近年の日本企業は超円高によるコスト高を回避し、力をつける海外企業との競合に勝つために東南アジアの安くて優秀な労働力確保のため海外に生産拠点を現地に移動したり、もしくは中流階級が台頭してきている中国やアジアをはじめとする成長マーケットにも事業展開を行うために店舗を開設したり、と海外展開をおこなって現地スタッフを取り込んだグローバルな組織づくりを行う必要性が急速に高まってきています。これらのことを実際に強く感じているお客様も多いのではないかと思います。

海外展開時のITインフラの課題

現地に拠点や店舗を開設するにあたって固定電話、携帯電話と並んで必要になる情報共有インフラが、電子メールやファイル共有サーバーなどの情報共有インフラです。また、一部の従業員には、報告書をまとめたり資料を作成するためのOfficeソフトウェアも必要になってきます。これらのインフラについては、構築するに当たり以下のようなことが気になってくるでしょう。

• Ÿ人数増減の柔軟性: 世界情勢の変化に伴い、拠点の新設や引上げを柔軟に行う必要がある。また、ほかの国と地域に人員を異動させる場合も柔軟に対応できる必要がある。
• ŸIT管理者の不在: 各拠点の正社員の人数は少なく、その中でIT管理者に人を割くことができない。
• Ÿ世界中の拠点で利用: 拠点を置くところからは常に利用可能な仕組みである必要がある。拠点によって異なるインフラを使うのは非効率であり、中国やタイ、ベトナムなど東南アジアの国々からも利用したい。また、対応言語もなるべく多いことが望ましい。

これらのことを考えたとき、内部設置型のサーバーを各拠点に設置していったり、Officeソフトウェアを現地で管理し���いくのはあまり現実的な選択肢となりません。また、日本にサーバーを集約して各拠点にサービスを展開するにしても、一緒の認証基盤やファイル共有サーバーを利用するためには拠点と日本を専用線やVPNなどでつなぐ必要があり、インフラコストがかさみます。

グローバル クラウドの活用でインフラ投資は最小限、かつスピードを確保

そこで、より低コストかつ短期間で導入できるオプションとして検討材料にあがってくるのが、クラウドコンピューティングです。クラウド事業者は国内外にいろいろな選択肢がありますが、情報共有インフラのように世界中で利用する可能性があるものについては、地理、対応言語の両面でグローバルに展開している事業者を選択することをお勧めします。

クラウドを使うことで、現地での投資は最小限に抑え、PCのブラウザーからメールやOffice文書を利用することもできるようになります。また、Officeクライアントを使わせたい場合でも、クラウドアカウントごとにライセンス認証をして利用させることができるため、現地で知らず知らずにライセンス違反をしてしまうこともなくなり、ライセンス管理を自分で行う必要がなくなります。

マイクロソフトでは、グローバルに展開可能な情報共有基盤をクラウドで提供しており、それはMicrosoft Office 365 と呼ばれています。Office 365 はクラウド上の一か所の管理ポータルでユーザー管理、メールやファイル共有ポータルについてのアクセス権限も含めすべて日本からWebコンソール上で行うことができ、必要に応じてActive Directoryと連携してユーザー管理を統合することができます。

グローバル クラウドの選択と構築時の注意点

グローバル クラウドで海外拠点のシステムを構築する場合、注意すべき重要なポイントが何点かあります。ここでは、そのうち最も重要なものを3点取り上げます。

IDとディレクトリの配置

まず、IDとディレクトリ管理をどのように設計するかというところが大きなポイントとなります。ライセンスについては、人員が拠点間を異動することを考えると、日本でまとめて購入して国と地域間を自由に異動できるようにしておくことが好ましいでしょう。また、Active Directoryなどの認証基盤を各拠点に配置するかどうかは展開する人数次第になります。

拠点に100人以上の従業員がいる場合、すでにローカルでActive Directoryを展開してしまっている場合もあるでしょう。Office 365でアカウントを管理する際は、クラウド上のみで管理するか、日本の本社のActive Directory上で海外拠点分のユーザーも登録管理してしまうことが望ましいです。その場合は、ローカルのドメインへのログイン (Windowsログイン) とクラウドへのログインはドメインの名前が微妙に異なる形になり、パスワードも別になります。

