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(この記事は Whymicrosoft.com に 2011 年 10 月 27 日に投稿された記事の翻訳です)
Binary Tree社は、プラットフォーム間のメッセージングの移行および共存に関するソフトウェアの主要プロバイダーであり、マイクロソフト認定 Gold パートナーとして、世界中の 5,000 社以上のお客様が 20,000,000人以上のユーザーを移行するのを支援してきました。このゲスト ブログでは、Binary Tree 社 経営共同最高責任者である Henry Bestritsky 氏が、同社のほぼ 20 年にわたる経験に基づいて、Google のエンタープライズ対応能力に関する見解を明らかにします。
「それはすべての時世の中で最もよい時世でもあれば、すべての時世の中で最も悪い時世でもあった。叡智の時代でもあれば、痴愚の時代でもあった。信仰の時期でもあれば、懐疑の時期でもあった。光明の時節でもあれば、暗黒の時節でもあった。希望の春でもあれば、絶望の冬でもあった。人々の前にはあらゆるものがあるのでもあれば、人々の前には何一つないのでもあった...」
-- チャールズ ディケンズ『二都物語』
それはすべての時世の中で最もよい時世でもあれば、すべての時世の中で最も最も悪い時世でもあった:Google との決別昨年、Binary Tree 社は Google エンタープライズ パートナー プログラムから離脱しました。このプログラムから離脱した理由についての質問が、相変わらず続いています。もちろんこの判断には複数の重要な要因が影響しました。しかし、メディアでの見解も市場の誇大広告も、エンタープライズのお客様には Googleに対する需要がないという事実を隠すことはできませんでした。
市場と Google のエンタープライズ対応能力だ��でなく、Google エンタープライズ パートナー プログラムからの離脱を決断する前に企業のお客様が選択するだろうと考えていたプラットフォームについて、徹底的な分析を行いました。その後、私たちは有意義な決断を行い、マイクロソフトとの関係を積極的に進めながら、引き続きお客様にご満足いただいています。この 1 年 Google からは、エンタープライズ市場へのコミットメントを強めている兆候が見受けられませんでしたが、そのように感じたのは自分だけではありませんでした (この記事を参照)。Binary Tree 社の企業のお客様は、まず自身のビジネスに適したプラットフォームに移行させるようなソリューションを求めていました。もはや議論の余地はありませんでした。
当社のコミットメントのさらなる証拠が必要な場合は、Binary Tree 社のサイトにアクセスして、E2E Complete を確認してください。別に恥知らずな宣伝をするつもりはありません。マイクロソフトのエンタープライズに対するコミットメントがなければ、この製品は存在していなかったということを明らかにしたいだけです。E2E Complete は、Exchange 2003 から自社運用の Exchange 2010 またはOffice 365 へのユーザーの移行全体を、簡単に管理できます。移行全体をリモートから実行できるだけでなく、さまざまなオプションが用意されているので、世界中の 20,000 人のユーザーを移行する場合でも、まったく簡単にエラーなしで移行を行うことができます。IntraOrg からInterOrg、パブリック フォルダの移行から空き時間情報の共存まで、E2E Complete はすべてをサポートします」
多くのユーザーはまだ Exchange 2003 を利用しており、Google はこれを狙っています。E2E Complete は特にこの脅威に対処するように設計されました。Google の移行オプションを見てから、E2E Complete をご覧ください。これはまるでフィガロの結婚であり、マイクロソフトがバッグズ バニーで、Google がエルマー ファッドといったところです。
人々の前にはあらゆるものがあるのでもあった: 新しいプラットフォームへの移行Google の最近リリースされた機能の一覧を、エンタープライズ技術革新の証拠として盛んにもてはやす人がいます。巻き返しを図ることは、技術革新のうちには入らず、もちろん、直ちにエンタープライズの信頼を得ることにはなりません。Google はクラウド電子メールのパイオニアという立場にありますが、このサービスは長年にわたり多くの電話会社と ISP が、多くの場合マイクロソフトのテクノロジに基づいて提供してきたのです。思えば、マイクロソフトは 1999 年にリリースされた Exchange 5.5 で Web ベースの電子メールを導入していました。機能の点では、Google は昨年、送信者または件名で電子メールを並べ替える機能を導入しました。ほとんどの電子メール ユーザーは、特定の電子メールをすばやく見つけるために送信者で並べ替えることが多いものです。Google は、人々の作業方法をより適切で効率的なものにすることより、その方法を変更することに焦点を置いているように思われます。Google は急速に巻き返しを図る必要があったため、「機能」の無秩序なリリースや、明確なロードマップの欠如という問題が生じました。当社のお客様は、Google が提供できるものよりも適切な計画と事前の考慮を必要としています。
信仰の時代でもあった:提携は Web サイトのロゴだけではないGoogle との最初のやり取りはおもしろいものでした (「革新的」と表現する人もいます)。Google メッセージング チームと初めて接触した 1 週間後にマウンテンビューを訪ね、さらに 1 週間後に何の認定もなくエンタープライズ パートナーになりました。すてきな話に聞こえるでしょう? しかしよく考えてみてください。これが、市場の新しいプレーヤーが提供し管理する新しいテクノロジなのです。Google の方向性もよくわからずに、パートナーとして企業のお客様に対してどのような価値提案を行えるというのでしょうか?
