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東日本大震災以降、災害時のリスク低減や、省電力化への対応のために、テレワーク (在宅勤務) やフリーアドレスの導入、オフィス再編などを検討する企業が増えています。このような、デスクを固定しないワークスタイルをマイクロソフトでは 「フレキシブル ワークスタイル」 と呼んでおり、私たち自身も日々実践しています。しかし、フレキシブル ワークスタイルの実践には多様で複雑なハードルがあり、それらを一つ一つ解きほぐして、答えを出していかなければなりません。ワークスタイルは、単なるワークプレイス (場所) の問題ではなく、企業や組織の風土、マネジメントの考え方、ワーカーのスタンス、ライフスタイルとのバランスなどの複合的な要素の組み合わせによって作り出されるためです。もちろんすべてをクリアにすることは難しいですから、何を追求し、何をあきらめるのか、総合的な ROI を前提としたバランスを十分に考慮する必要があります。
ワークプレイスの主要 3 形態と課題
フレキシブル ワークスタイルは、いくつかのシーンに分けて考えることができます。一般的な営業マンの場合、以下の3つの形態のワークプレイスに分類できるでしょう：
オフィス では固定席、つまり一人一人が自分の専用デスクを持っている場合が多いでしょう。日本の企業や組織は特に 「席」 に対するこだわりが強いように感じます。その配置が組織におけるポジションを表していたり、席にひもづく役割 (「箱」 と呼ぶこともあります) が業務内容や責任を表現したりするからでしょう。このような企業や組織では、人ではなく箱を基準に業務が設計されています。
しかし近年は、コスト削減や営業効率向上を主目的として、固定席を撤廃する 「フリーアドレス化」 を実践する企業や組織が増えてきました。営業マンは営業が仕事ですから、社外活動の時間が長いはずです。日本マイクロソフトでも、ほぼ全員が固定席だった 2011 年 1 月以前のデータによると、自席の利用率は平均 4 割程度でした。つまり、6 割分のスペースが使われていなかったわけです。もちろんピークタイムの考慮などより緻密な計算は必要ですが、固定席を撤廃すればデスク スペースはかなり削減できるのは明白で、その分をゆとりのある作業空間や会議室、カジュアルに談話できるスペース (日本マイクロソフトでは 「ハブ スペース」 や 「コネクション ルーム」 などと呼び、アドホックな打ち合わせに利用しています) に回すことができます。
フリーアドレス化での問題は、今まで 「島」 のボスとして部下を一望にしていた上司の感情、同僚が隣にいないことでのコミュニケーション効率の低下、席が固定されないことによる作業環境の制約 (たとえば電話など)、の 3 点に集約されるでしょう。後半2点は技術的な問題でありITの力でかなり解決できます。1 点目の問題は、マネジメントであり、制度と教育でクリアしなければなりません。そしてこれらはその他のワークスタイルにも共通する基本的な問題ですから、別途詳細に述べたいと思います。
外出先 では、出張での宿泊先などの特例を除けば、基本的にプライベートなスペースを確保するのが困難でしょう。また、PC を使えるほど十分なスペースが確保できない場所や状況、ネットワーク帯域が十分に確保できない状況にある可能性があります。よって、安全かつ利便性の高い情報アクセスのための仕組みとデバイスの組み合わせの検討が必要です。これについても後に詳細を述べます。
自宅 については、今や自宅に PC を持っていないビジネスマンはまずいないでしょうし、場合によってはオフィスの PC を持ち帰るという選択もありますから、自宅での作業では、いかにオフィスの作業環境を再現できるか、が焦点となります。これには技術的な観点と、ライフスタイルとの関係性の観点の 2 点があります。
技術的観点では、オフィスと同等レベルの生産性を維持しつつ、セキュリティの確保とアクセス性の両立が必要です。自宅はフレキシブル ワークスタイル実践において、オフィスと並ぶ重要なハブ (拠点) であり、オフィスと比べて生産性が著しく悪いようでは、存在意義がないからです。結局は皆オフィスに出勤することにもなりかねません。
「自分は在宅勤務に向いていない」 という誤解 ～ ワークスタイルの新ルール
自宅はプライベートと仕事の接点ですから、ライフスタイルとのバランスは重要なポイントとなります。在宅勤務の話を持ち出すと、「家族に邪魔をされて集中できない」、「気持ちの切り替えができない」、「ついだらけてしまう」 と言う人が相当数います。これは、メインのワークプレイスであるオフィスに対して、補助的なワークプレイスである自宅という、二択の関係性で考えてしまうためです。自宅にメインのワークスタイルを持ち込むことで、デメリットが目に付きやすくなるのです。
