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電話を IT として管理、運用する価値
電話は、面前にいない相手と音声を交換する手段であり、最も普及した ICT と言えますが、長らく他の IT システムとは独立した存在でした。デスクや会議室と同様のファシリティとして扱われ、その上を流れるコンテンツの統制や効率化は考慮されていません。しかし近年、デスクのフリー アドレス化や危機管理やグリーン IT の観点からのテレワークの検討など、従業員のワーク スタイルは確実に変化しつつあります。いつ、どこにいても、オフィスと同じ生産性と安全性、管理性を維持できる IT 環境が求められつつあり、電話もまた例外ではありません。
利用者視点での電話システムの問題点は、電話を掛けてみなければ相手の状況がわからないことです。相手の作業の集中力を邪魔するかもしれません。電話に出てもらえない場合、席にいないのか、携帯なら電車移動中なのか商談中か、それとも無視されているのかもわかりません。このような不安が電話を掛けることを躊躇させ、「Microsoft Lync 2010 次世代のコミュニケーション – IM 」でご紹介のような、電子メールのオーバー ロードを招くのです。
管理者視点でも、電話システムが独立した管理性の低いインフラであることが問題です。コンピューター ネットワークでは通常、終端である PC やサーバー、プリンターなどのデバイスは、アドレスで管理されます。またそれらのデバイスや、その利用者であるユーザーは、Active Directory などにより中央で集中管理されます。そのため、ユーザー単位で機能のオン、オフやアクセス権などを自由に制御できます。またデバイスは場所に縛られずにどこでも接続できますし、ユーザーもデバイスに縛られずにどのデバイスでも自分の ID でログイン可能です。
一方の電話ネットワークは、電話機によるピア ツー ピアの音声伝送路です。外部との通信はもちろんキャリアに依存、構内回線は多くの場合 PBX ハードウェアで制御しますが、元来音声通話の接続制御であり、中央での終端のコントロール性は高くありません。ユーザーの概念はなく、電話番号という回線の ID で制御されるため、電話は場所に縛られ、ユーザー単位のアクセス制御もできませ��。そのため座席変更により人が移動する場合、回線も移動しなければならないのです。また当然、電話回線のメンテナンスは LAN との二重投資になります。主にハードウェアで実現される構内交換網の設備および保守費用は非常に高額です。電話回線は IP ネットワークに比べて、非常に非効率なインフラです。
Microsoft Lync が提供する多彩で使いやすい VoIP 電話
Microsoft Lync の VoIP 電話機能は、これら電話システム特有の問題点を解消します。Lync では、これまでご紹介してきたような、プレゼンスや IM、会議、および電子メールなどのコミュニケーション手段が 1 つのインターフェイスに統合されています。
利用者視点では、「Microsoft Lync 2010 次世代のコミュニケーション – プレゼンス 」でご紹介したように、プレゼンス情報により相手の状況を事前に把握、ワンクリックで電話を掛けることができます。電話番号による発信もできますが、AD で認証された相手なら、人の名前や部門名、得意分野などで相手を検索して発信できます。電話番号ではなく人そのものに対してコンタクトするため、相手がどこにいても、どんなデバイスを使っていても、確実にコミュニケーションできます。電話では十分な目的が果たせなくなったら、そのセッションのままビデオ チャットに移行したり、ファイルやアプリケーションを共有したりできます。また、Outlook などの Office アプリケーションや SharePoint といった、現在利用中のアプリケーションからも直接プレゼンスを確認、発信できるため、作業や思考を邪魔しません。いっせい呼び出し、パーク保留やグループ ピックアップなど、日本企業で多用される機能も搭載しており、VoIP 電話単体としても十分な機能を備えています。
管理者視点では、電話機を IT デバイスとして扱える大きな利点があります。Lync 2010 がソフトフォンとして稼働する PC だけでなく、PC がなくてもスタンド アロンで動作する IP 電話デバイスもまた AD で統制できます。これらの電話機はネットワークのどこでも接続するだけで使用でき、物理回線を意識する必要がありません。利用者はこれらの電話機にユーザー ID を使ってログインすれば、自分の電話として発着信でき、その挙動やアクセス権はユーザー単位で中央から統制されます。