Google のメッセージングに対するその場しのぎの機能追加も、パートナーとしての当社にとって支障となっていました。当社のソリューションは、新しい機能が登場するごとに、更新し続ける必要があります。エンタープライズ パートナーであっても、すぐ先に何が待っているのかを常に把握できたわけではなかったのです。パートナーとお客様はよく掲示板で回答を求めましたが、これは良い方法ではありませんでした。すべての API がベータ版であり絶えず変更される状態で、Gmail プラットフォームをサポートすることは不可能だとすぐに認識しました。得られるサポートはとてもひどいもので、当社の自信はすぐに絶望に変わりました。
Google の上級幹部がエンタープライズをビジネスの優先事項と言及していないことが、常に当社を悩ませていました。これは現在でも当てはまります。事業を運営しているあらゆる経営者と同様に、私は当社のお客様を 1 番に優先していると断言できます。これは、すべてのお客様が要求してしかるべきことです。しかし、購入するサービスが優先事項になっておらず、ベンダーの最終的な収益に貢献しない場合、それらのサービスが将来も存在すると、どうしてわかるのでしょうか。
また、Google の幹部がエンタープライズ パートナーについて語っているのを聞いたことがありません。Larry Page が当社の名前を話題にしているのを聞く必要があったということではありません。業務を行うために、Binary Tree 社は、ビジネスを推進するためのシステム インテグレーターおよびサービス プロバイダーの健全なエコシステムを必要としているということです。マイクロソフトとの連携においては、世界中の非常に専門的なパートナー コミュニティを利用して、当社製品の価値を互いのお客様に提供することができます。
希望の春でもあったBinary Tree 社は過去 18 年にわたり 2,000 万人以上の電子メール ユーザーを移行してきました。当社が移行を支援する企業は複雑な組織であり、展開の柔軟性は絶対に必要な条件です。Coca-Cola Enterprises、Dow Chemical、GodivaChocolatier などのお客様をマイクロソフト オンライン サービスに移行してきました。マイクロソフトを利用することにより、Binary Tree 社のお客様は、オールクラウド ソリューション、自社運用サーバー、またはこの 2 つの組み合わせのどれにでも柔軟に移行できます。
当社が、マイクロソフトとの関係を積極的に進め、Google エンタープライズ パートナー プログラムから離脱するという決断に満足しているか、という問いに対する答えは、「はい」です。Binary Tree 社は、E2E Complete を使用し、Microsoft Exchange 2010 およびOffice 365 に企業を次々と移行させ、CEO を満足させることによって、Google と戦い続けていきます。当社のお客様は、規模に関係なく、クラウドへの移行時に既存のさまざまな機能が必要であるとおっしゃいますが、その答えは簡単です。マイクロソフトを選べば良いのです」
Henry Bestritsky 氏Binary Tree 社 経営共同最高責任者
前回は、フレキシブル ワークスタイルを導入にあたって直面するであろう課題の分類を行いました。今回以降、それぞれについて考察を進めていきます。
評価システムをどう考えるべきか
組織としてまずに気になるのは、ワーカーをどう管理すべきか、という点にあるでしょう。よく耳にするのは、「働いているかどうかが分からないため正しく評価できない」 という問題です。しかし、想像に難くないと思いますが、働いているかどうかを技術的に知る方法はいくらでもあります。たとえば、当方が担当するユニファイド コミュニケーション製品である 「Lync」 が持つ 「プレゼンス機能」 を使えばワーカーの連絡可能状態として活動状況が分かりますし、単にシステムへのログオン／ログアウトを記録しておくだけでもいいかもしれません。こう説明すると、今度は 「PCを使っているからといって、働いているという保証があるのか？」 と問い返されるときもあります。それは確かにその通りです。しかし、同じオフィスの 「島」 に集合しているからといって、部下が働いているかどうかを監視しているような上司など、よほどのヒマ人でもなければいないでしょう。「PC に向かっていれば仕事をしているように見える」 のは、近くにいようが離れていようが大差はないでしょう。つまり、現状レベルの時間管理は、リモート ワークにおいても同程度に実現可能なのです。
もちろん、成果の正しい評価ができる体制は必要です。同僚の勤務状況が見えなくなるため、自分への評価に対する不公平感がより強く出る可能性があるからです。しかし、この低成長時代において勤務時間を中心にパフォーマンスを評価しようとすることが、多くの場合すでに無理があり、フレキシブル ワークスタイルの採用いかんにかかわらず、評価システムの改善は必要です。それに、様々な失敗はあるものの、成果主義制度はそれなりに浸透してきてもいます。つまり時間管理そのものは、評価システムにおいて本質的な課題ではないということです。
仕事の組み立て方を変える
業種や業務によって事情が異なりますが、仕事の組み立て方が問題になる場合があります。Lync をご提案する中で真っ先に 「組織ツリーを上からたどって人を探したい」 というご要望をいただく場合、その問題を抱える可能性があります。もちろん、フレキシブル ワークスタイル導入を前提としたプロジェクトでなければ課題とはなりませんので、それ自体を否定的にとらえているわけではないことはあらかじめご了解ください。また、Lyncの標準インターフェースはあくまで 「人」 単位のものですが、いわゆるツリー型の電話帳形式のインターフェースを簡単に作ることもでき、実際弊社内でも運用はしています。これはこれで便利なシーンはあるからです。
