(この記事は 2014 年 3 月 31 日に Office Blogs に投稿された記事 Embracing cloud-first, mobile-first communications の翻訳です。最新情報については、翻訳元の記事をご参照ください。) 今回は、Office サービスおよびサーバー グループ担当バイス プレジデントを務める Jeff Teper の記事をご紹介します。 先週、新しく CEO に就任した Satya Nadella の基調講演において、 「クラウドファースト」と「モバイルファースト」へのマイクロソフトの取り組み (英語) に関する発表がありました...

仕事の効率化を妨げる 1 つのわかりやすい例が、文書の管理ではないでしょうか? なかなか目的の文書を探せないことはありませんか? 作りかけの資料が失われたことはありませんか? 複数名で作業をしていたらどれが最新かわからなくなり、作業をやり直したことはありませんか? メールで文書をやり取りして、同じように最新版がわからなくなり、無駄な時間をかけて探したことはありませんか? だれかが間違ってファイルを更新してしまい、戻すのに苦労したことはありませんか? ファイルを開いてみたら、期待していたものと違っていたということはありませんか? こうしたことは...

(この記事は Office 製品マーケティング ブログ に 2013 年 2 月 27 日に投稿された記事 の転載です) 新しい Office 365 の一般提供が米国時間 2/27 から開始されました。新規で有料版または試用版にお申込みいただくお客様は、新しい Office 365 の機能をすぐに利用することができます。 新Office 365 では、サービス強化により、タブレットを含む多様なデバイスでの利用、エンタープライズソーシャルなどの新しい利用シナリオでの活用を想定し、提供形態やライセンス体系などを刷新、中堅中小から大規模企業まですべてのお客様に最適化されたプロダクティビティ...

“ビジネスプロダクティビティ製品チーム” でMicrosoft Office 365 を担当しております米田です。先々週発表された第24回日経ニューオフィス賞にて当社の品川本社オフィスが『経済産業大臣賞・クリエーティブオフィス賞』をいただきました。大変ありがたいお話ですが、これは当社オフィスで実施している様々な先進的な施策が評価されたものと思っています。 東日本大震災を品川オフィスで経験 ところで、この新しいオフィスに、新宿から今年2月に移ってきてから1ヶ月たった3月11日に当社も東日本大震災を経験することになったわけですが、幸い数時間のうちに社員の大部分の安否確認を終え...

1 つのポータルで実現する管理 Microsoft Office 365 は管理機能に大きな改善がなされています。何よりも、さまざまな管理が 1 つの場所に統合されていることが、管理の利便性を飛躍的に向上させています。次の画面は、Office 365 for Enterprise の管理画面です。こちらから、Exchange Online などの各サービスの管理ができるだけでなく、ユーザーの管理、サブスクリプション管理、さらにはライセンスの購入もできるようになっています。またさまざまな参考資料などへのリンクも張られていますし、コミュニティへのリンクもあります。コミュニティでは最新情報を入手したり...

マイクロソフトの新しいクラウド サ－ビスである Office 365 には、専門職や小規模企業向けに設計された Office 365 for Professional and Small Business というエディションが用意されました。 このエディションの特徴は下記の通りです。 1 ‐ 25 ユーザー (最大 50 ユーザー) IT 担当者が不要 簡単に試用可能 シンプルで簡単に設計 Microsoft Office との連携 返金制度のある 99.9% 稼働保証 コミュニティ サポート 大学教授や弁護士、税理士のような専門職の方に...

ワークスタイル変革において情報テクノロジーの活用は必要不可欠です。現在のワークスタイルの非効率をもたらしているのは、集合型オフィスに代表される 「現実の」 ワークプレイスにおける物理的な限界であり、それを超えるには、「仮想」 ワークプレイスによる論理設計が必要になるからです。 しかし、情報テクノロジーがすべてを置き換えるわけではありませんし、またそうすべきでもありません。ワークプレイスの仮想化はコストの低減と、新たな人や情報の結びつきを加速しますが、物理的コミュニケーションが果たす質を十分には担保できません。しかし、もっともリッチなFace-to-Faceコミュニケーションにはもっともコストがかかります...

