RESOURCES
Office 365 に関する 2014 年 9 月の主なニュースをまとめてみました。あなたが見逃しているかもしれないニュースも一覧でご覧になることができますので、この機会にぜひご覧ください。
過去のニュースはこちら。
(この記事は 2014 年 9 月 29 日に Office Blogs に投稿された記事 New version of Lync SDN interface now available の翻訳です。最新情報については、翻訳元の記事をご参照ください。)
今回は、Lync チームのプロジェクト マネージャーを務める Jamie Stark の記事をご紹介します。
ユニファイド コミュニケーション (UC) 環境でソフトウェアによるネットワーク制御 (SDN、英語) を活用するしくみについて TechEd でご紹介してから、数か月が経ちました。それ以降、業界では、ネットワーク内のメディアの問題が発生した場所の診断から、サービスの品質 (QoS) の自動化まで、さまざまなシナリオにおける UC SDN の活用についての話題が絶えることがありません。
その間、Lync チームでは 3 つの取り組みに注力してきました。1 点目は、Lync Server SDN インターフェイスの統合、テスト、品質保証を行うパートナーの拡大で、最近では Meru Networks (英語) と Extreme Networks (英語) が加わりました。この 2 社の他に、Aruba Networks (英語)、Nectar Services (英語)、HP Networking (英語) によって Lync SDN インターフェイスを活用するソリューションの市場への投入が進められています (パートナーのすべてのソリューションについては、2014 Lync Conference (英語) で行われたプレゼンテーションで詳細をご確認いただけます)。
2 点目は、Lync をご利用のお客様の大規模な展開に対するパートナーの積極的な取り組みです。これを通じて、大量のフィードバックを得ることができ、製品の改良に関して学ぶところが多くありました。これが 3 点目につながります。それは、インターフェイスを継続的に強化し、機能性をさらに高めることです。
現在、Lync Server SDN インターフェイスのバージョン 2.1 をダウンロード (英語) していただけます。このリリースでは、次の改善が加えられました。
高可用性トポロジのサポートを強化するためにアーキテクチャが改良されました。
SDN インターフェイスの展開と構成が簡単になりました。
診断とイベントの相関関係を改善するため、ネットワーク管理システムに表示されるデバイス情報が拡張されました。
Lync Server 2010 および 2013 の機能の品質が向上し、IPv6 トポロジが追加されました。
この取り組みにおいては、お客様やパートナーにたいへん重要な役割を果たしていただきました。そのご意見の一部をご紹介したいと思います。
「職場におけるモビリティが実現し、今日の企業にとってコミュニケーション サービスの重要性が高まったことによって、実行状態のネットワークに期待される内容は大きく変化しました。現在、IT マネージャーにとって最大の関心事は、サービス品質の動的な最適化と、Wi-Fi と有線ネットワークの両方での Lync メディアへの可視性の確保です。これらを実現するためには、Lync の電話活動を把握する必要がありますが、SDN API 2.1 はまさにその目的に適っています。Aruba の Lync 対応ネットワークでは、事前に適切なサービス品質を設定し、電話活動およびネットワーク活動を追跡、モニター、レポート、診断するために、この API を使用しています。把握できないものを管理することはできません。しかし、SDN API 2.1 を利用すれば、かつてないほどの高い可視性を得ることができるのです」
—Aruba Networks、戦略パートナーシップ担当バイス プレジデント、Michael Tennefoss 氏
「Lync SDN API はこの 6 ～ 9 か月間で急速に普及しました。当社のパートナー様の大半が、社内の Lync 環境をサポートするためだけでなく、お客様向けの Lync 管理サービスに不可欠な要素としても、当社の UC 診断ソリューションに SDN API を実装しています。通話品質が改善された Lync SDN インターフェイスが公開され、当社のネットワーク対応アプリケーションに統合されたことで、お客様はユーザー エクスペリエンスに関する有用なインサイトをリアルタイムに獲得し、Lync に影響を及ぼしている問題の特定、分離、修復をより迅速に行えるようになりました」
—Nectar Services Corporation、Microsoft Practice 担当バイス プレジデント、Tom Tuttle 氏
「企業は、ユニファイド コミュニケーションのメリットを求めていますが、多くの場合、インフラストラクチャをビジネス プロセスの目標に合わせ、それと同時に高品質のユーザー エクスペリエンスを維持するために苦慮しています。HP Network Optimizer SDN Application と Microsoft Lync SDN API を統合したことで、新しい共通のお客様 (Istanbul Kultur University など) が生まれ、Lync のネットワーク ポリシーとサービスの品質 (QoS) のプロビジョニングの自動化をサポートするためにご利用いただいています」
—HP、グローバル ソリューション & アライアンス担当シニア ディレクター、Michael Zhu 氏
まだ製品ポートフォリオへの Lync SDN インターフェイスの統合を開始していない Lync パートナーの皆様は、ぜひこの機会にご検討ください。また、Lync をご利用のお客様には、このテクノロジの優れたメリットを今すぐに導入されることをお勧めいたします。
ご不明な点がある場合や、詳細について知りたい場合は、バルセロナで開催される TechEd (英語) にご参加ください。セッション OFC-B340 で UC SDN と Lync に関する講演を行う予定です。皆様のご来場をお待ちしています。
—Jamie Stark
(この記事は 2014 年 9 月 25 日に Office Blogs に投稿された記事 Delivering the first chapter of Groups in Office 365 の翻訳です。最新情報については、翻訳元の記事をご参照ください。)
