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Office 365 に関する 2014 年 8 月の主なニュースをまとめてみました。あなたが見逃しているかもしれないニュースも一覧でご覧になることができますので、この機会にぜひご覧ください。
過去のニュースはこちら。
(この記事は 2014 年 8 月 7 日に Office Blogs に投稿された記事 Make your documents easier to see, hear and use, with Microsoft Office on Windows の翻訳です。最新情報については、翻訳元の記事をご参照ください。)
世界中の教室では、日々、以下のような光景が繰り広げられているはずです。教師が学生に課題の内容を伝え、関連情報を記載したプリントや読書リスト、推奨する参考資料のリストを配ります。その後、学生たちは学習グループに分かれ、個人のプロジェクトについて共同で作業して互いにアドバイスしたり、下書き原稿を共有したり、互いのプロジェクトを編集したりして、課題を進めます。時折、教師が学生たちの進捗状況を確認し、指導を行います。最終的に、学生は原稿を完成させ、提出します。
もしもこのとき、クラスに障碍を抱えている学生がいて、他の学生と同じように情報にアクセスすることが難しい、またはアクセスできないとしたらどうでしょうか。
読み書きや共同作業は、教育に必要不可欠な要素です。今までもそうでしたし、これからもずっと変わることはありません。しかし、テクノロジが学習方法に変革をもたらした今、学生や教師が使用する文書、教科書、その他の資料の多くがデジタル化されています。このため、コンピューターやモバイル デバイス上で読み書きや編集、共有が行われますが、障碍のある方がコンテンツにアクセスできない場合、問題が生じるおそれがあります。
支援技術は大いに役立つでしょう。視覚に障碍のある方は、スクリーン リーダーを利用すると便利です。スクリーン リーダーは、画面上のテキストや、その他の視覚的情報を読み上げてくれます。しかし、真のアクセシビリティの実現は、ドキュメント自体、そしてドキュメントを作成するために使用するソフトウェアについて配慮するところから始まります。
Microsoft Office では、障碍のある方にとって見やすく、聞きやすく、使いやすく、アクセシビリティを考慮したドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションを作成するためのツールが提供されています。視覚に障碍のある方がスクリーン リーダーを使用している場合、Microsoft Office でドキュメントを作成する際に、スクリーン リーダーがページ上のコンテンツを認識しやすくするためのポイントがいくつか挙げられます。まず、グラフィックス、図形、写真、表などすべての視覚的要素に代替テキストを記述し、そのコンテンツにわかりやすい説明を追加することは、他のユーザーが目にしているコンテンツを視覚に障碍のある方が「見る」うえで役立ちます。
また、スクリーン リーダーは、テキストが別の言語で記述されている場合に判別する必要があります。たとえば、カナダに住んでいる学生がフランス語と英語の両方のテキストを含むドキュメントを読んでいる場合、スクリーン リーダーがフランス語を英語のように読み上げないように、2 つの言語が使用されていることを認識させる必要があります。アクセシビリティを考慮した Office ドキュメントは、スクリーン リーダーがある言語から別の言語にスムーズに切り替えられるようにするための情報を提供します。また、適切な言語をドキュメントに設定することで、スペル チェックや文章校正も正しく機能します。
共同作業を行うために Office ドキュメントを PDF 形式でエクスポートする場合がありますが、Office ドキュメントではユーザー補助機能も PDF に転送することができます。たとえば、Office ドキュメントに含まれるすべてのグラフィックス、図形、写真、表などの視覚的要素の代替テキストは、PDF 形式でエクスポートした場合にも保持されます。
Microsoft Office のアクセシビリティ チェック機能も、アクセシビリティの高いコンテンツを作成するために役立つ優れたツールです。ボタンをクリックするだけで、ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションをスキャンして、障碍のあるユーザーにとって問題が生じる可能性のある箇所を特定したり、アクセシビリティに関する問題とその説明を確認したりできるため、コンテンツを最終版とする前に修正することが可能です。そして、Office ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションのアクセシビリティを確保した後は、そのアクセシビリティが失われることはありません。
ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションのアクセシビリティを高めることは、世界中の学生と教師にとって非常に役立ちますが、もちろん学校だけにとどまりません。アクセシビリティを考慮したコンテンツは、高齢になったベビー ブーム世代や職場で加齢に伴う問題を抱えているユーザーなど、あらゆる年齢、職業の人々にとって必要不可欠です。
教育は、よく「光」にたとえられます。無知という暗闇を打ち払い、希望やチャンスへと導き、より豊かな人生への道を照らしてくれるのです。アクセシビリティは、障碍のある方にも同じように明るい光をもたらすものだと言えるでしょう。
上に掲載した概念図は、こちらからダウンロードできます。
詳細については、www.microsoft.com/ja-jp/enable をご覧ください。
(この記事は 2014 年 8 月 18 日に Office Blogs に投稿された記事 Boost law firm productivity with Matter Center for Office 365 の翻訳です。最新情報については、翻訳元の記事をご参照ください。)
今回は、Matter Center for Office 365 のグループ プロダクト マネージャーを務める Tejas Mehta の記事をご紹介します。
※ 本ソリューションは英語で米国における利用を想定しています。あらかじめご了承ください。
