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1 つのポータルで実現する管理
Microsoft Office 365 は管理機能に大きな改善がなされています。何よりも、さまざまな管理が 1 つの場所に統合されていることが、管理の利便性を飛躍的に向上させています。次の画面は、Office 365 for Enterprise の管理画面です。こちらから、Exchange Online などの各サービスの管理ができるだけでなく、ユーザーの管理、サブスクリプション管理、さらにはライセンスの購入もできるようになっています。またさまざまな参考資料などへのリンクも張られていますし、コミュニティへのリンクもあります。コミュニティでは最新情報を入手したり、不明な点を質問したりすることもできます。
サポートが必要な場合には、ここからサポート リクエストを上げることができるようにもなっています。もちろん、上部のメニューをクリックすれば、管理者自身のメールの確認や SharePoint Online 上の情報にすぐにアクセスすることも簡単になっています。
ユーザー種類
管理が簡単にできるようになっていると同時に管理すべき項目に従ってあらかじめユーザーの種類を 8 種類設定しています。こちらの表がその8種類を示しています。
これによって、規模が大きく、管理を分担する必要がある場合などでも適切に権限を付与することができ、混乱や手戻りを少なくすることが可能となります。また、パートナーへ権限を付与することもサポートされていますので、一部の管理をパートナーに委託するということも簡単に実現可能です。
PowerShell の利用
これまで、サービス リクエストを上げないとできなかったような管理項目が、PowerShell v2.0 を利用して管理者ご自身で設定できるようになりました。Online ID を介して認証を実行しますので、ポータル用と PowerShell 用に 1 つの資格情報が使えるようになっています。定期的なタスクの自動化や設定とポリシーのきめ細かな更新などが可能なので、高度な管理要件をお持ちの管理者にとっても柔軟性の高いソリューションを提供できます。
まとめ
今回は実際の管理項目の詳細には触れませんでした。Office 365 for Enterprise では、非常に多くの管理項目を容易に設定できるように工夫されています。これによって、さまざまな要件をお持ちのお客様に対応できるようになっています。Office 365 for Professional and Small Business では、逆に管理項目を極力減らして、管理の容易性を追求しています。その対比についてもベータ版でご確認いただくことができます。登録にかかる時間は 2 分程度、登録完了から利用開始までは、5 - 10 分程度です。ぜひ今すぐ試してみてください。
http://www.microsoft.com/ja-jp/office365/online-software.aspx
(この記事は Whymicrosoft.com に 2011 年 6 月 15 日に投稿された記事の翻訳です)
Office 365 の発表の準備をしながら、Googleが企業顧客に提供するプラクティスがどのようなものか知りたくなりました。調べた結果、Googleが提供するプラクティスの一部はGoogle にとって都合がよいだけで、本当の意味で顧客中心ではないということがわかりました。ツールやサポートのライフサイクルが良い例です。
Googleのライフサイクルは短いGoogle は自社のAPI を最大3 年間サポートします。Google Code 公式ブログでは、ライフサイクルについて次のように述べています。
「最近行った API の発表に伴い、当社の API の数は非常に多くなっています。ただし、古い API の中には、より大規模で機能性の高い API に取って代わられたものや、廃止になったものもあります。Web が進化し、優先順位が変化するにつれて、当社では API の廃止を検討することがあります。つまり、リソースを解放して今後の開発に注力するために、それらの API を現行の開発作業から除外するということです。今日は、当社の API の大掃除についてご報告します」-- Adam Feldman 氏、Google
このような、Google API の廃止を公表する投稿を読むと、強い懸念を抱きます。また、この投稿は、次のような質問をうまくはぐらかしています。
「ひとつ質問したいのですが、なぜ、有益な製品を長期間かけて構築したいと考えている開発者や企業が、今後も Google のAPI を使用する必要があるのでしょう?」-- Frank Enzenhofer 氏
