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スケジュール調整時に会議室を併せて調整する方法
今回は、よくいただくご質問のひとつについて、そのやり方をご紹介します。それは、会議室を登録して、スケジュール調整をする時に同時に空き会議室を押さえたい、というご要望です。
これを実施するのは、会議室メールボックスを作成することで実現出来ます。もちろん会議室メールボックスにはライセンス費用はかかりませんので、安心して設定ください。
会議室メールボックスを作成する
最初に会議室のメールボックスを作成します。そのために、まずExchange Online の管理画面を出すために、[管理者]タブをクリックし、画面の赤枠で囲った[設定]をクリックします。
[新規作成] をクリックします。
そうすると、[会議室メールボックス] という選択肢があります。
これをクリックすると会議室を登録する画面が現れます。
所定の項目を入力してください。最後に[予約の依頼を自動的に承諾または辞退する]を選択しておくと、その部屋が空いていれば自動的に「承諾」の返信が送られ、もしバッティングしていれば、「辞退」の通知が届きます。
Outlook の予定表で簡単に見えるようにする
今登録した会議室の空き状況を簡単に見えるようにするのは、Outlookで他のメンバーの予定表を閲覧するのと同じ方法です。ここでは、OutlookWeb App での操作をご紹介しま��。
Outlook Web App の[共有] メニューをクリックするとドロップダウンが表示され、その中に[予定表の追加] があります。
これをクリックすると[予定表の追加] のポップアップが現れます。[名前] をクリックすると、メールボックスに登録されている一覧が現れますので、その中から該当の会議室を選択すれば、左側に予定表を表示するためのリストとして表示されるようになります。
それをクリックすれば横並びで空きを確認出来るようになります。会議設定の時のスケジュールアシスタンスを利用すると、さらに一度に沢山の会議室の空きを確認するのも容易です。
会議の調整する際に利用するスケジュールアシスタンスの機能を利用すると、複数の会議室の中から空いている会議室を簡単に見つけられます。
いかがでしょうか? これらの操作には一切のIT の専門的知識は不要です。誰でも気軽に登録して利用を開始出来ます。
会議室の調整等は生産的な作業ではありません。出来るだけ短時間で出来ることが大切です。Office 365 ではこれを実現します。
是非試して見てください。
Bill Gates が2002 年 1 月 15 日に信頼できるコンピューティングを発表したとき、コンピューティング社会は大きな曲がり角に来ていました。IT システムへの依存度が高まるにつれて、ソフトウェア製品の、セキュリティ、プライバシー、よび信頼性に重点を置くことの重要性が明白になってきています。現在、我々は別の曲がり角に来ています。コンピューティングは、無数のデバイス、世界規模のサービス、大規模なデータを伴うものに変わってきています。コンピューティングへの依存度は、2002 年当時でも大きなものでしたが、この 10 年間でさらに劇的に増加しています。インターネットは、教育の進歩および商業の発展を長期的に推進する手段であり、今では社会の構造をつなぎ合わせる役目を果たしており、最近の歴史的な民主主義革命でも主要な役割を果たしています。
このドキュメントでは、今後も発展していくと思われるクラウドコンピューティングの実装や運用における技術的、社会的、法的課題の現状認識や背景となる状況の説明、および、マイクロソフトが次の 10 年のコンピューティングにおけるセキュリティ、プライバシー、信頼性を確保するためにどのように取り組みをしていくかという姿勢や立場も表明しています。
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目次
I 信頼できるコンピューティング – はじめにII. 世界は変わる、まだこれからも A. 一元的なデータ世界に身を置くB. 政府の役割C. TwC の柱 III. セキュリティ A. 背景B. 脅威モデルの進化 – しつこく諦めない攻撃者に対処するC. クラウドと大規模なデータ IV. プライバシー A. 背景B. クラウドと大規模なデータC. 政府によるデータへのアクセス 1. 国内の調査2. 国際的な調査 V. 信頼性 A. 背景B. クラウド VI. 結論
I 信頼できるコンピューティング – はじめにII. 世界は変わる、まだこれからも
A. 一元的なデータ世界に身を置くB. 政府の役割C. TwC の柱
III. セキュリティ
A. 背景B. 脅威モデルの進化 – しつこく諦めない攻撃者に対処するC. クラウドと大規模なデータ
IV. プライバシー
A. 背景B. クラウドと大規模なデータC. 政府によるデータへのアクセス 1. 国内の調査2. 国際的な調査
A. 背景B. クラウドと大規模なデータC. 政府によるデータへのアクセス
1. 国内の調査2. 国際的な調査