今回、テネシー州ナッシュビルで開催された International Legal Technology Association (ILTA) の年次会議において、Matter Center for Office 365 のプレビュー版が発表されました。Matter Center for Office 365 は、法律事務所や法務部門のニーズに特化した、ドキュメント管理および共同作業のための強力なソリューションです。
Matter Center は Office 365 とシームレスに連携するため、法律職に従事するユーザーは Microsoft Outlook や Word といった頻繁に利用する慣れ親しんだ生産性ツールから、ファイルを直観的に見つけたり整理したりしておくことができます。Matter Center for Office 365 を利用すれば、いつでも、どこにいても、どのデバイスからでも、案件をすぐに確認して共同作業を行うことができます。つまりこれは、ドキュメントの共同作業および管理に関するすべてのニーズに対応するソリューションなのです。
Matter Center は、マイクロソフトの法務本部 (LCA) グループ、外部の法律事務所、Office 365 プロダクト エンジニアリング チームとの何か月にもわたる協業の末に完成しました。Office 365 のクラウド アプリ モデルを使用して構築されており、ドキュメント管理、検索、共同作業などの豊富な機能を Word や Outlook から直接提供します。OneDrive for Business と統合されていることで、Matter Center は外部共有や共同作業のシナリオに対応でき、使い慣れた "弁護士かばん" に代わるソリューションとなるでしょう。
Matter Center は、他の生産性ツールと一貫性のある方法で簡単に操作できるように設計されています。たとえば、案件や関連ドキュメントを Outlook から直接検索して見つけたり、頻繁に使用するファイルを追跡またはピン留めしたりできます。
Outlook の電子メールから直接、インラインで案件や関連ドキュメントを検索したり、すぐにアクセスできるようにピン留めしたりできる
また、Outlook 内の Matter Center アプリから、電子メールや添付ファイルを案件に直接保存することもできます。
Outlook から電子メールや添付ファイルを案件に直接保存する
Matter Center は、Office 365 から直接アクセスすることも可能です。
Office 365 の Matter Center ランディング ページ
クラウド上の "弁護士かばん": Matter Center は OneDrive for Business と統合されています。そのため、1 TB の個人用ストレージと、すべてのデバイス間でドキュメントを自動的に同期する個人用ブリーフケースを利用でき、オンラインでもオフラインでもアクセスすることができます。
共同作業による効率の向上: もう同じドキュメントの別バージョンをいくつもメールで送信する必要はありません。事務所内外のユーザーとファイルを安全に共有することができます。Matter Center では、他のユーザーと同時にドキュメントに対する作業を行う際、自動バージョン管理によってすばやく簡単に変更履歴を記録できます。
案件およびドキュメントの強力な検索機能: Outlook、Word、Office 365 が強力に統合されているため、案件や関連ドキュメントを Word や Outlook の使い慣れたインターフェイスから直接簡単に検索することができます。頻繁に使用されるドキュメントや案件を簡単に追跡またはピン留めしたり、最新のドキュメントや案件のみを追跡したりすることも可能です。
安全なアクセスとアクセス許可の制御: Matter Center for Office 365 では、案件に対してユーザーのアクセス権を付与または除外できます。アクセス権の付与/除外を指定した後は、その案件に関連付けられて作成されるドキュメントはすべて同じアクセス権を継承するため、倫理的な障壁やデータ漏えいに関する懸念が軽減されます。
負担を削減し、生産性の高い業務に専念: Matter Center のシームレスなエクスペリエンスにより、ドキュメント管理システムのサポートに必要な管理リソースが低減するので、クライアントと直接仕事を行い、クライアントと長期にわたる関係を築き、クライアントに有益なカスタマー エクスペリエンスを提供するために時間を割けるようになります。
安全なクラウドへの移行: Matter Center を利用することで、低コスト、低リスクでクラウドの利用を開始できます。既存のインフラストラクチャに対する ROI を最大化すると共に、エンタープライズ対応のセキュリティおよび管理機能、管理者による制御機能を提供します。
条件に基づいた展開: Matter Center は、事務所のニーズと既存のインフラストラクチャに合わせて、クラウド上に、オンプレミスの Microsoft SharePoint 環境の一部として、またはハイブリッド シナリオに沿って展開することができます。
既存の IT 投資に対する ROI の最大化: SharePoint や Exchange などの既存のオンプレミス ソリューションに Matter Center を追加して、統合型の生産性プラットフォームとしての価値を高めることができます。
業界固有のニーズにも対応したプラットフォーム上に構築: Matter Center にはエンタープライズ対応のセキュリティおよび管理機能、管理者による制御機能が含まれ、また、複数の業界標準に準拠しています。アクセス許可の制御や分類は集中管理され、自動的に適用されるため、法律家がバックエンド設定を操作する必要はありません。
常に最新バージョンを利用可能: Matter Center をクラウドに展開すると、Office 365 では常に最新バージョンが提供されるため、アップグレードおよび移行に関するコストと時間を削減できます。修正プログラムやソフトウェア更新プログラムを適用する必要がなく、毎月新しい価値と新機能が追加されます。
浸透率の向上: Matter Center は直観的なインターフェイスを備え、プロセスの簡素化を実現し、日常的に利用している Microsoft Office 製品から直接アクセスすることができます。このツールはユーザーの最も重要なニーズを満たすと同時に、トレーニングやサポートの負担を軽減します。
Matter Center for Office 365 は近いうちに市場に提供される予定です。法律業界における業務の進め方を変革するうえでお役立ていただけることを楽しみにしています。