営業、マーケティング、サポート、管理部門など、縦方向の統制が強い組織を 「機能 (職能) 別組織」 と呼び、既定の方向性に対して強い団結力を持ってドライブできる、日本企業の典型的な組織構造だといわれてきました。これに対し、特に米国において顕著な 「プロジェクト型組織」 と呼ばれる、一定期間を過ぎれば解散するプロジェクト単位で戦略立案と活動が行われる組織構造では、イノベーションやスピードに強いといわれます。その両方の利点を組み合わせた 「マトリックス型組織」 運営を試みる企業もありますが、統制の2重化など調整の難しい課題があります。
機能別組織では、同一職種の人材がグループを形成します。よってオフィスでは近くの席に座ります。みな似たような仕事をするわけですから、ベストプラクティスなどはわざわざ文書化するまでもなく、共同体験や口頭ですみやかに伝承されます。一方、他の部門のメンバーとのコミュニケーションは希薄になり、そのような相手とのコラボレーションは、いったん組織の上を通すことになります。つまり、先ほど指摘した 「組織ツリーを上からたどって…」 という連絡方法が必要なのは、機能別組織統制が強いことの表れである可能性が高いということです。
「人」 か 「箱」 か
ただし、フレキシブル ワークスタイルにおいて問題になるのは、統制の方向性そのものの話ではありません。機能別組織統制であろうと、期初における戦略のディスカッションと合意、それに基づく最前線までの適切な責任と権限の委譲、進捗確認とフィードバックのサイクルができているような組織なら、フレキシブル ワークスタイル導入の障害とはなりません。しかし、意思決定の単位が常に 「組織」 である場合には、フレキシブル ワークスタイルの導入には困難が伴います。観念的な表現で恐縮ですが、人の専門性に対してではなく 「箱 (席)」 に対して仕事が降ってくるような状態です。
同じような職能を持つ人たちが集合していて、誰が何を受け持つのかをタスク単位で上司の判断や組織全体の合議に基づいて振り分けられているような場合、個人のスキルや役割が明確ではないため、仕事の依頼は組織に対して行われます。たとえば定例会議の場で、組織に依頼された新しい仕事がいくつかのタスクに細分化され、メンバーの反応や綱引きの結果として、誰が担当するのを決めているような場合、フレキシブル ワークに移行し、上司や同僚と顔を合わせなくなれば、タスク割り当ての機会がおのずと減ります。定例会議はせいぜい週に1回しかないでしょうから、このままでは、1週間分の仕事がなければ、何もできない日があるかもしれない、ということです。
専門性を軸に仕事を取り組み立てる
一方、プロジェクト型組織の場合、現在担当しているプロジェクトに対して、自分の部門や専門性の 「代表者」 としての責任と権限を持たされて参加しているわけですから、自分のパフォーマンスを最大化するためには自ら仕事を組み立てることになります。重複タスクなどの無駄が起きやすい反面、もう何もすることがない、という状況には陥りにくいのです。しかし、機能別組織においても、組織におけるその人の役割が明確なのであれば、それに近いやり方ができるはずです。したがって、その人の専門性や職務歴 (ポジションではなく業務内容)、現在関わっている業務などの情報をつまびらかに公開し、それに基づいてその 「人」 に対する仕事の依頼が来るように、また自分の専門性を武器に仕事を取りに行けるように、働き方を変えればいいのです。マイクロソフトの 「SharePoint」 には、各個人のそのような仕事上のプロファイルや、過去のコミュニケーション履歴や作成したドキュメント、情報へのタグ付けなどに基づいて自動的に生成されるメタデータを用いて、人の専門性を判別する仕掛けが組み込まれています。知りたい情報をキーワードで検索すると、そのキーワードに専門性を持つと思われる人を探し出すことができるのです。
さらに Lync はその標準インターフェースから SharePoint のスキル検索機能にアクセスできるため、必要な情報を持つ可能性の高い人のプレゼンス一覧を表示することができ、そこから相手にダイレクトにコミュニケーションを呼びかけることができます。いわば 「企業内ソーシャル ネットワーク」 構造です。このような仕組みがあれば、たとえ自分の席にいなくても、自分を必要としている人に見つけてもらいやすくなります。
このような働き方に変えるのは、いま十分な動機があります。特にスピードが求められる大競争時代に突入した現在、組織論の観点でも機能別組織が持つ問題の大きさは否定しようのない事実です。フレキシブル ワークスタイルを採用するか否かとは関係なく、その働き方が現在のビジネスに対して十分な妥当性がない限りは、改めることを検討すべきだと考えます。
(この記事は Whymicrosoft.com に 2011 年 10 月 21 日に投稿された記事の翻訳です)
「当社のビジネス規模と今後の計画について考えた場合、買収や資産売却などの変化に迅速に対処する必要がある当社のような企業にとって、Google Apps は扱いにくいソリューションだと感じられました。Google は、最初は安価に思えるかもしれませんが、それをサポートし運用するにはコストがかさみます」
--VINCI PLC、IT 部門長 Tina Parfitt 氏
VINCI PLC4,000 人近い従業員を抱える VINCI PLC は、公的機関と民間団体の建設および施設管理プロジェクトを扱っています。主な運営会社は VINCI Construction UK Limited で、16 億 9,000 万ドルの収益を上げています。