またデータ センターやブランチ (支社) の耐障害性機構による通信回線の多重化や、帯域監視と通話品質の自動調整など、可用性のためのさまざまな機構が備わっています。さらに、ソフトウェア PBX 機能も搭載、既存 PBX との組み合わせによる展開だけでなく、PBX そのものを代替することもできます。これらにより、安全で統制のとれた電話システムを、低コストで運用できるようになります。
Lync は、長らく人の声の交換するための伝送路であることだけに特化してきた電話の意義を、大きく変えます。電話が、プレゼンス、IM や会議などのマルチメディア通信により拡張され、そこに IT のパワーが追加されることで、新時代のワーク スタイルにマッチした、よりスピーディで、より確実、濃密な情報交換が、いつでも、どこでも、だれとでも可能になるのです。
コスト削減だけではない、オンライン会議の効果
出張費や移動費の削減のために、会議をオンラインに移行する企業や組織が増えています。一般的には「テレビ会議」と呼ばれる、大きな画面と高精細度のカメラを使い、太い回線を経由して高品質な画像と映像を送るシステムは、比較的以前から普及し始め、多くの企業や組織で導入済みでしょう。しかし、これらのシステムは使える場所や時間が限られており、利用のための予約や申請が必要なため、一般従業員による日常の会議にはそれほど使われていないのが現状でしょう。これではせっかくのテレビ会議システムも宝の持ち腐れです。
最大の問題は、テレビ会議システムが会議室という「場所」に縛られていることにあります。確かに離れた場所どうしでのやり取りができますので、テレビ会議システムが映し出している相手方に、自分のもとに来てもらう必要はなくなり、その分の移動費は削減できるでしょう。しかし、指定の時間に指定の場所に集まらなければならないのは通常の会議と同じです。会議そのものの生産性には何も手が付けられていません。せっかく IT を駆使して会議をバーチャル化するのですから、会議そのものをより効率的に運営することに注目すべきです。単にお互いの顔を見るためにビデオ通信を使い、スクリーン投影の代わりに画面共有を使うだけでなく、会議の進行をよりスムーズにし、会議の中で適切に意思決定を行い、その結果をアクションに結び付けやすくする工夫が必要です。
Microsoft Lync でデスクトップが会議室に
Microsoft Lync のオンライン会議は、IM の延長線上にある操作性の高いインターフェイスを用いて、すばやくミーティングを実施できます。テキスト チャットだけでなく、音声通話やビデオ通話など、すべてワンクリックで開始できるため、コミュニケーションの幅が広がります。会議はあらかじめスケジュールしておくものだけでなく、その場でアドホックに始めることもできます。IM をインターフェイスに使いますが、1 対 1 だけでなく、複数人数でのチャットや各種通信が可能です。
会議を行う目的は、普段はひとところにはいない人どうしで意見交換し合意をとることにあります。複数人が集まる必要があるため、仕方なく場所と時間を設定しているだけです。Lync を使えば場所の制約がなくなり、またビデオ通話による面と向かったコミュニケーションが行えます。もはやわざわざ会議室に集まる必要などなく、会社のデスクや別の場所、自宅など、あらゆる場所からカジュアルな会議をいつでも実施することができます。これにより、複数の小規模なコミュニティーで多くのことが事前に解決され、会議では、参加者全員にとって本当に重要な議題のみが取り上げられるようになります。
Lync では PowerPoint のプレゼンテーションの共有だけでなく、そのプレゼンテーションへの共同での書き込み、ファイルの共有、デスクトップやアプリケーションの共有と共同での操作、ホワイトボードへの共同での書き込み、アンケートの取得などができるため、画面上でリアル タイムかつ濃密なディスカッションが可能です。PC さえあれば全員が手元で操作できるため、参加者全員が積極的に関与し、適切な意思決定を促進します。
プレゼンテーションの実施や書き込み、音声はすべてレコーディングが可能で、Lync 独自の形式のほか、Windows Media Video 形式にエンコーディングすることができます。会議の模様をすべて後から参照することができるため、どうしても参加できなかったメンバーにもまったく同じ内容の情報を伝えることができます。また、書き込みを行ったプレゼンテーションは、書き込み情報ごと XPS 形式のファイルにエクスポートされるため、レコーディング映像と合わせて、正確な会議記録になります。
このように、デスクトップから参加できる Lync のオンライン会議では、会議に IT ならではの効率性をもたらし、会議のあり方を変えます。