Matter Center は現在、限定プレビュー版として提供されています。ご興味をお持ちのお客様は、http://microsoft.com/MatterCenter (英語) にアクセスしてベータ プログラムへのサインアップに関する詳細をご確認ください。
- Tejas Mehta
昨年、2025 年の世代の働き方を予測する、リンダ・グラットンの著書『ワーク・シフト』が大変話題になり、本書は 2013 年ビジネス書大賞にも選ばれました。本書は、未来のビジネスパーソンは、職種や時差を超えて世界中の人との恊働が求められるようになり、時間の「細切れ化」が進む、と予言しています。
2014 年の現在、安倍政権は成長戦略、地方振興・人口減少対策の一環として「世界に勝てる若者」、「女性が輝く日本」といったテーマをあげて取り組んでいますが、場所を選ばない働き方、グローバルな働き方、女性の職場への進出、という点において日本は欧米に大きく後れを取っています。
欧米ではもともと東京のように首都一極集中の構造になっておらず、国や地方をまたいで働くことが進んでいました。国をまたいだ仕事を行うため、ホワイトカラーは英語でコミュニケーションが取れることは当たり前ですし、女性だけでなく男性も含め日本のように長時間オフィスに拘束され働く必要がない、柔軟な時間の使い方を許されています。これは、働き方を支える制度や仕組みの改善、そしてこの 10 年で大きく進化した ICT の力をうまく取り入れた効率的な働き方にシフトしていることが要因として考えられます。日本は労働生産性において19年連続先進国中最下位となっていますが、バブル崩壊後の「失われた 20 年」で「社畜」という言葉まで生み出した働き方の改革を進めてこなかったことが大きく響いていると考えらえます。
たとえばマイクロソフト米国本社の典型的な働き方を見てみると、午前 8 時に出勤しますが (交通渋滞を避けるため) 午後 4 時から 5 時前には退社して保育園/幼稚園/学校に子供を迎えに行きます。夕食は家族で一緒に食べ、子供が寝静まった後に会社にログインして少し残業する、といったスタイルです。ここで注目したいのは、一日の総労働時間は少ないわけではないのですが、会社のオフィスに拘束されている時間はそれほど多いわけではありません。また、出産、育児、介護などの家庭の事情の場合は相当の間、在宅勤務が許されており、休暇も数週間取ることが一般的です。
また、米国では取引先企業が必ずしも自分と同じタイムゾーンに属しているとは限りません。米国は本土だけでも東部標準時 (EST)、中部標準時 (CST) 、山岳部標準時 (MST)、太平洋標準時 (PST) と 4 つ、加えてアラスカとハワイの 6 つの時間があります。シアトルで朝、会社に通勤して働き始めるころ、ニューヨークではお昼を迎えます。このような広大な国土のさまざまな都市に取引先企業が散らばっているため、ちょっとしたことは電話会議やオンライン会議で済ませてしまいます。場合によってはプロジェクトの最初から最後まで物理的に顔を合わせずに終わることもざらにあります。
また、自分の上司やチームメンバーが自分のオフィスの中にいるとは限りません。遠く離れた都市にある他の事業所にいることもよくあり、上司やチームメンバーと長く顔を合わせないことも多くあります。
一方、日本の働き方を見てみると、相変わらずオフィスに朝から晩までいることが重要である、という風潮があります。仕事をしている、していないにかかわらず、上司から見て物理的に顔が見えていることが勤勉であることの象徴でした。働いている間はずっと島型対向のレイアウトで顔を合わせながらコミュニケーションをとる、というのが 90% 以上の日本企業で取られている方式です。これは向かい合っている人同士のコミュニケーションが密になるというメリットがありますが、一方、そこにいないことは前提になっていません。そのため、そこにいない人とのコミュニケーション方法があまり発達していません。
その上、日本では東京や大阪などの少数の大都市に大きな支店や取引先が集中しています。そのため、離れた支店や取引先とのコミュニケーションが必要な人は少数の従業員に限られるという特徴もあります。
これらの要因もあり、日本ではなかなか働き方が変わってこなかった、変わるための必然性があまり認識されて来なかったと考えられます。
ところが、2010 年代になっていよいよ日本の人口減少が明確になってくると、経済力の源泉となる労働者を確保するため、いままでの環境では働くことができなかった女性などの新たな労働力確保、そして新たな市場確保のためグローバル市場進出が日本企業にとっても必須の経営課題となってきました。もはやいままでの働き方を維持して働くことが将来的にどんどん困難になっていくことが明白になっています。これからは、自宅や離れた地点とのコミュニケーションをより綿密に行っていく必要があります。
育児をしている 30 代以上の女性、介護を抱える 40 代以上の従業員に、より働きやすい環境を提供するためには、在宅勤務を何らかの形で認めていく必要があります。在宅勤務といっても、長期間にわたり在宅のままの勤務スタイルだけではありません。週一回だけ在宅勤務をする、もしくは逆に週一回だけ通勤する、など通勤と在宅をバランスすることもできます。
また、在宅勤務に向く職種、向かない職種があります。物理的にお客様と接したり工場などの機材が必要になる場合は導入障壁が高くなります。また、入りたての新入社員、一人だけで自律的に働くことができない経験の浅い従業員にも向きません。また時給制の職種よりも成果主義型の職種に向いています。
在宅勤務を導入する際には、勤務をきちんとしているのかどうかが見えにくくなります。勤務開始時/終了時にメールで連絡したりツールに入力する、勤務中は在席していることを示す仕組みを導入するなど、ICT をうまく活用したルール作りをすることをお勧めします。
クラウドベースの情報共有ツールである Office 365 に含まれている Lync を全員がインストールしていると、在宅勤務をしているユーザーの在席情報を他のユーザーが見ることができます。
たとえば、PC などを触っているときのステータス「連絡可能 (緑)」を「勤務中」に割り当て、「応答不可 (赤の進入禁止)」を「休憩」、「業務時間外 (黄色)」を「勤務終了」に割り当てることができます。
このようなツールを手早く導入して運用することも解決策のひとつになります。