IT 上の課題2008 年 9 月、VINCI PLC は Taylor Woodrow という建設会社を買収しました。Taylor Woodrow 社はその顧客と長年にわたる関係を築き、多くの顧客と長期的な施設管理契約を結んでいました。当時、VINCI PLC は電子メールに Microsoft Exchange Server 2003 を利用し、在宅勤務者については Web メール オプションを利用していました。一方、Taylor Woodrow 社はすべての従業員を Hewlett Packard OpenMail から Google Apps Premier Edition に移行していました。Taylor Woodrow 社が Google を選択した理由は、簡単で安価な管理しやすいスタンドアロン ソリューションに見えたためでした。
Taylor Woodrow 社の買収後、VINCI PLC の IT 担当者は、自社の Exchange Server ベースのソリューションと相互運用可能な電子メール環境に 1,400 人のユーザーをすべて移行するという課題に直面しました。Taylor Woodrow 社は Google Apps である程度うまく運用できていましたが、VINCI PLC はこの付加的な環境のサポートと、Google Apps のエンタープライズ機能に不安を抱いていました。「明らかに使い勝手にいくつかの問題がありました」と、VINCI PLC の IT 部門長である Tina Parfitt 氏は述べています。「グループとユーザーを容易に管理できる機能など、企業の IT 管理レベルで通常期待されることの多くが Google Apps では実行できませんでした」
また、Gmail は VINCI PLC スタッフによる通常の電子メールの使用方法に課題をもたらしました。VINCI PLC のユーザーは非常に大きな添付ファイルを送信する必要があります。これにより従業員は、図面、設計図、ブループリントその他の大きなファイルを転送することができます。VINCI PLC 内の電子メール システムの添付ファイルの制限は 150 MB ですが、Gmail では 20 MB までに制限されます。
IT ソリューションとメリット標準化を念頭に置いたプラットフォーム評価の際に、VINCI PLC は既存の Google Apps の展開についてだけでなく、すべてのユーザーを Google に移行する可能性も検討していました。また、VINCI PLC では Microsoft Exchange Server を使用し、フランスの VINCI オフィスでは Lotus Notes を使用し、VINCI PLC では以前に Novell Groupwise システムを使用していたことから、その他のソリューションも考慮に入れていました。
「当社のビジネス規模と今後の計画について考えた場合、買収や資産売却などの変化に迅速に対処する必要がある当社のような企業にとって、Google Apps は扱いにくいソリューションだと感じられました」と、Parfitt 氏は説明しています。「また、Google は、最初は安価に思えるかもしれませんが、それをサポートし運用するにはコストがかさみます」
VINCI PLC は新しい VINCIConstruction UK の電子メール ソリューションのベースとして Microsoft Exchange Server 2007 と Microsoft Outlook Web Access 2007 を併用することに決めました。移行プロセスの第一歩は、既存の Taylor Woodrow 社のメッセージと予定表をすべて新しいシステムに移行することでした。Google Apps には容易なエクスポート ツールがないことから、VINCI PLC は移行を支援するパートナーを採用することにしました。マイクロソフトの支援により、VINCI PLC は、ソフトウェア開発会社であり、マイクロソフトの環境をベースとするクライアント実装ソリューションの支援を専門とするマイクロソフト パートナー プログラムの登録メンバーである BitTitan 社を採用しました。
堅牢かつ安定したメッセージング環境を選択することにより、VINCI PLC は利用しやすい豊富なサポートおよびトラブルシューティング情報を利用できるようになりました。「Exchange で問題が発生した場合、通常はサポートに電話する必要がありません」と、Parfitt 氏は説明しています。「Web、Microsoft TechNet などのサイトで多くの情報が既に公開されています。マイクロソフトに電話しなければな��なくなったことは 5 年間に 3 回もなかったと思います」
電子メールと予定表をマイクロソフト ソリューションで標準化したことで、VINCI PLC は会社のニーズと目標に合った通信インフラストラクチャを確立しました。「最小限のトレーニングで容易に社内で管理しサポートできるものを手に入れたことになります」と、Parfitt 氏は述べています。「マイクロソフトのツールで標準化することで、当社はビジネス構造の変化に容易に適応できるようになりました。つまり、技術的な細かいことを気にせずに今後の計画を立てられるのです」
この事例の全文をご覧ください。(英語)
“ビジネスプロダクティビティ製品チーム”でMicrosoft Office 365 を担当しております米田です。秋は「食欲の秋」、「運動の秋」、「読書の秋」などと言いますが、我々IT業界にとっては「イベントの秋」でもあります。秋は毎週のように大きなイベントが目白押しです。私も先月末に行われた「The Microsoft Conference 2011」や先週東京ビッグサイトで開催された「ITpro EXPO 2011」などで大勢のお客様とお話をさせていただきました。