今回は、マイクロソフトのエンタープライズ ソーシャル担当ゼネラル マネージャーを務める Jared Spataro の記事をご紹介します。
マイクロソフトは、3 月に開催された SharePoint Conference で、お客様の企業で「Work like a network – ネットワークのようにつながり働く」ことを実現するための一連のエクスペリエンスについて今後のロードマップを発表し、今月はその重要な一歩として Office Delve をリリースしました。開発チームではこの取り組みを継続しており、このたび、Office 365 で第 1 段階のグループ機能をリリースしました。
業務を進めるためには、アドホック グループやプロジェクト チームの間で情報を共有し、共同作業を行う必要があります。しかし、コミュニケーションを図るとき、Outlook では配布グループ、Lync ではバディ リスト、Yammer ではグループというように、アプリケーションごとに使用するツールが異なるという場合も珍しくありません。このため、Office 365 にグループ機能を導入し、簡単に他の同僚と連絡を取ったり必要な情報やアプリケーションを利用したりできるように、機能を拡張しました。
次のビデオをご覧いただくと、グループ機能がユーザー間のつながりをより強固にし、Office 365 を通じて効率的なコミュニケーションや共同作業が実現されることがおわかりいただけるかと思います。
プロジェクトのサポートにより、簡単に新しいグループを作成し、同僚を招待できるようになります。また、既存のグループを検索して見つけ、参加することも可能です。既定でグループにおけるすべてのディスカッションやマイルストーン、ファイルは公開されるように設定されており、参加する前にやり取りをすばやく把握できるようになっています。もちろん、機密性の高いプロジェクトやコンテンツには、非公開グループを作成して使用できます。
グループ機能は段階的にリリースされる予定で、今回はその第 1 回目です。現段階でグループは、Office 365 の電子メールと予定表、OneDrive for Business の Web エクスペリエンスのみで表示されますが、今後、Yammer と Lync でもグループ機能をサポートし、さらに利便性を向上する予定です。
皆様がグループ機能をさまざまな形で活用して共同作業を促進することによって、「Work like a network – ネットワークのようにつながり働く」ことを実現するきっかけとなれば幸いです。
– Jared Spataro
よく寄せられる質問
Q: グループ機能はいつ Office 365 ユーザーに公開されますか。
A: グループ機能は Office 365 ユーザーの皆様に順次公開されます。まずは、Office 365 サービスの重要な更新を事前に利用できる先行リリースにご参加いただいているお客様を対象にご提供いたします。その後数か月以内に標準リリースとしてすべての Office 365 ユーザーの皆様への提供を開始します。こちらが Office 365 ユーザーの皆様の既定のオプションです。グループ機能は、今年末までに、対象となるすべての Office 365 ユーザーの皆様にご利用いただけるようになる予定です。
Q: グループ機能は、どの Office 365 プランで利用できますか。
A: グループ機能は Outlook Web App の電子メール、予定表、および OneDrive for Business で使用可能です。また、Exchange Online または Office 365 の商用サブスクリプションを新たにご利用いただくお客様および既にご利用いただいているお客様にも提供される予定です。この機能は、Office 365 Enterprise E1 ～ E4 サブスクリプション プラン (対応する教育機関向け E1 ～ E4 および政府機関向け E1 ～ E4 の各プランも含まれます)、Office 365 Business Essentials および Business Premium、Office 365 Small Business、Small Business Premium、Midsize Business、Office 365 Kiosk の各プランでご利用いただけます。
Q: グループ機能に関する詳細情報はどこで確認できますか。
A: 詳細なユーザー向け資料および技術資料は、Office.com のグループ機能のランディング ページ (英語) でご覧いただけます。また、9 月 29 日 (月) 午前 9 時～ 10 時 (太平洋夏時間) (9 月 30 日 (火) 午前 1 時～ 2 時 (日本時間)) に Office 365 Technical Network が開催する YamJam へのご参加も可能です。今回は、グループ機能に関する新しいニュースについてお話し、またプロダクト エンジニアリング チームが皆様からのご質問にお答えします。YamJam をあまりご存知ない方は、Twitter の "TweetJam" や Reddit の "Ask Me Anything (AMA)" の Yammer 版とお考えください。コミュニティ内で質問を投げかけたり、マイクロソフトの社内エキスパートと特定のトピックについて直接ディスカッションをしたりすることができます。
参加手順は次のとおりです。
Office 365 テクニカル ネットワークへのアクセス権を要求します。すべての要求は速やかに承認されます。
Groups YamJam グループに参加します。このグループは、グループ参照機能や検索バーから見つけることができます。
9 月 29 日 (月) 午前 9 時 (太平洋夏時間) (9 月 30 日 (火) 午前 1 時 (日本時間)) までにログインすると、質問したり、ディスカッションに参加したり、マイクロソフトのチーム メンバーと意見を交換したりできます。
1 年前に「予定表と SharePoint サイトの使い分けの運用 - マイクロソフトの場合」という記事でマイクロソフトが実際に Exchange や SharePoint をどのように使い分けているかということを事例も交えてお伝えしましたが、おかげさまで大変好評をいただきました。あれから時間が経ち、マイクロソフト社内でもクラウドである Office 365 への移行がかなり進んでいます。さらに、Office 365 にもいくつか新機能が追加されました。今回の記事では、マイクロソフトでこれらの機能や製品をどのように利用しているのかについてご紹介します。
