierte Zeitspanne verzögert zu senden. Dazu richtet man einfach eine neue Regel in Outlook ein, die sich auf alle zu sendenden Nachrichten bezieht:

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Bedingungen braucht man keine auswählen. Dann bezieht sich die Regel auf alle Nachrichten, die man sendet:

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Nun nur noch die Anzahl der Minuten einstellen, die Outlook warten soll. Ich habe ganz gute Erfahrungen mit 2 Minuten gemacht. Eine Minute allein ist manchmal zu kurz und außerdem wäre der Screenshot nicht so schön, weil der Text ’Minuten’ wohl hardkodiert ist:

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Ausnahmen brauchen wir keine. Zum Schluss gibt man dem Kind noch einen Namen. Sollte man mehrere Konten (privat, geschäftlich, etc.) in Outlook eingebunden haben, kann man die Regel auch für alle Konten erstellen lassen:

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Damit hat man einfach mehr Zeit, die ausgehende Mail im Postausgangsordner nachträglich noch einmal anpassen (oder auch aufhalten) zu können.

Have fun!
Daniel

Comments
  • sehr cool! danke

  • Ich kann mit dir mitfühlen. Gerade wenn man noch im Augenwinkel erkennt, dass der Empfänger aus dem NicknameCache der falsche ist. Ich nutzt auch Mails als "Draft" um Meetingnotizen, Telefondaten etc. zu protokollieren, ehe ich sie dann zum Vertrieb weiter gebe und da ist ein "vorschnelles (und damit unvollständiges) Senden" auch nervig. Auf die Idee mit der Regel für den Zweck war ich noch nicht gekommen. Nun fehlt nur noch der Hotkey oder die Ausnahme von der Regelverzögerung :-) Aber die Geschwindigkeit einer Mail ist ja sowas von überbewertet. Dafür hat man dann ja SIP. bzw. Lync/Skype. Frank Carius

  • Wie geht das denn bei MAC? Dort gibts diese Ansicht nicht!

  • Ich habe leider keinen Mac hier, daher kann ich selbst nicht nachschauen. Hier findest Du Informationen, wie man Regeln in Outlook für den Mac einrichtet: http://office.microsoft.com/de-de/erstellen-einer-regel-HA102928274.aspx. Ob da die gleichen Optionen möglich sind, weiß ich aber nicht.

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