トピックとしての「クラウド」は相変わらず大変な盛況ぶりでした。我々が出展した「Microsoft Office 365」も皆様に大変多くの反響をいただきました。そんな中で、「Office 365ってどういうサービスなの？普通のOfficeと何が違うの？」というご質問を大変多くいただきましたので、今回はOffice 365のサービスの内容と、「Office」と名前がつく製品群の中での位置づけをわかりやすく解説したいと思います。
Office 365はOffice 2010の後継製品ではないまず「Office 365」は「Office 2010」をはじめとするOfficeクライアントの後継製品という位置づけでも、Xbox 360の親戚という位置づけでもありません。Officeは、古くは「Microsoft Office 4.x」とバージョン表記、そのあとは年号で「Office 95」「Office 97」と2桁の数字で表記され、2000年以降は「Office 2000」「Office 2003」「Office 2007」「Office 2010」と、eXPeriential マーケティングがはやった時代のOffice XP (=2002相当)を除くと4ケタの数字表記になっています。
「Office 365」の「365」はバージョンや年号と同じ場所についていますが、バージョンを表す数字ではありません。これは「Officeを使って365日、いつでもどこからでも仕事ができる」ということを表しています。Office 365は、最新バージョンのOffice (2011年10月現在はOffice 2010) をフロントエンドに利用して、バックエンドに専用のクラウドを使えるようになることで、単なるデスクトップ文房具ではなく、コミュニケーションや共同作業をいつでも様々な場所から様々なデバイスを通して行えるようになることを目指しています。Office 365 はフロントエンドのクライアントとバックエンドのクラウドを組み合わせた全体の仕組みのことをさしています。以下の図が、この仕組みを端的に表しています。
ちなみに、この仕組み自体は、いままでも大企業であればクラウドにあたる部分を自社でサーバー (Exchange Server、SharePoint Server、Lync Server) を構築することで実現することができました。クラウドになることで、いままでサーバー構築が費用や管理工数上難しかった中小企業のお客様にも同じ機能をご利用いただけるようになったわけです。この規模のお客様は、サーバーで構築するよりもコストが約70%程度低くなる場合もあるなど、コスト上のメリットが特に大きくなります。
Office 365の構成要素と特長Office 365を構成する部品は以下の通りです。
イベントでは、よくお客様に「Office 365の特長は一言でいうとなんなの？」と聞かれました。その時には私は「使いなれたOfficeクライアントからクラウドをつかえてしまうという使い勝手の良さが最大の特長である」と答えています。クラウドというと、ブラウザーから使うものであると考えている人もいらっしゃるようですが、クラウドはデータを格納するバックエンドの仕組みであり、ユーザーが操作をするフロントエンド側がブラウザーである必要があるわけではありません。フロントエンド側はむしろ、状況によってPCのソフトウェアやスマートフォンであってもよいのです。その場に応じたフロントエンドを使い分けることにより、作業の効率が最大化されます。
無償で体感することでより具体的に理解できますクラウドのサービスを比較するときには、ともすると単純に機能ベースの比較表の○×で比較してしまいがちですが、導入後の使い勝手は機能の○×だけではなかなかわからないものです。私も複数のクラウドサービスを扱っている販売店の方からもお話を聞くことがあるのですが、単純に価格と機能○×だけで決めてしまったが実際の使い勝手が想像以上に悪く苦労されているお客様もいらっしゃるようです。そのようにならないためには、やはり百聞は一見にしかず、購入前に実際に使い勝手を確かめてみることをお勧めします。
Office 365も30日間の無償トライアルを実施しています。簡単な4つのステップで3分程度のお時間ですぐに登録ができますので、お手元に名刺情報と電子メールアドレスをご用意の上、以下のリンクからご登録ください。(トライアルは小規模企業向けプランPと通常版プランEの2種類あります。)
手順の概要は以下の資料をご覧ください。
メールやファイル共有システムなどのビジネス生産性向上のための情報系システムは、クラウド化を行うのに最も適した分野とされています。事実、多くのお客様が既にこの分野のシステムのクラウド化を検討され、採用に踏み切っています。たとえば、メールシステムにクラウドを導入しているお客様は3~4年前にはまだほとんどいらっしゃら���かったのが、この1~2年で数％台にまで伸びてきているといわれています。特に東日本大震災以降、流れが急速に加速していると弊社でも感じています。
クラウドにすると実は災害時に困る？ただし、なかなかクラウド導入に踏み切れないというお客様もまだまだいらっしゃるのも事実です。理由はいくつかあるようですが、お客様の中には、クラウドはサーバーの管理をしなくて便利だけれども、何かあった時にサーバーやデータが手元にないため不安、という方もいらっしゃるのではないかと思います。
「普段使っている仕事の情報が、クラウドにすることによって災害時にアクセスできなくなるのではないか」「ネットワークが復旧するまでの間は逆に生産性が下がってしまうのではないか」「東日本大震災では電話は不通、インターネットはつながったけれども、首都圏直下型地震が来たらどうなるかわからないのではないか」
確かに、そのようなご意見には一理あると思います。ただし、それはブラウザーのみに頼っているクラウドの場合です。クラウドというと何故かブラウザーのみでアクセスするものだと思われている方がいらっしゃいますが、クラウドはデータを格納するバックエンドの仕組みであり、ユーザーが操作をするフロントエンド側がブラウザーである必要があるわけではありません。フロントエンド側はむしろ、状況によってPCのソフトウェアやスマートフォンであってもよいのです。