在宅勤務を行っていると、どうしてもオフィスで普通に働いているメンバーとのコミュニケーションがしづらくなってしまいます。電話をかけて話す手もあるのですが、相手が会議などで取り込み中かもしれず、むやみやたらと電話をかけるわけにもいきません。かといってメールを送ったとしても、相手からすぐに返信が帰ってくるとは限りません。ビジネスの世界でメールの平均応答時間は 4 時間と言われていますので、メールによるやり取りは一日に何回も続けられるものではなく、リアルタイムのコミュニケーションには向いていません。そんな時は、Lync の在席情報とインスタントメッセージの組み合わせの利用が便利です。
Lync を関係者全員で入れておくと、その人が連絡可能、会議中、離席中などさまざまなステータスを自動的に表示してくれます。離れていても、連絡を取りたい人がどのようなステータスなのかを連絡を取る前にあらかじめ知ることができます。メンバー何人かの中で知っていそうな人何人かのうちすぐに連絡可能な人を捕まえて、インスタントメッセージのリクエストを送ることができます。
どうしても特定の人とコミュニケーションをとりたいときは、「状態変更通知のマーク」をしておくと、その人のステータスが変更されたときに通知を受け取ることもできますので、機会を逃さずコミュニケーションをすることができます。
Lync でも音声会話をメンバー間で行うことができますが、いきなり音声会話のリクエストをするよりは、まずインスタントメッセージで相手の状況を確認するのがおすすめです。また、音声会話をしなくてもテキストで済んでしまうことであれば、相手が他の作業をしていたとしても受け入れてもらえる可能性が高まります。
このように、離れていても相手のステータスを把握して、必要な時に必要な人をつかまえてコミュニケーションできる仕組みを導入しておくことで、在宅勤務で発生する疎外感を軽減することができます。
左の画像にあるように、Lync クライアントを起動している状態で、緑になっているメンバーを見つけたら、マウスカーソルをあわせて連絡方法のボタン (この場合はインスタントメッセージ) をクリックして、インスタントメッセージを開始することができます。
在宅勤務を採用する際の一つの大きなハードルとして労務管理があります。上司から見ると在宅勤務者は姿が見えず、どのように働いているのかどうか見えづらくなります。見えていないとついついよくない評価をつけがちですが、ここは成果型の管理に徹して評価することが必要です。労務管理については前述のツールを利用することも効果的です。
また、在宅勤務は育児/介護などで従業員は通常の勤務以外にも二重に労働/作業をしているので、決してサボっているわけではありません。場合によっては、育児/介護の合間時間や深夜に作業をする必要が出てくることもあります。二重の労働/作業に対する気遣いも必要になります。
また、長期間在宅勤務になると精神的に孤独感を感じる場合もありますので、定期的に顔を合わせる仕組みづくりも必要になってくる場合があります。
一方、在宅勤務者側も他のメンバーに過度に気を使わせないための工夫が必要になる場合があります。深夜や週末に作業をする場合は、Lync の在席情報をあえて「離席中 (黄色)」にしたり、メールを出す場合は、次の業務時間の最初にメールが配信されるように指定したりといった配慮をしておくとよいでしょう。
実際には、配慮すべき内容は職場環境や慣習によって変わってきますが、働き方や気遣いのルールをあらかじめ作っておくとスムーズに事が運ぶでしょう。
さて、いかがでしたでしょうか。在宅勤務を始める際には、制度面、ツール面、考え方や気持ちの持ちようの変化など、いくつかのことをきっちり準備しておく必要があります。実際に在宅勤務を導入する際には組織に合わせたルールを模索するための試行錯誤も必要になってくるので、段階的に進めていくことをお勧めします。
実際に在宅勤務を導入したお客様が、導入に至るまでに検討したことを説明した記事がありますのでご紹介しておきます。導入の際のご参考になれば幸いです。
(この記事は 2014 年 8 月 13 日に Office Blogs に投稿された記事 Dogeared discovers a gold mine of capabilities with Office 365 の翻訳です。最新情報については、翻訳元の記事をご参照ください。)
Dogeared は、シーンを選ばず身に付けられるモダンなデザインのジュエリーを製作する企業です。1 つ 1 つ、願いが叶うように意味を込め、メッセージを添えて提供しています。先日、同社は Google Apps から Microsoft Office 365 のクラウドベース サービスに乗り換えました。この移行によって、ビジネスの成長をサポートする包括的なツールセットを利用できるようになりました。従業員はこうしたツールを活用して、同僚や顧客に対する即応性を高めています。
今回の移行について、Dogeared の IT ディレクターを務める Chad Berryhill 氏にお話を伺いました。
Dogeared の中心業務は、シンプルかつモダンなデザインで、シーンを選ばずにお使いいただけるオリジナル ジュエリーの製作です。ジュエリーは 1 つ 1 つ、愛、思いやり、気付きといった意味を込めて手作りしており、それぞれにメッセージカードを添えてお届けして��ます。当社は B-Corporation (非営利団体 B Lab が認定する、社会問題と環境問題の解決に積極的に取り組んでいる企業) として認定を受けています。つまり、より優れたビジネス プラクティスの構築や新たな成功基準の定義を推進し、品位と目的意識に基づいて取り組むなど、より良い世界を実現するためにビジネスの力を捧げている企業の 1 つに数えられているということです。
私が先ごろ Dogeared に入社したとき、当社では必要なときにしかテクノロジに対する取り組みを行っていないと感じました。しかしその時点で既に、企業規模は拡大し、自社環境を客観的な立場から再評価する必要に迫られていました。見たところ、面倒な管理作業を増やすことなく必要なツールを利用できるようにするには、クラウドへの移行がベストだということは明らかでした。Dogeared では、IT サービスのうち 90% についてアウトソーシングを行っています。そのため、便利な最新ツールを従業員に効率的に提供でき、また、コストも時間もかかる提供後のアップグレード作業や展開作業を避けられる手段を模索していました。さらに、サービスをクラウド上でホストすれば、従業員が増えてもインフラストラクチャを増強せずに済みます。これに加えて、他社と同じように、メッセージング環境のすべての側面を外部のエキスパートに管理してもらえるというメリットも考えると、Office 365 への移行は難しい決断ではありませんでした。