マイクロソフトでは、組織の情報共有基盤を構築するにあたって、 Office 365 を利用しています。メールは Exchange Online、ファイル共有は SharePoint Online、オンライン会議、インスタントメッセージと電話は Lync Server、エンタープライズ ソーシャルは Yammer (いずれ SharePoint Online に統合) を利用して、メッセージング、ポータル、音声やビデオを交えたリアルタイムの共同作業、コンテンツ管理、レポートや分析などのビジネスインテリジェンス、などの様々な機能群と選択肢を提供します。Exchange と SharePoint は現在のところクラウドとオンプレミスが両方ありますが、これらはクラウドに移行されます。Lync は電話連携をしているためオンプレミスとなっています。
上記の機能群は、Exchange、SharePoint、Lync、Yammer を、利用用途に適して選択し、展開方法を検討します。その際、同じ用途 (たとえばファイル共有、予定共有をしたい) を実現する機能を複数の製品が持っていることがあります。そのため、すべての製品を導入する際に、お客様からは選択肢が多い分、どの機能をどのような考え方で使い分ければいいのか、また、どのような用途にどのように展開をするのが良いのかという相談を私もよく受けます。今回の記事では、特にお問い合わせを受ける以下の点について、マイクロソフトではどのように運用しているのかの事例も交えながら解説したいと思います。
どのサーバー製品のどの機能を使うべきかを検討するときは、まずその機能を使ってどれくらいの範囲のユーザーと情報共有をしたいのか、そして管理を誰がするのか、ということを検討する必要があります。製品の機能を使って情報を共有する「エンドユーザー」と、その機能を管理する「管理者」の 2 つの視点があり、同じように思われる機能でも、製品毎にそれぞれがコントロールできる範囲などの特性が異なっているためです。共有範囲と管理者を考えるに当たっては、どういう組織にもあてはめられるように、日本全国、もしくは世界各国に支店を展開している企業の場合を考えます。共有範囲について以下の 4 種類に分類してみたいと思います。
それぞれがご自分が所属する組織ではどのように当てはまるか考えてみてください。場合によっては、4つのうちいくつかは合体できるかもしれませんし、ひょっとすると組織の定義のレベル感が多少異なっているかもしれません。
利用する機能と共有範囲が決まったら、次にそれぞれの共有形態を実現可能なExchange/SharePoint の機能と対比して、実装に落としていきます。たとえば、アドレス帳であれば、Exchangeのアドレス帳は全社に公開する情報を掲載するのが適切なのに対して、SharePoint 上ではアクセス権をコントロールして共有する範囲をチームに限定することができるので、より詳細な連絡先情報を共有できる、また、名刺情報な��の個人情報の保持にはExchange の連絡先が適切である、など、似たような機能であっても可能な共有範囲が異なることがありますので、吟味が必要です。その際には以下の表を参考にするとよいでしょう。
Exchange のパブリックフォルダーやアドレス帳、予定表は Exchange の管理者のみが構成、情報の変更を行うことができ、IT 部門が中央でコントロールする仕組みになっている一方、SharePoint はチームサイトを許可していれば、チームごとに管理者を置いて情報の更新や権限設定を行うことができるので、より小さな組織単位での情報共有に適します。チームや拠点については、クラウド上でセキュリティグループを定義して、その中に必要なメンバーを登録することで便利に運用することができます。
機能
全社
拠点
チーム
個人
Exchange メール
○
◎
Exchange パブリックフォルダー
△
Exchange アドレス帳
Exchange 予定表/施設予約
Exchange 連絡先
SharePoint 個人用サイト
OneDrive for Business
SharePoint 予定表/施設予約
SharePoint 連絡先
SharePoint ポータル
SharePoint ファイル共有
Lync 連絡先
さて、一つ目のお題である「予定表の使い分け」の話題に入っていきますが、予定表については上記の表の黄色くした行、Exchange/SharePoint の「予定表/施設予約」を見比べてください。Exchange はユーザー個人ごとの予定表と、会議室などの施設ごとの予定表を持つことができます。そして、共有権限の設定をすることで、ほかのユーザーが予定の内容を閲覧できるようになります。ユーザーごとの予定表の権限設定は各々でできますが、会議室の予定表作成や権限設定は Exchange の管理者のみが行うことができます。
Outlook 2013 で Exchange 上の複数の予定を一度に表示 (SharePoint の予定も同時表示可能)
一方、SharePoint は、「予定表リスト」をチームサイトの中に任意の数作成することが可能です。しかも、チームサイトの管理者権限をチームメンバーに委任するようにしておけば、チームごとに任意の数の予定表リストを自分で作成して権限設定も行うことができます。
このような特性を考慮して、マイクロソフトでは以下のような使い分けを行っています。
予定表/施設予約機能の提供製品
用途
共有範囲および考慮事項
Exchange
各ユーザーの予定
空き時間情報は全社に共有、予定の中身はユーザーの裁量で共有するかどうかを選択。 世界中のユーザーと予定調整を行うことができる。
社内会議室の予約
全社。 自動応答機能があるため、重複予約を自動的に避けられる。ただし、来客用会議室は別の機能用件があるため、SharePoint 上の別のシステムで管理される。国外の拠点の会議室の予約も可能。
SharePoint
プロジェクトの予定、チームメンバー共通のイベントなど
チーム。チームサイト上に任意に作成される。プロジェクトリーダーのみが書き込むようにもできる。チーム全員で書き込むことも。
業務プロセスイベントカレンダー (経理の締日の共有など)
全社 (グローバル)。ただし、経理メンバー以外は読み取り専用。
部門所有備品の貸し出し
チーム。チームサイト上に任意に作成される。空き時間を見て空いていれば借りた人が予定を埋める。
社内の説明会イベント
拠点 (日本のみ)。IT 部門が管理。SharePoint ベースでカスタマイズしている。登録すると、後で Exchange の予定表に会議依頼が自動で送られてくる。(日本マイクロソフト独自の実装)
来客用会議室の予約
来社するお客様を登録すると自動で連絡先アドレス宛に入館証を発行するなどの Exchange にはない追加機能があるため、SharePoint ベースでカスタマイズを行っている。社内ユーザーを登録すると、後で Exchange の予定表に会議依頼が自動で送られてくる。(日本マイクロソフト独自の実装)