パスワードもWindowsログオンと同じにしたい場合は、Active Directory Federation Services (AD FS) を日本の本社で構築することになります。拠点との間でVPNなどを用意しなくても、Webポータル上からWindowsログインと同じアカウントとパスワードを入力することでログインを行うことができます。

利用する機能設計における拠点のチーム分け

次に、情報共有インフラで利用する機能と、その共有範囲を明確に定義します。たとえば、ファイルの共有はチーム単位と、拠点全体の2通りで共有されるパターンがあるとします。そして、アドレス帳はメールなら全社単位、社員名簿のレベルでは拠点単位、詳細な連絡先の共有はチーム単位、といった具合に、情報共有の深さと共有範囲を定義していきます。以下の図は、そのように定義していったひとつの例です。

利用する機能と共有範囲が決まったら、次にそれぞれの共有形態を実現可能なExchange/SharePoint の機能と対比して、実装に落としていきます。たとえば、アドレス帳であれば、Exchangeのアドレス帳は全社に公開する情報を掲載するのが適切なのに対して、SharePoint 上ではアクセス権をコントロールして共有する範囲をチームに限定することができるので、より詳細な連絡先情報を共有できる、また、名刺情報などの個人情報の保持にはExchange の連絡先が適切である、など、似たような機能であっても可能な共有範囲が異なることがありますので、吟味が必要です。その際には以下の表を参考にするとよいでしょう。チームや拠点については、クラウド上でセキュリティグループを定義して、その中に必要なメンバーを登録することで便利に運用することができます。

法的課題への対応

最後に、見落とされがちですが重要な項目をひとつ、挙げておきます。それはグローバル展開をする際の各国の法令対応です。法令対応については、クラウド事業者が守るべきものと利用者側で確認をしていただくものに大きく分かれます。クラウド事業者側で気を付けるべきものとしては、たとえば米国が定める禁輸国では利用者が利用できないように周知をしたり、VoIPサービスを提供する際の通信事業者としての要件を満たしているかどうか、ということ、さらには関係国の税法上問題にならないように購買プロセスやデータセンターの場所を定める、などです。これらに限らず必要な項目をマイクロソフトが考慮して定めている購入可能国、利用可能国の一覧が、「Office 365 のライセンス制限について」にまとめられています。中国やタイ、ベトナムなど日本企業が多く進出している地域でもご利用いただくことが可能です。利用国については Office 365 の各エンドユーザーの属性情報として指定しておき、特定のエンドユーザーが国と地域に異動になっても、利用国の属性情報を変更すればほかの国でも利用することが可能です。

一方、利用者であるお客様側で検討する必要がある項目も数多く存在します。たとえばEUに拠点がある場合には、クラウドが扱う個人情報の保護について一定の基準を満たす必要があります。極論を言うとすべてのデータをEUから出してはいけないことになりますが、ある一定の条件 (EU標準契約条項) を満たす場合に条件が緩和される場合があります。Office 365 は 2011 年 12 月現在、EU 標準契約条項について契約で準拠を表明する唯一のグループウェア クラウドサービスです。また、外為法などある特定の種類の情報については、データが転送されるデータセンターの所在地等が関係してくる場合があります。マイクロソフトでは、データセンターが所在する国と地域を公開していますので、お客様がこのような検討をする際の検討材料をご提供しています。クラウド事業者によっては、これらの情報を開示していない場合もありますので、その場合にはお客様が法令準拠するために必要な情報が入手できないことになりますので注意が必要です。

Office 365 のセミナー、ハンズオン、各地で開催

このように、海外展開時の情報共有インフラを考える際には、クラウドを選択する場合でもいくつかの考えるべき重要なポイントがあることがわかります。この記事ではすべてをご紹介することはできませんでしたが、より詳細について知りたい場合、また実際にサービスを触って確かめたい場合などは、日本各地で頻繁に開催されているOffice 365 の無料セミナーやハンズオンにご出席されることをお勧めします。