私が Dogeared に入社する前から、社内の一部では Google Apps の利用を始めていましたが、全社的には展開されていませんでした。私の考えでは、Google Apps はエンタープライズ クラスのソリューションではありませんし、その他のソリューションも導入予定でしたが、Google Apps とどのように統合すればよいのか見当がつきませんでした。たとえば、現在移行中の Microsoft Dynamics NAV には、従業員が他のシステムを経由してアクセスできるようにしたいと考えていますが、Google Apps でこれを実現しようとすると面倒なことになるでしょう。また、ユーザーエクスペリエンスの問題もありました。メールボックスを Google Apps に移行した従業員は、必要なツールにアクセスするために 3 種類のアカウントを使い分けなければならず、ユーザーにわかりやすいとは言えない状況でした。私にとって Office 365 は、自社環境の他の部分と問題なく連携できる統合型のツール セットが用意されていることに加え、従業員が使い慣れたマイクロソフト製品を利用できるため、導入リスクの低いソリューションだったのです。
当社での最も大きな変化は、メッセージング機能と予定表機能を完全に信頼できるようになったことです。つまり、問題なく動作するということなのですが、以前はそれさえ叶わない状況だったので。従業員も、すべてのデバイスで同じ予定表が表示される点と、予定した会議がすべての関係者の予定表に表示される点を特に気に入ってくれています。これは簡単に得られるメリットではありますが、重要な第一歩でした。
また、会社としての結束力も強まったと感じています。個人もチームも、Microsoft Lync Online の会議機能や Yammer ソーシャル メディア プラットフォームなどあらゆるソリューションを利用して、お互いにつながっています。当社は大企業ではありませんが、それでも情報の "垣根" があります。私たちはより効果的に連携できるように、Office 365 の機能を利用してこうした垣根を取り払おうとしているところです。
柔軟性ですね。当社の営業スタッフは、どこにいても必要な情報にアクセスできるようになりました。これは、展示会に参加しているときやお客様先を訪問しているときに非常に役立ちます。また、従業員の在宅勤務についても改善されました。プレゼンス機能を利用すれば、在宅勤務の従業員は質問したいときに連絡可能な同僚が確認できますし、逆に自分が連絡可能であると表示して質問を受けることもできます。これによって、あらゆる従業員の働きやすさと効率が向上します。
さらに、Office 365 は当社と共に発展していくと考えています。当社が個人向けという特色を失うことなく、小規模の専門会社からより大規模な企業へと変革を遂げる中で、Office 365 との統合も進んでいくように期待しています。
マイクロソフトのサイトで、この記事の全文 (英語) をお読みいただけます。また、Why Microsoft (英語) で、Chad Berryhill 氏の事例のように、実際にあった成功事例をご紹介しています。
(この記事は 2014 年 8 月 11 日に Office Blogs に投稿された記事 Communications market update: customer response and analysts’ assessments の翻訳です。最新情報については、翻訳元の記事をご参照ください。)
Lync プロダクト マーケティング ゼネラル マネージャGiovanni Mezgec
私は日頃から、組織がそのように Lync を使って人々をつなげているのかを見ています。最近の事例で、ニュージャージーのハッケンサック大学医療センターが Lync を使って、患者と離れた場所にいある患者の家族と Lync を使ってつなげるという試みがあります。これはまさにマイクロソフトのテクノロジーが可能にするエクスペリエンスや機会の典型です。そして、この例はユニバーサルコミュニケーションのビジョンに従ってお届けするものを誰でもわかる形で表現しています。
このストーリーは Lync が世の中を変えているたくさんの実例の一つにすぎません。我々のお客様は Lync を毎日使って仕事の仕方を変革、拡張しており、業界もそれを認識しています。Lync がどのように認識されているかを見るために、エンタープライズ コミュニケーション業界、そして特に Lync の最新動向を追っている専門家がどのように述べているかを共有したいと思います。
まず、ガートナーの 2014 Magic Quadrant for Unified Communications (UCMQ) から紹介します。これにははじめからマイクロソフトが含まれています。我々は今年、マイクロソフトがリーダー クアドラントに配置されたことをうれしく思います。ガートナーのレポートでは「リーダーは UC の完全なオファリングを提供し、強力な市場での存在感があり、この領域で成功している。彼らは関連市場でも高い存在感を発揮し、UC での足跡を広げようとしている。これらのベンダーとそのチャネルパートナーは UC を多種多様な企業やほとんどの地域に提供している。」としています。
パートナーコミュニティにおけるモメンタムについては、この前の Worldwide Partner Conference のブログ記事でも取り上げました。
ガートナー レポートの完全版はこちらからご覧いただけます。
(続きは翻訳元の記事 Communications market update: customer response and analysts’ assessments を参照してください)
巷では昨今、情報漏えいやその代償について大きく話題となっています。いったん情報漏えいをしてしまうと企業はとても大きな代償を払わなければなりません。過去の事例を見るとその値段は漏えいした内容によって様々ですが、1 件当たり 500 円とも 1 万円とも言われています。場合によっては 1 件当たり数万円の代償を支払っているケースもあるようです。漏えいの原因としてはハッキングや内部犯行、盗難などもありますが、一般的にその割合は合計で 20% 未満、圧倒的に多いのは管理ミスや操作ミスといわれています。その中でも、メールの誤送信については対策を講じておく必要があります。Office 365 では標準で様々な誤送信対策を講じることができます。Exchange Online 導入の際は、以下の 5 つの設定を行っておくとよいでしょう。
メールヒントは、あらゆるプランの Exchange Online や Office 365 のメールで Outlook Web App または Outlook 2010 以上の Outlook クライアントを組み合わせて利用する場合に利用可能です。