Exchange 上のユーザーや会議室は Active Directory 上の情報とも連動しますので、Active Directory に登録されるようなオブジェクトに関する予定は Exchange で全社的に共有し、その他部門単位で管理している情報については SharePoint を利用しているということになります。
SharePoint 2013の予定表リスト
ちなみに、SharePoint の予定表リストの情報は Outlook からも予定表として参照することができ、Exchange 上の予定とも並べて参照することが可能です。
次のお題として、SharePoint をどのように活用すればいいのか、ということについて解説したいと思います。SharePoint は様々な機能を持っているだけに活用をする際の選択肢が多くかえって迷ってしまうという声も聞かれますが、SharePoint についても情報の共有範囲をベースに考えてみるとうまく整理することができます。ただし、SharePoint は組織内の情報共有だけではなく、組織外との情報共有も可能です。そのため、全社、拠点、チーム、個人のほかに、以下の共有範囲も可能です。
共有範囲をもとに、マイクロソフトではどのように SharePoint を活用しているかについてまとめてみました。
共有範囲
考慮事項
全社ポータル
社内のすべての SharePoint サイトの内容をフェデレーション検索することができる。この場所から検索を実行すれば、そのユーザーが各々の SharePoint サイトで持っている権限に応じて、権限があるドキュメントのみが検索結果として表示されてくる。FAST 検索の機能も活用されている。ポータルサイトは IT 部門が管理。
また、他にも経理、人事など社内の特定業務向けの専用ポータルが存在。通常のユーザーは読み取り専用で書き込みはできない。
チーム サイト
チーム単位、または全社
SharePoint Online を利用。ここには社員が自由にチームサイトを作成することができる。目的は部門毎のポータル、プロジェクト毎のポータル、などさまざまな単位で作成されている。
サイトごとの管理は、サイトの申請者が行う。権限設定はチーム外部への情報発信が目的であれば全社ユーザーのセキュリティグループに読み取りアクセス権限をつける。特定部門やユーザーとの情報共有に限定するのであれば、特定部門を表すセキュリティグループやユーザーのみにアクセス権を設定する。
SharePoint が持っている様々な機能が活用される。
個人用サイト (OneDrive for Business)
Active Directory に載っている社員には全員個人用サイトが割り当てられる。サイトでは、チェックしたいほかのユーザー、ドキュメント、サイトなどをフォローしてニュースフィードを見たり、個人用のドキュメントを保管したりすることができる。ドキュメントの権限設定は任意に変更可能。
取引先との共有サイト
招待した取引先のユーザーと社内の特定ユーザー
チームサイト作成時に申請すると、外部ユーザーとの共有が可能なチームサイトが開設可能。社外との情報共有を安全に行うのに便利な仕組みである。
インターネット サイト
インターネット上のすべてのユーザ���
マイクロソフト パートナー ネットワークのサイトなどは SharePoint インターネットサイトを利用している。定型的な情報を掲載するのに向いている。
管理は IT 部門から委任されたマーケティングベンダーチームが行っている。
SharePoint アプリケーション
場合による。全社からチーム単位まで。
SharePoint のインフラをミドルウェアとして利用する使い方。オンプレミスのサーバーに、機能を作りこむ。お客様用会議室予約サイト、社内イベント登録サイトなど様々なアプリケーションが存在。
また、SharePoint アプリも増えてきている。チームサイトにはアプリを自由に追加できます。有料のものは個人でMicrosoftアカウントで購入することになります。
このように、SharePoint の活用も、情報の共有範囲によってさまざまな活用法があります。また、同じ企業の中でもオンプレミスとオンラインを目標によって使い分けていることがわかります。今回の記事で、チームサイトにおける活用や SharePoint アプリケーションとしての活用については今回は紹介しきれませんでしたが、大まかな活用シーンについて想像がつくようになっていただけたならば幸いです。
参照
近年雇用形態の多様化に伴い、正社員・契約社員・派遣社員・アルバイト・パートなど、様々な役割の就労者が時期を問わず入退社したり社内異動をするため、組織図のメンテナンスがつい後手に回ることはないでしょうか？
"Visio Pro for Office 365"では、単に図面を描くだけではなく、社内のExchange Serverに収納されている情報や、Excelで管理している人事データなどを使い、簡単に見やすい組織図を直ぐに作成できます。この機能を使えばメンテナンスを怠りがちな組織図を、チーム単位から全社単位まで、ほぼ半自動で作れるため、人事担当者の負担を減らし、常に最新の組織図を社内と共有することができます。本日はVisio Pro for Office 365のこの優れた機能と、Visio Proで作成した図を簡単に共有できる"Visio Services"についてご紹介します。
Visio Pro for Office 365は、Office 365で提供される月額料金型のサービスで、一人5台のPCに最新のVisio Pro をインストールして利用できるサービスです。
従来のように一つ一つのPCに買取りのVisioを購入する代わりに、月額料金で最大5台まで利用できるため、自宅や会社で複数のマシンを使うユーザーには便利でお得なサービスです。現在提供しているVisio Proは、Visio Professional 2013と同様の機能が利用でき機能面でも大変充実しています。
さて、本題の組織図の作成ですが、本当に簡単な手順で作成することができます。まずはその作成手順を２分半の短い動画でご覧ください。
動画でご紹介した組織図作成の流れをお浚いしますと、
１．Visio Pro for Office 365を立ち上げ、ビジネス→組織のテンプレートを選択
２．組織ウィザードからインポートするデータを選択
３．組織を定義するデータから、組織図に表示したデータを選択
４．写真を挿入する場合はフォルダーを選択
５．組織図の表示方法を選択
以上で、自動的に組織図が作成されます。