「Google のこの一連の活動は、Google の開発者に対してあるまじき、恐ろしい行為です。Translate API を使ったことはありませんが、Google が提供するその他の無償の教育用ソフトはいくつも使ったことがあります。"開発者を支援する" 誰かが、このような活動が及ぼす影響を一顧だにせず、開発者をインターネットの世界から抹殺しかねないことを考えるとうんざりします」--匿名希望
このようなプラクティスによって、企業のリソースにはきしみが生じ、IT 管理者はかなりの苛立ちを覚えています。組織は、耐用年数が 3 年以上のアプリケーションをカスタマイズし、開発しようと努力しています。Finance API などのツールを廃止したときでさえ、そのうちの 7 つについて Google は終了日を発表せず、個々の API のサポート期間について顧客から質問されても、放置したままでした。
それだけではありません、企業もユーザーも、Google が古いブラウザーのサポートを打ち切っているという事実には影響を受けるでしょう。ここでブラウザーの選択に関して、NetApps の 3 つの数字を引用すると、市場の 18.9 % が使用しているブラウザーが、8 月 1 日以降 Google Apps で完全にはサポートされなくなります。思い返せば 2010 年 1 月、Google は一般的なブラウザーである IE6 のサポートを打ち切りましたが、IE6 は今でも 10.4% のユーザーが使用しています。Google は、IE7、Firefox 3.5、および Safari 3 についても、8 月 1 日以降サポートを打ち切ることを発表し、Google Apps を選択した別の 8.5% のユーザーに対しては、60 日前までに通知するだけで、ブラウザーを選択できないようにしています。
中規模または大規模組織が 60 日以内に、その影響を評価し、従業員の PC、オペレーティング システム、アプリケーション、ブラウザーの組み合わせの変更の妥当性を示して、計画、展開を行うというのは、どのくらい現実的なことなのでしょう。たとえ影響が小さく期間が現実的だったとしても、毎日 Google Apps の機能を利用して業務をこなしている従業員に対して継続したサポートを提供する中で、突然このような課題に直面しなければならないのは、いかがなものでしょうか?
Google はソフトウェアの更新計画を視野に入れていないGoogle がビジネス ニーズを理解していないことを示すさらなる証拠は、Google にクラウドの製品ロードマップがないことです。IT チームと企業は、リリースのロードマップを使用して、テクノロジの採用と展開を計画します。多様なアプリケーションが使用されている場合や、ユーザー ベースが大きい場合には、この計画が特に重要です。Google Apps の顧客の場合、Google の計画的リリースによって、公表後に Google Apps の最新の変更を導入する期間として1 週間が組織に与えられますが、公表後の1 週間で変更を適用するというのは、多くの企業にとって現実的ではありません。管理者は、変更対象の機能を把握し、各機能に関する質問の答えを準備しておく必要があります。実際、優秀な IT スタッフなら、リリース前にユーザーに通知するでしょうし、比較的落ち着いた営業期間にリリースが有効になるように時期を選ぶ可能性もあります。
マイクロソフトはビジネス ニーズを理解している会社が大きくなり、従業員数が増えるにつれて、ビジネス ニーズの範囲も広がります。IT スタッフは、ハードウェア、オペレーティング システム、ソフトウェア、ブラウザー、ユニファイド コミュニケーション、およびクラウド サービスへの移行を積極的に計画します。ビジネス ニーズとコストとのバランスを取りながら、IT スタッフは一般に、最新バージョンのハードウェアとアプリケーションをすぐには使わない、という移行プランを作成します。Google はビジネスに対する制限を設けていますが、マイクロソフトには、何十年もビジネスにサービスを提供してきた経験と、ビジネス ニーズへの理解、移行を容易にするプラクティスがあります。
「Google は、2006 年に IE7 をサポート リストから除外した、最初のオンライン ソフトウェア ベンダーの 1 つです。マイクロソフトは、たとえば IE7 を Windows XP では 2014 年まで、Vista ではその 3 年後までサポートすることを公約しています」-- Gregg Keizer 氏、Computerworld
マイクロソフトは 10 年間のサポート ライフサイクルを提供しています。実際、テクノロジの長期使用に対するニーズを理解したうえで、2002 年10 月 15 日にマイクロソフトが最初にサポート ライフサイクル ポリシーを導入しました。