むしろ前述のように、日常の様々なシーンで常に最大限のパフォーマンスを維持することができるという観点で考えたらどうでしょう？家族に邪魔されるのであれば、図書館など一時的に近所の別の場所に退避できますし、集中できる時間や状況を自由に選択すればいいのです。それに残念ながら、その在宅勤務が普通の状態になったとしたら、そのうち家族は邪魔などしてくれなくなるでしょう。
同じことはオフィス内での働き方にも言えますし、外出中の時間の有効活用まで含めれば、その生産性の高さは言わずもがなです。それに、オフィスにいたところでずっと集中できているわけではないでしょう。集中したいときに邪魔をされる可能性もありますし、また時には思い切って昼寝したほうが、生産性が高いこともあるはずです。私もこのブログ原稿やセミナースライドなど、一定時間の集中が必要な作業は、ほとんどすべて自宅で行っています。つまり従来の、オフィスの固定席におけるワークスタイルをそのまま在宅勤務に置き換えようとするから無理が先に立つのであって、新しいワークスタイルには新しいルールと勘所があるのです。そのルールを受け入れれば、新しいワークスタイルは、無理なくライフスタイルの一部に組み込まれるはずなのです。
次回以降、その新ルールについて考察します。変更の可能性がありますが、以下のようなことを検討していきたいと思っています：
続く・・・
(この記事は Whymicrosoft.com に 2011 年 8 月 22 日に投稿された記事の翻訳です)
今、Google による Motorola Mobility の買収の影響に関する記事を読んでいますが、そこで考えさせられたことがあります。エンタープライズ アプリケーションにおいて、Google は何に投資しているのでしょうか? 当然 Google については、資金面も会社の優先事項も、綿密に観察してはいますが、驚くべきことに、企業向けのビジネスについての言及はほとんどありませんでした。Google Apps は、Google 社内のいわば気晴らしのようです。その理由は以下のとおりです。
1) Google が重視しているのは、検索と広告。
無理もありません。Google の収益の 97% は広告によるものです。Google Apps の収益は、「その他」のカテゴリとして 3 億 1 千万ドルであると報告されています。これは全体の 3% である「その他」の収益に過ぎません (2011 年第 2 四半期における Google の収益、スライド 3)。
2) Google Apps の収益は停滞しているように見える。
"going Google" と何百万回も喧伝しているにもかかわらず、「その他」の収益は過去 1 年半の間、ほとんど変化がありません (2011 年第 2 四半期における Google の収益、スライド 3)。
3) Office から Google Apps に乗り換えているユーザーはいない (Google でさえも)。
Google の人材募集のサイトにアクセスして、PowerPoint または Excel で検索してみてください。Google に応募する際には、Microsoft Office の高度なスキルが必要だとわかります。調査の対象となった "Gone Google" の顧客のおそらく 90% は、Google ユーザーであるだけでなく、Office ユーザーでもあると思われます。
4) Larry Page 氏の考える優先順位に Google Apps は含まれていない (2011 年第 2 四半期の収支報告の記録)。
無理もありません。市場への参入から 5 年が経過しても、市場シェアは 1% しかないのです。明らかに、Google には他にもっと重要な課題 (Facebook および Apple) があります。明日にでも Google Apps を廃止したとしても、金融界は焦点を定めたとして歓迎することでしょう。
マイクロソフトは、我々のビジネスにとって生産性ソリューションが最も重要だと考えています。これこそが、我々が Office の分野で毎日、一日中取り組んでいるものです。
しかし、Google の課題は、単に焦点だけではありません。
1) Google の考え方は、企業向けの生産性ソリューションにそぐわない。生産性アプリケーションは、マイクロソフトの得意とする分野である。
広告重視の姿勢を考えると、Google は、製品ロードマップや、予測可能なリリース周期、一貫性のある API、情報へのオフライン アクセスなどがなぜビジネスに必要なのかを理解していないようです。このため、このようなニーズに対応できていないのです。
2) Google のビジネス モデルは、ユーザーのプライバシーに配慮していない。マイクロソフトのビジネス モデルはユーザーのプライバシーに配慮している。
