Microsoft Office 365 には、for Enterprise と for Small Business の 2 つのエディションがあることは以前にご紹介しました。今回は、どちらのエディションでも実現する、新しく、すばらしい機能をご紹介します。
SharePoint Online の重要な機能のうちの 1 つとしては、さまざまな資料を効率よく蓄え、必要に応じて共有することです。一般的にこれらの機能は、社内ユーザーに限定されていることがほとんどです。社外のユーザーとはメールに添付して資料を共有する、というようなやり方が一般的ではないでしょうか?
Office 365 からは、SharePoint のサイトやドキュメント ライブラリ単位で、外部ユーザーと共有することができるようになりました。月間 50 ユニーク ユーザーまで、無料でご利用いただけます。外部のビジネス パートナーとスムーズに情報共有や共同作業が可能となり、これまで以上に俊敏なビジネスを実現することができます。

(この記事は Whymicrosoft.com に 2011 年 5 月 12 日に投稿された記事の翻訳です)

シアトルに住んでいると、窓の外に目をやるだけで、目を見張るようなさまざまな形の雲を目にすることができます。企業はどんどん自分たちのクラウドを準備しています。Office 365 のような中核となる生産性向上アプリケーションだけでなく、特別な業務用途に使用する他の多くのアプリケーションをパブリック クラウドで利用できます。つまり、これらのアプリケーションはファイアウォールの外側にあり、Web 経由でアクセスできるのです。組織はなぜ、アプリケーションをパブリック クラウドに移行したり、パブリック クラウドに移行するアプリケーションに優先順位を付けたりしているのでしょうか? パブリック クラウドの導入の選択について理解するために、企業が従来の自社運用ソフトウェアを維持する理由、プライベート クラウドを使用する理由、プライベート クラウドとパブリック クラウドの両方のアプリケーションをハイブリッドで使用する理由を考えてみましょう。

従来の自社運用アプリケーションを使用する理由
企業、非営利団体、および教育機関の多くが、一定数の「順調に動いている」アプリケーションを所有しています。これらの組織では、ユーザーは、アプリケーションに満足し、熱中しています。現在のソフトウェア ライセンス契約はまだ有効です。また、このようなアプリケーションを直接サポートしている IT インフラストラクチャへの投資は、会計部門が適切に償却しています。多くの場合、このようなソリューションによって、ビジネスに不可欠な情報や、現場で使用しているカスタマイズされたソフトウェアが、最大限のセキュリティと信頼性で維持されます。このような組織は良い条件に恵まれているため、特定のアプリケーションを Web パラダイムに移行するという当面の計画はありません。このソフトウェアは、ユーザーと企業の期待に応えています。また、最先端の革新的なソフトウェアである可能性もあります。

プライベート クラウドを導入する理由
企業と組織の多くが、サーバーの仮想化によりファイアウォールの内側でアプリケーションを維持し、ハードウェアの使用を最適化し、Web 上で従業員、パートナー、顧客にアプリケーションを提供しています。これらの組織には、どこからでもアクセスできるビジネス アプリケーションを実現し、セキュリティを確保することに意欲的な、有能な IT チームやシステム統合パートナーが存在します。また、次のような優先順位を設定している組織もあります。

• パブリック クラウド アプリケーションに関する情報セキュリティのベスト プラクティスについて、または最新のアプリケーションの機能やテクノロジについて学習する時間の確保
• サーバーやストレージなどの資本資産の償却に関する財政的関心
• 社内で開発および保守を行っているアプリケーション (知的財産であるか、または業務に特化したアプリケーション)
• 個人を特定する情報や機密性の高い記録など、情報のプライバシーに関する規制上の制約または社内のビジネス ポリシー

プライベート クラウドを導入することで、企業はパブリック クラウド コンピューティングがもたらす多くのメリット (セルフサービス、スケーラビリティ、柔軟性など) を活用できます。さらに、専用のリソースによって追加のコントロールとカスタマイズを利用することもできます。