クラウドとはブラウザーからのみ利用するものではないここで、ブラウザーによってクラウドにアクセスする場合の主なメリットとデメリットを挙げてみましょう。
メリット
デメリット
このように、ブラウザーからのアクセスには良い点と悪い点があります。総じて、どこからでも気軽に使うことができる反面、普段よく使う環境での利用としては物足りないということになります。したがって、状況に応じてPC上のソフトウェア、ブラウザー、スマートフォンからのアクセスを使い分けることが、クラウドの利用において生産性を向上させるためのひとつのポイントとなります。マイクロソフトのクラウドサービス Office 365 では、普段仕事をする環境では可能な限りPC上のソフトウェアによる最適化された環境を利用して、外出先など状況に応じてブラウザーやスマートフォンからのアクセスを使い分けることを推奨しています。
クラウドでオフラインに対応するしくみさて、クラウドへのアクセス方法にいくつかのオプションがあることが分かったところで、いざインターネットにつながらなくなったときにどのように自分のデータを保全できるのかということについてみてみましょう。マイクロソフトのクラウド サービスOffice 365 では、メールと予定表、ファイル共有システムのいずれでも、セキュリティを保った形で安全にオフライン対応を行うことが可能です。
メールと予定表共有システム: Exchange Online メールや予定表へのアクセスには、通常はOutlookを使うことを推奨しています。普通にセットアップを行うと、Outlookはオフライン キャッシュを使うように設定されます。この状態では、ネットワークにつながっていなくても自分のメールボックスにある情報を閲覧することが可能です。
ファイル共有: SharePoint OnlineSharePointチームサイトにおいてあるファイルや掲示板などの情報も、SharePoint Workspaceというクライアント ソフトウェアでローカルに持っておくことができます。SharePoint Workspaceはオンラインの時にチームサイトと常に同期をとっており、オフラインになってもチームサイト内のフォルダー構造を維持したままコンテンツを閲覧することができます。
これらのオフライン キャッシュはいずれも暗号化されてPC上に安全に保管されています。
コミュニケーション基盤をクラウドと内部設置型で冗長化する手もクラウドにある情報でもオフラインで保持できることがわかりましたが、災害時に滞りなくコミュニケーションを行うためには、せめて社内だけでもLANが生きていればメールなどを使いたいというニーズもあるでしょう。そのような場合は、2つのコミュニケーション基盤を冗長化してリスクヘッジをしておくことも考えてみるとよいかもしれません。
マイクロソフトでは、ExchangeとLyncという2つのコミュニケーション基盤を普段から併用することをお勧めしています。Exchangeはノンリアルタイム、Lyncはリアルタイムのコミュニケーション基盤です。これらは用途や相手によって普段から使い分けて利用をすることで、より適切で迅速にコミュニケーションをとることが可能です。これらの2つのシステムは、どちらかを社内設置、もう一方をクラウドにしておく、といった運用が可能です。これであれば、災害によってインターネットが使えなくなった場合でも、社内のサーバーが使えなくなった場合でも、いずれか一方のシステムは稼働しているといった状態を実現可能です。
また、そのような場合でも、マイクロソフトのテクノロジーは両者を組み合わせて連携させることが可能です。Exchange Server + Lync Online、もしくはExchange Online + Lync Serverといった形で利用することで、メールや予定表と在席情報、さらにはそこからのチャットやオンライン会議が連動します。このように、マイクロソフトのテクノロジーはフロントエンドだけでなくバックエンド側も異なるタイプのものを組み合わせができることが特長です。
最新クラウドサービス「Office 365」の全てをできる限りご紹介するセミナーこのように、フロントエンド側、バックエンド側をうまく組み合わせて利用することで、お客様は状況とビジネスニーズに応じて最適な情報系システムを得ることができます。今回ご紹介したことの詳しい仕組みや、ご質問事項などございましたら、マイクロソフトの社員が日本各地で行っているセミナー「最新クラウドサービス Office 365 の全てをできる限りご紹介します！」を受講されることをお勧めします。無償で参加できますので、Webから登録をしたうえでお気軽にご参加ください。
登録はこちらから！http://cot.ag/qudgOx
(この記事は Whymicrosoft.com に 2011 年 10 月 6 日に投稿された記事の翻訳です)
今週は、満員御礼の SharePoint Conference 2011 で取り上げられたあらゆるニュースを聞いて、Office 365 の SharePoint と Google Apps の機能の比較を始めたのですが、すぐに私は、実体と幻想を比較していたことに気が付きました。SharePoint Online は、Google Apps に不足している数多くの機能を Office 365 は企業に提供しています。私は『はだかの王様』という寓話を思い出しました。この物語のクライマックスで、行進を見ていた少年が「王様は、はだかだ」とはっきり言います。上着やズボン、外套を身につけずに臣民の前に姿を現した王様のように、顧客に提示された Google Apps には、役立つ重要なものが欠落していました。