組織図を作成する際にデータをインポート、連携をするところをご覧いただけたかと思います。Visio Pro for Office 365の一つの特徴は他のデータとの連携ができることです。今回は組織図の作成を例にデータ連携機能の一端をご覧いただいたのですが、組織図の作成以外にも適用範囲は広く、各種データベースやビックデータ、IOTで収集した多種多様なデータをVisioの図面上に最新の情報を反映、分かりやすく表示することができます。
こうしてVisio Pro for Office 365で作成した組織図や図面をVisioを持っていないユーザーと共有したい場合は、Office 365のSharePoint Online上で簡単に共有することができます。SharePoint OnlineではWebパーツを使って任意の社内ポータルサイトを簡単にデザインすることができますが、Webパーツの一つとしてVisio Servicesが選択できるため、Visioで作成した図面や組織図をSharePoint上に表示することができます。
さらにVisio Servicesでは先ほど触れたように組織図や図面をデータ連携させることができ、また、最短1分毎に自動同期をするといった設定が可能です。
これにより一度Visio Serviceで共有したデータでも、元のデータが最新情報が更新されると、定期的にVisio Servicesと同期され、常に最新のデータを反映した組織図や図面をSharePoint 上に表示することができるのです。
Visio Services を使った組織図や図面の共有方法の詳細はこちらを合わせてご覧ください。
Visio Servicesで図を共有する
http://blogs.technet.com/b/microsoft_office_/archive/2012/11/15/visio-services.aspx
SharePoint Server2013のVisio Servicesの概要 （Visio Servicesと連携できるデータソースのリスト付き）
http://office.microsoft.com/ja-jp/visio-help/HA102749769.aspx
いかがでしょうか。普段メンテナンスが面倒な組織図も、Visio Pro for Office 365を使えば簡単に作成でき、Visio Servicesと介して共有ができることがお分かりいただけたかと思います。
本日ご紹介した最新のVisio Pro for Office 365で組織図の作成を試してみたい方は、30日間の無料トライアルを是非お試しください。社内のExchangeのデータや、お手持ちのデータを使って簡単に組織図が作成できることを体感いただけます。
トライアルは以下のページにある、”無料で今すぐ試用” ボタンからお申込みいただけます。
http://office.microsoft.com/ja-jp/visio/FX103791920.aspx
また、組織図の作成以外にもVisioの便利な様々な機能をビデオでご紹介しておりますのでご利用のヒントとして是非ご活用ください。
http://www.microsoft.com/japan/visio/prodinfo/demo.aspx
(この記事は 2014 年 9 月 16 日に Office Blogs に投稿された記事 What does it mean to own your data in Office 365? How we aim to raise the bar on visibility and control of your organization’s data with Office 365 の翻訳です。最新情報については、翻訳元の記事をご参照ください。)
今回は、Office 365 情報保護チームの主任プログラム マネージャーを務める Kamal Janardhan の記事をご紹介します。
これまで「クラウドの内部からの話題」シリーズでは、マイクロソフトのリード エンジニアである Perry Clarke、Vivek Sharma、Shawn Veney が社内担当者の視点から、格納中のデータを保護する方法 (英語)、Office 365 内のお客様データにアクセスできるユーザー (英語)、Office 365 で継続的なコンプライアンスを実現する方法についてご紹介し、データのセキュリティ確保やアクセス制御、お客様による規制や企業ポリシーへの準拠を支援するためのさまざまな対応策を取り上げてきました。
これらのビデオは、Office 365 エンジニアリングの責任者を務める Rajesh Jha が、Office 365 が信頼できる理由 (英語) の概要と、お客様が Office 365 サービスのデータの全所有権を維持できるしくみについて説明したビデオに続く内容となっています。今回はこのテーマをさらに掘り下げ、Office 365 の機能強化に関する取り組みにどのように反映されているのかをお伝えしたいと思います。
クラウドに移行する際、所有権に関して重要となるのは、データに対する可視性および制御のレベルです。今回ご紹介する「クラウドの内部からの話題」シリーズのビデオでは、現在お使いのオンプレミス環境よりも大幅にデータの可視性および制御のレベルを引き上げる方法について、3 分間で概要をご紹介します。
この所有権に関するビジョンを実現するにはどうすればよいのでしょうか。マイクロソフトは、可視性と制御には 3 つの意味があると考えます。それは、(1) データを表示できること、(2) そのデータに対して操作を実行できること、(3) 実行された操作を常に把握できることです。
現在、多くのオンプレミス環境では、このレベルの可視性と制御を実現することが、クラウド環境の場合よりも難しくなっています。すべてのサービス間で一貫性のある構成と、適切なデータへのアクセス、配布ポリシーを定義および実装する作業は、お客様側で実施しなければなりません。このプロセスにはコストがかかり、通常はコンプライアンスおよび IT 管理専門の担当者が必要です。一方 Office 365 には、この企業サービスに対する可視性を実現する機能が直接統合されています。
Office 365 では、サービスのデータ ストアにアーカイブ機能および電子情報開示機能が直接組み込まれているため、保管、削除、監査、データ損失防止といった操作を実行できます。また、電子情報開示ツールを使用して、ユーザー、期間、キーワードなどの多様な条件に基づいて企業内検索を実行することも可能です。ワークロードにおいては常に最新バージョンのデータに基づいて操作を実行できるため、ユーザーの IM の会話、メールボックス、サイト ライブラリを検索し、必要に応じて保管または削除することができます。