パブリック クラウドを選択する理由
これは、私が今夢中になっているテーマです。その理由の一つとして、組織や企業がパブリック クラウドについて計画し使用しているのには、非常に多くの理由があることがわかったからです。パブリック クラウドを利用することで、企業はコストを削減しています。また、IT を利用した日常業務はさまざまな点で改善されています。

さらなる生産性向上の追求
最近では、ベビーブーム世代、X 世代、および新世紀世代の多世代で構成される職場が、IT によって実現しています。テクノロジに関して言えば、世代によって作業スタイルは異なります。Office 365 のようなアプリケーションでは、ユニファイド メッセージング、プレゼンス、オンライン会議、ユニファイド コミュニケーション、予定表、および電子メールの操作を多様な方法で実行できます。パブリック クラウド アプリケーションを使用すると、企業の IT スタッフは資産およびクラウド アプリケーションに関して最適な ROI を得ることができます。また、IT 作業者は、サーバーやストレージのインフラストラクチャに対する日々の保守作業やトラブルシューティングに費やす時間を短縮できます。パブリック クラウドを導入している企業の IT スタッフは、時間をかけずに、技術的な課題を取り除き、従業員が思いのままに作業できる環境を実現できます。これが、生産性の向上につながるのです。たとえば、従業員のためにモバイル インターフェイスを最適化することに重点を置き、ユニファイド コミュニケーションやユニファイド メッセージングを使用した円滑な共同作業を実現することができます。

動的な IT とコストの削減
クラウド アプリケーションを使用すると、ソフトウェア需要の急増に対処できます。企業の総勘定元帳アプリケーションの使用は、月末に向けてピークを迎える可能性があります。同時に給与計算アプリケーションの使用がピークを迎え、さらに、営業拠点で予測を発表すると、営業支援システム ツールの使用も急増します。クラウドの導入によって、ピーク時およびオフピーク時にも最大限の処理能力を利用できます。また、負荷が最大となる期間に合わせて自社のハードウェアを購入する必要がなくなるため、コストを削減できます。

さらに、コストのかかるサーバー導入や時間のかかるサーバー保守に頭を悩ませる必要はありません。経費を抑えながら、データセンターによる環境への影響を和らげることは、難しい課題です。パブリック クラウドを利用すれば、IT 部門は環境フットプリントを削減できると同時に、コストを抑えて最新のテクノロジを実装できます。

技術革新
企業では最新のソフトウェアを使用したいと考えています。また、テクノロジや生産性ツールについて、顧客や従業員に自社のビジネスが最新であると思わせることも必要です。マイクロソフトは、エンタープライズ レベルのセキュリティ、返金制度のある 99.9% の信頼性、必要に応じて規模を拡大/縮小できるアプリケーションやツール、およびお客様のビジネス ニーズに最も適したサービスを提供します。特に Office 365 は、パブリック クラウド アプリケーションとして、最新のセキュリティ更新プログラムの保持やバックエンド システムのアップグレードなどの日常的な IT 管理作業の負担を減らしてくれます。Office 365 を使用すれば、IT スタッフはユーザー管理およびサービス構成の制御を維持できるため、自社のビジネス手法に合うようにサービスを調整できます。

パブリック クラウドとプライベート クラウドのハイブリッド環境を利用する理由
たとえば病院では、最高インフラ責任者には、患者のきわめて私的な個人情報を保護する責任があります。このような個人情報には、患者の病歴、過去の治療歴、健康状態、臓器提供の意思、個人的な遺言の存在、請求書、身元を特定する情報などがあります。また、特殊医療、実績、患者の利用できる設備、認可、一般人にも非常に関係のある医療業務および地域サービスに関する情報も管理します。このような地域関連の情報に限って言えば、患者の個人的な情報ではありません。

この場合、ビジネス アプリケーションのニーズは「パブリック」または「プライベート」にきちんと対応することであり、この組織はクラウド コンピューティングへのハイブリッド アプローチによりメリットを得ることができます。機密データとアプリケーションをファイアウォールの内側で保持する際に、Web サイトのホスティングと公開や外部の募金活動の管理を行うアプリケーションを使用すると、パブリック クラウドのメリットを得ることができる可能性があります。