クラウド生産性ツールについては、皆さんも多少はご存じかと思います。Office 365 のような適切に設計されたサービスは、組織内のユーザーのつながりを効果的に作り出し、コストを削減し、日��業務におけるニーズにすばやく対応するために役立ちます。ここでは、Office 365 のお客様が SharePoint Online の機能を利用して Google Apps の顧客よりも多くのことを行える理由をいくつかご紹介します。
ワークフローによるビジネス プロセスの自動化ドキュメントを最終版にする前に、複数の人の校閲が必要になることは多々あります。また、私は毎月経費報告書を提出しますが、SharePoint でその報告書を各部門のマネージャーに自動的に転送して承認を得ています。もしステータスの確認やドキュメントの転送、通知の送信を手作業で行わなければならないとしたら、どれほど時間がかかるか想像できますか? Office 365 の SharePoint ワークフロー機能があれば、ワークフロー アプリケーションを使用してドキュメントの校閲、承認、署名の収集、問題の追跡を自動的に行うことができます。私は SharePoint のワークフローを利用して、できるだけ効率的に業務を行っています。ニーズにすばやく対応するために役立ちます。ここでは、Office 365 のお客様が SharePoint Online の機能を利用してGoogle Apps の顧客よりも多くのことを行える理由をいくつかご紹介します。
Google Apps にはすぐに利用できるワークフロー機能はありません。Google Apps の機能は追加料金を支払って利用することになります。Google Apps の顧客はサード パーティを通じてワークフロー機能を購入するか、この機能のコードを組織内で開発しなければなりません。
ワークフローが提供する構造を利用することで、営業、業務、人事や財務の有能な従業員など、事業の拡大に重点的に取り組む従業員どうしの明確なコミュニケーションが実現し、効率的な作業が可能になります。実際、Office 365 に組み込まれたSharePoint の機能を利用すれば、ドキュメント上で右クリックするだけでワークフローを開始できます。
コンプライアンスのための記録の管理企業では多くの場合、人事記録などの特定の情報を一定の期間にわたり保管しておく必要があります。また、多くの企業には、業務を管理するためのドキュメント保持ポリシーがあります。SharePointは、何を記録と考えるべきか、記録にアクセスできるのは誰か、記録をどのくらい保管するかについての決定を促すことにより、コンプライアンス要件への対応を支援し、また記録に関するその他の管理タスクへの取り組みを支援します。
SharePoint Online の Office 365 には組み込みのレコード管理がありますが、Google Apps のユーザーは API やサード パーティに頼ることになります。当然、Google Apps のユーザーにとって、これらはビジネス要件を満たすための隠れたコストを意味します。
個人用プロファイルを使用したつながりと共有私のように Facebook を利用して情報を共有することに慣れている人は、同様のソリューションを仕事でも利用したいと思うでしょう。SharePoint のお客様の多くは SharePointの個人用プロファイルを使用して同僚とつながり、情報を共有しています。プロファイルには、各自の職務経歴、過去に担当したプロジェクト、趣味やスキルを入力できます。個人用プロファイルを通じて、他のユーザーに最近のアクティビティを常に知らせることも、個人用ファイルおよびドキュメントの共有、タグ付け、管理をすべて 1 か所で行うこともできます。また、個人用プロファイルを使用して、たとえ面識がなくても Erika Cheley のような社内の専門家を見つけて共同作業を行うことができます。Google Apps のユーザーには、このような機能は提供されません。
再び『はだかの王様』の話結局、王様の服は幻想でした。王様の行進のために新しく洗練された新品の服は、実体を欠いていたのです。この寓話の教訓は、必要としている重要なものが欠落しているのなら、それを明らかにするということです。必要な機能が Google Apps にないのであれば、私はもっと適切なソリューションを探すでしょう。
マイクロソフトのソリューションを選択する理由中小企業も大企業も、マイクロソフトのオンライン サービスのワークフローや、レコード管理、コミュニティ機能を高く評価していると聞いています。お客様は Office 365 で完璧なソリューションを見つけたと言ってくださいます。
「Office 365 では全員が同じツールを利用できるので、プロセスの整備や組織全体にわたるワークフローのサポートをより簡単に行うことができます。Office 365 は 1 つのベンダーが提供するシームレスなソリューションです。これはすばらしいことです。Visio 2010 を使用して SharePoint Online に接続し、材料の在庫水準をリアルタイムで確認しています。これは、製造計画を立てるための在庫管理に役立っています」
–Zyvex Technologies 事業運営担当副社長 Byron Nutley 氏
「1 つのクラウド ベースのプラットフォームですべての作業ができるのはすばらしいことです。サーバーやアプリケーションで障害が発生する、あるいはデータが利用できなくなるなどの心配をすることなく、全社員がどこからでも作業を行い、生産性を高めることができます」
-- SouthernValve and Fitting オーナー兼社長 Robert Richard 氏