「マイクロソフトはビジネス、開発用製品に対して最短でも 10 年間のサポートを提供します。ビジネス、開発用製品に対するメインストリーム サポートは、製品発表後 5 年間または次期製品 (N+1) の発売後 2 年間のどちらか長い方の期間提供します」-- マイクロソフトのサポート ライフサイクル ポリシー
マイクロソフトは、既存製品について長期のサポート ライフサイクルを適用しているだけでなく、一貫して "互換モード" を組み込むことによって、ソフトウェア展開フェーズで企業および個々のユーザーを支援します。この方法によりお客様は、以前の製品バージョン用に作成したファイルおよびコンテンツを確実に利用できます。たとえば、IE9 のユーザーは、IE8 での参照用に構築されたコンテンツを表示できます。Web ページのメタ要素により、IE9 ブラウザーで "互換モード" が動作するようになるだけです。実際、マイクロソフトは、ソフトウェアの移行を支援するために、企業が利用しているその他のすべてのアプリケーション (Word、Office、SharePointなど) について、あらゆる種類の互換モード機能を提供しています。
これまで述べてきた考察を、SaaS (サービスとしてのソフトウェア) への移行を計画する際の新しい検討事項としてご活用いただければ幸いです。少しお時間をいただき、Web に限定されたアプリケーションに移行する場合、また Web アプリケーションを日常的に使用する場合に、皆様のビジネスにとって何が重要かをお知らせください。
(この記事は Whymicrosoft.com に 2011 年 6 月 13 日に投稿された記事の翻訳です)
本日は、アラブ首長国連邦 (UAE) 大学の事例により、Sun のメッセージング システムから Exchange と Live@Edu への移行においてマイクロソフトが最善の選択であった理由をご紹介します。
アラブ首長国連邦大学アラブ首長国連邦大学 (UAE 大学) は人文科学、社会科学、教育、ビジネス、医学、法律などの専攻分野において在学生、大学院生、博士、社会人のためのプログラムを提供しています。アル アインにある同大学には、約 12,500 人の学生と 750 人の教職員が在籍しています。
IT 上の課題UAE 大学は、電子メールやその他のコミュニケーションおよび共同作業ツールに大きく依存しています。学生や教職員はそれらのツールを日常業務で利用しています。また、同大学では生涯にわたって利用する電子メール アカウントをその卒業生 55,000 人に提供するという方針を取っています。
約 3 年前の段階で、UAE 大学の Sun Java SystemMessaging Server 電子メール システムでは同大学のニーズに対応するのが困難になっていました。システムの予定表機能は限定的で、共有機能がありませんでした。インターフェイスは直感的なものではなく、ユーザーと管理者の双方にとって不満の種でした。Sun システムがその寿命を迎えると、UAE 大学はより大規模なメールボックスとより広範なツールおよび機能 (予定表の共有など) を提供するメッセージング ソリューションを探し始めました。
IT ソリューションとメリット2009 年初めに UAE 大学は、学内の既存の電子メール システムを Microsoft Exchange Server 2007 をベースとするメッセージング ソリューションに置き換えました。卒業生の電子メール アカウント用には、クラウド サービスが最良のソリューションであると判断しました。アカウントをホストするために、Google Apps for Educationも検討しましたが、結局、Microsoft Live@edu クラウド サービスを選択しました。
同大学が Google Apps for Education よりもマイクロソフトのソリューションを選択した理由はいくつかありますが、Live@edu の展開を決めた理由の 1 つは、Google Apps for Educationと Exchange Server 2007 の間に予定表を共有する相互運用性がなかったことです。また、Google のサービスは、Exchange Server 2007 とは異なり、同大学が準拠する必要のある電子情報開示や監査、その他の法的要件に対応していませんでした。さらに、IT 部門では既に Exchange Server 2007 をベースとする学内のメッセージング ソリューションをサポートしていたため、卒業生のサポートは Live@edu のExchange Server 環境で行う方が簡単でした。UAE 大学の新卒業生も、学内に設置した Exchange Server 2007 ソリューションを既に使い慣れているので、Live@edu に移行するほうが楽だと感じるでしょう。