V. 信頼性
A. 背景B. クラウド
VI. 結論
日本マイクロソフト 品川本社にて好評実施中の Lync 体験セミナーですが、6 月 8 日、6 月 22 日の 2 日程の開催を決定しました。ともに金曜日、午後 14:15～16:00 の開催となります。定員は 8 名です。 Lync 体験セミナーは、製品概要紹介に約 60 分間の実機体験を加えたハンズオン セミナーで、Lync のビジネス価値を実体験によりご理解いただくための重要な機会として、多くのお客様よりご好評いただいているイベントです。詳細およびお申し込みは以下のサイトからお願いいたします。 http://lync.microsoft.com/ja-jp/Events/Pages/events.aspx
実は本日、リックテレコム主催の UC Summit 2012 に登壇したのですが、印刷用資料の提出期限までに十分なスライドが用意できませんでした。ご参加いただいた皆様申し訳ございません。本日使用したスライドを PDF で公開いたします。下記のアイコンをクリックしてダウンロードしてください。
(この記事は Whymicrosoft.com に 2012 年 5 月 8 日に投稿された記事の翻訳です)
Q:HSS について教えてください。Johnson 氏: 1967 年に創立された HSS は、当時は病院情報共有サービスとして知られていましたが、病院のニーズを支援する非営利団体として開始しました。現在は、当社のビジネスの大部分は警備になっています。病院、空港、政府機関などに警備担当者を派遣しています。当社は 13 の州で勤務する 3,000 人以上の訓練を受けた従業員を支援する、大規模なアウトソーシング企業です。当社はコロラド州デンバーに本社を置き、各業界に焦点を当てた 3 つの部門を持ち、91 % の顧客維持率を誇っています。
Q:電子メール サービスをクラウドに移行したいと考えた理由は何ですか。Johnson 氏: HSS は、地域の ISP がホストする POP3 電子メール サービスを利用し、Microsoft Outlook クライアント ソフトウェアに電子メールを配信していました。電子メールを約 450 人の HSS 従業員に提供していました。Microsoft ExchangeServer を所有していなかったため、予定表を共有し、連絡先リストにアクセスするためにさまざまな方法を使用していましたが、あまりうまくいっていませんでした。将来的に移行できるより確実な方法を探していたため、2009 年 12 月にオンライン ソリューションの評価を開始しました。
Q:Google Apps を試用した理由を教えてください。Johnson 氏: 当社はアウトソーシング サービスを顧客に提供し、そのビジネス モデルを信頼しているため、それを社内の職務にも利用しています。最初、Google Apps は非常に魅力的なものに思えました。月額料金を支払って、電子メール、共有カレンダー、ユーザー リスト、バックアップを利用できます。試してみる価値はあると思いました。
Q:Google Apps から Office 365 に切り替えたのはなぜですか。Johnson 氏: Microsoft Office を利用していたので、Google にも同レベルの機能を期待していました。約 1 年間 Google Apps を試用し、Google Mail、Google カレンダー、Google Docs を利用した結果、Google には多くの重要な機能が不足していることに従業員が気づきました。たとえば、メールを送信者または件名で並べ替えることができず、Google Mail のラベル システムは扱いにくいことがわかりました。非常に重要なメッセージや、早急に対応が必要であるメッセージにマークを付けることもできませんでした。Office 機能を失ってみてようやく、Office 機能がないとどれほど不便なのかを実感しました。
Google Apps に慣れるまでどれだけ手間がかかるのだろうと考えていました。電子メール ソリューションを探していることをマイクロソフトの担当者に話したところ、Microsoft Office 365 のベータ版を紹介してくれました。そこで当社では、2011 年 1 月より、Microsoft Office アプリケーション、SharePoint Online、Exchange Online、および Lync Online が 1 つになった Office 365 のテストを始めました。これらはすべてクラウド サービスとして提供されます。2011 年 8 月には正規版のソリューションを導入し、250 人の従業員に展開しました。
Q:Office 365 を利用するメリットは何ですか。Johnson 氏: Office 365 を利用し始めてすぐに、Office 365 が高度でプロフェッショナルな企業向けアプリケーションであることを実感しました。家に帰ったような気がしました。そこには必要としていたすべてがありました。ユーザーにとっては Google Apps よりも導入がはるかに楽であることはわかっていました。