データの表示やその他の操作には権限が必要となります。Office 365 では、特定のユーザーのグループに対して、これらの権限を付与した役割を定義することができます。これらの役割の範囲はお客様によって定義可能です。マイクロソフトでは、これらの権限が付与された役割に対するすべての変更をお客様が追跡できるようにすることを目指しています。また、コンプライアンス責任者がユーザーの生産性を妨げることなく、企業の安全性を確保できるようにしたいとも考えています。これを踏まえ、電子情報開示ツールでクエリを実行する場合に、インフォメーション ワーカーに影響を与えずにデータの保管、エクスポート、プレビュー、コピーを行えるようにしました。長期的には、自社の各ユーザーがデータに対して実行したすべての操作の履歴を、企業全体で簡単に確認できるようにすることが目標です。この履歴は、事前にコンプライアンス統制を実施したり、リスクの軽減を目的とした事後対策を実行したりするうえでの判断材料として役立ちます。
Office 365 に関するご意見がございましたら、ぜひお知らせください。お約束したビジョンを実現するため、これまでにさまざまな取り組みを行ってきましたが、まだ先は長いと感じています。今後も取り組みを進めていくために、お客様にもご協力いただければ幸いです。
Office 365 の内容の詳細については、Office 365 セキュリティ センターで公開されているホワイトペーパー「Office 365 の情報保護を実現するためのお客様による統制 (英語)」をご覧ください。
—Kamal Janardhan
(この記事は 2014 年 9 月 11 日に Office Blogs に投稿された記事 Gartner recognizes Microsoft as a Leader positioned highest in ability to execute and furthest in completeness of vision for social softwareの翻訳です。最新情報については、翻訳元の記事をご参照ください。)
このたびマイクロソフトは、ガートナー社が発表した「職場環境におけるソーシャル ソフトウェアのマジック クアドラント 2014 年版 (英語)」において "リーダー" に認定されました。このレポートは、ビジョンの完全性と実行能力という観点からベンダー各社を評価したもので、広く普及しているソーシャル ソフトウェアや共同作業支援ツールを提供する成熟したベンダーには "リーダー" の評価が与えられます。
この光栄な評価を糧に、マイクロソフトは Work like a network – ネットワークのようにつながり働くというエンタープライズ ソーシャルのビジョンをさらに推進してまいります。Office 365 に Yammer のコンポーネントを統合することで独自の価値をお客様にご提供していくと共に、ユーザーの皆様の生産性向上や共同作業の効率化を目指して優れた新製品を投入していきます。その一環としてリリースされた Office Delve (英語) は、仕事にかかわるすべてのものから、関連性が高い情報を見つけ出したり関係性を把握したりするための新しい手段です。この機能では、Office Graph を活用してユーザーが現在携わっている仕事や周囲のトレンド情報などのインサイトを引き出し、それに基づいて適切な情報を表示します。
今後も、ワークスタイルに変革をもたらす取り組みを継続すると共に、お客様がソーシャル活用において成功を収めることができるようにパートナーとしてご支援してまいります。既に多くの企業がネットワークのようにつながり働くことで高い成���を上げており (英語)、引き続きさらに意欲的に取り組んでいく所存です。
ガートナーの「職場環境におけるソーシャル ソフトウェアのマジック クアドラント 2014 年版」の全文は、こちらのページ (英語) でお読みいただけます。
ソーシャルによって生産性向上を図る Office 365 の機能については、こちらのページ (英語) をご覧ください。
このマジック クアドラントのグラフは、より大規模な調査ドキュメントの一部としてガートナーから発表されたものであり、そのドキュメント全体の文脈において解釈されるべきものです。ガートナーのドキュメントは、次のサイトから入手できます。 http://www.gartner.com/technology/reprints.do?id=1-20TBOV4&ct=140903&st=sb
ガートナーは、ガートナー・リサーチの発行物に掲載された特定のベンダー、製品またはサービスを推奨するものではありません。また、最高の評価を得たベンダーのみを選択するようテクノロジの利用者に助言するものではありません。ガートナー・リサーチの発行物は、ガートナー・リサーチの見解を表したものであり、事実を表現したものではありません。ガートナーは、明示または黙示を問わず、本リサーチの商品性や特定目的への適合性を含め、一切の保証を行うものではありません。
(この記事は 2014 年 8 月 18 日に Office Blogs に投稿された記事 Which email application is right for you: Outlook or Gmail? の翻訳です。最新情報については、翻訳元の記事をご参照ください。)
クラウドへの接続を活用する現代社会では、電子メールやファイル、連絡先などにユビキタスにアクセスできることは、公私両面で生産性や効率性の鍵となります。Outlook および Outlook Web App (OWA) で構成されるマイクロソフトの電子メール ソリューションは、生産性向上に役立つほか、電子メールのみによる安全が非常に高い環境での他者との共同作業を実現します。
しかし、どの電子メール ソリューションが適しているかは個々のユーザーによって異なります。OWA、Outlook、および Gmail を並べて比較した資料を作成しましたので、ぜひお役立てください。この資料は大半の疑問に対する答えがひとめでわかるようになっており、詳細情報へのリンクも記載しています。
電子メール ソリューションを選択するうえで最も重要な基本事項は、受信トレイの管理効率です。不要な電子メールを無視したり、表示ウィンドウのレイアウトを変更したりすることは Outlook と Gmail の両方で可能ですが、Gmail ではルールを作成したり、Microsoft Word の編集ツールや書式設定ツールを利用することができません。Microsoft Excel のスプレッドシートから電子メールにセルを挿入することも、送信する電子メールの重要度を高、中、低のいずれかに設定することもできません。さらに、Gmail では電子メールのフラグ設定、分類、および並び替えの機能が不十分で、また電子メールにドラッグ アンド ドロップでファイルを添付することもできません。マイクロソフトの電子メール ソリューションでは上記のすべてを含め、多彩な機能が利用できます。