Google は、個人データに基づく広告収入により何十億ドルもの収益を得ています。検索ページ上の広告、Gmail メッセージの横に表示される広告、Android フォン上の広告など、種類を問わず、ユーザーが広告をクリックすることで利益が出るしくみになっています。広告の対象は個人情報に基づいて決められていますが、これは、ユーザーのプライバシー (つまり、ビジネス、個人の生産性、およびチームの共同作業の絶対的な中心概念) に根本的に反しています。Eric Schmidt 氏は次の発言でうまく要約しています。「Google のポリシーは、不快感を与えるぎりぎりの線まで到達することであって、それを越えることではありません」
3) Google は「Web を基盤として生まれた」もの、マイクロソフトは実社会に向けた製品を作り出している。
Web は素晴らしいものですが、全体像の一部でしかありません。Google はWeb に偏っています。このため、実社会の顧客ニーズを無視した一連の決定を下してしまうのです。視覚障害や聴覚障害のある人など、さまざまな生身の人間がいる組織に、Google Apps を導入したらどうなるでしょうか。あるいは、インターネット接続が不十分な場所や、まったく接続できない場所に導入することを想像してみてください。Google が自分達と同じような人々を相手にアプリケーションを作成しているのに対し、マイクロソフトは一般の人々を対象としています。
マイクロソフトの企業向けビジネスを Google が常に脅かしているという情報が世間に広まっています。この類の記事は、ここ 5 年間で何度も目にしました。以下のように、Google だけでなく、他の企業に関するものもあります。
過去 5 年間で実際には何が起きたでしょう?
今後も同じような憶測を耳にすることと思います。マイクロソフトは以前に敗者と宣言されたことがありますが、我々のこだわり、経験、および焦点がもたらす結果は、歴史が示すとおりです。マイクロソフトは、引き続きお客様と協力し、優先順位を見きわめ、生産性と共同作業のためのソリューションに投資を行っていきます。
“ビジネスプロダクティビティ製品チーム” でMicrosoft Office 365 を担当しております米田です。先々週発表された第24回日経ニューオフィス賞にて当社の品川本社オフィスが『経済産業大臣賞・クリエーティブオフィス賞』をいただきました。大変ありがたいお話ですが、これは当社オフィスで実施している様々な先進的な施策が評価されたものと思っています。
東日本大震災を品川オフィスで経験
ところで、この新しいオフィスに、新宿から今年2月に移ってきてから1ヶ月たった3月11日に当社も東日本大震災を経験することになったわけですが、幸い数時間のうちに社員の大部分の安否確認を終え、対策本部の立ち上げとオフィスにいらっしゃったお客様の誘導、業務指針と優先度の設定が速やかに行われました。日本マイクロソフトで震災後の対応が速やかに行われた理由の1つに、品川オフィスで本格的に導入された「どこからでも電話やインスタントメッセージ、オンライン会議ができる仕組み」があったことが大きいと思います。
マイクロソフトの社員は品川オフィスに来てから内線電話が「廃止」され、その代わりPCとインターネットがあれば社内外にかけられる電話や、社員同士でリアルタイムに音声、映像、資料などを交えコミュニケーションができる Lync というツールが導入されています。マイクロソフトの社員はオフィス内でも自宅からでも外出先からも、さまざまな連絡に対してすぐに応答できる仕組みを日頃から活用しています。
複数のコミュニケーション手段を持っていたことが幸いした
震災が起こった時に固定電話や携帯電話は非常につながりにくい状態が続きましたが、あらかじめ災害に強いように設計されているインターネットは生きていました。日本マイクロソフトでは、インターネットやイントラネットを使っての電話やリアルタイムのテキストメッセージなどを駆使して、さまざまな場所に人がいるにもかかわらず常に最新情報を共有して状況を把握し、次の一手について迅速に意思決定と伝達をすることができました。
一方、当社もサードパーティ製の安否確認システムを入れていましたが、あまりにも大規模な災害だったために日本全国からアクセスが殺到したのかポータルにつながらない状態が数時間続きました。ひとつのソリューションに頼っていると、いざというときにそれが機能しないと打つ手がなくなってしまう、そんなことを思い知らされた災害でもありました。
災害時のコミュニケーション手段の確保ということを考えた時に、1つ目に重要なことは電話やメール以外にも通信手段を複数確保しておき、いざというときに生き残っている通信手段を使ってコミュニケーションができるようにしておくことです。メールもインターネットを利用する仕組みですが、サーバーが社内にある場合に場合によってはダメージを受けている場合があります。その時に、別の場所にLyncのようなシステムを建てておくとコミュニケーション手段の冗長化を図ることができます。自分でサーバーを建てることが難しい場合は、海外にサーバーがあるクラウド サービスの検討を行ってもいいかもしれません。