相手の状態を知ることから始まるスムーズなコミュニケーション ほんの十数年前のオフィスでは、情報の多くは書類や回覧などの形で物理的な移動を伴うか、固定電話や直接の会話を通じた音声として伝達されていました。またコミュニケーションの効率を向上するためには自然と、よくコラボレーションするメンバーや組織どうしを近い席に配置することになりました。このような環境の場合、オフィス ワーカーは自席または指定された場所にいなければ、情報を受け取ることができません。書類にせよ固定電話にせよ、物理的なアドレス、つまり場所に対して情報が送られてくるため、「そこにいる」ことが重要だったのです。 しかし近年は、ビジネスのスピード化とグローバル化により...

できること 情報検索の際に、複雑な条件式やキーワードを組み合わせなくても、適切な文書ファイルやその情報についてよく知っている人を素早く探し出し、活用できるようになります。 解決したい課題 近年多くの企業や組織において、紙文書の電子化や業務フローのシステム化が進み、インフォメーションワークの生産性は爆発的に向上してきました。今や IT システムなしに業務の継続は困難と言っても過言ではありません。それに伴い、社内に蓄積される文書ファイルなど、電子化された情報の量もまた、指数関数的に増加しています。その結果、必要な情報を探し出す際に、いくつかの問題に直面するようになっています...

もし、最初から最後まで一人で完結できる仕事ばかりならば、ワークスタイルに悩む必要などありません。仕事の材料を持ち運べるかどうか、またそれらを個人が所有または占有できるものなのかどうかが、唯一ワークスタイルの決定要因となります。しかし、複数人での共同作業が前提になると、そこにコミュニケーションという要素が追加されます。コミュニケーションの成立のためには、自分と相手との接点が必要であり、互いのワークスタイルの中でその接点をどう扱うべきかを考えなければならなくなります。よってワークスタイル効率化のためには、企業や組織全体としてのコミュニケーション設計が重要なのです。 コミュニケーションとは？ ...

できること 保存された文書ファイルに「タグ」を付けることで、保存場所や形式に関わらず、必要な文書ファイルを素早く簡単に入手できるようになります。 解決したい課題 文書ファイルを使った共同作業のシーンが増えるにつれ、ネットワーク上に大量の文書ファイルが散らばるようになってきました。多くの企業や組織では、ファイルサーバーに共有ファイルを格納し、フォルダやファイルの命名規約を設けるなどして、保存した文書ファイルを再利用できるようにしてきました。これは紙の書類の保管方法と近いため、ユーザーに戸惑いが少なく、またファイルサーバーがいっぱいになっても、ディスクや新たなサーバーを単にネットワーク上に追加するだけで済むため...

前回は、フレキシブル ワークスタイルを導入にあたって直面するであろう課題の分類を行いました。今回以降、それぞれについて考察を進めていきます。 評価システムをどう考えるべきか 組織としてまずに気になるのは、ワーカーをどう管理すべきか、という点にあるでしょう。よく耳にするのは、「働いているかどうかが分からないため正しく評価できない」 という問題です。しかし、想像に難くないと思いますが、働いているかどうかを技術的に知る方法はいくらでもあります。たとえば、当方が担当するユニファイド コミュニケーション製品である 「Lync」 が持つ 「プレゼンス機能」 を使えばワーカーの連絡可能状態として活動状況が分かりますし...

できること Outlook と Exchange Server、Active Directory Rights Management サービスの連携により、うっかりミスによるメールの誤送信を防ぎ、機密情報が入ったメールを自動的に暗号化することが可能になります。 解決したい課題 今や電子メールはビジネスにおいて必要不可欠なツールですが、誤送信にまつわる問題は絶えません。社内のメンバー同士のやり取りのスレッドに含まれる機微な情報を、うっかり社外の顧客に転送してしまうことで、ビジネスに深刻な影響を与えるような事態に発展することもあります。 2010...