組織外の受信者を To/CC に指定すると警告を表示します。
Outlook を利用している場合は、仕分けルールを使って Exchange の遅延送信を設定することができます。たいていの場合、送信ボタンを押した後すぐに間違えに気づくため、1 分から数分くらいの遅延を設定しておけばほとんどの事故は防げるでしょう。これは、エンドユーザーが個別に設定します。
この設定を行うと、送信ボタンをクリック後、指定した時間だけメールが送信トレイに滞留し、その後本当に送信されます。設定方法の詳細については、ブログ記事「Outlook で Exchange Online メールの遅延送信オプションを設定する」を参照してください。
トランスポートルールは、管理者がサービス側で特定の条件に応じてメールフローを制御する仕組みです。Office 365 Midsize Business/Enterprise/Education に含まれるメール機能であれば、管理画面で設定することができます。ここでは、トランスポートルールを使って情報漏えいを防ぐために便利な仕組みをいくつかご紹介します。
尚、いずれの場合も設定は Exchange 管理ポータルの [メールフロー]-[ルール]から [新しいルールの作成...] を選択します。ダイアログボックスの [その他のオプション]をクリックして、すべてのオプションを表示するようにしてください。
[このルールを適用する条件] では、[受信者...] [外部/内部である] を選択します。
受信者の場所として [組織外] を選択して [OK] ボタンをクリックします。これで、ルールの適用条件として、受信者が組織外にいる場合であることが設定されました。
まず、極端な例としてすべての組織外へのメールをブロックし、不達メッセージ (NDR) を返す例を見てみましょう。クラウドメールであっても、完全に組織内だけでの利用に限定することも可能です。
この設定では、適用条件に受信者が組織外であることを設定したうえで、実行する処理として [メッセージをブロックする...] [メッセージを拒否してその説明を含める] を選択します。
[テキストの入力] リンクをクリックして、その理由を簡単に記載して [OK] ボタンをクリックします。
このようにして作成されたルールを適用すると、組織内のエンドユーザーから組織外のアドレスに送ったメールはすべて以下のような不達メッセージが返されブロックされます。
同様に、送信者が組織外の場合にもメッセージを拒否 (NDR を返さないようにすることもできる) するように設定すれば、組織内 -> 組織外への送信、および組織外 -> 組織内への送信の両方がブロックされるため、メール機能を完全に組織内だけで運用することが可能になります。
もう少し現実的な運用として、組織外にメールをする際には必ず上司の承認を得るようにルールを設定することができます。実行する処理として [メッセージを転送して承認を受ける...] [宛先が送信者の上司] を選択します。
これを設定すると、組織外にメールを送信すると、送信者の上司に自動的に以下のようなメールが配信されます。上司はこのメールを見て、[承認] または [拒否] の判断を行うことができます。
承認者が拒否をすると、送信者には以下のような NDR が送信されます。
承認者は上司のほかに特定の宛先に設定することもできます。また、承認をする代わりに、上司を自動的にCCに加えて送信するなどの処理をすることも可能です。
組織外に送信されるすべてのメールに自動的に免責事項をつけることができます。実行する処理として [メッセージに免責事項を追加する...] [免責事項の追加] を選択します。
免責事項を指定するときには、HTML タグも含めて指定します。テキストメッセージが送信される際には、タグが削除された状態で付加されます。
万が一、免責事項が付加できない状況の場合にアクションを選ぶことができます。
この状態で組織外にメールを送信すると、受信したメッセージには、以下のように免責事項が自動的に付加されています。
データ損失保護はトランスポートルールの機能拡張で、個人情報等の機密情報をトランスポートルールで検出できるようにする仕組みです。トランスポートルールで機密情報の検出を適用条件として利用できるようになることで、情報漏えい対策の幅を広げることができます。この機能は Exchange Online プラン 2 のライセンスが必要です。つまり Office 365 Enterprise E3/E4 または Office 365 Education A3/A4 またはこれらに対応する単体サービスが含まれているライセンスが必要です。
機密情報の検出は、ルールの適用条件で [メッセージ...] [機密情報を含む] を選択します。
機密情報の内容としては、各国のいろいろなパターンがテンプレートとして登録されています。これらのテンプレートは Exchange 管理ポータルでカスタマイズすることも可能です。
また、ルール適用条件が [機密情報を含む] になっている場合、実行する処理に [ポリシーヒントを利用して送信者に通知する]を選択することができます。
通知の後のアクションも様々な方法を選択することが可能です。
また、同時にインシデントレポートを生成することも可能です。
Message Encryption は、組織内で利用される Information Rights Management (IRM) の技術を組織外でも利用できるよう拡張した機能です。この機能を利用することで、メールを受信者まで暗号化して配信することができます。閲覧には認証が必要なため、意図した受信者のみが暗号化されたメッセージを表示できることが保証されます。利用には、Azure Rights Management ライセンスが含まれるサービス、つまり Office 365 Enterprise E3/E4、Office 365 Education A3/A4 または Azure Rights Management 単体、および Enterprise Mobility Suite のライセンスを持っているユーザーが利用することができます。
下の図は、暗号化プロセスにおける電子メール メッセージの流れをまとめたものです。