クラウドの構築
クラウドを活用する第 1 段階、または第 2 段階の準備ができているとします。まず、ユーザーが必要な機能セットを確認し、利用可能なクラウド ソリューションとの対応付けを開始します。規制やプライバシー ポリシーなど、アプリケーションが社内で最適な状態に保持されていると考えられる要因を特定します。業務用にカスタマイズする必要のあるアプリケーションがあるか、およびそのアプリケーションを変換して社内で保持したいかを考えます。

次に、移動可能な主要な機能セットをクラウドに移行した企業の事例を検討します。アプリケーションをクラウドに移行すると、コストを削減できます。予算の優先順位と配分を考えます。IT コストの削減と ROI を評価します。最後に、アプリケーションをクラウドに移行することによって可能になる、ライセンス取得を合理化する方法と導入バックログを削減する方法を考えます。

今週、レーニア山を地平線上に見ながら、ルート  520 を通って通勤しているときのことでした。一筋の雲が、両側を青い空に囲まれて、白いリボンのようにハイウェイを流れてゆきました。過去 120 年間で最も寒い 4 月が終われば、シアトルにも春がやってきます。皆様のクラウド構築が成功することを願っています。

マイクロソフトの新しいクラウド サ－ビスである Office 365 には、専門職や小規模企業向けに設計された Office 365 for Professional and Small Business というエディションが用意されました。

このエディションの特徴は下記の通りです。

• 1 ‐ 25 ユーザー (最大 50 ユーザー)
• IT 担当者が不要
• 簡単に試用可能
• シンプルで簡単に設計
• Microsoft Office との連携
• 返金制度のある 99.9% 稼働保証
• コミュニティ サポート

 大学教授や弁護士、税理士のような専門職の方に、1 人からでも利用いただけるように設計されています。管理をできるだけシンプルにして、IT の専門家がいなくても十分に管理できる程度の、基本項目だけを設定できるようにしています。
もちろん、IT の専門家がいない小規模企業にも、メールサーバー、ファイルサーバーが不要な環境を提供する優れたサ－ビスです。
これからご紹介する優れた機能をすべて含めて、1 ユーザー月額 600 円でのご提供です。

(この記事は Whymicrosoft.com に 2011 年 5 月 4 日に投稿された記事の翻訳です)

この時期、多くの米国国民が連邦税還付金を受け取ります。私たちの多くは領収書を探し出し、考えられるすべての税控除を受けて還付金を得るために躍起になります。

積極的に支払義務のある額以上を税務署に支払ったり、支払う必要のない税に応じる人はいないでしょう。では、なぜユーザーや企業は Google による不当な "課税" を受け入れているの���しょうか。

もちろん、私は会計士ではありませんし、米国の税法の複雑さについて意見を述べるつもりもありません。私よりも長い期間にわたり IT 関連の仕事をしている方が認めたこととして私が言えるのは、Google Apps を利用する場合には "税金" を支払うに等しい隠されたコストがかかるということです。

"Google 税"は無用なものですが、あっという間に増大します。このことは、Google Apps とMicrosoft Office を併用している場合に特に当てはまります。当社としての意見はありますが、Google Apps を試されたお客様から直接お話を伺いたいと考えました。最近、米国、フランス、日本を含む 5 か国で、Google Apps を利用している 90 社以上の中小規模企業へのインタビューを行いました。この調査により、非常に興味深いことがいくつか判明したのです。

• 調査対象の 10 社のうち 9 社では、Google Apps と Office を併用しています。これらの会社はユーザーの準備状況や生産性要件、セキュリティに関する懸念、オフラインで作業できないことが原因で、Office を置き換えていません。興味深いことに、大多数の企業は Google Apps の無料試用版を評価するだけで、その展開にお金を費やすつもりはなく、Microsoft Office での標準化を続けることが Gartner により確認されています。
• 調査にご参加いただいた中小規模企業のほとんどは、Gmail とカレンダーだけを利用していました。5 社のうち 2 社だけが Google Docs を導入し、3 社のうち 2 社は主な生産性ソリューションとして今も Office を利用しています。