Office 365 を利用することで、Exchange Server やそのためのハードウェアを管理し、16 の州に分散しているリモートの従業員向けにアクセスを提供する必要がなくなり、さらに、1 日 24 時間システムのトラブルシューティングに対応してくれる人員を確保できたので、IT プロフェッショナルの作業負荷を最小限に抑えることができます。その上、Office 365 を通じて管理されたサービスを利用し、必要に応じてサブスクリプションを追加できます。これが切り替えを決断した最大の要因でした。マイクロソフトはセキュリティにも対処し、すばらしい仕事をしてくれています。その対価ならば喜んで支払います。従業員は Lync Online と SharePoint Online を利用することを本当に楽しみにしています。これらのソリューションを当社の IT インフラストラクチャにどうやったら導入できるのかを調べているところです。
4 月 13 日より日本マイクロソフト 品川本社にて好評実施中の Lync 体験セミナーですが、現在公開中の日程がすべて満席になりましたため、急きょ 5 月 25 日 (金) に午前の部 (10:15～12:00) を設定しました。定員は 8 名です。 Lync 体験セミナーは、製品概要紹介に約 60 分間の実機体験を加えたハンズオン セミナーで、Lync のビジネス価値を実体験によりご理解いただくための重要な機会として、多くのお客様よりご好評いただいているイベントです。詳細およびお申し込みは以下のサイトからお願いいたします。 http://lync.microsoft.com/ja-jp/Events/Pages/events.aspx
前回は「事業所グローバル展開時の IT インフラ・考 (1) ～ 情報共有システムの基本設計」で、グループウェアをグローバル展開する際の課題について紹介しました。今回は、その中で後半に少し取り上げた「法的課題への対応」について反響��ありましたので、この部分についてもう少し掘り下げてご紹介をしたいと思います。ちょっと込み入った話になってしまいますが、ご了承ください。
グローバル展開時に課題となる法的課題については、主に以下の点になるかと思います。
これらの中には、誤解が広がっているものや、抽象的なリスクとして漠然ととらえられているものもあります。それぞれの点について、簡単にポイントをご紹介します。
まず、よく巷で言われるのが、米国の愛国者法 (USA Patriot Act of 2001)への懸念です。データが米国にあったり、米国企業の管轄下に入ったりすると、米国政府がデータを自由に閲覧したり没収されたりするのではないかということです。日本では、懸念を増幅するような書き方をしている解説も多く見受けられ、お客様からもよくお問い合わせを受けます。
しかし、米国愛国者法は、もともとテロ事件、スパイ行為やマネーロンダリングへの捜査権限強化を目的としており、その対象範囲は限定的です。これらの事項に関係していない一般企業にはほとんど関係のない法律で、ましてや米国政府にオンラインデータへの自由なアクセスを提供するものではありません。また、そもそも政府による企業データへのアクセス権限は米国特有のものではなく、もともと世界各国の政府もしかるべき法的手続きを踏むことで、データが物理的にどこにあってもクラウドベンダーに閲覧・没収の請求をする可能性があります。よって、このリスクは米国政府特有のものではなく、また元々昔から存在していることなのです。そして、このリスクはクラウドだから存在するものではなく、内部設置のシステムであっても、政府の法的手続きがあれば、企業はデータを差し出す必要がありますので、クラウドか内部設置かにはよらないリスクなのです。
詳しい解説については、コヴィングトン＆バーリング法律事務所が公開している「USAパトリオット法とクラウド・サービスの利用質疑応答」をご覧ください。(日本語でご覧いただけます)
また、個人情報保護の観点からもグローバル展開における不安の声がよく聞かれます。日本の法制への対応はもちろんのこと、EUのデータ保護指令への対応も必要です。この項目については、クラウドベンダー側の対応によって、対応の可否が異なってきます。
クラウドベンダーによっては、顧客がクラウドにアップロードしている個人情報を自社のビジネスに活用しやすくするためにポリシーを変更したり、各国の法制に従わない場合もあるようですが、マイクロソフトでは、お客様がクラウドにアップロードしたデータは、各国の法制に準拠する形で扱い、その内容を勝手に閲覧して自社の利益にすることはありません。