無料のセミナーやハンズオンの開催スケジュールは以下をご覧ください。

http://cot.ag/qudgOx　

次回は、海外展開を行うに当たって使うことが可能な Office 365 の便利な機能についてご紹介したいと思います。

「事業グローバル展開時の IT インフラ・考」シリーズ

事業所グローバル展開時の IT インフラ・考 (1) ～ 情報共有システムの基本設計

事業所グローバル展開時の IT インフラ・考 (2) ～ クラウドのグローバル展開における法的課題の検討

事業所グローバル展開時の IT インフラ・考 (3) ～ Office 365 グローバル展開の導入事例

(この記事は Whymicrosoft.com に 2012 年 1 月 20 日に投稿された記事の翻訳です)

マイクロソフトのユニバーサル アクセスへの取り組み
マイクロソフトは 20 年以上にわたってアクセシビリティに対する巨額の投資を継続しており、年齢や障害にかかわらず、誰もが使えるテクノロジを開発することに全力で取り組んでいます。このような将来を見据え��活動は、マイクロソフトの Office 製品の歴史、現在のサービス、今後の計画にとって不可欠な要素です。このため、マイクロソフトは新しい製品ラインにアクセシビリティを組み込むことを計画しています。つまり、あらゆるコミュニティに配慮した製品をリリースするために、マイクロソフトの製品リリースのサイクルにはアクセシビリティの分析が盛り込まれることになります。

Office 365 スイート全体に及ぶアクセシビリティ
たとえば、Office 365 の Office Web Apps コンポーネントを作成するときは、以下の領域に多額の投資を行いました。

• 画面を見ることのできないユーザーのためにスクリーン リーダーを提供する。
• マウスを使わないユーザーがキーボードを使ってすべての機能にアクセスできるようにする。
• 視覚に障害があるユーザーが画面を見ることができるように、ハイ コントラスト モードと高 DPI モードでも Office Web Apps が適切に機能するようにする。

この結果生まれた Office 365 スイートの多様なアクセシビリティ機能は、アクセシビリティに対するマイクロソフトの長年の取り組みと、その実用的なテクノロジの提供が成功したことを証明しています。スイートのコンポーネントである、Office Web Apps、SharePoint Online、Lync Online、Exchange Online、および Office は、複数の特定の基準を満たしています。マイクロソフトのお客様は、Office 365 の機能を、この投稿の最後に記載する Office および Windows に固有の機能で補完することもできます。

以下の表の Web Content Accessibility Guidelines は、Web Accessibility Initiative という組織が作成した基準への適合性を示しています。この組織は、コンテンツのアクセシビリティ向上に重点を置き、視覚、聴覚、身体、言語、認知言語、学習、神経に障害のある人や、加齢に伴う障害のある人を支援しています。

この表から、VPAT (Voluntary Product Accessibility Template) を参照することもできます。VPAT には、マイクロソフトが米国リハビリテーション法 508 条の基準にどの程度準拠しているかが記述されています。すべての組織はアクセシビリティを考慮し、ツールおよびテクノロジへの公平なアクセスをすべてのユーザーに提供する必要があります。多くの場合、政府機関は製品のアクセシビリティを評価しなければならず、その評価結果がツールの主要な選択基準となります。あるテクノロジのアクセシビリティが高いかどうかを評価するのは、組織にとって困難な場合があります。VPAT は役に立ちますが、VPAT があるからといって必ずしもテクノロジのアクセシビリティが高いわけではなく、該当する法令に準拠しているわけでもないということを、評価する側は知っておく必要があります。準拠していない場合は、ユーザビリティが欠如していることになり、罰則も科されます。

Office 365 で提供されるアクセシビリティ

幅広い層の個人ユーザーが生産性向上ツールのメリットを利用できます。そして私は、Google に対し、次の使命を果たすことを要求します。

すなわち、「世界中の情報を整理し、世界中の人々がアクセスして利用できるようにすること」です。

昨年の 3 月に 2 つの大学が Google Apps を教育現場に導入したことを受けて、全米視覚障害者連合 (NFB) が司法省に調査を依頼しました。Google Apps には視覚障害者に対する技術的な障壁があり、Google Apps を使用すると、米国障害者法 (ADA) および 1973 年のリハビリテーション法に違反する可能性があったのです。先週、Google Apps のアクセシビリティに関する全米視覚障害者連合による評価について、EDUCAUSE が次のように報告しました。