企業に対する重い負担
表面的には、Google Apps は Microsoft Exchange Server や Microsoft Office などのエンタープライズ クラスの製品の無難な代用品に見えるかもしれません。しかし多くの IT 組織は、Google Apps には余分な隠されたコストがあることに気づいています。Google Apps を評価した組織は、Google Apps に切り替えた場合の予想されるコストを実際のコストと対比すると、総保有コスト (TCO) が大幅に増大することに気づきました。具体的に言うと、費用のかかるアドオン アプリケーションを利用しなければ、中小規模の組織にとってさえ Google Apps はエンタープライズ対応ではなく、不十分なものに過ぎないと、これらの IT 組織は感じています。組織が "Google 税" を最も痛切に感じる 3 つの一般的な領域は、展開、IT サポート コスト、そしてトレーニングです。

展開
組織では最初に、従業員の電子メール メッセージ、仕事、フォルダー、配布リストなどのデータを、Microsoft Exchange Server のようなメッセージング ソリューションから Google Apps に移行する必要があります。Google Apps では限られたディレクトリ サービスと同期機能しか提供されないため、その負担は IT 部門やエンドユーザーに転嫁され、多くの場合、データと連絡先を同期するためにサードパーティ製のアプリケーションを展開しなければならなくなります。Outlook の豊富な使い慣れた機能を引き続き利用する組織は、いくつかのアドオンを管理する必要があります。そのようなアドオンを利用したとしても、従業員は大抵予定表と電子メール フォルダーを正常に機能させるために四苦八苦した挙げ句、生産性の低下を招くことになります。

IT サポート コスト
IT 担当者とユーザーがデータの移行に費やす時間と、データを移行するためのサードパーティ製アプリケーションのコストはばかになりません。たとえば、Google Marketplace では Exchange to Google Apps Migrator は 1 ユーザーあたり 20 ドルと示されています。このコストは、電子メール以外のデータを移行する場合には大幅に高くなります。Google Apps を補強するための寄せ集め的なアプローチは費用がかさみ、大部分のユーザーが期待する統合されたエクスペリエンスを提供できません。おそらく IT 管理者にとってさらに問題となるのは Google が年中無休 (24x7) のサポートを提供しないことでしょう。たとえば、週末や休日は P1 リクエストの電話サポートしか利用できません。また、これはユーザーの半数以上に影響が及んでいる場合に限られます。P1 リクエストは、運用環境でサービスが使用不能になっていて、重大な影響がある場合の項目です。P2 リクエストは、サービスが正常に機能しない、影響力が大きい状況に対応する項目です。Google は週末や休日は P2 リクエストやそれ以下の優先度のリクエストに対応していません。

ユーザー トレーニング
Google Apps はごく基本的な機能を提供しますが、一貫したドキュメント変換やインポート/エクスポート機能はありません。アプリケーションの柔軟性は限られており、頻繁に機能の欠陥やバグが見つかっています。Google Apps は全体的に HTML ベースであるため、かなりの数の書式設定の問題があり、データとドキュメントの移行および変換時にはデータを失う可能性があります。これが、Google Apps が単独で利用されることがめったになく、今回の調査対象の 10 社のうち 9 社が MS Office を併用している理由だと考えられます。

ベンジャミン・フランクリンはかつて、「この世で確実なものは死と税金以外にはない」と言いました。そのとおりかもしれませんが、だからといってユーザーや企業が Google の隠されたコストを負担しなければならないということにはなりません。ユーザーや企業が Google のセールス トークを見透かしたとき、Google Apps の投資収益率が実際にどれほど悪いのかがわかり、7 億 5,000 万人ものユーザーが Office を選択している理由を理解するでしょう。