Gastbeitrag von Alexander Carstens (Microsoft Solution Sales Specialist, Project- und Portfolio-Management)

In der Version 2010 von Microsoft Project und SharePoint Server gibt es die Möglichkeit, Aufgabenlisten zwischen MS Project Desktop und einer SharePoint-Seite zu synchronisieren. Diese neue Funktion ersetzt nicht die Projektmanagement-Möglichkeiten eines Microsoft Project Servers, kann jedoch PM-Organisationen helfen, die noch keinen Project Server zur Verfügung haben bzw. deren PM-Reifegrad den teilweise komplexen Ansprüchen eines Project Servers noch nicht gerecht wird.

Ein Projekt-Manager kann die erweiterten Scheduling-Funktionen verwenden, die in Project Professional zur Verfügung stehen und diese mit den Vorteilen von SharePoint (Team-Zusammenarbeit) verbinden. So kann der Projekt-Manager den Projektzeitplan als SharePoint-Aufgabenliste veröffentlichen und die Aufgabenaktualisierungen/-rückmeldungen der Projektmitarbeiter empfangen. Die Funktionalitäten werden automatisch synchronisiert. Dies ermöglicht eine bessere Projektzusammenarbeit und in diesem Zusammenhang können auch die weiteren Collaboration-Funktionen von SharePoint genutzt werden.

Folgendes Beispiel soll die Funktion verdeutlichen: Ein Projektleiter erstellt einen einfachen Projektplan mit Microsoft Project Professional.

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Der Projektleiter möchte den Plan mit seinen Projektkollegen teilen, ohne diesen per Mail an alle zu schicken. Also klickt er auf Datei -> Speichern & senden -> Synchroniserung mit Aufgaben-Liste. Nach dem Beantworten der erforderlichen Felder klickt der Projektleiter auf Synchronisierung und der Projektplan wird umgehend auf der angegebenen SharePoint-Seite veröffentlicht. Die SharePoint-Seite kann zum Beispiel ein Projektarbeitsraum sein.

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Die SharePoint-Liste sieht wie folgt aus:

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Anschließend können die Projekt-Teammitglieder den Projektplan auf der SharePoint-Seite ansehen und ändern, bzw. Projektfortschritte eintragen. Der Projektleiter muß lediglich die Synchronisierungstaste klicken und bekommt so ein Update der Daten und möglicher Änderungen. Um Datenkonflikte zu vermeiden, werden in einem Dialogfenster mögliche Konflikte angezeigt und es muss ausgewählt werden, welche Version synchronisiert werden soll.

Anmerkung:

· De Synchronisationsfunktion erfordert folgende Software: Microsoft Project Professional 2010, SharePoint Foundation 2010 oder SharePoint Server 2010

· Summen-Listen werden von der Synchronisation erkannt