標準化されていないビジネスのスピードが勝敗を決する 現代ビジネスにはスピードが求められます。前回までにご紹介の通り、急激に変化する市場環境の中で、個人と組織の競争力を保っていくためには、変化への適応力、とりわけ適応のスピードが重要です。前回までに、意思決定力を向上させる仕組みとしてのビジネス インテリジェンス (BI) や、組織全体でもれなく知識を引き出すナレッジ マネジメント (KM) も、それらが管理対象とする情報の品質や正規化された矛盾のない管理構造に腐心するよりも、いかにスピーディにそれらを使って行動に移ることができるかに焦点を当てるべき、とご説明させていただきました。これらは、個人と組織が変化へ対応するために...

ビジネス プロダクティビティとクラウド コンピューティング 「プロダクティビティ」という言葉は多義的ですが、便利な言葉でもあります。会社や組織の競争力を高めるためには、戦略的判断も大切でしょうが、個々人の仕事の効率や創造性を高めることもとても重要です。 クラウド コンピューティングの普及と発展は、こうしたプロダクティビティの向上に対して 2 つの大きな影響があるものです。1 つは、経営戦略という視点から見ると「コスト センター」となっていた IT の管理業務を削減し、より戦略に沿った IT 活用を実現することを可能にしているという点です。もう 1 つは、「マルチ テナント」というクラウド...

PC Watch などいくつかのメディアで取り上げていただきましたが、日本マイクロソフトでは去る3月19日を 「テレワークの日」 とし、品川本社を含む全国各地のオフィスを原則としてクローズしました。セミナーや来客など先約がある場合は出社 OK としましたので、のべ人数で 2割ほどの従業員が一度は出社したようですが、それでも大多数が自宅や出先など、オフィスではない場所で勤務をしました。ただし、今回の試みは 「テレワークができるかどうか」 を確認するためのものではありませんでした。 日本マイクロソフトでは常日頃、ノート PC 1台だけで、電話を含むすべての業務環境をどこでも再現できるようになっており...

コスト削減だけではない、オンライン会議の効果 出張費や移動費の削減のために、会議をオンラインに移行する企業や組織が増えています。一般的には「テレビ会議」と呼ばれる、大きな画面と高精細度のカメラを使い、太い回線を経由して高品質な画像と映像を送るシステムは、比較的以前から普及し始め、多くの企業や組織で導入済みでしょう。しかし、これらのシステムは使える場所や時間が限られており、利用のための予約や申請が必要なため、一般従業員による日常の会議にはそれほど使われていないのが現状でしょう。これではせっかくのテレビ会議システムも宝の持ち腐れです。 最大の問題は、テレビ会議システムが会議室という「場所...

できること Visio 2010 を使って作成したフローチャートやマーケティング図、分析図、座席表などの図表 (ダイアグラム) を、Visio を持たない利用者に対しても、簡単にブラウザー上で共有することができます。 解決したい課題 PowerPoint や Word などよりも簡単かつ高度に、フローチャートなどのビジネス図を作成できる Visio は、この分野における定番ツールになっています。様々なステンシル (図を構成するパーツ) が搭載されている Visio は、それら標準パーツの組み合わせで出来上がるような様々なダイアグラムを作成するのに大変便利です...

できること ネットワークのつながらない環境 (オフライン) にいても、SharePoint 上に格納されているファイルや情報を参照、編集、削除することができるようになります。ネットワーク接続できない外出先や、十分な帯域が確保できない環境でも、社内で業務を行っている時と同様の生産性を維持することができます。 解決したい課題 ビジネスにおいてもノート PC の利用が高まっており、業務のスピード化やワークスタイルの変化に伴い、外出先など社内ネットワークから切り離された環境での業務遂行が必要なシーンが増えてきています。 外出先でも社内で共有されている文書ファイルなどの情報を参照できるようにするためには...