日頃から複数のコミュニケーション手段を使いこなすことが重要
2つ目に重要なことは、用意したコミュニケーション手段を非常時だけでなく、日頃から使っておく、ということです。災害が起こってからマニュアルをひっぱり出してきているのでは仕組みを効果的に使うこともできません。また、状況に応じて複数のコミュニケーション手段を普段から使い分けることは普段の仕事の生産性を向上させることにもつながります。
たとえば、Lyncは相手が今どこで何をしているのかを様々な情報ソース、たとえばOutlookの予定表、接続先のIPアドレス、PCを触っているかの状態、最後にPCを触った時間、などをもとに割り出してアイコンの色で分かり易く提示してくれます。相手が外出中であれば、電話をしても移動中で出れないかもしれないのでメールだけ入れておこう、とか社内で会議中であれば、会議の邪魔にならないようにこっそりテキストメッセージでひとつだけ質問してみよう、とか、相手の状態を思いやった上で適切な手段でコミュニケーションをとることができるのです。
今回は日本マイクロソフトにおいて社員が震災時に迅速に行動できたことと、その理由として普段から導入していたツールによるところが大きかったことをご紹介しました。文中でご紹介をしましたように、インターネット/イントラネットの回線網を駆使した複数のコミュニケーション手段を用意して、日頃から利用することで、非常時にも生き残ったいずれかの手段を使って迅速にコミュニケーションを進めて対策を立てられることにつながります。次にいつくるかもしれない災害に備えてコミュニケーションの基盤を整備しておくことも今やるべき重要な事項であると感じている今日この頃です。
コミュニケーションの災害対応度、無償診断中
ここで少しだけお知らせです。日本マイクロソフトでは、アビームコンサルティング株式会社と共同で開発したフレームワークを使って、貴組織のコミュニケーション基盤の事業継続計画の対応度を無償で診断するキャンペーンを実施中です。詳しくは以下のページをご覧ください。
2011年 2月、25周年を迎えたマイクロソフト日本法人は、より 「日本に根付き、信頼される企業」 を目指して社名を 「日本マイクロソフト株式会社」 に変更し、都内 5 拠点を品川の新本社に統合しました。新本社では、マイクロソフトのテクノロジーを活用して、私たちひとりひとりが生産性を向上させ、人とのつながりを大切にしながら、革新的な働きができる新しいワーク スタイルの実現へ取り組みを進めています。本セミナーでは、品川移転プロジェクトの概要、これまでのオフィスの変遷、移転に際しての考え方などをご紹介させていただくとともに、最新のマイクロソフトテクノロジを活用した働く場所を特定しないワークスタイルについてもあわせてご紹介いたします。
【日 時】 第1回: 2011年 8月 22日 (月) ｜ 第2回: 2011年 8月 30日 (火)、両日とも 13:30～17:00【会 場】 日本マイクロソフト株式会社 品川本社【定 員】 50名【参加費】 無料 (事前登録制)【対 象】 エンタープライズ企業の情報シ��テムおよび総務部門の責任者の方々【申込み】 http://lync.microsoft.com/ja-jp/Events/Pages/events.aspx#others
【プログラム内容】
日本マイクロソフト 品川新本社移転の概要
日本マイクロソフト株式会社 管理本部 不動産 - 施設管理部コーポレートリアルエステートグループ プログラムマネージャー 長坂 将光
日本マイクロソフト品川新本社の概要、これまでのオフィスの変遷、移転プロジェクトにおける活動、移転に際しての考え方、多様なワークスタイルを支えるワークプレイスについての考え方をご紹介します。
ワークスタイル革新 - コミュニケーションと IT
日本マイクロソフト株式会社 テクノロジービジネス統轄本部エグゼクティブアドバイザー 小柳津 篤
IT を活用して企業人の働き方はどのように変化するのか？日本マイクロソフトにおける取り組みに加え、様々な業界での取り組み事例を交えながら、新しい働き方について考察を深めます。
日本マイクロソフトにおける ICT の活用 - フレキシブルなワークスタイルを支えるコミュニケーション環境
日本マイクロソフト株式会社 Office ビジネス本部 サーバー製品マーケティング部エグゼクティブプロダクトマネージャー 米野 宏明