また、「クラウドを使うとプライバシーマークや ISMS は取得できないのでは？」と思われる方もいらっしゃるかもしれませんが、現に米国マイクロソフトコーポレーションの日本法人である日本マイクロソフト株式会社は、一般財団法人日本情報経済社会推進協会 (JIPDEC)が管轄するプライバシーマークを取得しています。マイクロソフトの場合、ISO27001、FISMA、EU Safe Harborなどの国際的に権威のある認定を受けていると同時に、日本でも世界各国でプライバシーについてどのように運用されているかという情報の取得と管理を厳しく行い、世界全体でレベルをあげる取り組みを行っている結果として、プライバシーマークの取得が可能となっています。また、マイクロソフトでは取得している認定やセキュリティ・プライバシーへの取り組みについてお客様に公開しています。マイクロソフトのグループウェア クラウドサービスである Microsoft Office 365 を例に出すと、取得している認定の詳細は、Office 365セキュリティセンターの「セキュリティ監査と証明書」で閲覧することができます。
ちなみに、個人情報保護法制への対応の半分はクラウドベンダー側になりますが、もう半分はユーザー企業側で対応する必要がありますので、自社で個人情報保護への取り組みについてどうするか検討することもお忘れなく。
お客様によっては、取扱製品の中に兵器や兵器に転用可能な汎用品等の特定技術を扱っている場合があると思います。これらの物品を輸出する際には、経済産業大臣の許可が必要となりますが、これを扱う外国為替および外国貿易法 (外為法)がクラウドのグローバル展開と関係してくる場合があります。一見、なぜ外為法とクラウドが関係をしてくるのか考えさせられますが、クラウドにこれらの特定技術のデータがアップロードされる場合、仕組みと方法によっては「外国への技術の提供=輸出」と解釈できる余地が残っているからです。もちろん、外為法自身はクラウドの規制のための法律ではありませんが、現状の枠組みではグレーゾーンが残っているという解釈もできてしまいます。この点については、今後の行政の適切な対応と整理を期待したいところです。外為法の解釈について不明点がある場合は、経済産業省にお問い合わせください。
グローバルに展開するクラウドの場合、準拠法や管轄裁判所が米国などの海外になっている場合があります。マイクロソフトのOffice 365の場合は、準拠法は日本法、管轄裁判所は基本的に東京地方裁判所となっています。
今回ご紹介した内容は、あくまでも概要にすぎませんが、より詳細な情報について、法務の分野では割と良く読まれている雑誌NBLで、米国愛国者法、個人情報保護法制、著作権法制、輸出管理規制、事業分野別の規制など、クラウドをグローバル展開する際に課題になってくる事項について「クラウドコンピューティング関連法の実務的諸問題」という形で連載が開始されていますので、こちらをご参照いただくことでより詳しい情報が手に入ります。NBL 976(2012.5.1)号の第一回連載は「第１回 総論・米国愛国者法」です。7/15号まで計6回に渡って連載される予定です。
次回は、グローバル展開をする上で便利な機能やツールと、実際にグローバル展開を行ったお客様事例をご紹介したいと思います。
「事業グローバル展開時の IT インフラ・考」シリーズ
事業所グローバル展開時のIT インフラ・考(1) ～ 情報共有システムの基本設計
事業所グローバル展開時の IT インフラ・考 (2) ～ クラウドのグローバル展開における法的課題の検討
事業所グローバル展開時の IT インフラ・考 (3) ～ Office 365 グローバル展開の導入事例
(この記事は Whymicrosoft.com に 2012 年 5月 4 日に投稿された記事の翻訳です)
Warren Buffett 氏はかつて、「時間は、優れた企業にとっては味方であるが、並の企業にとっては敵である」と言いました。成功には、時間と専心努力に伴って得られる専門知識が重要であることを同氏はわかっています。これは長期的な投資を行う場合の話です。
最近行われた ZDNetのディベートで、Office 365 の成功は、マイクロソフトのお客様への取り組み、およびエンタープライズ分野への長期的な投資に要約されるということを改めて思い出しました。
このディベートは、各自のビジネスに適切なオンライン アプリケーションを判断するために催されましたが、好ましいソリューションとして 82% の読者がGoogle Apps for Business よりも Office 365 を選びました。これこそが正真正銘のホームランです。
ディベートでは、お客様およびクラウドに対するマイクロソフトの継続的な取り組みと、エンタープライズの領域での数十年に及ぶ専門知識の蓄積が強調されていました。ディベートで Office 365 を代表した Ed Bott 氏は、「マイクロソフトは 20 年にわたる共同作業支援ソフトウェアの経験に基づいて企業のニーズを把握し、Office 365 はあらゆる規模の企業にエンタープライズ クラスの製品を提供している」と述べました。
専門知識と取り組みについて20 年にわたって蓄積された専門知識は、ZDNet の読者だけでなく、選択肢を慎重に比較検討したうえで Office 365 を選択している多くの企業にも、非常に効果があります。
