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Microsoft Exchange Hosted Archive

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Auf der TechNet Sneak Preview Roadshow wurde ich mehrfach gefragt, ob es denn überhaupt eine gesetzliche Pflicht zur Archivierung von E-Mails in Deutschland gibt. Es würde ja fast kein Unternehmen derartige Archivierungstechniken einsetzen. Zum Hintergrund: Seit kurzem stellt Microsoft mit Exchange Hosted Services neue Dienstleistungen zur Verfügung, die mit Exchange Hosted Archive auch eine Lösung zur E-Mail-Archivierung umfassen.

Es ist in der Tat so: Schon im Juli 2001 hat der Gesetzgeber mit den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) steuerrechtlich relevante E-Mails der Papierform gleichgestellt. Sie unterliegen den Auflagen aus dem Handelsgesetzbuch einschließlich der Archivierungspflicht. Dazu ein Zitat aus den Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung:

Unter welchen Voraussetzungen und in welchen Formaten müssen E-Mails archiviert oder für den Datenzugriff bereit gehalten werden?

E-Mails, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind nach den allgemeinen Vorschriften des § 147 Abgabenordnung aufzubewahren. Eine (elektronisch übersandte) E-Mail stellt ein originär digitales Dokument dar, das für den Datenzugriff im Originalformat maschinell auswertbar vorgehalten werden muss. Dies gilt beispielsweise für eine per E-Mail übermittelte Reisekostenabrechnung in einem Tabellenkalkulationsformat.

Gewöhnliche geschäftsrelevante E-Mails müssen demnach für 6 Jahre aufbewahrt werden. Für E-Mails mit Bilanzwirksamkeit (wie z.B. Rechnungen) gilt mit 10 Jahren eine längere Frist. Die Aufbewahrung muß unverfälscht, revisionssicher und so, dass man Informationen schnellstmöglich findet, erfolgen. Details dazu findet man in den Grundsätzen zum BMF-Schreiben vom 16. Juli 2001 - IV D 2 - S 0316 - 136/01 -.

Was bedeutet das nun für die Praxis?

Relevante E-Mails müssen im Original mit sämtlichen Anhängen jahrelang digital archiviert werden. Die Speicherung auf DVD-RW-Medien oder auch das Archivieren von Ausdrucken reicht allein nicht aus. Weiterhin müssen im Rahmen von Betriebsprüfungen Finanzämter direkt auf die elektronisch erstellten Daten und Dokumente zugreifen können. Die Daten müssen in bestimmten Formaten vorliegen oder in diese konvertiert werden. Kann ein Verantwortlicher entsprechende E-Mails nicht vorlegen, so haftet er (unter Umständen sogar persönlich).

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