「最近の NFB の調査の結果、Google Apps には依然として多くの、場合によっては新たな、アクセシビリティの問題があることが明らかになりました」

Google の混乱した過去
Google Chrome 1.0 と 2.0 の両方のバージョンで実施された Google Chrome のアクセシビリティに関する調査から、Google の製品リリースには障害のある人への明確な配慮が欠けていたことが明らかになりました。潜在的な顧客にサービスできなくなるというリスクがきっかけとなり、Google は 2011 年 5 月に、ChromeVox というアクセシビリティ ツールの早期ベータ版を開発者向けに公開しました。しかし、ChromeVox はアクセシビリティに対する Google の画一的な解決策に過ぎないようです。つまり、ChromeVox は Chrome 上でしか動作しない Google Chrome の拡張機能なのです。

視覚障害のあるユーザーの大半は、JAWS、NVDA、Windows-Eyes などのスクリーン リーダーを所有しています。彼らは、ブラウザー専用のソリューションではなく、それらを好んで使用します。スクリーン リーダーは画面上のコンテンツやコマンドを声に出して読み上げてくれるため、視力に問題のある人でもソフトウェアを操作できます。しかし、Google のツールを使用するためには、Chrome ブラウザーでは ChromeVox を使用し、その他のアプリケーションでは好みのスクリーン リーダーを使用して、画面上の文章を読み上げる必要があります。繰り返しになりますが、Google の提供するユーザー エクスペリエンスには欠陥が多いのです。ユーザーは、読み上げという基本的な作業を行うときでも、常に 2 つのツールにアクセスする必要があります。好みのスクリーン リーダーと Google の ChromeVox を併用しているユーザーは、先月、次のようにコメントしていました。

「Google サイトには、すべてのスクリーン リーダー(Chrome を含む) に関連するアクセシビリティ上の問題があります。ChromeVoxには、すべてのサイト (Google サイトを含む) に関連するアクセシビリティ上の問題があります」

Google のテクノロジは基準に達していない
広範なユーザーのニーズを認識し、対処するという点において、Google はようやく最初の一歩を踏み出したにすぎません。ATHEN (Access Technology Higher Education Network) は、従来の支援技術が Google のツールとどの程度うまく連携するのかを調査し、Google のテクノロジを評価および格付けしました。不安定で、不具合が多く、アクセシビリティが不完全であるという理由で、ChromeVox の評価は「D」となりました。視覚障害者に最も利用されているスクリーン リーダーである JAWS との相互作用性が低いという理由で、Google の評価は「D」でした。キーボードのみを使用したアクセスでさえも評価は「C」です。このテクノロジは、多くの支援技術がキーボードの動作を真似て機能しているため、非常に重要です。ATHEN は、この評価の意義を次のようにまとめています。

「アプリケーションは「A」評価を得て初めて、アクセシビリティが高いと見なされ、公平なアクセスを提供できます」

マイクロソフトのアクセシビリティへの取り組み
マイクロソフトは、すべてのユーザーにすべてのコンテンツを楽しんでいただけるよう、さまざまなツールを開発しています。たとえば、Word ファイルを録音図書に変換する Save as DAISY、Windows のスクリーン拡大鏡、音声コマンドでコンピューターを制御する音声入力ツールや、さらに多くのユーザー補助機能があります。

マイクロソフトは、技術的な課題を抱える人と仕事をしているユーザー向けに、専用のツールを用意しています。このようなツールを使えば、アクセシビリティの高いコミュニティで使用できるドキュメントやツールを作成できます。Google は、まだこの領域に取り組んでいません。たとえば、Microsoft PowerPoint 用サブタイトル アドイン (STAMP) を使えば、PowerPoint 内のオーディオおよびビデオにサブタイトルを追加できます。また、この領域においては、すべての人がアクセシビリティの高いコンテンツを作成できるように Office にテクノロジを追加しています。Office 用のアクセシビリティ チェックによりファイルを分析すれば、特別なニーズを持つユーザーがドキュメントを使用するときに起こる可能性のある、潜在的な問題を特定できます。また、お客様は、アクセシビリティの高い代替ドキュメントとして、タグ付き PDF ファイルを作成できます。