品川新本社への移転と共に、約6割の社員がフレキシブル シーティングとなり、固定電話がなくなりました。各オフィス フロアでは、多様な働き方やビジネスを受け入れられるよう、最新のマイクロソフトテクノロジーを利用して生産性を向上、革新的な働き方の実現にむけて取り組んでいます。私たちのワークスタイルを支えているコミュニケーション環境をデモンストレーションを交えてご紹介いたします。
※ プログラムの内容は、予告無く変更となることがございます。あらかじめご了承ください。
“ビジネスプロダクティビティ製品チーム” でMicrosoft Office 365 を担当しております鷲見です。
Microsoft Office 365 は、デジタルデバイスをご利用のユーザーの皆様にご利用いただくマイクロソフトの最新クラウドサ－ビスです。今回は、クラウドコンピューティングがなぜITの環境を改善するのかについて整理をしたいと思います。
クラウドコンピューティングの価格メリット
クラウドコンピューティングはインターネットの向こう側から提供されるサ－ビスを利用する技術として説明されることが多いですが、そのインパクトはマルチテナントという技術でこそ実現されています。マルチテナントとは、同じサ－ビスを多数の契約利用者が利用することを意味しています。それがなぜ大きなインパクトをもたらすかと言えば、「規模の経済性」という経済論理が働くからです。つまり多数の人が利用すればするほど安価なサ－ビスを提供出来るようになると言うことです。この点でグローバルでサ－ビスを提供しているサ－ビスは価格面で有利な状況を手に入れることになります。
クラウドコンピューティングの本質
もちろんクラウドコンピューティングは価格メリットを提供するだけではありません。これまで大手企業に取っては重荷に、小規模企業では導入を困難にしてきたサーバー管理を不要にしていることは、IT戦略に新たな状況をもたらしています。大手企業に取っては、戦略的IT投資にかける時間を飛躍的に増大することを可能とし、小規模企業には、これまで導入が困難であったビジネス向けに設計されたIT環境を入手することを可能とするようにしたわけです。
小規模組織のユーザーへのインパクト
ここでは、ユーザーに直接インパクトがある小規模組織・企業へのインパクトを考えてみます。電子メールは今では誰でも利用するコミュニケーション手段です。ビジネスでも電子メールは非常に重要なツールとなっていて、ビジネスに携わる方であればほとんど利用されていると言ってもいいと思います。電子メールの利用方法については、大手企業ではどんどん発展をしました。ビジネス向けに設計されたコミュニケーションツールが開発され、それをサーバーとして導入していったからです。残念ながら小規模企業では、投資の大きさからこれに追随することは出来ませんでした。したがって大変多くのユーザーがいまだにPOPメールという古いメールシステムを利用してビジネスコミュニケーションを進めているという現状が生まれています。
POPメールにはいくつもの改善点があります。セキュリティ、メールボックス容量、送信ファイル容量、スマートフォンなどでの利用、スパムメール、オプションなどの価格、などなどいろいろとあります。
また、PCが故障したときにメールが失われたり、ということを経験したことはありませんでしょうか? メールがビジネスの大切なコミュニケーションになるにつれ、メールを確実に保存しておくこともまた大変大切になってきております。
こうした課題に対して、クラウドコンピューティングは様々な解を提示してきました。Microsoft Office 365 もその一つで、これまでこうしたコミュニケーションの分野のビジネスアプリケーションで世界で最も多く利用されてきている マイクロソフトの製品をクラウドから提供するサービスです。それにより、私的用途で利用されてきたメールシステムからビジネス用途に設計されているメールシステムの利用への転換が可能となったわけです。
何が良くなった?
では具体的に何が良くなっているのでしょうか？ メールを受け取った時の行動を考えてみましょう。わかりやすいのは、返信をする、という行動です。これについてはどういったメールシステムを利用していても実はあまり変わらないかもしれません。このほかにも実はたくさんの行動をとっているはずです。
などなど。これらはどれだけスムーズにできていますでしょうか?
国際競争力が問われている昨今、これらのとても基本的なことがストレスなく速やかに実行できることは、とても重要なことであり、こうしたことを実現することが新たなメールシステムに課されている役割です。Office 365 をはじめとするクラウドサービスは上記のような課題を解決していることを無料トライアルで試してみていただくことができます。
詳しくはまた投稿することもあるかと思いますが、時代に乗り遅れないためにも、クラウドサービスの利用をご検討ください。
http://www.microsoft.com/ja-jp/office365/online-software.aspx