「従業員が互いにコミュニケーションを取れるだけでなく、組織に対してコメントを返すことができる方法を重視しました。現在は、イントラネットでコメントを投稿することも、チーム サイトを作成することもできます。従業員が互いに話し合い、お互いのリソースを利用し、知識を共有しているのです。昨年、初めて CEO のブログを立ち上げましたが、開始後5 分間で 40 件以上の返答がありました。これは第一歩にすぎません。活動場所としてイントラネットをさらに強化できると思っています」
--Coca-ColaEnterprises 広報・コミュニケーション担当マネージャー Lauren Sayeski 氏
“ビジネスプロダクティビティ製品チーム” でMicrosoft Office 365 を担当しております米田です。今回はホワイトカラーの生産性向上を考えるに当たって、ユーザーが実際にどのような作業をしていて、多く行っている作業についてどのように改善できるかということについて考えてみたいと思います。
ホワイトカラーのアプリケーション利用比率少し前になりますが、マイクロソフトである製造業のお客様の従業員100人余りを対象として、ユーザーが一日にどのアプリケーションをどれくらい使用しているのかという調査を行ったことがあります。その時の結果を見ると、グループウェアを使ったコミュニケーションとExcelによる作業で約半分を占めていたことがわかりました。
グループウェアの利用時間のうち約90%はメールの利用でした。したがって、メールを中心とするコミュニケーション ツールの整備が仕事の効率化を行う上で重要であるだけでなく、いままで主にメールで行われてきたファイルの情報共有を効率の良い手段で行うことが重要になります。
ExcelはMicrosoft Officeの中でもっともよく使われているアプリケーションであり、表計算にとどまらずワープロや入力フォームなど、さまざまな場所で利用されています。利用形態も個人で使う使い方からグループでの共同作業に使われる方法まで実に様々です。このExcelを中心とするアプリケーションの利用についても見直してみる必要があるでしょう。
Excelを中心とするグループワークの方法を見直してみようグループでの共同作業における典型的な使い方は、Excelで入力した情報をメールで添付して関係者に共有し、誰かが編集したファイルをまた添付してもらって共有する、といったものだと思います。この方法は一見手軽ですが後で見返した時にどれが最新のファイルなのかということが分かりにくくなってしまいます。一歩進んでファイルサーバーで共有ワークシートを使う手段もありますが、こちらはファイルサーバー内のフォルダの整理と検索性の悪さが問題になってきます。
そこで、クラウド上にチームサイトというブラウザーでアクセスできる場所を確保して、その中にExcelファイルを置いて使うという方法を考えてみましょう。クラウド上のチームサイトはクラウド サービスであるMicrosoft Office 365 のサービスの一部である SharePoint Online というサービスで提供されます。SharePoint Online では、Excel Web Appというブラウザーから利用できるExcelが利用できます。Excel Web Appを利用すると、たとえ社外にいてもブラウザーだけで共同作業を行うことができます。また、ファイル内で使われているレイアウトや書式はExcel Web App上でも再現され、再びExcelでファイルを開いても同じレイアウトや書式が維持されます。
クラウド上でExcelファイルを同時編集Excel Web Appを使うには、まずチームサイト上にExcelで作成したファイルをアップロードします。その後、共同作業をするそれぞれのユーザーがブラウザーでExcelファイルを開き、[ブラウザーで編集] ボタンをクリックして編集を行います。この作業の特徴は、複数人が同時にこの作業を行うことができることです。ファイルはセル単位でロックされ、一人のユーザーが行った変更はリアルタイムに他の人の画面に反映されていきます。
また、チームサイト上に置いたExcelファイルは、スマートフォン上からも閲覧することができます。特に、Windows Phone 7.5 を利用すると、チームサイト上のファイルをデバイス上にダウンロードして文字などの簡単な要素を編集し、チームサイト上に反映させることができます。この時も、Excelファイル内のレイアウトや書式は維持されます。
Excel 2010は基本操作を効率化Excelを個人で利用する場合にも、最新のExcel 2010を利用すると、Excel 2003などと比べて約25%効率的に作業を行うことができます。Excel 2010では、ユーザーが必ず行う基本操作の部分で効率が上がるような改善が多数行われています。主なポイントを以下にまとめておきます。Excel 2010はMicrosoft Office 365のサービスの中で月額課金でOffice Professional Plusの一部として利用することも可能です。
Office 365 各種セミナー展開中いかがでしたでしょうか。どのアプリケーションを一日にどれくらいの割合で使うかは、会社、業種、職種などによって多少異なってくると思いますが、大まかな利用順位や割合は似ているのではないかと思います。利用頻度の高いグループウェア、メール、Excelなどの使い勝手や使用方法を改革することで、大きな効果を得ることができるでしょう。具体的に詳細をもっと知りたい方については、ただいま Microsoft Office 365 についての各種セミナーを展開中です。講義形式で情報を集めたり、実際に体験したりできるセミナーもありますので、ご興味のある方は下記のページからお申し込みをお願いします。
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