Die aktuelle Version von Microsoft Office Sharepoint Server 2007 (MOSS 2007) ist sehr vielfältig und bringt viele Neuerungen gegenüber Sharepoint Server 2003 mit. Was mir aber im Vergleich zur Vorversion immer etwas gefehlt hat, ist die Möglichkeit der Synchronisation von Excel mit korrespondierenden Sharepoint Listen. Diese Funktionalität gab es mit Sharepoint Server 2003 und diese hatte ich sehr oft eingesetzt. Das Erstellen von einfachen Listen mittels Excel ist sehr natürlich und dann war ein "upload" bzw. eine Synchronisation dieser Daten elegant machbar, damit andere Benutzer die Daten "meiner" Liste auch sehen konnten. Der offizielle Ersatz für diese "offline Funktionalität" von Excel-Listen ist durch Access 2007 ersetzt worden. Dies ist natürlich eine gute Möglichkeit, für viele Einsatzszenarien, aber für mein einfaches Ziel wohl doch eher umständlich und deshalb hatte ich wohl oder über Listen nun direkt im Web mit Sharepoint erstellt und modifiziert. Schade eigentlich, denn Excel verhält sich nämlich mit Listen eher so, wie man das mit Sharepoint gewohnt ist (Excel Tabellen hiessen denn auch mit Excel 2003 noch Listen...).

Nun gibt es aber eine gute und eine etwas weniger gute Antwort darauf:
Microsoft stellt seit rund einem Monat ein Excel 2007 Add-In zur Verfügung mit welchem man nun wieder diese Excel Synchronisation mit Sharepoint Listen machen kann (Excel 2007 und MOSS 2007) -- Juhui :-)...., ABER (oh nein!!!), leider geht dies nur für das "alte" Excel FileFormat (.xls), d.h. man muss die Excel Dateien explizit in diesem Format abspeichern, sonst klappt's nicht. Schade, aber wenigstens gibt es jetzt eine Möglichkeit (auch wenn diese nicht ganz so elegant ist, wie die alte Version).

Wenn Sie diese Funktionalität auch vermisst haben und wieder einsetzen möchten -- so können Sie dieses Add-In installieren:

  1. Download des Excel 2007 Add-Ins vom Microsoft Download Center
  2. Installation von XL2007SynchronizeWSSandExcel.exe (merken Sie sich den Pfad wohin Sie das File exportieren)
  3. Start von Office Excel 2007
  4. Klicken Sie auf den Microsoft Office Button (der farbige Kreis ganz links...), dann auf Excel Optionen
  5. Selektieren Sie "Excel Add-ins" und laden via den Browse Knopf vom Pfad, wo Sie das .xlam File kopiert haben. (normalerweise ist dies auf c:/2007 Office System Developer Resources/Code Samples/XL2007SynchroizeWSSandExcel/SynchronizeWSSandExcel.xlam)
  6. Ueberprüfen Sie, ob in der Add-in Dialog Box die Option SynchronizeWSSandExcel selektiert ist (wenn nicht, tun Sie dies jetzt)
  7. et voila -- die Excel Listen Synchronisation ist wieder Bestandteil von Excel (zur Erinnerung mit Excel 2007 heissen die Listen ja nun Tabellen, deshalb finden Sie dieses Add-in auch innerhalb der "Tabellen Tools" im Ribbon (ahm offiziell heisst das Ribbon Microsoft Office Fluent Interface :-) )
  8. Jetzt können Sie Excel 2007 starten und eine "Liste" (ahmm.. Tabelle) erstellen (z.B. Vorname, Nachname, Firma,...) und füllen die Daten in Excel ein
  9. Jetzt speichern Sie Excel im alten Excel 97-2003 FileFormat ab
  10. In den Tabellen Tools unter Design finden Sie das Add-in "Publish and allow Sync"
  11. Wenn Sie dies anklicken erscheint ein Pop-Up Fenster, wo Sie die URL auf die gewünschte WSS Site eingeben und den Namen der Sharepoint Liste und PUBLISH drücken
  12. Ihre Sharepoint Liste sollte jetzt erstellt worden sein
  13. Wenn Sie die Daten verändern möchten, laden Sie die Excel Datei (.xls) und machen Sie da Ihre Aenderungen. Jetzt machen Sie einen "Right Click" auf der Tabelle und erhalten so das sensitive Menu. Unter Table finden Sie dann den neuen Eintrag "Synchronize with Sharepoint" - wenn Sie das ausführen werden Ihre Aenderungen mit der Sharepoint Liste synchronisiert.

Alles klar? -- Wenn nicht, hier finden Sie eine (englische) Beschreibung: http://msdn2.microsoft.com/en-us/library/bb462636(office.11).aspx

Download Add-in: http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=25836e52-1892-4e17-ac08-5df13cfc5295&DisplayLang=en