今回からは、物理的な場所への集合がもたらす価値を分解して明らかにし、それをどう代替していくのかの考察を進めていきたいと思います。 何のために会社に集まるのか 前回まで、時間管理や仕事の割り振りのために同じオフィスに集まる必要がある、ことが誤解であることを説明してきました。それでもなお集まる理由が残されているとすれば、それは 「同期性」、つまり同僚との情報交換の効率にあります。 現代のビジネスでは、もはや 1 人で完結する業務などほとんど存在しませんから、同僚とのコラボレーションは必須です。コラボレーションにおいて情報交換はあらゆるステージで肝となる機能ですから、情報交換の効率はそのまま成果に跳ね返ります...

前回は「 事業所グローバル展開時の IT インフラ・考 (2) ～ クラウドのグローバル展開における法的課題の検討 」で、クラウドのグローバル展開時に出てくる法的課題について確認をしました。今回は「事業所グローバル展開時の IT インフラ・考」シリーズの最終回ですが、お客様がOffice 365を使ってメールシステムをはじめとする情報インフラのグローバル展開を行うに当たって、便利な機能やサービスをご紹介しつつ、これらの機能の一部をご活用されているお客様の事例をご紹介します。 多言語対応 グローバル展開を考えるに当たり、まず重要になってくるのは言語対応です。言うまでもありませんが...

「ソーシャル・ネットワーク」という映画が話題を呼んでいるそうです。5 億人を超えるメンバーを持つ Facebook というソーシャル メディアが主役です。Twitter やプログなど、ソーシャル メディアの果たす社会的役割は日増しに大きくなっているようです。 これらのソーシャル メディアは、新しいコミュニケーションのスタイルです。 こうしたソーシャル メディアの手法を企業内に利用するケースが増えています。電子メールがコミュニケーションのインフラとなり、その有効活用によって業務全体の効率が向上することは間違いないとしても、さらにコミュニケーションを促進する手法が求められ続けていることに変わりはありません...

できること 自分から情報を探しに行かなくても、関心のある話題や自分と関係の深い専門分野、同僚などに関係する情報など、自分との “つながり” の先にある更新を購読し、最新の情報を自動的に受け取ることができます。またこれらの “つながり” はメールやチャットなどのやり取りの情報をもとにアップデートされます。 解決したい課題 組織内では日々膨大な情報が作成され、流通しています。これらの情報の中から、自分にとって価値あるものをキャッチし活用することは、現代のビジネス パーソンの生産性に大きく影響を与えますが、容易なことではありません...

Microsoft Office 365 の SharePoint Online には、「ドキュメント ライブラリ」というデジタル ファイルをためる場所があります。Office 2010 のようなリボン インターフェイスが実装されています。これを利用してドキュメント ライブラリの重要な操作ができます。 こちらの画面の上部のメニューが「リボン」と呼んでいるものです。 この中で重要な機能をいくつかご紹介します。 チェックアウト、チェックイン ファイルにチェックを入れて、「チェックアウト」をすると当該ファイルはドキュメントライブラリから持ち出された状態になります。つまり...

グループウェアの制約 さまざまな理由で、社員どうしが普段毎日顔を合わせることが少なくなると、顔を合わせなくても実現する情報交換、共有が必要になり、IT もそれに対応するアプリケーションを用意するようになります。たとえばグループウェアです。 会社がある程度の人数以上になると、グループウェアの導入率は飛躍的に高まっていきます。まさに前述の状態が導入の必要性を高めていると思われます。 他方で、グループウェアに対する不満も少なくありません。グループウェアは機能という視点から見た場合に、さまざまなものを提供します。代表的な 10 の機能を下記に記しました。 電子メール ポータル...