1. Exchange Online ユーザーが受信者にメッセージを送信します。2. メッセージは、暗号化の条件を規定した管理者定義のルールに基づいてフィルターされます。3. Office 365 組織のテナント キーがアクセスされ、メッセージが暗号化されます。4. 暗号化されたメッセージが受信者の受信トレイに配信されます。5. 受信者は、HTML 添付ファイルを開いて、Office 365 暗号化ポータルに接続します。6. 受信者は、Microsoft アカウントまたは Office 365 組織アカウントを使用して認証します。7. Office 365 組織のテナント キーがアクセスされ、メッセージから暗号化が解除されて、ユーザーに復号化されたメッセージが表示されます。
Message Encryption は、トランスポートルールによって条件設定で自動適用するように設定します。
Message Encryption で暗号化されたメールは、受信者側では以下のように受信されます。メールに はHTML 添付ファイルが追加されています。受信者はこの添付ファイルを使用して暗号化ポータルにサインインし、暗号化されたメッセージを表示します。電子メール メッセージには、次の例に示すように、暗号化されたメッセージを表示するための手順が記載されています。
受信者は、この HTML 添付ファイルを使ってポータルにサインインして、メールを読むことができます。以下が、メール本文を表示している例です。サインインした受信者がポータルで操作を行わない時間が 15 分経過すると、受信者は自動的にサインアウトされて、タイムアウト ページが表示されます。
受信者側の組織も Office 365 を利用している場合、Message Encryption を解除するトランスポートルールを適用して、通常のメールのように送受信することも可能です。
(この記事は 2013 年 5 月 29 日に Office Blogs に投稿された記事 Managing project schedules in Project Professional vs. Project Online / PWA の翻訳です。最新情報については、翻訳元の記事をご参照ください。)
投稿者: Mark Sargeant、投稿日: 2013 年 5 月 29 日
Project Professional 2013 と Project Online + Project Web Apps はそれぞれ独立したツールです。連携して使用することにより、ビジネスに活力を与えてプロジェクトを成功に導くと共に、効率が向上し、戦略的な優先事項を達成することができます。各企業では、日々全社的に、ステータスの更新、リソースの割り当て管理、進捗状況のレポートといった業務や、戦略的目標に向けた取り組みが行われており、その時々において必要になる機能は異なります。
Project Professional 2013 は、プロジェクト マネージャーが日々の業務をこなすうえで強い味方となります。その他のマイクロソフト製アプリケーションやクラウド サービスとシームレスに連携するように設計された、唯一のプロジェクト管理システムであり、これを使用することで、プロジェクト マネージャーは、プロジェクトの計画を簡単に作成したり、あらゆる場所にいるユーザーと共同作業を行ったり、整理された状態を保ちつつプロジェクトを順調に進めたりすることが可能になります。
Project Online と PWA for Project Server は、チーム メンバーをつないで、誰にでも日々の業務を管理できるようにして、効率的な共同作業を実現します。また、管理職の皆様は、Project Online または PWA を使用することにより、Project のポートフォリオ管理機能 (PPM) をはじめとする、戦略の要となる強力なツールを利用できます。
これらのツールの違いは、その効果に焦点を当てると、簡単にご理解いただけると思います。Project Professional を使用すると、プロジェクト マネージャーは複雑なプロジェクト計画を管理できると共に、情報を簡単に統合して、チームを正しい方向へと導いたり、管理職に進捗状況レポートを提出したりすることができます。レポートは、事前設定を行わずに使用でき、使いやすい書式でプロジェクト データが表示されます。Excel に似た操作性となっており、各レポートのカスタマイズも容易です。レポートはコピー/貼り付けがスムーズに行えるように設計されているため、シンプルな操作で共有できます。
ほとんどのプロジェクト マネージャーは、プロジェクト管理に欠かせない複雑なタスクに対応するために Project Professional 2013 を使用し、離れた場所からプロジェクトに関するタスクを進める必要があるときに Project Online または PWA を使用しています。チーム メンバーにとっても、日々の業務を更新し、あらゆる場所から共同作業を行える PWA は理想的なツールです。Project Professional 2013 には、下図で一部の機能についてデスクトップ クライアント独自の機能を説明しているとおり、豊富な機能が備わっています。
チーム プランナーは、Project Professional 2013 に含まれるきわめて強力なツールです。このツールを使用することで、プロジェクト マネージャーは、リソースの割り当てが超過しそうなところを容易に特定し、問題を解決できます。問題を修正するには、スケジュール エンジンが自動的にタスクを移動する際にボタンをクリックしてスケジュールの競合を回避するか、または手動でドラッグ アンド ドロップ操作を行います。
PWA/ Project Online
Project Professional
リソースの平準化
タスク パスの強調表示
タスク全体を見渡し、プロジェクトの成功の鍵となるタスクを特定します。
タスクの分割
タスクを分割してガント チャートに表示します。
タスクの検査
スケジュールの競合を解消するための追加の分析を実行できます。
ローカル ユーザー設定フィールドの定義
すべてのユーザーが、ローカル ユーザー設定フィールドを定義できます。
タイムフェーズによる編集
計画を編集し、1 日単位で業務を管理できます。
チーム プランナーによる、リソース割り当て超過の強調表示
視覚的な効果でタスクの割り当て超過を特定できます。超過が見つかった場合は、チーム プランナーで平準化を自動実行するか、または手動のドラッグ アンド ドラッグ操作で修正します。
チーム プランナーによる、割り当て超過の回避
チーム プランナーでは自動的にタスクを移動するため、リソースの割り当て超過が発生しません。
無効なタスク
Project Professional で無効にしたタスクは、PWA/Project Online では読み取り専用となります。
マスター プロジェクトの編集