Office 365 を選択した組織には、昨年だけで、JetBlue Airways、UL、キャンベルスープ、Steria、Patagonia、ワンダーマン、Hersing、the American Heart Association、Hendrick Automotive Group、Lantmännen、Bang & Olufsen、Aviapartner、トヨタ紡織、Emperor Group、Mecator、Note、Hickory Farms、HSS があります。
これは例を挙げたに過ぎません。
では、なぜこれほど多くの企業が Office 365 を選んでいるのでしょうか? いくつかの企業の話を聞いてみましょう。
「セキュリティ対策も自己責任で実施するだけではなく、マイクロソフト側にいるプロフェッショナルが運用管理にあたってくれるという安心感もあります。」
--深見茂夫氏、トヨタ紡織株式会社部門総括マネージャー
「Office 365 を使用することにより、マイクロソフトがその製品で培ってきた多彩な経験を活かして、環境を維持し、最新の状態に保つことができます。今では、我々はほとんどの場合、サービスのコンシューマーでいることができます」
--Michael Busch 氏、Patagonia 社技術部門責任者
「Office 365 を使用すれば、拡張性の高い方法で、ビジネスに最新のテクノロジをもたらすことができます。基本的にすべての製品に対するアップグレードが得られますが、マイクロソフトにすべてを一元的に管理してもらうことでその他のメリットも得ることができます」
--Robert Taylor 氏、Hendrick Automotive Group 社 IT 部門責任者
要するに、エンタープライズのお客様に対する数十年の取り組みで磨き上げられたマイクロソフトの専門知識が決め手なのです。
長期的な視野マイクロソフトの長期的な投資について考えれば、Google Apps for Business がZDNet のディベートで Office 365 に及ばなかったことも不思議ではありません。ディベートには、質問が 11 問含まれ、ZDNet の 2 人の記者が回答していました。Bott 氏が Office 365、Christopher Dawson 氏が Google Apps を代表しました。
それぞれのサービスの長所と短所を比較した後、Google Apps が獲得した票はわずか 18% だったのに対し、Office 365 は82% の票を獲得しました。僅差にもなりませんでした。
読者の選択は、Bott 氏がより優れた議論を行ったと判断したモデレーター (ZDNet 編集長の Larry Dignan 氏) の選択を反映していました。以下はディベートからの抜粋です。
質問: Office 365 とGoogle Apps の長所はどのようなところだとお考えですか?
Ed Bott 氏: Office 365 の最大の長所がエンタープライズ分野での長い歴史であることは、疑いようもありません。これは、大企業が長期にわたり、社内で使用し信頼してきた百戦錬磨のソフトウェアです。
質問: クラウドで実現は可能ですか? また、両者にはどのようなマイナス面がありますか?
Ed Bott 氏: Google Apps の場合、堅固なオフラインアクセスが欠如していることが実際の問題ですが、最大の心配事はもっと根本的なことです。Google は収益の 96% を広告から得ており、プライバシーに限って言えば、深刻な疑念がある企業なのです。また、結果が出ないと、躊躇せずに製品開発を中止します。Google は長期にわたって Google Apps に全力を注ぐでしょうか?
質問: Google Apps 側から見て、大企業からの Google Apps に対する引き合いが増えると思いますか? Google は、数件の大口顧客を獲得しましたが、最近は小規模および中規模企業を重視しているようです。
Ed Bott 氏: Google は、この領域で本格的なプレーヤーになろうとしているなら、その技量を劇的に高める必要があります。Exchange がどれほど定着し、それらの環境でどれだけ適切に機能しているかを考えれば、未知の領域に人々を飛び込ませる魅力を Google が提供できるとは考えにくいです。
質問: Google Apps が長期的にサポートされるとお考えですか?
Ed Bott 氏: 企業は、信じているものについて判断を行う余裕はありません。企業は、信頼しているインフラストラクチャに基づいて、多額の費用を費やし、ビジネスを定着させる必要があります。Google Apps の利用規約では、機能はわずか 1 週間前の通知で廃止される場合があると定められています。会社の規模にかかわらず、心強いとは感じないと確信しています。
ここをクリックするとディベートをすべて読むことができます(英語)。これは間違いなく興味深い読み物で、非常に多くの組織が Office 365 を選んでいる理由をより明確に把握できます。
Bott 氏は最後に、次のように述べています。「これはマイクロソフトの主力事業であり、長期にわたり継続されています。Google にとっては、まだ副業です。来年あたり、主力事業になるかもしれませんし、ならないかもしれません」
実際、時間はマイクロソフトの味方なのです。