アクセシビリティに対するマイクロソフトの取り組みは、サービスとソフトウェアの分野に限定されません。マイクロソフトは、ユーザー補助機能をオペレーティング システムに組み込んでいます。Windows 7 に搭載されたタッチ キーボードやスクリーン キーボードのような機能が、ユーザーに新たな可能性をもたらします。

すでに何度かお伝えしていますが、Microsoft
Office 365 はメールシステムを含む情報共有やコミュニケーションのためのクラウドサービスのセットです。従来のメールシステムに不満はあるけれども、乗り換えるのはとても面倒である、とお考えの方に良い方法をご紹介します。今回ご紹介する内容は、小規模の組織であくまでそれほど大きくないメールシステムを利用の方を対象としておりますので、あらかじめご了承ください。大規模の場合には、しかるべきプロセスを経て移行をしていただくのが正しいと考えております。

Office 365 にメールを取り込みましょう

Office 365 のメールシステムを担う Exchange Online には 「統合アカウント」という機能があります。これは、ユーザーが利用するOffice 365 のメールボックスに複数のメール環境を取り込む機能です。

Office 365 にサインして、Outlook のタブをクリックすると、Outlook Web App の画面が出ます。その画面の右上に [オプション] というリンクがあります。それはドロップダウンでメニューを選べるようになっていますが、そのなかで [すべてのオプションを表示] を選んでください。[マイ アカウント] が表示されているはずですが、上部にあるその隣の [接続されているアカウント] を選択してください。

その際に表示される画面がこちらの画面ショットです。ここではすでに一つのメールアカウントが設定されています。

 

ここにある [新規作成] をクリックしていただくと、取り込むメールアドレスの情報を入力する画面が現れます。その画面がこちらの画面ショットです。設定は簡単です。ここに取り込むメールアドレスとそのメールアドレスで利用されているパスワードを入力します。その上で [次へ] をクリックすれば完了です。メール情報が認証されれば、メールの取り込みが始まります。

ここで取り込むことの出来るメールアカウントは最大5つまで可能です。フリーのメールアドレスや、有償で利用しているメールアドレスもすべて取り込んで一元管理しながら利用することができるわけです。

こうして取り込むことのメリットは次のような点が考えられます。

• ウィルス・スパム対策
  Office 365 のメールシステムは大変強力なウィルス・スパム対策の仕組みが標準で組み込まれています。スパムメールの数が激減することは間違いないです。

• 25GBのメールボックス容量
  メールボックス容量が小さくて、何度もローカルにバックアップを取る、というような作業をしていないでしょうか?　Office 365 で管理すれば、そうした作業を相当量減らすことができます。

• 「検索フォルダ」を利用すれば、複数のメールアカウントのメールを取り込んでも自分で整理することなく、自動的に仮想のフォルダに表示することができるので、ここでも無駄な作業を省くことができます。さらに、特定の条件で複数のメールアカウントを横断的に表示されることも可能なので、利便性が飛躍的に高まります。
  検索フォルダについてはこちらをご覧ください。
  http://office.microsoft.com/ja-jp/outlook-help/HP007328474.aspx

• まとめてスマートフォンなどで読み書きもできるので、スマートフォンユーザーにもとても便利になります。

さらに、この仕組みの優れているところは、返信するメールアカウントも選択できることです。Office 365 のアカウントによる代理送信という形ですが、この機能も大変便利にご利用いただけるものと思います。

詳細はこちらのサイトにも記載がありますので併せてご覧ください。

http://help.outlook.com/ja-jp/140/dd181953.aspx?sl=1

 最後に、Office 365 for　Professional and Small Business をこうした用途に利用した場合のメリットを付け加えておきます。

• Exchange Online の機能をフルに利用できるようになることも大きなメリットです。

• Exchange Online に限らず、ストレージやインスタントメッセージングなどの機能をすべて利用して、利用者一人あたり月額600円という格安で利用可能です。

ものは試しで、是非試用版で試してみてください。試用版の利用にあたっては課金に関する情報などを入力する必要はないので、必要なければ放置すれば自動的に削除されます。試用版に登録するのは下記のサイトからお願いします。

http://www.microsoft.com/japan/office/365/default.mspx

引き続きMicrosoft Office 365 をよろしくお願いします。