.: Daniel Melanchthon :.

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Scannen mit Word 2007 und 2010

Scannen mit Word 2007 und 2010

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Ich bin gerade dabei, meine Kontenklärung für die Rentenversicherung durchzuführen. Da kommt so einiges zusammen. Schulzeit in Berlin (DDR) und Hamburg (BRD), Studium, Studentenjobs, etc. Nicht alle Zeiten wurden korrekt gemeldet. Daher muss ich jetzt Belege rauskramen und nachweisen, was ich denn so in den Jahren vor und nach dem Jahrtausendwechsel gemacht habe.

Da ich dem Postweg nicht uneingeschränktes Vertrauen entgegenbringe und natürlich selbst auch eine Kopie aller Sachen, die ich wegschicke, behalten möchte, nutze ich die Windows  Fax- und Scanfunktionen, um die Unterlagen vorab zu faxen. Das hat den Vorteil, dass man sowohl automatisch eine elektronische Kopie erzeugt, als auch durch das Computerfax einen Übermittlungsbeleg hat. Sollte die Post unterwegs verloren gehen, ist es ganz hilfreich, einen Nachweis führen zu können. Man kriegt bei so was schon mal schnell von einem Gericht ein Zwangsgeld wegen mangelnder Kooperation angedroht...

Da zum Einreichen der Belege auch ein Anschreiben gehört, mache ich das am einfachsten in Word. Leider musste ich feststellen, dass die Einfüge-Funktion von Scans seit Word 2007 nicht mehr über das Menüband (Ribbon) direkt erreichbar ist.

Was nun?

Die einfachste Lösung ist die Abwärtskompatibilität von Word. Die Bedienung der früheren Version per Tastatur wird in Word 2007 und 2010 komplett unterstützt. Wer also früher wie ich Tastenfolgen mit der Zeit auswendig gelernt und diese blind verwendet hatte, kann das Gelernte einfach weiter verwenden. Man gibt die Tastaturkürzel von Word 2003 ein; Word 2007 und 2010 verhalten sich genauso wie die Vorgängerversion:

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Flugs Word 2003 in einer virtuellen Maschine herausgekramt und ALT + E gefolgt von G und S gelernt. Gibt man also in Word 2007 oder 2010 zusammen ALT + E und danach einzeln G und S ein, erscheint der vermisste Dialog:

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Nun den Haken bei Bilder zu Clip Organizer hinzufügen rausnehmen, Einfügen anpassen wählen, Previewscan durchführen, die gewünschte Farbtiefe und den Ausschnitt auswählen und glücklich sein:

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Lasst Euch bitte nicht davon irritieren, dass die Bedienung hier auf Englisch ist. Ich arbeite mit einem deutschsprachigen Office auf englischsprachigem Windows. Wäre das Office auch auf Englisch, muss man übrigens auch andere Tastaturkürzel verwenden. Die Zauberformel lautet hier ALT + I gefolgt von P und S.

Da mein Drucker mit den moderneren WIA-Treibern arbeitet, stammt der Scandialog von Windows und wird in der Sprache des Betriebssystems angezeigt. Nutzt man einen (veralteten) TWAIN-Treiber, bekommt man den TWAIN-Dialog, den der Scanner-Hersteller programmiert hat. Das habe ich mal mit meinem alten Epson-Scanner in einer Windows XP-Mode VM getestet:

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Mein alter Scanner kann nur via TWAIN und nicht über die modernere WIA-Schnittstelle angesprochen werden. Er funktioniert deswegen nicht mit Windows-Fax und –Scan. Darüber hatte ich früher mal in Windows-Fax und -Scan erkennt meinen Scanner nicht berichtet. Er geht aber zumindest auf einer 32bit-Versionen von Windows Vista und Windows 7 prima mit seinem alten Windows 2000-Treiber, solange man eine Anwendung wie zum Beispiel Word oder IrfanView nutzt, die die TWAIN-Schnittstelle ansprechen kann.

Wem diese Kürzel zu aufwendig sind und wer sie deshalb vielleicht auf eine kürzere Tastenkombination umstellen möchte, dem kann auch geholfen werden. Dazu ruft man im Dateimenü (Backstage) die Optionen von Word auf...

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...und gelangt darüber in den Bereich, wo man Menüband und Tastenkombinationen anpassen kann (wenn man die ALT-Taste drückt, blendet Word 2007/2010 auch die verwendbaren Buchstaben für den Schnellzugriff ein). Hier wählt man dann rechts neben Tastenkombinationen den Button Anpassen, um ein schlankeres Kürzel vergeben zu können...

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...und baut sich dann im folgenden Dialog die gewünschte Abkürzung zusammen. Einfach Alle Befehle unter Kategorien und EinfügenImagerScan unter Befehle auswählen. Danach in das Feld unter Neue Tastenkombination klicken. Dort dann das gewünschte Kürzel auf der Tastatur drücken (in meinem Beispiel Strg+Umschalt+I).