UAE 大学では Exchange Server 2007 と Live@edu を展開することで、ユーザーにより大規模なメールボックスを提供したにもかかわらず、コストを削減できました。サポート部門の負荷は減り、ユーザーはより広範なメッセージングおよび共同作業ツールにアクセスできるようになりました。
さらに、以前のメッセージング システムで利用していた電子メール インフラストラクチャを保守する必要がなくなり、電気代、人件費、設備費が削減されました。新しいソリューションの展開はすべて組織内で完了できたため、UAE 大学では 270,000 ドル以上を節約できました。詳しい導入事例をご確認ください。 (英語)
Microsoft Office 365 の SharePoint Online には、「ドキュメント ライブラリ」というデジタル ファイルをためる場所があります。Office 2010 のようなリボン インターフェイスが実装されています。これを利用してドキュメント ライブラリの重要な操作ができます。こちらの画面の上部のメニューが「リボン」と呼んでいるものです。
この中で重要な機能をいくつかご紹介します。
チェックアウト、チェックイン
ファイルにチェックを入れて、「チェックアウト」をすると当該ファイルはドキュメントライブラリから持ち出された状態になります。つまり、チェックアウトしたメンバー以外は修正できなくなるわけです。自分が作業をしている間に、他のだれかがファイルを修正してしまうことを避けることができます。それによって手戻りが発生したり、修正部分を合体させるために結局無駄に時間を使ってしまったり、ということがなくなります。
「チェックイン」をする時には、画面のようにコメントを入れることができるので作業の記録を他のメンバーとシェアすることができます。また、ドキュメント ライブラリの設定によって、バージョン履歴を保存することができることもこの画面から理解できると思います。
バージョン履歴
「バージョン履歴」機能も、手戻りを最小にする有効な機能です。上の「チェックイン」画面から見えるように、バージョン管理には、「マイナー バージョン」「メジャーバージョン」を分けて管理する方法と、「メジャー バージョン」だけを管理することも選べます。もちろんバージョン管理をしないという選択肢もあります。「マイナー バージョン」「メジャー バージョン」の使い方ですが、どちらのバージョンを選ぶかによって、ライブラリによる処理が異なります。たとえば、マイナーバージョンを選択した場合は、特定のユーザー グループにそのファイルが表示されないように制限することができます。だから、作業途中のファイルが閲覧権限のあるメンバー全員に表示されないように制限することができるわけです。メジャー バージョンを選択した場合は、大勢のユーザーに公開することができます。また、公開する前に変更内容の承認が必要な場合は、承認者に自動的に通知が送信されるように設定できます。
さて、バージョン履歴は、当然希望するバージョンに戻す機能がついています。上記の各バージョンの戻したいバージョンをクリックすると、該当のバージョンに戻すことができます。複数のメンバーで作業をしていて、だれかが想定外の作業をしたりした場合に容易に元に戻せるので、この場合も手戻りを最小に押さえることができます。安心して、複数のメンバーで作業を進めることができるので作業効率が確実に向上します。
リンクを電子メールで送信
今回の最後にご紹介する機能は、ファイルをいちいち添付すること���避けるために有効な機能です。ファイルをメールに添付して送ると、それだけ同じファイルが拡散し、時に最新バージョンがわからなくなることが多々見受けられます。こうした課題を解決するためには、添付ファイルで送ることを避け、該当のファイルへのリンクを送るという方法があります。その場合に有効に機能するのが、「リンクを電子メールで送信」というボタンです。これをクリックすると、該当のファイルへのリンクが張られたメールが自動的に立ち上がります。リンクを送る際にいちいち URL をコピーしたりするという手間がかからないので、非常に効率的に情報共有ができるようになります。
今回は、SharePoint Online の機能の一部であるドキュメント ライブラリについてご紹介しました。他にも、確実に情報をキャッチするために効果的な「通知」機能や「RSSフィード」機能などの便利機能が満載です。ベータ版でもこれらを確認することができるので、ぜひ登録して試してみてください。ベータ版の登録はこちらからお願いします。