情報の高度な自動優先順位づけの実行
次期 OWA の新機能に、"Clutter" というコードネームで呼ばれているものがあります。受信トレイからあまり重要でないメッセージを削除して整理し、重要なメッセージに注目できるようにするという機能です。これは、同様の電子メールを過去にどのように処理したかに基づいて実行されます。たとえば、上司からの電子メールにいつも迅速に対応している場合、Clutter はこのようなメッセージをより目立つように表示します。また、親戚から送られてきた休暇中の写真など、あまり対応する必要がない電子メールについては、後から対応するように Clutter がより分けます。Clutter は使い込むほど判断が的確になります。Gmail の整理機能はあまり性能が高くなく、いくつかのプリセット タブに電子メールを一括で移動できるだけです。これは、個々のユーザーの操作に基づいて各メッセージを整理する OWA の Clutter 機能と比較すると、格段に物足りないものです。
オフラインでの電子メールへのアクセス
外出中は、オフラインで電子メールにアクセスし、インターネットから切断された環境でも作業を継続できることが重要です。Outlook デスクトップ クライアントでは、完全にオフラインでアクセスすることができます。また、OWA では Chrome、Firefox、Safari、Internet Explorer 10 (HTML 5 対応) などの各種ブラウザーからオフラインで電子メールにアクセスできます。Gmail では、オフラインでの電子メールへのアクセスは Google Chrome 以外ではできません。
連絡先の収集と連携
この 3 種類の電子メール アプリケーションはどれも、連絡先カードを作成したり、他の電子メール プログラムから移行したときに連絡先をインポートしたり、新しい電子メール アドレスを承認したりすることが可能です。OWA および Outlook にはさらに高度な機能があり、Active Directory と統合することで企業のアドレス帳からチームや組織の階層の情報を表示したり、Facebook や LinkedIn などのソーシャル ネットワークから連絡先をインポートしたりできます。このような機能は Gmail にはありません。
予定表の管理
機能性の高い予定表は、ただ日付や曜日、月を表示するだけではなく、空いている会議室を見つけたり、連絡先のユーザーが特定の時刻に空いているか (または忙しいか) を判断したりできます。上記の機能はすべて Gmail とマイクロソフトの 2 種類のアプリケーションのいずれでも使用可能です。ただし OWA および Outlook には、どのユーザーがだれに会議の通知を転送したかを把握できるという、Gmail にはない機能があります。また Outlook には、受信した会議の日時では都合が悪い場合に新たに日時を提案する機能もあります。
予定表への代理人アクセスの付与
会社役員や重役などの多忙な人は、常にさまざまな事柄の優先度や必要性をあわただしく調整する必要があるため、代理人を指定してその人物に予定表へのアクセス許可を付与し、スケジュール管理の手伝いを依頼できると非常に便利でしょう。Google でも予定表の共有は可能ですが、OWA および Outlook ではプライベートなイベントを代理人には非表示にしたり、必要に応じてアクセス許可をダウングレードしたり、通知の送信を代理人のみ、または代理人と本人への同時送信に設定したりできます。また Outlook および OWA では、必要に応じて個々のフォルダーに対して代理人アクセスを設定することもできます。Gmail では、こうした代理人アクセス機能はまったく使用できません。
リアルタイムなコミュニケーションによる状況把握
3 種類のアプリケーションすべてにインスタント メッセージング機能とプレゼンス通知機能があり、連絡先のユーザーの状態や連絡可能かどうかを把握することができます。しかし、Gmail にはボイスメールとのユニファイド メッセージング統合機能やボイスメールの早送り機能がなく、インスタント メッセージングで 1 クリックで「全員に返信」することもできません。しかし OWA および Outlook では、これを Lync 経由で行うことができます。
エンタープライズ ソーシャル テクノロジとしての活用
エンタープライズ ソーシャル機能はまだ登場から日が浅いですが、社内、社外を問わずコミュニケーションおよび共同作業を強化するテクノロジ ソリューションとして急速に広まっています。マイクロソフトでは、エンタープライズ ソーシャル機能をサポートする新しい電子メール機能について、既に追加されたもの、そして発表済みで追加予定のものを含め、OWA と Outlook の両方で高機能な統合を目指して動いています。Gmail ではこうした予定はありません。
セキュリティおよびコンプライアンス
複雑な現代社会では、セキュリティおよびコンプライアンスの問題は公私両面で重要な問題となっています。3 種類のアプリケーションのすべてで電子メールの送信者をセーフ リストやブロック リストに追加したり、外部コンテンツをブロックしたり、アーカイブ フォルダーにアクセスしたりできます。しかし、Google とマイクロソフトの両方の製品に搭載されている機能以外の他に、OWA および Outlook では Gmail と異なり、Information Rights Management、ドキュメントのフィンガープリント、ネイティブなデータ損失防止などの機能も使用できます。また、Gmail ではボイスメールの保護が使用できず、アイテム保持ポリシーをユーザー レベルで設定することもできません。
Google は、Web 版とデスクトップ クライアントの両方の Outlook を組み合わせて使用するマイクロソフトの電子メール プラットフォームと比較して Gmail が「十分な機能を持つ」としていますが、実際は、OWA と Outlook (Office 365 スイートの一部として提供) では Gmail (Google Apps for Business の一部として利用可能) では利用できない機能を多数提供しています。ユーザーの皆様にご満足いただける高機能な電子メール ソリューションをマイクロソフトが提供しているにもかかわらず、ただ「実用レベル」というだけの電子メール機能を使用する必要があるでしょうか。