Word erlaubt hier nur Tastaturkürzel, die noch nicht verwendet werden. Wenn da also nichts passiert, dann drückt man gerade eine Kombination, auf die schon jemand anders vorher gekommen ist. Zum Schluss Zuordnen wählen und mit Schließen den Dialog beenden.

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Wer das ganze klickbar in der Menüleiste haben will, muss etwas weitere Wege gehen. Als erstes blendet man die Entwicklertools ein...

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…damit man Makros anlegen kann. Jetzt gibt es einen neuen Reiter Entwicklertools, wo man die Möglichkeit zum Erstellen von Makros findet:

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Also flugs auf Makros gedrückt und im folgenden Dialog ein neues Makro erzeugt. Ich verwende als Namen EinfügenScan (Name ist frei wählbar) und klicke Erstellen:

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Nun legt man das Makro mit folgendem Inhalt an…

Sub InsertFromScanner() 
On Error Resume Next
WordBasic.InsertImagerScan
End Sub

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...und speichert einmal. Dann zurück zu Menüband und Tastenkombinationen anpassen im Backstage-Bereich. Ich will die Funktion auf dem Reiter Einfügen direkt zwischen Tabelle und Grafik haben. Dazu muss man zuerst unter Befehle auswählen die Zeile Makros auswählen. Auf der rechten Seite unter Menüband anpassen fügt man bei den Hauptregisterkarten unter Tabellen eine Neue Gruppe hinzu.

Über Umbenennen…  gibt man ihr einen sinnvollen Namen (hier Scan). Danach markiert man das Makro EinfügenScan mit der linken Maustaste und fügt es über den Button Hinzufügen der neuen Gruppe hinzu:

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Damit ist das Makro im Menüband als Funktion hinterlegt und als Icon anwählbar:

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Besser ist es natürlich, wenn man den langen Namen noch etwas kürzt. Das geht ebenfalls im Backstage-Bereich unter Menüband und Tastenkombinationen anpassen, wo man den neuen Eintrag Normal.NewMacros.EinfügenScan umbenennen kann. Ich habe hier für dieses Beispiel ebenfalls den Namen Scan gewählt:

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Nun reicht ein Mausklick, um über die Scanfunktion Seiten einzuscannen und in Word als Bilder einzufügen.

Have fun!
Daniel

Comments
  • Kann man die virtuelle Maschine irgendwo runterladen? Oder sind denn alle office 2007-Kunden downgrade-berechtigt, falls ja, wie kommt man an die Office2003-Installationsdateien samt Key?

  • Hallo hf,

    Windows XP Mode (verfügbar für Windows 7 Professional und Windows 7 Ultimate) kannst Du hier herunterladen: www.microsoft.com/.../default.aspx. Die Downgrade-Möglichkeiten findest DU hier beschrieben: download.microsoft.com/.../Downgrade_Rights.docx

    VG, Daniel

  • Also nicht für Windows 7 Home? Bleib ich eben bei XP...

  • Hallo hf,

    wenn Du eh schon XP hast, kannst Du das doch auch in eine VM umwandeln und unter Windows 7 Home Premium z.B. mit Virtual PC betreiben. Schau Dir mal Disk2VHD dafür an.

    Mir ist nur unklar, wieso Du für die Scanfunktion von Word eine VM nutzen willst. Ich habe die VM nur genutzt, um ein altes Office 2003 mal kurz zu starten und nachzusehen, welche die richtigen Tastaturkürzel sind. Das ist nicht notwendig, um in Office 2007/2010 scannen zu können.

    VG, Daniel

  • Ein Bekannter hat mir erzählt, dass es danach Aktivierungsprobleme mit XP und anderer Software gab. Ich glaub, dass lass ich lieber. Eventuell kauf ich mir nen neuen Rechner mit Windows 8.

  • Die "Aktivierungsprobleme", wenn man sie so nennen möchte, sind sehr wahrscheinlich eine fehlschlagende Onlineaktivierung aufgrund der Hardwareveränderung. Du kannst aber das XP dann problemlos per Telefon aktivieren.

    VG, Daniel

  • Hallo Daniel,

    Danke für die sehr detailierte Anleitung, ich trimme die Benutzer seit Office 2007 auf die Tastenkombination Einfügen Grafik Scanner (Alt-EGS). Auch das mit dem Makro ist ein netter Workaround, ich verstehe aber nicht wieso die sehr sinnvolle Standardfunktion nicht mehr im Menüband zu finden ist.

    Sehr viele Benutzer sind mit der Tastenkombination überfordert und das Makro benötigt jeweils Konfigurationaufwand bei jeder Installation...

    Gruss Davide

  • Hallo Davide,

    ich kann Dir leider auch nicht sagen, warum diese Funktion nicht im Menüband mehr enthalten ist. Das Makro kannst Du aber problemlos mit einer standardisierten Vorlage oder als Add-in über den Startup-Ordner zentral verteilen. Die Integration in das Menüband ist seit Office 2010 auch viel einfacher, weil die Einstellungen ex- und importiert werden können.

    VG, Daniel

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