マスター プロジェクトは、PWA/Project Online では読み取り専用です。
サブプロジェクトの編集
サブプロジェクトはプロジェクトに追加できませんが、マスター プロジェクトから切り離して編集できます。
プロジェクト間のリンク
他のプロジェクト内のタスクの依存関係は、PWA/Project Online では読み取り専用です。
サマリー タスクの割り当て
サマリー タスクへのリソースの割り当ては、PWA/Project Online では読み取り専用です。
WBS コード
カスタム WBS (Work Breakdown Structure) コードはサポートされていますが、定義は PWA/Project Online では読み取り専用です。
複数のリソースの割り当て
特定のタスクに対して複数のタスクを割り当てられます。
自動/手動のスケジュール設定
Project のスケジュール エンジンを使用して自動でタスクのスケジュールを行うか、または手動で行います。
タスクのリンク
タスクの依存関係を作成、編集、および削除できます。
プロジェクト情報
プロジェクト レベルのフィールドおよびプロパティを編集できます。
大規模なプロジェクトの編集
規模を問わず、あらゆる計画を編集できます。
SharePoint からのインポート
SharePoint のプロジェクト計画タスク リストからプロジェクト計画へとデータをインポートできます。
達成率
割り当てられた業務のうち、どれだけのタスクが完了しているかの進捗状況をパーセンテージで表示します。
コスト型リソースおよび数量単価型リソースの割り当て
コスト型リソースまたは数量単価型リソースをタスクに割り当てることができます。
タスク カレンダー
タスクに関連付けられたカスタムのカレンダーを定義できます。
作業時間固定タスク
タスクの種類を、作業時間固定のタスクとして定義できます。
タイムライン
設定したタイムライン ビューをカスタマイズし���スケジュールの詳細を視覚化し、関係者とのコミュニケーションを可能にします。
[割り当て] フィールドの編集
[割り当て] フィールドを編集できます。
基準計画の作成
現在のプロジェクト計画のスナップショットの基準計画を作成できます。
タスクの期限
タスクの期限を設定できます。
タスクの種類の編集
タスクの種類を変更できます。
残存作業の優先
スケジュール エンジンが、残存作業を優先するスケジュール作成をサポートします。
制限あり、または読み取り専用
利用可能
もう 1 つ、Project Professional と Project Online/PWA との重要な違いは、ユーザー インターフェイスとビューです。プロジェクト データの視覚化や表示形式が異なります。Web ベースのインターフェイスは、事実上どこからでもアクセスでき、ほとんどの Web ブラウザーで操作できるという点で理想的です。また、Project Professional 2013 デスクトップ クライアントは優れた Windows 環境を最大限活用し、機能が豊富な没入型のインターフェイスを提供します。次に示すのは、Project Professional でのみ追加で使用できるビューのサンプルです。
Backstage ビュー
最近使用したプロジェクトおよび新規プロジェクトのテンプレートが表示され、速やかに利用を開始できます。
カレンダー ビュー
従来のカレンダー形式でタスクを表示します。
ネットワーク ダイアグラム
PERT 分析のような形式でタスク間の関係を調査します。
リソース グラフ
リソースの割り当てをスクロールして表示できます。
タスク フォーム
必要なタスクやリソースのデータに速やかにアクセスできます。
タスク階層の情報を含む貼り付け
インデントなどの階層情報を含む貼り付けです。
オフライン編集
インターネットまたは Project Server に接続していない状態で、プロジェクト計画を編集できます。
チーム プランナー ビュー
リソースを管理し、ドラッグ アンド ドロップ操作で視覚的に割り当て超過を解決します。
タスク情報ダイアログ ボックス
ダイアログのインターフェイスでタスクの詳細を参照できます。
チーム プランナーのカスタム書式
チーム プランナーによって、視覚的な効果で特定のタスクを強調表示します。
チーム プランナーによる、未割り当てタスクの強調表示
チーム プランナーで、未割り当てタスクを特定して視覚的に表示し、利用可能なリソースにドラッグできます。
テキストの書式設定
色やスタイルなど、テキストの書式設定を変更できます。
タスク階層のインデント レベルの変更
プロジェクト計画のタスクを階層情報と共に表示し、インデント レベルを変更できます。
柔軟性に優れたビュー
列を移動して、特定のビューを定義できます。
並べ替えおよびフィルタリング
計画内のあらゆるデータ値を使用して、プロジェクト計画データの並べ替えおよびフィルタリングを実行できます。
カスタム フィールドの表示/編集
カスタム フィールドを使用して、プロジェクトのメタデータを表示および編集できます。
忠実性の高いガント チャート
カスタマイズしたスタイルを使用して、鮮やかな色彩のガント チャートを作成できます。
ステータス変更に関する最新情報
ステータスの変更に関する最新情報を受信できます。それに基づいてプロジェクト計画を再スケジュールします。
キーボード ショートカット
インデント設定や挿入などの通常の操作に、キーボード ショートカットを使用できます。
直前の操作を何度でも元に戻す
what-if 分析を実行し、一連の操作をすべて元に戻す、または再適用する場合の影響を完全に把握できます。
切り取り/コピー/貼り付け
アプリケーション間でスケジュール詳細のコピー/貼り付けを実行することで、スケジュール作成に関する共同作業が可能です。
拡大および縮小
ステータス バーにあるズームの調整機能を使用して、プロジェクト計画のタイムラインの全体像を速やかに変更できます。
Microsoft Office Fluent ユーザー インターフェイス
リボンにより、生産性が向上します。Project の機能をすばやく使えるタブ インターフェイスです。
リアルタイム検証
編集すると、セルのデータが無効としてマークされます。保存時と検証時にはマークされません。
エラーの処理
無効なデータを処理して使いやすいインターフェイスで表示できるので、問題解決に役立ちます。
下方向へコピー
セルの右下隅にあるボタンをドラッグすることで、下方向のセルにデータをコピーできます。
–Mark Sargeant (Microsoft Project 担当プロダクト マーケティング マネージャー)