Outlook Web App、Outlook、および Gmail のそれぞれで使用可能な機能の詳細については、こちらの資料をダウンロードして参照してください。
また、Outlook Web App と Outlook の優れた機能を紹介したスライドショーもぜひご覧ください。
Office が使えるクラウド グループウェアである Office 365 は、日経 225 銘柄企業の 60% で利用されていることをはじめとして、様々な業種のお客様でご利用いただいています。日本マイクロソフト公開の Office 365 導入事例一覧でも 2014 年 9 月現在、160 を超える公開事例をご紹介していますが、日本マイクロソフトにより公開されている導入事例は全体からするとごく一部に過ぎず、この一覧にない導入事例も数多く存在します。この記事では、その中でこの一覧にない企業の導入事例で、パートナー企業により公開されている 15 件をご紹介します。
製造
建設
情報通信
小売/卸売
サービス
運輸
金融/保険
医療/福祉
日本マイクロソフト発表の事例一覧については、以下をご覧ください。
2013年のMicrosoft Project 史上初となるOnlineサービスリリースから1年後、2014年5月に”Project Lite”が提供開始となりProject Onlineのラインアップが完成しました。これを受けてこの度Project Onlineの紹介ビデオを公開しました。
Project Olineは大規模なプロジェクトマネージメントから、日常的なタスク管理でも活用できる非常に優れたサービスです。本日は最新のProject Onlineの概要について改めてご紹介します。
日本ではプロジェクトマネージメントのためのツールにExcelをご利用いただくことが多いのですが、Projectという製品は単にガントチャートを引くだけでなく、Project Serverと連携することで、最適なリソース管理、複数のプロジェクトを横断的に管理する機能など、プロジェクトマネージャーの負担を減らし、正確なプロジェクトマネージメントを支援する機能を提供しています。Project Onlineは、Project Serverの優れた機能をお客様がサーバーを立てることなく導入でき、いつでも、どこからでも直ぐに利用できるため、IT部門の支援が手薄な小規模なチームから、大規模なプロジェクトマネージメントまで幅広いニーズに応えるサービスです。
Project Onlineには4種類のサービスがあります。
Project Lite
Project Online
Project Pro for Office 365
Project Online with Project Pro for Office 365
１．Project Liteは、Project Online または Project Server により管理されているプロジェクトでのみ使えるサービスで、主にプロジェクトに参加する”メンバー”が利用します。個々人のタイムシート、タスク管理、懸案事項とリスクの追加、共同作業ができるため、プロジェクトマネージャーによるメンバーのワークロード管理の負担を減らし、タイムリーな進捗管理に役立ちます。たとえば、Excelで各メンバーのタスク管理をしているような場合、プロジェクトマネージャーはメンバーから集めたExcelの転記のため、1週間のうち数時間から半日程度時間を使っているケースがありますが、各メンバーにProject Liteへ直接入力してもらうことで、プロジェクトマネージャーの負担を減らし、進捗管理のステータスも常に最新のものを閲覧できるようになります。
2．Project Onlineは、プロジェクト ポートフォリオ管理 (PPM) と日々の作業に適したサービスです。Project Serverと同じ機能を月額料金制で直ぐに導入できます。プロジェクトマネージャーやメンバーは、どこからでも、���ぼすべてのデバイスで直ぐに作業を開始でき、複数のプロジェクトを横断的にそれぞれの進捗確認やリソースの可視化が行えるため、プロジェクト ポートフォリオ投資に優先順位を付け、効率的なプロジェクト管理を実現します。また、SharePoint Onlineと連携することでPPMのみならず、各プロジェクトで使用するドキュメントの共有や、Lync Onlineと連携すれば、メンバーとタイムリーなコミュニケーションも行うことができます。Project Onlineを使用すれば、プロジェクトマネージャーはこれまでExcelなどで行っていた進捗管理よりも、タイムリーに各メンバーの進捗管理とリソース管理ができ、Excelへの転記に使っていた時間や負担を大幅に削減できます。Project OnlineはOffice 365と同じセキュリティおよびプライバシーポリシーが適用されます。つまり、クラウド上に置かれたデータはお客様のものであるため、マイクロソフトではProject Online上のデータを人為的、機械的にクロールすることはないため秘匿性の高いデータでも安心してオンライン上でご利用いただけます。
3. Project Pro for Office 365は、 Project Professional の最新バージョンを月額料金制でご利用いただけるサービスです。ソフトウェアは自動的に最新の状態に保たれ、一人5台までのPCにインストールしてご利用いただけます。また、Lync や SharePoint などの Office 365 製品と連携することで、プロジェクトを進めるうえで重要な円滑なコミュニケーションを支援します。
4. Project Online with Project Pro for Office 365は、前述のProject OnlineとProject Pro for Office 365のセットサービスです。Project ServerやクライアントPCにProject Professionalを所有しなくても、各サービスを月額のサブスクリプションで直ぐ導入することができるため、大規模な投資をすることなく、急なプロジェクトや、短中期間のプロジェクトを効率的に管理する際に役立つサービスです。
Project Onlieではお客様のニーズに応じて、必要なサービスを必要な数だけ、サブスクリプションでご利用いただけるため、従来のようにサーバーやクライアントソフトを購入・構築することなく、プロジェクトの規模や期間に応じて迅速かつ柔軟な導入が行えます。
本日はProject Onlineの概要についてご紹介しましたが、技術的にご興味のあるかたは、TechnetのProject Onlineサービスの説明も併せて是非ご覧ください。